信息技术文档管理办法Word格式文档下载.docx
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(五)专人负责。
信息技术部文档将由部门文档管理员负责文档的调阅和归档工作。
在发生调阅过程时,文档管理员负责统一翻印标有密级的文件,同时记录翻印的机构或部门、日期、份数和印发范围。
翻印的文件将视同正式文件管理。
(六)统一存放。
文件将统一按《信息技术文档归档目录结构》(见附件一)规定的目录结构存放。
第三章电子文档的管理方法
第六条电子文档管理内容按大类分,可以分为部门管理类电子文档、开发类电子文档、运行类电子文档。
(一)部门管理文档:
部门各类行政及技术管理文档、项目商务类电子文档、项目立项期所需电子文档等。
(二)开发电子文档:
包括项目开发期所需电子文档和相关过程管理文档;
(三)运行电子文档:
项目投产期(上线)所需电子文档、项目运行期电子文档、系统备份文档、服务器配置文件、数据库配置文档、网络参数配置文档;
其中,项目商务类电子文档有合同及附件、招标书、应标书、评分表、保密协议、谈判会议纪要、商务结果确认签报、合同审核表、印章使用申请单、付款记录表、到货确认书、验货确认书,及其它商务文档;
立项期所需电子文档有需求、立项签报、项目开发计划、财务预算表、业务可行性分析报告、技术方案,及其它补充文档;
项目开发期所需电子文档有需求规格说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、源代码、系统环境光盘、项目开发进度周报、测试记录及测试报告(单元测试、业务联测、压力测试)及其它补充文档;
项目投产期(上线)所需电子文档有用户使用手册、技术运维手册(安装手册、投产系统配置文档)、故障处理及应急方案、技术验收报告、业务验收报告、投产请示签报,及其它相关文档;
项目运行期文档有故障处理跟踪单、数据权限变更申请单、系统日常巡检报告,及其它文档。
第七条电子文档保密级别
业务系统备份数据、数据库数据文档、网络系统数据备份、部门管理文档等;
需求文档、系统分析设计文档、开发文档、测试文档和系统源代码、运维手册、系统更新、故障处理、参数设置等;
技术管理制度、内部管理制度等;
项目管理文档、开发过程文档等。
第八条电子文档归档存放管理
(一)Ⅰ级安全级别电子文档采用异地备份存放管理。
(二)Ⅱ级及以下安全级别电子文档统一存放在公司文件服务器指定目录或录入文档管理系统,同时避免重复归档和归档遗漏,并进行定期备份。
第九条电子文档查阅管理
(一)Ⅰ级安全级别根据严格地审批流程才可查阅;
(二)Ⅱ级安全级别要登陆到相关域,由相应负责人员授权才可查阅;
(三)Ⅲ级及以下安全级别必须登陆到公司内网才可查阅。
如因工作和业务原因需要借阅,需填写《信息技术文档借阅单》(见附件四)。
第十条电子文档修改和撤销
(一)Ⅰ级安全级别修改和撤销必须根据严格地审批流程才可进行操作,并履行严格的登记制度。
不允许非负责人修改、撤销。
(二)Ⅱ级及以下安全级别电子文档的修改和撤销要严格按照资料管理员要求,由相应负责人员授权或登记才可修改和撤销。
(三)电子文档的权限管理分配
第三章纸质文档的管理方法
第十一条纸质文档管理内容按大类分,可以分为部门管理类纸质文档、开发类纸质文档、运行类纸质文档。
(一)部门管理类纸质文档:
部门各类行政及技术管理文档、项目立项期所需纸质文档、项目商务类纸质文档等。
(二)开发类纸质文档:
包括项目开发期所需纸质文档等;
(三)运行类纸质文档:
项目投产期(上线)所需纸质文档、项目运行期所需纸质文档等;
其中,项目商务类纸质文档有合同及附件、招标书、应标书、评分表、保密协议、谈判会议纪要、商务结果确认签报、合同审核表、印章使用申请单、到货确认书、验货确认书,及其它商务文档;
立项期所需纸质文档有立项签报(包含项目开发计划、财务预算表、业务可行性分析报告、技术方案),及其它补充文档;
项目开发期所需纸质文档有测试报告(单元测试、业务联测、压力测试)及其它补充文档;
项目投产期(上线)所需纸质文档有技术验收报告、业务验收报告、投产请示签报,及其它相关文档;
项目运行期纸质文档有故障处理跟踪单、数据权限变更申请单、系统日常巡检报告,及其它相关文档。
第十二条纸质文档保密级别
各种项目商务类文档、各类软件授权许可、各类签报、部门联系单等;
各类项目立项、开发和运行类文档、各种技术类文档等;
部门内部学习、培训用书及相关光盘资料、各类行政文档等。
第十三条纸质文档归档存放管理
各级别文档经由部门指定的文档管理员负责归档、整理、存放。
第十四条纸质文档文档查阅权限
Ⅰ级、Ⅱ级文档必须履行查阅登记流程,需填写《信息技术文档借阅单》(见附件四),经过部门负责人审核后才可查阅。
查阅后应及时登记归还。
第十五条纸质文档修改和撤销
(一)Ⅰ级文档的修改和撤消必须经过部门负责人和运营总监审批后才能执行相关操作;
(二)Ⅱ级及Ⅲ级安全级别文档的修改和撤销由部门文档管理员授权或登记后才可修改和撤销。
第四章项目文档管理
第十六条项目文档归档
(一)项目经理必须在项目开发过程中,重视项目文档的建立、整理、保存,并确保项目归档文件的完整性、真实性、可靠性和匹配性。
(二)部门文档管理员在文档管理服务器上生成文档存放目录,并分配相应权限。
项目经理或有关人员按文档命名要求定期负责将项目文档提交给文档管理员。
文档管理员审核后上传至文档管理服务器。
(三)部门负责人应会同文档管理员定期(每季度)检查文档的质量、是否齐全、是否符合命名规范等。
第十七条项目文档调阅
(一)公司内部人员因工作需要调阅文档,必须由借阅人填写《信息技术文档借阅单》(见附件四),经所在部门经理批准后提交给信息技术部文档管理员,经由信息技术部审核后,开放调阅权限。
(二)合作公司人员因工作需要调阅文档,必须由项目经理填写《信息技术文档借阅单》(见附件四),经信息技术部审核同意后,开放调阅权限。
(三)调阅的权限统一设置为:
只读(如属于电子文档)。
(四)对于电子文档的权限开放应设置期限,到期后,调阅人的权限将被关闭。
(五)对于纸质文档的调阅,相关人员应在借阅期内及时归还。
如需延期借阅,需重新办理相关手续。
第十八条项目文档编集
(一)项目经理应在项目实施全过程中注意组织好项目文档的收集和整理,在项目组正式解散之前基本完成文档编集工作。
项目进入收尾阶段,项目经理应主动发起项目文档的集中归档工作。
项目经理应负责将编制好的《项目文档归档范围》(见附件二)和《项目文档清单》(见附件三),以电子方式提交部门经理审核。
(二)根据项目生命周期的通用管理流程,项目文档应参照《项目文档归档范围》(见附件二)所确定类型和范围进行归档。
若有未列入该清单的项目文档,也可视其存档价值纳入归档范围。
(三)项目经理应事先确认项目文档的密级。
密级定义方式参见《项目文档归档清单》(见附件三)备注说明。
(四)项目文档保存方式分为电子和纸质,原则上应以电子方式保存。
(五)电子文件应尽量转换成PDF格式,统一设置为“不能修改”模式,并视需要设置为“不能打印”模式,应确保相关电子文档无病毒感染。
(六)涉密文件、商务合同与凭证,或其它必须以纸质方式保存的文件应在封页的明显位置标注文件编号,同《项目文档归档清单》(见附件三)中登记的编号一一对应。
涉密文件应在文件编号旁同时标注文件密级。
(七)项目经理在正式归档前应做好项目文档的备份保存。
项目文档编集完成的产出包括:
填写完整的《项目文档归档范围》(见附件二)、《项目文档清单》(见附件三)以及与清单一一对应的各类电子文档和纸质文档实体。
(八)《项目文档归档范围》(见附件二)用于反映项目文档管理的规范性,审核侧重于检查项目管理各阶段文档记录是否完整,若有“必选”文档未提交的,其说明理由是否合理、充分。
《项目文档归档清单》(见附件三)用于反映项目文档编集的完整性,审核侧重于检查清单所列文件是否按《项目文档归档范围》(见附件二)中已承诺内容编集在案。
(九)部门文档管理员应按《项目文档归档清单》(见附件三)对项目文档进行清点,核准无误后正式接收移交的电子文档和纸质文档,并视作该项目归档工作的完成。
若发现有关清单和文档不符合归档规范要求的,部门文档管理员有权要求项目经理对文档重新进行编制和完善,直至符合归档规范。
(十)部门文档管理员代表部门对项目文档实施统一保管,并负责定期进行刻盘备份,保证归档项目文档的安全可靠。
第五章附则
第十九条本管理办法由信息技术部负责解释和指导。
第二十条本管理办法自下发之日起实施。
附件一
信息技术文档归档目录结构
一级目录
二级目录
三级目录
权限人
电子文档归档目录结构
部门管理文档
行政管理文档
部门
技术管理文档
商务类文档
合同及附件
部门、相应经办人
招标书
应标书
评分表
保密协议
谈判会议纪要
商务结果确认签报
合同审核表
印章使用申请单
付款记录表
到货确认书
验货确认书
其它
立项期电子文档
需求
立项签报
项目开发计划
财务预算表
业务可行性分析报告
技术方案
项目开发技术文档
需求规格说明书
部门、项目组
概要设计说明书
详细设计说明书
源代码
系统环境光盘
项目开发进度周报
测试记录及测试报告
单元测试
部门、项目经理、运维组
业务联测
压力测试
生产系统运行文档
项目投产期电子文档
用户使用手册
安装手册
技术运维手册
投产系统配置文档
故障处理及应急方案
技术验收报告
业务验收报告
投产请示签报
项目运行期电子文档
生产系统问题
故障处理跟踪单
数据权限变更申请单
系统日常巡检报告
程序文档
数据文档
系统备份文档
部门、运维组
服务器配置文件
数据库配置文档
网络参数配置文档
纸质文档归档目录结构
信息技术文档归档命名规范
●项目命名规则
项目编号格式:
NN-XX[.YY]
其中:
NN-项目简称
XX-分期实施序列
YY-补充版本号
●文档类型
FPDF文档
WWord文档
EExcel文档
MMSProject文档
PPowerPoint文档
VVisio文档
H硬拷贝
O其它
●项目文档命名
项目文档命名格式:
项目代码-文档分类名-文档名-F[-NN]
F-文档类型
NN-文档编号,01至99,可选
如:
TR01-压力测试-压力测试报告-D-01表示TR项目一期压力测试部分的压力测试报告,PDF文档,第一部分。
●会议纪要命名
项目会议:
项目编号-会议纪要-YYYYMMDD[-NN][(Description)]
TR01-会议纪要-20060304-01(征求意见稿)
附件二
项目文档归档范围
项目名称:
项目经理:
分类
序号
文件内容
媒质
工程技术类
项目必选
咨询管理类
已提交项
及
未提交项的备注说明
一、立项
立项申请:
向上级领导(或部门)申请立项使用的请示、签报等文件。
应包含有关业务需求、技术可行性分析和项目预算申请(可另附独立文件)。
纸/电
√
立项批复:
上级领导(或部门)准许立项的批示、回复等文件。
二、商务
供方选择:
根据项目立项批复的采购范围,在供方选择过程中产生的招/投标文件、或竞争性谈判记录、或询价结果、或延续(唯一)性采购说明等文件以及相具备评审结论性质的文件。
合同:
根据供方选择结果,对外签订的正式有效的合同、契约。
(根据需要,可另附或有的合同关键条款的争议调解记录、任何已生效的合同变更、合同违约情况及处理情况记录。
)
付款记录:
有效的支付申请书复印件
(备注:
原件交由财务部支付之用)。
商务函件:
与供方的往来的重要公函。
三、启动与规划
项目组构成:
项目组的组织结构、人员任命、职责分派
电子
项目制度:
项目组的重要章程、日常管理制度、沟通计划
启动会材料:
项目启动会(Kick-Off)材料或纪要
项目范围:
包含项目论证、产品描述、可交付成果、项目目标(成本、进度、质量)等内容的项目范围说明书,以及基于项目范围说明书的工作分解结构(WBS)。
技术方案:
为实现项目预期的产品、服务或其他结果而制定的总体设计方案、以及各子模块的详细设计方案。
实施计划:
包含项目各项任务/活动、进度计划、关键里程碑、负责人员及资源、经费投入等的项目实施计划。
(建议采用MSProject形式)
质量计划:
描述项目用以实施质量管理的组织结构、责任、程序、过程和资源的项目质量计划以及项目产出的产品或服务必须达到的质量标准
风险分析:
包含项目实施过程中的风险点识别、风险定性/定量分析、风险应对计划
四、执行与控制
项目进度报告:
记录项目进度情况的项目简报,作为向有关管理部门汇报项目工作的依据,以便及时发现和处理项目过程中出现的问题的文件。
项目记录:
记载项目过程中的关键里程碑、重大事项、关键问题决策及处理的纪事录。
会议纪要:
项目期间对包含重大决策、任务安排、项目变更进行讨论的会议记录。
往来函件:
与其他部门、分支机构或外部监管部门的往来联系单、通知、公函。
绩效报告:
将项目计划与工作结果比对,对偏差、趋势、原因及建议措施进行分析的项目绩效报告。
变更请求:
对规划阶段制定的项目范围、技术方案、实施计划、质量计划、风险应对计划以及项目预算等提出的已获批准的变更请求。
变更结果:
变更后的项目范围、技术方案、实施计划、质量计划、风险应对计划以及项目预算等。
五、收尾
项目验收:
最终用户或甲方对项目产出的产品、服务等结果以及可交付成果表示认可的项目验收报告。
(根据项目性质,确定是否需要审计部门出具验收意见)
关键交付成果:
合同或项目范围说明书中明确列出的文档化的交付成果(例如,安装手册、操作手册、用户手册等),以及非文档化交付成果的交付情况说明。
项目总结报告:
对于项目实际取得结果、可交付物的实现情况的分析、鉴定,以及项目实施中获取的经验和教训等结论性文档。
成员绩效评价:
项目经理对项目组成员参与项目实施工作的绩效评价(数量、质量、团队合作等)。
项目介绍演示材料:
项目总结阶段介绍项目成果、效益和实施经验的演示材料。
项目成果宣传资料:
宣传项目成果、效益和实施经验的内外宣传资料和相关图文音像资料。
六、其他
参考文档:
项目过程中收集和整理的对项目实施有直接影响的重要文件资料。
厂商技术资料:
由厂商提供的,与项目实施有密切关系的产品或服务的重要技术细节资料。
部门负责人归档审核意见(可使用带电子签名的邮件回复):
备注:
1、已提交的项目文档请在“已提交项及备注说明”一栏打勾,未提交的“必选”文档请在该栏说明未提交原因。
2、《项目文档归档范围》应同《项目文档归档清单》一并提交部门负责人审核,审核通过后,方可提交文档管理员办理归档。
3、《项目文档归档范围》用于反映项目文档管理的规范性,审核侧重于检查项目管理各阶段文档记录是否完整,若有“必选”文档未提交的,其说明理由是否合理、充分。
附件三
项目文档归档清单
项目编号:
归档日期:
一、立项文档
编号
文件名称
密级
当前保管人
备注
二、商务文档
三、启动与规划文档
四、执行与控制文档
五、收尾文档
- 配套讲稿:
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- 信息技术 文档 管理办法