公文段落层次安排的方法Word文档下载推荐.docx

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　　第二章公文结构

　　公文结构，是作者的构思在所制作的公文中的具体体现，是公文写作活动内部的组织构造，包括开头与结尾、层次与段落、过渡与照应等基本结构形式。

　　一、公文的开头和结尾

（一）开头

　　开头是公文正文部分的起点和入笔处，又称“导语”。

要表达的主要内容是：

发这个公文的目的，公文所针对的实际情况，制发该公文的重要性和必要性，公文所要解决的问题，公文的指导思想或主要内容等。

开头要开门见山，一般都用直叙形式。

　　由于文种不同，内容不同，作者的修养不同，公文开头的写法也各不相同。

但无论哪一类公文，在写开头的时候，都要考虑紧扣主旨、吸引读者。

最常见的公文开头，大致有以下几种：

　　1、起因式。

一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇公文，一般使用“由于”、“鉴于”或“随着”等开头。

　　2、目的式。

开宗明义，第一句就说明本文目的，一般使用“为了”、“为”。

　　3、根据式。

一开始先说明制作公文的依据，多用“根据”、“遵照”、“按照”等开头，即根据某公文要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定等。

　　4、时间式。

一开始先点明某事、某情况的时间。

有的是一开始直接写年、月、日，有的是用“近日来”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间开头，有的则用“之后”句式开头。

　　5、引文式。

一开始先引用公文或领导中的一段话作为引子或点明主题。

　　6、事情式。

即一开头就把事件、情况简明扼要地介绍清楚。

　　以上六种开头方式，是仅就一般情况而言的，并不是规定的公式。

除此以外，还有各种方式的开头。

不论采用什么方式，都要根据内容的需要，只要能服从主旨，引出主旨，吸引读者，就是好的开头。

但是就公文的种类而言，不同的公文也有些相应的习惯性的开头。

比如请示，一般应首先陈述请示的原因、理由一般是以“根据”、“兹定于”等开头。

会议纪要的开头则有比较固定的格式，即依次写

　　出会议时间、地点、主持者、出席者、列席者，有的座谈会纪要还要写明开会的原因和目的等等。

总之，公文的开头都离不开根据、目的、原因、事件、时间等要素。

至于用什么开头效果更好，确是应该动一番脑子的。

（二）结尾

　　公文的结尾，又称结语，用以维护公文的完整性，使读者深刻理解作者的意图，为准确而有效地处理公文奠定基础，同时，也防止在正文之后被添加伪造。

结尾通常采用下述形式：

　　1、使用专用词语，总结全文。

比如请示结尾提出肯定式要求，多用“以上是否妥当，请批示”、“当否，请指示”等；

意见和决定的结尾，一般要提出落实的要求，如“望各地各部门贯彻执行”、“把落实情况尽快上报”等。

许多公文结尾可以套用“特此＋文种”的句式，如“特此报告（批复、函复、通知、函告）”等等。

　　2、概括与深化主题，帮助读者进一步理解全文。

　　3、再次强调行文目的或陈述具体要求。

如通报的结尾“特通报表扬，以资鼓励”。

　　4、发出号召，提出希望与要求。

　　5、说明公文生效、履行时间或宣布原公文废止以及处罚措施等有关事项。

如规章性公文规定的结尾“本办法自发布之日起施行”，“本规定自发布之日起执行，原某某公文同时废止”。

　　总之，结尾的方法丰富多彩，不拘一格。

它可以语义含蓄，耐人寻味；

可以深入分析，指明方向；

可以集中反驳，深入论证。

用哪种写法，要依照公文的具体内容和体裁来定。

务求同整篇公文协调，切忌故作姿态，堆砌空话废话。

　　二、公文的层次和段落

（一）层次

　　公文层次，是公文思想内容展开的次序，是公文中表达思想内容的“意义单元”或“逻辑环节”。

公文的层次安排，内容丰富，形式很多，篇章较长的公文层次往往采用总分、并列、递进、因果和连贯等方式。

　　1、总分式。

总分式也叫主从式，就是构成公文的全部层次中，先从总体上概括内容，然后再具体分述；

或先提出总的观点、主张，然后再具体说明。

这种方式在总结、计划、通报、报告中多以先概括后分述的形式出现。

在命令、决定、指示、

　　通知、通告等行政公文中多是先交代观点，而后具体陈述主张和办法。

　　2、并列式。

这种安排层次的方式是从横向逻辑联系入手，把材料按其性质归类，组成层次，分别从不同方面对问题加以说明，各个层次表现为平等并列关系，以其内在联系构成有序的完整篇章。

公文多用分条列顶的方式表述既有联系又各不相同的内容，形成并列式层次。

条例、规定、办法、细则、计划等多为这种层次。

　　3、递进式。

这是按照内容的逐层推进、层层加深而安排层次的一种方式，层次之间为一层深一层的递进关系。

在公文中命令、决定、决议、请示、报告、调查报告等有时采用这种方式。

　　4、因果式。

这是以分析事物形成和发展的原因、结果为线索安排层次的一种方式，层次间为因果关系。

其中有的先说因，后说果；

有的则先交代结果，后分析原因。

　　5、连贯式。

这是按照事物发展的自然顺序安排层次的一种方式，其中有的以时间的先后为序排列，有的以事件发展的前后进程排列，有的以空间的前后转换排列，有的以认识的过程排列。

公文采用这种方式以时序的推进为多。

简报、报告、会议纪要等常用这种方式。

　　这些安排层次的方式有的是单独使用，有的则交叉使用，需根据写作的具体实际而定，不应一概而论。

（二）段落

　　段落，通常指“自然段”，是构成篇章的基本单位，是思路展开的具体步骤，是表达思想内容时由于间歇、转折、强调所造成的文字停顿。

　　层次和段落既有联系也有区别。

层次作为内容展开的次序，要借助一定的段落才能显现；

段落作为表达层次的形式和手段，要体现一定层次。

但是，层次着重于思想内容的相对完整性，靠其内在逻辑性来划分；

段落则着眼于文字表达的阶段性，以语言的间歇停顿来显示。

因此，层次往往大于段落，一个层次包括几段，当然，也有层次和段落一致的，叫篇段合一。

篇段合一的公文，层次小于段落。

　　组织段落既要注意内容的单一性、完整性，也要注意段与段的连贯与和谐。

即，一个只能表达一个中心意思，一个中心意思必须在一个段落里表达完全；

段与段既要有内在联系，也要有必要的外部衔接，使用恰当的关联词，力求句子与句子的关

　　系明确，段与段前后照应，联系紧密，而且每个段落的长短在不妨碍意思表达的前提下，力求匀称、适度，使公文成为完整、和谐的有机整体。

　　三、公文的过渡和照应

（一）过渡

　　过渡，是上下文之间、两种不同意思的衔接和转换，是把有所间隔、有所转折的层次、段落联系在一起的环节，起承上启下的作用。

在公文中常常用“因此、为　　

此、特此、总之、但是、综上所述、由此可见”等关联词语，或附在上段之后，或附在下段开头，起桥梁作用，使其意脉畅通，浑然一体。

有些公文，也用过渡段联接上下文，但往往是用提示性的句子或设问句独立成段，引起下文。

如调查报告一般先交代调查对象的基本情况，紧接着交待基本做法经验，在两层意思之间，公文用“他们的基本经验是”独立段联接，承上启下，转折自然柔和。

（二）照应

　　照应，就是前后照顾，互相呼应。

公文常用的照应手法有以下几种：

　　首尾照应。

即开头说的话，结尾再反复，再强调。

但它不是单纯的重复，而是内容的深化，意义的强调，因此往往是前有观点、情况，后有结论出现。

　　前后照应。

即行文的上下、内容的前后，互相照顾，彼此呼应。

在公文中往往表现为概括和具体、问题和结论的前后呼应。

　　题文照应。

即公文的内容同标题照应。

公文，特别是行政公文，写作比较规范，大部分是标题概括基本内容，或者是标题提示主旨，也有的是标题“点睛”，揭破题旨。

需要指出的是，过渡和照应作为贯通意脉、严密结构的手法，在全部结构内容中起辅助作用，尤其在公文中并非必不可少。

许多公文是靠内容的内在联系组合在一起的，因此不可刻意要求，否则会破坏结构的严密性和内容的周延性。

　　篇三：

公文写作程序和方法

　　第一部分：

有关写作过程（考试要求）

　　1.公文写作在文字表达方面的要求。

　　2.确定公文主题的原则。

　　3.公文结构的三种常见形式。

　　4.公文开头的方法。

　　5.公文常用的表达方式与语言特色。

　　6.公文起草的步骤。

　　公文写作程序和方法（课件）

　　一、公文写作的特点

（一）被动写作，遵命性强

（二）对象明确，针对性强

　　（三）集思广益，群体性强

　　（四）决策之作，政策性强

　　（五）紧迫之作，时限性强

　　（六）讲究格式，规范性强。

　　二、公文写作的基本要求

（一）思想内容方面

　　1.政治上正确，思想观点正确

（1）必须符合党的路线方针政策、国家的法律法规，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。

　　这是公文写作必须遵循的第一位的、根本的要求。

它是公文的阶级性和党的政治纪律、组织纪律、组织原则在公文写作工作中的具体体现，也是以法治国、依法行政的具体体现。

党政机关的公文起草工作，是党政机关的决策、领导、管理等公务活动的重要组成部分。

党政机关制定的方针、政策、措施和工作部署等，制成公文发布后才能实施。

所以，公文起草工作在加强党的领导、实施国家管理等工作中具有举足轻重的和不可替代的重要作用。

　　制发公文的具体目的虽各不相同，但从根本上说，都是为了贯彻落实党的路线、方针、政策和国家的法律、法规。

随着社会的发展和情况的变化，虽然有的具体政策和法律、法规要适时作必要的调整，但必须经过中央和有调整权力的机关作出决定，下级机关无权在自己的行文中改变中央和上级机关的政策规定；

涉及国家法律、法规的修改，只能按法定程序由有关的权力机关或最高决策机关作出决定，在上级未作出新的决定之前，下级机关起草公文必须符合正在执行的方针、政策和法律、法规，绝对不能在行文中有与国家现行法律法规不一致的表述。

　　（２）必须符合上级机关的指示

　　这是我们党的民主集中制的组织原则在公文起草工作中的具体体现，也是维护我国政令统一的具体体现。

下级必须服从上级，全国各级党政机关必须维护中央的权威，维护国家的政令统一，不得政出多门、各自为政。

这不仅是组织原则和组织纪律的要求，而且是从实践中得出的正确结论。

因为上级机关比本级机关更了解全局情况，更能把握全局，熟悉它的下级机关，它的指示有很强的针对性。

这里的指示，是广义的指示，包括上级机关用各种文种发布的政策、规定、措施等。

所以，在起草公文时，不但要了解和研究党的路线方针政策、国家的法律法规，而且要了解和研究上级机关的有关文件精神，把上级机关的指示同本地区本部门本单位的实际结合起来，体现在本级的公文中，使之具体化和切实可行，从而使上级机关的指示在本地区、本部门得以贯彻落实。

　　（3）必须同现行有关公文相衔接

　　这里包含四个方面的含义：

①指同有现行效用的公文相衔接。

②有关公文包括本机关与其他机关的有现行效用的有关公文。

③在同一个问题上，有关公文可以从不同侧面作出某些规定，但它们之间应当互相配合，统一于上级的某一规定之中，不能互相矛盾。

④根据新情况、新问题、新形势对现行公文的有关规定作某些改变，制定新的政策、规定等，既要符合实际情况，切实可行，又要在新制发的公文中以适当的形式有所交待或说明。

例如，在公文的末尾可以加上交待性语言：

“凡过去的文件规定与本文不一致的，以本文为准。

”

　　2.观点明确，内容充实

　　观点明确是指公文语言表述的主题要鲜明突出，赞成什么，反对什么，提出的各种主张、意见、政策、措施、要求等,都应清楚明白,一看就懂，没有含糊或模棱两可之辞。

　　内容充实是指起草公文，必须占有丰富的材料，有充分的论据，以增强公文的说服力，使受文者知其然，并知其所以然。

　　占有材料，是起草公文的基础。

起草公文必须下大力气收集和占有丰富的材料，包括各

　　种情况、典型事例、论点（提出问题）、论据（解决问题的实例和理论依据）等。

然后将收集来的材料进行认真地阅读和分析研究，选用与公文要阐述的问题有关的、真实的、新颖的、典型的、有代表性的、能揭示事物本质的材料，按照公文写作的规律和公文的需要组合在公文中。

　　3.针对性强，有的放矢，切中要害

（1）必须完整、准确地体现发文机关的意图

　　发文的目的和公文的主要内容都要很好地、全面地体现发文机关的意图。

发文机关的意图，是发文机关领导集体的意图，即发文要达到的目的和设想。

它包括两层意思：

一是指发文的目的（主题），即通过发文所要解决的问题；

二是指在公文中提出政策和措施办法，即公文的主要内容。

切忌把个人的想法当成的机关的意图,自己有好的建议，必须报经领导认可之后才能写进公文中。

有些公文是以领导人署名印发的，但这不是领导人的私人身份，而是公务行为，以机关代表的身份署名。

这类公文体现的同样是发文机关领导集体的意图，有的署名文还要经过领导集体研究和审定。

　　要做到完整、准确地体现发文机关的意图，必须注意以下三件事：

①必须在党的路线方针政策、国家法律法规的范围内体现，在马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的指导下的体现，而不是部分的、片面的、机械的、形而上学的体现；

②必须是全局利益的体现，而不是小团利益的体现。

③公文起草人员应全面地、仔细地了解和听取机关领导集体的意见和要求，特别要听取机关主要领导人的意见，从领导角度和全局的高度思考问题。

（2）必须全面、准确地反映客观实际情况

　　全面、准确地反映客观实际情况，是党的实事求是的思想路线和公文处理实事求是的原则在公文起草工作中的具体体现。

正确地理解和实践这一要求,应把握以下三点：

　　①全面性。

这是对反映实际情况“量”的方面的要求。

在纵向方面，有历史情况、现实情况及未来发展趋势，即某一事物产生以来的全部情况与未来发展方向；

在横向方面，有各部分、各方面的情况，本单位和外单位的情况，本地和外地的情况等。

在工作分类方面，有党务工作、思想政治工作、业务工作、经济工作等；

在工作业绩方面，有成绩,也有缺点。

在上行文中,应有喜报喜，有忧报忧，喜忧兼报；

在下行文中，既要注意点上的情况，又要注意面上的情况。

典型情况反映事物发展的方向，面上的情况反映事物的本来面貌，不能偏听偏信，一叶障目，以偏概全，应从事物的各个层面反映实际情况。

　　②准确性。

这是反映客观实际情况“质”的方面的要求。

公文中所反映的情况必须是

　　真实的、可靠的，是没有“水分”的情况，必须体现事物的本质和规律性的情况。

应透过现象看本质，抓住事物的主要矛盾和本质特征。

　　③客观性。

这是马列主义、毛泽东思想、邓小平理论中唯物主义观点在公文起草中的体现。

公文中所反映的情况必须是客观存在的实际情况，不是主观臆想或故意编造的情况，不能断章取义或搞实用主义。

要作深入细致地调查研究，取得大量的真实的第一手资料，以增强公文所反映的情况的客观性。

　　公文所反映的情况的全面性、准确性和客观性，是一个不可分割的整体，互相联系，互相依存。

只有全面、准确地反映客观实际情况,才能对事物作出正确的结论,找到解决问题的方法，增强决策的科学性和公文的可行性。

　　4、科学性强，提出的政策、措施必须切实可行,经得起时间的考验，经得起实践的检验

　　这是公文写作及整个公文处理工作的核心问题，是公文的生命力之所在。

政策、措施制定必须符合现实条件的要求，充分估计各种环境因素对政策的影响与制约。

也就是说，政策、措施的制定，必须以现实可行为前提。

政策、措施的可行性一般包括四个方面：

（1）政治可行性，即某项政策、措施可能被多数政治团体或大多数群众接受，政治风险不高；

（2）经济可行性，即实施政策、措施必需的资源是能够充分获得的，是不会产生难以承受的经济负担的；

（3）技术可行性，即将政策、措施付诸实施在技术上是可行的；

（4）心理可行性，即政策、措施的实施与受文对象及执行者的心理承受能力是相适应的。

　　具体的政策、措施主要是两类：

一是属于规范行为方面的，主要是：

什么事，要怎样做，不能怎样做，违反了政策规定怎样处理等。

二是属于物质条件方面的，主要是解决人、财、物的问题。

制定具体的政策、措施，必须坚持“按照实际情况决定工作方针”的马克思主义的原则，既要作深入细致地调查研究,又要作周到的科学论证；

既要坚持政策制定的原则，又要坚持正常的程序；

既要讲速度，更要讲质量；

既要考虑需要,又要考虑可能,使之切实可行。

（二）在文字的表达方面

　　1.结构严谨，条理清晰

　　这是从公文的逻辑结构、布局上对起草公文提出的要求，即公文的开头、主体和结尾各部分的段落、层次安排井然有序，环环紧扣，脉络清晰，层次分明，无赘述，无交叉，无重

　　复，无矛盾，全文构成一个不可分割的有机整体。

　　条理清晰是指公文写作都应按照人们的思维规律和各部分内容及各词、句之间的逻辑关系，即先说什么，后说什么，将公文分成若干部分依次进行表述。

每一部分的内容集中表述，部分与部分之间、层次与层次之间，在内容上不交叉。

每个句群的内部，陈述有序，语言流畅，生动活泼，条理清晰，易读易记。

　　2.行文要规范，公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁

（1）公文格式要规范

　　公文的格式是公文的外部特征。

它的作用是以规范、庄重的形式和逻辑力量引起人们对它的重视，并为人们阅读、承办和管理公文创造便利条件。

公文面格式中的各个要素和用纸格式、装订格式等都要准确地掌握和应用它。

紧急公文应当体现紧急的原因，并按照实际需要标注公文的紧急程度；

秘密公文，应按照《保密法》的要求和有关规定准确定公文的密级，机密级、绝密级公文应标注分份序号。

（2）文种使用要恰当

　　每一个文种，反映了它的行文方向、公文性质、重要程度、语言要求和篇幅长短等。

恰当地使用文种，是确保公文质量的重要因素之一。

在公文起草之前，要根据行文的目的、要求、内容、行文机关与收文机关之间的关系确定使用恰当的文种，以便采用相应的格式、体裁、篇幅、语言起草公文。

不同的文种，具有不同的功能和作用，并体现发文机关与受文机关之间的关系。

有的文种具有指导功能，适用于上级机关对下级机关行文，如决议、决定、指示、批复、工作要点等；

有的文种具有请示和报告的功能，适用于下级机关向上级机关行文，如请示、报告等；

有的文种具有周知的功能，适用公开发布或在一定范围发布，如公报、公告、通告、通报、通知等；

有的文种具有规范功能，适用于对特定范围的工作或事物制定具有约束力的行为规范，如条例、规定、细则等。

决定、通知既可用于周知性公文，也可用于指示性公文。

函具有协商功能，适用平行机关之间协商有关问题或事项。

文种使用得当，能增强公文的效能，如果文种使用不当，会影响公文的效能，甚至会造成行文关系的混乱。

所以，文种的使用，一定要恰当。

公文起草人员要深入研究文种，准确使用文种，实现文种使用与行文关系、行文目的、行文格式、公文语言的一致性。

　　（3）人名、地名和其他专有名字、时间、数字、引文要准确规范

　　这是一个国家进行规范化、科学化管理的内在要求。

在公文写作工作中执行国家标准，实现文字表述的规范化，以便于阅读、理解、记忆和贯彻执行。