英文商务信函写作格式必备学习Word格式.docx
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SirorMadam称呼收信者。
收信人是个人,就应在收信人姓名之前加称谓,如Mr.(先生),Mrs.(夫人),Miss(小姐),Hon(用于称呼市长、部长、大使等),Pres.(总经理、会长、总统等),Prof.(教授)等等。
(5)开头语Theopensentences
开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,主题及简单内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。
开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。
(6)正文
Thebodyoftheletter
正文的地位和内容与中文书信相同。
在英文商业信函中,信文从称谓下两行起书写,行间相距一行,段落间空两行。
信文以占信纸的四分之三为宜,四周留出一定空白,每一行左起第一字要取齐,右起第一字不必一律取齐,但尽量要考虑到整齐美观。
(7)结尾语Theclosingsentences
结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信来函定货”,“答复询问”等,另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后,另起一段写结尾语。
(8)结束语
Thecomplimentaryclose
英文商业信函的结尾是写信人的谦称,相当于“敬上”的意思。
若收信者为公司,谦称则常用:
Yours
Truly,Truly
Yours,Yours
faithfully等;
若收信者为个人,则常用:
sincerely,Sincerely
yours等。
需要注意的是,结尾的谦称后必须加逗号。
(9)签署
Thesignature
签署由两部分组成,一是写信人的签名,二是打印出的写信人的姓名。
签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。
尽量不要用印章,用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通函而已,不为人重视。
为易于辨认,在签名下还应打印姓名,有时还将职衔一并打印。
常见的职衔有:
Chairman
of
the
Board
directors(董事长),President或Genera1
Manager(总经理),Director(董事),Stand
Director(常务董事),Manager(经理),Head
Department(职员),Manageress(女经理),Head
a
Department(处长),Section
chief(科长)等。
需要指出的是,写信人如要代表企业单位或代理签署时,应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称,然后才签署,以表明该信不是以写信人个人身份写的,信由所述事宜均由企业单位负责。
(10)、附件Enclosure
如果信中有附件,应在左下角注明Encl.或Enc.。
例如:
Encls:
2Invoices
Enc.:
1B/Lading
(11)其它
商业信函除上述内容外,还经常遇到以下情况:
①写信人提请对方特定人员注意时,可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明,并加上Attn.(Attention的缩写)字祥,也可在字下划横线表示。
②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的,常在信内列出“事由”项,记在信文的上方,并在Subject底下划横线,以提醒对方注意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任,书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母,位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件,便于收信人清点,可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点,或加附与信文主题无关的简短内容时,可在信文末尾附件下加附言,用P.S.(Postscript的缩写)引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下:
日期
May,20,1998,收信人
Mach
&
.Welson,
地址340
Camedle
Ave
Kemlworttl,N.T,
注意
Attn:
Mr.
Jack
G.
Johnson
SCHARFMAN
BROS.
INC
CABLE
ADDRESS
Export一Manufacturers
TELEPHONES
信头
HEMPSTS
Representatives一Importers
(516)292一1750
Sauco
393
FRONT
STREET
TELEX:
96-7725
HEMPSTED
NEW
YORK
11550
称呼
Dear
Sirs。
Thank
you
for
your
interest
in
MEYLAN
line
Of
stopwatches,timing
device,etc。
信文:
We
are
leased
to
inform
that
we
act
as
extensive
export
representatives
CORP。
P1ease
advice
if
interested
receiving
our
full
catalog
and
price
list。
信尾谦称
Very
truly
yours,
公司名称
SCHRTFMAN
BROS.INC.
签
字
写信人姓名
Michael
Seharfmah
写信人职务
Manager
发信人及打字员
MS/am
附
件
Encl.
One
样信一:
1、收信人的邮箱
2、发信人的邮箱
3、写信日期:
写日期时,请注意以下几点:
a.年份要写完整,不能用03代替2003。
b.月份要写英文名称,不能用数字来代替,如31/3/03不能在正式的信件中出现。
但是可
以用英文缩写,比如用Aug.代替August。
4、时间
5、主题
6、称呼
7、正文
8、结束语
9、签名
10、联系方法:
这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法(地址、电话、传真、邮箱、网址)。
写地址要注意:
一般来说,门牌号和街道名称之间不用逗号点开,但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。
样信二:
1、信头Theheading
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址,电话,传真等。
2、编号(写信人的名字缩写)和日期Thesendernameandthedate
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
3、封内地址Theinsideaddress
这里就是指收信人的姓名和地址,一般写在信笺的左上方。
收信人名称地址的格式和信头的格式相同,但必须把收信人的姓名一并写出。
另外,如果不是完全公事化的书信往来,或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来,由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份,所以可以不必填写封内地址。
4、事由Thesubjectheading
事由也就是我们通常说的主题,可以直接写明信件的重点,让人不必读完全信才了解到信的内容。
所以事由要写得简明扼要。
5、称呼Thesalutation
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。
称呼后面的标点,一般使用逗号。
称呼里的第一个字母要大写。
6、开头语Theopensentences
7、正文Thebodyoftheletter
信的主体。
一封信件的优劣,完全要看正文写的好或坏。
我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
8、结尾语Thecomplimentaryclose
结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信来函定货”,“答复询问”等,另外也附加一些略带客套的语气。
9、结束语Thecomplimentaryclose
结束语是结束信函时的一种客套,应该与前面的称呼相呼应。
例如:
“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行,只有第一个字母大写,后面加逗号。
10、签名Thesignatrue
写在结束语的下面,签上写信人的名字。
如果是传统的信件,写信人最好亲笔签上您的名字,因为用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通函而已,不为人重视。
签名的下面,最好写上发信人的职位。
11、附件Enclosure
1B/Lading
商务信函的写作特点
写作商务信函并不要求使用华丽优美的词句。
所有需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
1、口语化
每一封信函的往来,都是跟收信人彼此之间的一次交流。
人都是感性的,所以需要在信函里体现感性的一面。
然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。
他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”,“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。
其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?
只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。
多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。
2、语气语调
由于信函都是有其目的性的,所以信函里所采用的语气语调也应该符合写信人的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下,写这封信函是想达到一个什么样的目的,希望对收信人产生一种怎样的影响呢?
是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
3、真诚
不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以信函也必须能够充分体现真诚。
不管说什么,都要带着诚意去说。
4、直接
信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。
因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。
5、礼貌
礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。
而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。
特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者的指责不公平时,请表现一下高姿态,可以据理力争,说明自己的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。
6、简洁
就象前面提到的,要用简洁朴实的语言来写信函,让信函读起来简单,清楚,容易理解。
用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。
一个单词可以表达,就不要用词组。
多用短句,因为短句更容易理解。
少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。
比如,前面写了“goodshavebeensent”,那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。
因为这样写会误导读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
最好是一件事情写一段。
8、精确
当涉及到数据或者具体的信息时,比如时间,地点,价格,货号等等,尽可能做到精确。
这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程。
9、针对性
请在邮件中写上对方公司的名称,或者在信头直接称呼收件人的名字。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的,而不是那种群发的通函,从而表示对此的重视。
当然,如果无法确定收信人的名字,那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。
10、语言朴实
商务信函不需要用华丽的词句。
根据西方的语言习惯,他们更愿意使用简练而朴实的语言。
所以当我们跟西方人进行商务沟通时,也要尽量避免华丽复杂的词句。
比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”,就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”,这样才更加符合西方人的语言习惯。
11、回复迅速及时
给买家的回复,千万要迅速及时。
因为买家通常只看最先收到的几封回复,从中去选择合适的供应商。
如果您的回复不够及时,就可能因为抢不到先机而失去商机。
12、标题
这一点是特别针对写电子邮件的。
也许很多人都没有意识到,事实上,E-mail的标题是很重要的一个部分,邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。
如果标题没有内容,看起来象群发的垃圾邮件的话,很多买家就会直接删除。
比如这样的标题“Howareyou?
”,“Canweworktogether?
”,建议您改成“Proposal:
BrightIdeasImports--ZhejiangTextile'
sPartnershipOpportunity”或者“Introduction:
OurProductOfferingsforBrightIdeasImports.”这样会使邮件显得更加专业。
13、校对
写完之后,一定要检查。
最基本是要确保拼写和语法正确,然后检查一下所提供的事实,数据等是否有错。
在信函里有一个极小的失误,也可能会破坏写信人在沟通方面的可信度,并使人对写信人表达的其他信息投下怀疑的阴影。
签名档所填写内容:
(职务,根据个人的职务所写)
Luoyang
YunchuanWindPowerMachineryCo.,Ltd.
Add:
1-1-2109Room,WenxingModernBulding,No.3,LianmengRoad,JanxiDistrict,Luoyang,HenanProvince,China
-0379-********
Fax:
+86-0379-64833105+86-0379-64687596\
Email:
(根据个人的email所写)
Website:
(根据门户网站所写)
邮件自动回复内容:
DearSirs:
Iamverygladtoreceiveyourletter!
Iwillreplyyousoon.
Thankyouverymuch!
Bestregards!
Yoursincerely
XXXXX(名字)
英语作文常用谚语、俗语
1、Aliarisnotbelievedwhenhespeaksthetruth.说谎者即使讲真话也没人相信。
2、Alittleknowledgeisadangerousthing.一知半解,自欺欺人。
3、Allriversrunintosea.海纳百川。
4、AllroadsleadtoRome.条条大路通罗马。
5、AllworkandnoplaymakesJackadullboy.只会用功不玩耍,聪明孩子也变傻。
6、Abadbeginningmakesabadending.不善始者不善终。
7、Actionsspeaklouderthanwords.事实胜于雄辩。
8、Afaithfulfriendishardtofind.知音难觅。
9、Afriendinneedisafriendindeed.患难见真情。
10、Afriendiseasierlostthanfound.得朋友难,失朋友易。
11、Agoodbeginningishalfdone.良好的开端是成功的一半。
12、Agoodbeginningmakesagoodending.善始者善终。
13、Agoodbookisagoodfriend.好书如挚友。
14、Agoodmedicinetastesbitter.良药苦口。
15、Amother'
sloveneverchanges.母爱永恒。
16、Anappleadaykeepsthedoctoraway.一天一苹果,不用请医生。
17、Asingleflowerdoesnotmakeaspring.一花独放不是春,百花齐放春满园。
18、Ayear'
splanstartswithspring.一年之计在于春。
19、Ayoungidler,anoldbeggar.少壮不努力,老大徒伤悲。
20、Betterlatethannever.不怕慢,单怕站。
21、Byreadingweenrichthemind.读书使人充实,
22、Careanddiligencebringluck.谨慎和勤奋才能抓住机遇。
23、Confidenceinyourselfisthefirststepontheroadtosuccess.自信是走向成功的第一步。
24、Customisasecondnature.习惯是后天养成的。
25、Custommakesallthingseasy.有个好习惯,事事皆不难。
26、Doingisbetterthansaying.与其挂在嘴上,不如落实在行动上。
27、Donothingbyhalves.凡事不可半途而废。
28、Don'
tputofftilltomorrowwhatshouldbedonetoday.今日事,今日毕。
29、Don'
ttroubletroubleuntiltroubletroublesyou.不要自找麻烦。
30、Earlytobedandearlytorisemakesamanhealthy,wealthyandwise.早睡早起身体好。
31、Easiersaidthandone.说得容易,做得难。
32、Easycome,easygo.来也匆匆,去也匆匆。
33、Eattolive,butnotlivetoeat.人吃饭是为了活着,但活着不是为了吃饭。
34、Everymanhashisfaults.金无足赤,人无完人。
35、Everymanisthearchitectofhisownfortune.自己的命运自己掌握。
36、Everyminutecounts.分秒必争。
37、Eachcoinhastwosides.
38、Factspeaklouderthanwords.事实胜于雄辩。
39、Failureisthemotherofsuccess.失败是成功之母。
40、Godhelpsthosewhohelpthemselves.自助者天助。
41、Healthisbetterthanwealth.健康胜过财富。
42、Honestyisthebestpolicy.做人诚信为本。
43、Hopeforthebest,butpreparefortheworst.抱最好的愿望,做最坏的打算。
44、Itisnevertoooldtolearn.活到老,学到老。
45、Knowledgeispower.知识就是力量
46、Likemother,likedaughter.有其母必有其女。
47、Nopain,nogain.(不劳无获。
)
48、Youneverknowtillyouhavetried.不尝试,不知晓。
。
49、Anidleyouth,aneedyage.少壮不努力,老大徒伤悲。
50、Diligenceisthemotherofsuccess.勤奋是成功之母。
51、Earlytobed,earlytorise,makesamanhealthy,we
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