基层社会保障档案管理现状分析及对策Word文档下载推荐.docx
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天南、天北和霍营3个街道办事处社保所刚刚成立一年,正面临档案资料归档整理问题。
总体来看,各社保所档案整理、保管情况差异较大,缺乏统一、规范的工作标准和管理办法。
调研发现,绝大多数社保所对实现档案工作规范化管理具有比较强烈愿望和要求。
2.档案开发利用情况。
社保所业务档案资料作为社保所工作凭据,在日常工作中利用率很高。
经调研,全区只有3个社保所由专职档案员提供利用服务,其余各社保所一般是由窗口业务经办工作人员按照各自经办业务自行到库房查找并提供利用;
绝大多数社保所未建立保管、借阅等档案管理工作制度,日常档案借阅、利用没有相应的借阅登记和利用效果登记;
各社保所都没有意识到应建立本社保所的大事记制度和对各类业务基础数字进行系统汇编。
由此可见,档案开发利用工作仅仅停留在“你用我查”的自发的工作状态。
二、问题与原因
社保所成立10多年来,区、镇(街)档案部门对社保所档案工作开展了一些有益的尝试,取得了一些进展,但是由于多种原因的制约和影响,各社保所档案工作的规范化管理进程比较缓慢,从调研情况看,影响各社保所档案工作的因素不尽相同,但可以归纳为以下三个方面。
(一)缺乏科学统一的监督和管理
1.机制不顺“监管难”。
各社保所隶属各镇(街),为其所属事业单位,同时业务上接受区人力社保局、区民政局指导。
一方面,按照以往管理体制和模式:
各镇(街)直接负责监管社保所档案工作,接受区监督指导,接受区人力社保局、区民政局业务档案指导。
表面上看,社保所的档案工作有三个婆婆在管,因为缺少互联互通责任机制,没有工作准则,没检查落实标准,没有形拳头和合力,导致各社保所对档案工作是身无压力轻飘飘,动力不足,落实不好。
另一方面,事实上,由于对社保所业务档案不熟悉,镇(街)档案员把社保所与镇(街)内设机构等同管理,没有区分社保所业务形成规律和管理特点,将社保所形成档案全部纳入文书档案归档管理,导致档案管理要求与社保所业务需求相互脱节、不匹配,既没管好,也不便于利用。
2.意识不强“保障难”。
由于社保所档案数量巨大,工作环节繁琐,加之有关领导的不重视,对社保所档案的管理缺少相应的软硬件投入,人员配备、经费不到位的情况,没有专门的档案室,没有建立档案工作制度,部分业务人员也存在概念不清,认识不高的问题,认为当前的工作都忙不过来,哪有时间去整理档案资料,档案意识淡漠。
3.体制不全“用人难”。
由于成立10多年来,社保所保障人口增多,各级下沉的业务增多,业务量也随之不断增大,但是,社保所的人员编制却没有增加,还是10多年前的编制,这“三增一不增”的问题在全区各社保所普遍存在,使社保所业务人员工作压力普遍比较大,一些服务人口较多、业务量较大的社保所,更是凸显人员紧张。
因此各社保所虽然都知道做好档案工作的重要性,但也顾不上深入系统的整理业务档案。
重业务轻管理,这也是有近50%的社保所都没有设置专兼职档案员的根本原因所在。
目前,各社保所虽然有部分单位对部分档案进行了整理,但是由于社保工作的连续性,大多数社保所还是谁的业务档案资料还是“谁管业务,谁管档”,属于“三自状态”,即“自产、自管、自用”。
4.管理落后“规范难”。
由于缺编制,缺人管,档案管理还很不规范。
主要表现为“四重四轻”。
一是重收集,轻整理。
就是在档案资料的保管上收集的还比较齐全,恨不得一个纸片也不敢丢,但只是散存散放,对档案资料进行全面系统地整理归档做得不好。
二是重硬件,轻软件。
大多数的社保所都设有档案库房,有档案柜,但是还没建立健全档案收集、保管、利用等制度规定,软件还没有跟上。
三是重使用,轻管理。
由于社保档案资料的使用价值和频率都很高,办理业务时会经常使用,但是档案资料的安全管理却比较落后,处于无整理、无监管、无登记、无安防措施的“四无”状态。
四是重电子,轻纸质。
由于认识上的原因,社保所对在办理业务过程中在办公软件系统中形成的电子材料介质转化收存就不能够重视,过分依赖电脑和办公软件保存信息资料,缺乏纸质、电子双套存档意识,认为系统中有数据、电子版报上级部门,存不存纸质档案无关紧要。
(二)缺乏专业管理的标准和规范
长期以来,由于社保所档案管理与业务工作开展的不同步,由于对社保所业务工作认识的不到位,由于生搬硬套档案管理模式,导致社保所档案管理缺乏统一标准和分类,哪些资料需要整理归档,如何分类进行整理归档;
哪些资料不需要归档,如何销毁;
哪些资料需要分类、分级管理;
哪些资料需要集中统一管理,如何管理。
没有制定统一的社保所业务档案归档范围和保管期限,没有摸索出切实可行的社保所业务档案管理办法。
社保所档案管理客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序,主观上也需要建立标准化、规范化的管理制度和管理程序。
(三)缺乏切实有效的梳理和整合
社保所业务工作由于既有随机性又有连续性,既有一次性又有反复性,既有实际真实记录又有网上软件操作,各种情况比较复杂,社保所业务的复杂性与档案工作原则和业务要求之间存在隔膜,主要表现为“三个不统一”。
一是思想不统一,按业务分类、档案自用自管的现状与档案工作分级管理集中保管的原则要求不统一。
二是整理方式不统一,各社保所目前对文件材料的存放主要是以业务为主线以件为单位进行,没有分开年度,没划分保管理期限,这与档案规范化管理要求是不统一的。
三是管理模式不统一,各社保所的档案室普遍没有管理制度约束,对社保所内部来讲就属于开放性的管理,只要是社保所内部的人员,谁都可以随查看调阅任何文件,文件存多存少无要求,进出档案室、文件材料增减无记录,档案材料的完整性、安全性、保密性得不到保障,这与档案工作管理的基本要求不统一。
三、对策和建议
社保所档案工作是做好社保所业务工作的重要基础,是维护广大群众合法社会保障利益的重要支撑,必须高度重视。
要从保民生的高度,全面谋划,搞好顶层设计。
要从推进工作、服务群众的实际出发,努力解决突出问题,全力推进社保所档案工作规范化、制度化、信息化,全面加强社保所档案室基础建设,建立健全社保所档案资源体系和可靠管用的安全管理工作机制,建立起与我区社会经济发展水平相适应的社保所档案工作管理体系。
(一)建立健全管理责任体系
1.提高认识,加强领导。
加大社保所档案工作宣传力度,利用各种宣传手段和宣传渠道,广泛宣传社保所档案工作的重要性,提高每一位公民的社会保障意识,加大对社保所档案工作的重视程度,积极争取各级党委、政府领导对社保所档案工作的重视与支持,加大资金及人力投入,切实解决社保所档案工作中存在的人员匮乏、金短缺、库房紧张等现实问题,为建设和完善社保所档案工作创造良好氛围和有利条件。
积极组织社保所工作人员学习档案知识,提高档案意识,树立依法管档的观念,增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。
2.齐抓共管,分工合作。
建立起区、区人力社保局、区民政局、镇(街)和各社保所分工明确、职责明晰、互联互通、齐抓共管的“三位一体”的社保所档案工作联管责任体系。
区负责全区社保所业务档案工作的监督和指导;
区人力社保局负责全区社保所社保业务档案的规范和审核;
区民政局负责全区社保所民政业务档案的规范和审核。
区要与区人力社保局、区民政局加强沟通与配合,共同承担对社保所业务档案管理工作的组织领导职责。
各镇(街)承担并履行对社保所档案工作的主体责任,具体负责对社保所档案工作的组织、实施和管理,保障社保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。
各社保所负责业务档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用、移交等工作,并接受镇(街)、区人力社保局、区民政局档案部门的业务指导。
(二)理顺规范管理工作机制
社保所业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
1.创新管理机制。
社保所业务档案不能等同于镇(街)其他职能科室档案管理,既要纳入镇(街)档案室集中统一管理,又要充分考虑其业务工作的独特性和连续性。
因此,为理顺和规范社保所档案工作管理机制,保障社保所业务工作与档案工作同步开展,就要对社保所档案工作进行管理创新:
将社保所档案纳入镇(街)档案全宗作为一个整体统一管理,镇(街)档案室履行综合管理职能,对社保所形成的业务档案以外的其他门类档案直接进行管理;
社保所设立专业档案室,配备业务档案库房和专职档案员,具体负责业务档案的收集、保管、利用和移交;
各业务窗口设立兼职档案员负责本窗口业务档案的收集、整理和移交工作。
社保所业务档案目录每年6月底前移交镇(街)档案室集中统一管理。
2.完善工作机制。
加强和规范社保所业务档案管理,维护民生档案真实、完整和安全,发挥档案服务民生作用,推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设,使档案管理工作与社保所业务工作同步发展。
一是抓软件,立规矩。
制定社保所档案室管理制度、业务档案保管制度、保密制度、借阅制度、档案员职责等,从而构建一个完整的制度体系,做到有章可循,照章办事,依法建档。
二是抓硬件,提标准。
加大投入力度,全面加强各社保有档案室建设。
倡导社保所档案室进行评估升级改造,达到档案库房面积达标,设施齐全,管理正规。
三是抓归档,定规范。
根据社保所业务经办的规律和特点,以方便收集整理和检索利用为原则,出台《社保所业务档案归档范围和保管期限表》(见附件1),明确社保所业务档案归档范围,为准确划定业务档案保管期限提供依据,将社保所业务档案分类管理,以此规范全区社保所业务档案的收集、积累、整理、保管、利用、查询服务工作,并按要求和标准抓好工作落实。
四是抓考核,促落实。
做到“三个纳入”,区人力社保局和区民政局要把社保所档案工作纳入对社保所业务工作年度考核,区要把社保所的档案工作纳入对各镇(街)档案执法检查范围,各镇(街)要把社保所的档案工作纳入镇年度工作考核。
3.制定管理办法。
制定出台《社保所业务档案管理办法》(见附件2),将社保所业务档案工作纳入规范化管理。
管理办法应就社保所业务档案资源体系、利用体系和安全体系建设为着力点,重点解决社保所档案管理体系、工作机制、工作保障以及业务档案归档范围、业务规范、整理标准、档案流向、档案室配套设备、档案管理人员的职责分工等问题,以彻底改变社保所业务档案管理现状,逐步形成适合与社保所业务同步发展的档案工作模式。
(三)建设打造专业管理队伍
一是建队伍。
区、镇(街)、所形成组织领导、监督指导和落实管理网络,各社保所要明确专兼档案员,建立起一级对一级负责的社保档案工作队伍。
二是强素质。
搞好业务培训,不断提高社保档案工作人员的素质,并形成由组织,各级档案管理人员参加的业务培训机制,做到指导监督到位,业务培训到位,使各社保所的专兼职档案员都能达到“四会一能”要求。
即会收集、会整理、会编目、会管理、能熟练查找利用档案。
三是抓落实。
开展好“三个活动”,依据《社保所业务档案管理办法》组织开展创建“星级达标”活动,促进社保所档案室全面建设的提升。
培养典型,开展“争先创优”活动,组织各社保所档案工作人员开展业务交流工作经验交流活动,通过各种形式的比学活动,提高工作标准,促进工作落实。
随着社会管理工作不断创新发展,我国社会保障全民覆盖,惠民政策不断实施,社保所业务范围不断扩大完善,档案工作也随之从工作理念、工作方法、管理体制等方面发生了巨大的变化。
在新的历史条件下如何深入认识社保所档案工作,进一步找到、认识和解决社保所档案工作因发展带来的一系问题,是摆在广大档案工作者面前的重大课题。
通过对社保所业务档案管理探究,就是要总结日常工作的有益探索和尝试,进行理论思考,解决实际问题,使社保所档案管理更加规范,从而实践好以档案“记录一生、保障一生、服务一生”的工作职责,更好地造福社会。
附件1
社保所业务档案归档范围与保管期限表
编号
类别
归档范围
保管期限
1
失业管理类
1.1
失业登记
材料
登记失业人员告知书(存根)
10年
失业登记申请审核表
就业失业登记个人信息采集(变更)表
失业登记地点变更申请表
其他相关审核材料(如身份证复印件等)
1.2
失业金待遇领取材料
失业人员申领失业保险金登记表
30年
北京市失业人员失业保险金预核定单
失业人员失业保险金登记卡
失业人员失业保险金预申领单
失业人员领取失业保险金明细表及停领原因
1.3
失业人员培训材料
失业人员培训登记台帐
参加培训人员花名册
1.4
失业档案管理材料
失业人员档案转移台账
永久
2
就业管理类
2.1
就业登记
个人就业登记表及相关材料
提档通知单
用人单位招用人员就业登记表
单位办理招工相关审核材料
2.2
农村劳动力就业管理
农村劳动力个人基本情况表
北京市农村劳动力转移就业登记表(确认)
身份证、户口本、学历证明等其他相关材料
2.3
就业培训管理材料
个人求职登记
就业指导表
回访登记
用人单位用人需求台帐
用人单位招聘信息台帐
社保所向用人单位推荐求职人员情况统计表
2.4
灵活就业审批材料
自谋职业、自主创业和灵活就业人员个人就业登记表及相关材料
灵活就业人员享受社会保险补助协议书
灵活就业人员核查花名册
市局申请享受灵活就业社会保险补贴批复
停止灵活就业人员享受社会保险补贴审批表
停止灵活就业人员享受社会保险补贴花名册
灵活就业统计表、台账、社会保险补贴人员花名册等材料
2.5
自谋职业审批材料
自谋职业社会保险补贴申请表及相关材料
自谋职业人员享受社会保险补助协议书
自谋职业人员核查花名册
市局申请享受自谋职业社会保险补贴批复
3
无档人员管理类
3.1
无档人员社保申请材料
北京市社会保险参保人员增加表
无档案人员延期缴纳社会保险费申办单
无档案人员延期缴费申请
无档案人员延期缴纳社会保险情况台账
3.2
无档人员社保停止材料
北京市社会保险参保人员减少表
个人终止参保情况说明材料
4
农村劳动力管理类
4.1
农村劳动力社保申请
申请农民缴纳社会保险告知书(存根)
北京市农村劳动力缴纳社会保险费申办单
4.2
农村劳动力社保停止
5
外埠人员社保管理类
5.1
外埠人员社保申请材料
外埠户籍参保人员延长缴费申请表
外埠户籍参保人员延长缴费证明
北京市延长缴纳社会保险费申办单
5.2
外埠人员社保停止材料
社会保障卡补办申办单
6
城镇居民医疗保险管理类
6.1
城镇居民医疗保险登记材料
个人参加城镇居民基本医疗保险信息登记表(包括变更表)
个人参加城镇居民基本医疗保险材料
6.2
城镇居民医疗保险征缴材料
城镇居民医疗保险征缴相关材料
7
社会化退休管理类
7.1
失业人员病退审批材料
劳动能力鉴定、确认申请表
50年
个人情况书面说明
病退职工申请劳动能力鉴定须知(告知书)
7.2
失业人员退休审批材料
退休人员登记表
退休名单分类汇总表
特殊工种退休公示表
个人退休申请
其他有关材料
7.3
灵活就业退休审批材料
灵活就业人员退休申请材料(申请、个人相关证件复印件)
退休审批表
北京市社会保险人员增加表
7.4
退休人员异地资格认证材料
异地退休资格认定表
7.5
无保障人员退休审批
申请办理无保障养老金材料
8
社会保障卡管理类材料
身份证复印件
北京市社会保障卡发行回执单
申领或挂失(补办)社会保障卡台账
9
医药费报销管理类材料
药费报销登记表
北京市医疗保险(门诊、住院、手工)费用审核表
药费报销领卡登记表
报销药费台账
10
征地转非管理类材料
征地转非确认表
征地转非公证书
征地转非社会保险征缴表
11
劳动者权益管理类材料
劳动监察动态报表
建筑施工企业劳动用工汇总表
企业用工检查汇总表
街道调解中心劳动争议调解情况报表
劳动合同届满情况年报
劳动合同履行情况季报
用人单位用工情况登记表
用人单位基本信息采集表
用人单位基本信息台账
解决建筑工地农民工工资拖欠问题的相关记录
12
公益性就业组织管理类材料
用人单位人员就业登记表
北京市就业特困人员认定表
就业特困人员家庭收入证明材料
公益性人员劳动合同
就业特困人员就业托底安置申请认定表及相关材料
13
死亡丧葬费管理类
13.1
社会保障人员死亡丧葬费申请材料
死亡证明
退休人员死亡登记表
13.2
城乡无丧葬补助居民丧葬补贴申请材料
北京市城乡无丧葬补助居民丧葬补贴申请表
居民死亡医疗证明(推断)书或公安机关出具的死亡证明复印件
火化证明/街道(镇)土葬证明/回民殡葬管理处土葬证明/亡者户籍注销证明材料
申请人(经办人)证明、身份证复印件
北京市城乡无丧葬补助居民丧葬补贴公示书
年度发放丧葬补贴花名册
年度无丧葬补助居民申请丧葬补贴汇总表
14
低收入和低保管理类
14.1
低保申报材料
北京市城乡居民最低生活保障待遇申请书
北京市城乡居民最低生活保障待遇审批表
个人申请材料
户口本和身份证复印件
申请享受城乡低保待遇家庭非固定岗位工作人员收入证明
申请社会救助家庭经济状况等级表及声明书
与低保对象签定的协议书
个人保证书
居(村)委会城乡低保工作评议小组会议记录
村(居)委会证明
北京市申请享受城乡社会救助家庭情况公示记录
申请城乡居民社会救助待遇入户调查表
其他证明材料(疾病诊断证明、残疾证明、释放证明、学校证明、存折复印件等)
14.2
北京市低收入家庭认定申请登记表
北京市低收入家庭认定表
低收入申报材料
北京市低收入家庭认定申请书
北京市低收入家庭认定评议意见书
申请北京市低收入家庭认定基本情况公示书
居(村)委会城乡低收入家庭认定工作评议小组会议记录
个人申请
家庭成员身份证复印件、户口本复印件
城乡低收入家庭非固定岗位工作人员收入证明
城乡低收入家庭认定在职人员收入证明
申请社会救助家庭经济状况登记表及声明书
14.3
低保户高等教育新生入学救助申报材料
北京市高等教育新生入学救助待遇申请审批表
北京市高等教育新生入学救助待遇情况反馈表
低保证、低收入证复印件
身份证、户口本复印件
普通高校录取通知书复印件
学校收费发票复印件
14.4
电费补贴材料
城乡低保电费补贴明细表
14.5
燃煤自采暖材料
城乡低保燃煤自采暖名单
14.6
新农合材料
农村低保户参加新型合作医疗补发款
14.7
两节过节费材料
城乡低保两节走访花名册
附件2
社保所业务档案管理办法(试行)
第一条为加强和规范社保所业务档案管理,维护民生档案真实、完整和安全,发挥档案服务民生作用,推进档案管理工作规范化、制度化、信息化建设,使档案管理工作与社保所业务工作同步发展,根据《北京市实施〈档案法〉办法》及市、区有关规定,结
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