系统管理及总帐培训教案Word格式文档下载.docx

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可录入开始使用总账系统时各科目的期初余额。

可定义凭证类别。

若要进行辅助项管理，还需要定义各辅助项的目录。

包括部门目录、个人目录、客户分类、客户目录、供应商分类、供应商目录、项目目录。

自由定义会计期间。

2.凭证管理

通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。

提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。

最少击键次数的设计：

提供快捷键自动计算借贷方差额，以最快速度使凭证借贷平衡。

若有外币核算可自动由外币、汇率、本币金额中的两方计算出第三方。

可随时调用常用凭证、常用摘要，自动生成红字冲销凭证,以及语音提示功能，可助您更加快速准确地录入凭证。

提供出纳签字功能，加强出纳凭证的管理。

提供对原始单据及明细账的联查功能。

增加凭证及科目的自定义项定义及录入，提高凭证录入内容的自由度。

可完成审核凭证及记账，并可随时查询及打印记账凭证、凭证汇总表。

凭证填制权限可控制到科目。

凭证审核权限可控制到操作员。

灵活的凭证打印功能。

标准凭证格式的引入和引出，可完成不同机器中总账系统凭证的传递引入：

按规定格式引入其他系统或其他机器上的总账系统中的凭证。

引出：

按规定格式引出总账系统中的凭证。

3.标准账表

随时提供如下标准账表，并可查询包含未记账凭证的最新数据:

总账、余额表序时账、明细账、多栏账、以及能够同时查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账。

日记账、日报表在查询各标准账表的同时，可同时查询到数量账、外币账。

在查询时，可随时调整列宽，且可在退出查询时保存列宽。

提供“我的账簿”功能为您保存常用的查询条件，加快查询速度任意设置多栏栏目，能够实现各种输出格式。

自由定义各栏目的输出方式与内容，能够满足不同层次的管理需要。

提供总账明细账凭证原始单据相互联查、溯源功能。

明细账的查询权限可以控制到科目。

灵活的打印输出：

提供栏目打印宽度、账页每页打印行数等参数的设置，以及明细账可按总账科目打印账本的功能。

各类正式账簿提供套打功能。

4.现金管理

为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。

可完成银行日记账、现金日记账，随时出最新资金日报表，余额调节表以及进行银行对账。

5.数量核算

适用于要求对实物数量和金额同时核算业务。

6.外币核算

您可选择采用固定汇率方式还是浮动汇率方式计算本币金额。

可由您选用直接标价法和间接标价法折算本位币。

月末可自动调整外币汇兑损益。

7.月末处理

自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。

进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。

灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。

8.辅助管理

1.）个人借款管理

主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。

提供个人借款明细账,催款单,余额表,账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。

2.）部门核算

主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时的反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较，便于进行部门考核。

提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。

3.）项目管理

用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收入，往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队,合同,订单等等。

提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。

4.）应收应付管理

主要进行客户和供应商往来款项的发生、清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。

提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。

二、启动总账系统并进行具体操作流程

选项设置

1、单击[设置]下的选项，凭证选项：

制单序时控制、支票控制、资金及往来赤字控制、

2、账簿、凭证套打设置

3、往来在总账系统下核算：

（1）应收应付总账及明细账均在总账系统输入

（2）日常应收应付的增减变动是通过在总账系统填制凭证方式实现的

（3）往来款管理在总账中进行，包括账簿查询、核销、两清、账龄分析等业务

（4）适合于只要求查看各往来单位款项，并不要求知道究竟是哪一笔数据的具体发票情况

4、在应收应付中核算

（1）应收应付总账余额在总账系统输入，应收、应付明细余额在应收款管理和应付款管理系统分别录入

（2）日常操作是通过录入发票及结算单，并由应收款管理和应付款管理根据发票及结算单自动生成凭证传递到总账实现的

（3）往来款管理在应收款管理和应付款管理中进行，包括账龄分析、催款单等业务数据，也包括科目账等财务数据的查询，而且查询可以从多角度出发

（4）适合于不仅要反映各往来单位款项，并要反映究竟是哪一笔数据的具体情况，多见于同购销链一同使用的情况，那么发票无须录入，系统自动从采购或销售系统中传递过来。

三、账系统初始化

1、会计科目

（1）在建账过程中，将会计科目一旦预置，这里只需要录入二级及以上科目即可辅助核算在手工核算中未涉及过，一般情况下，下列科目需要设成辅助核算应收账款（客户往来）、应付账款（供应商往来）、其他应收款__备用金（个人往来）、制造费用（部门核算）、管理费用（部门核算），生产成本（项目核算）辅助核算的设置应根据实际情况来定义。

（2）数量核算及外币核算的处理如果有会计科目需要进行数量核算、外币核算，则在相关处打勾，并将外币币种和数量单位填入，计量单位指的是数量核算的计量单位，如：

单位如果没有购买存货核算系统，而单位的存货又较少，就可以设成科目形式进行数量核算。

（3）本级会计科目已经使用，则不能增加下一级科目，也不能修改科目编码，不能删除科目。

（4）指定科目：

在手工核算中，日记账已经体现了现金和银行存款的特殊性，但电算化处理时日记账已失去了这成含义，所以通过指定科目来体现现金科目和银行存款科目的专人专管的特性。

如果不指定科目将不能进行如下操作：

在出纳管理中无法查询”现金”、”银行存款”科目的日记账；

不能执行银行对账功能；

执行出纳签字时将造成”没有符合条件的记录”的结果。

具体操作是：

点击会计科目横栏”编辑”下的”指定科目”分别指定”现金总账”科目为”现金”，”银行存款总账”科目为”银行存款”。

用鼠标单击【编辑】菜单下的【指定科目】，用户在此用〖>

〗、〖》〗选择现金、银行存款的总账科目，选择完毕后，用鼠标单击确认按钮即可。

2、录入有关档案内容：

（1）如何增加客户分类？

鼠标单击〖增加〗按钮，按要求输入各项内容，再按〖保存〗按钮，保此次增加的客户分类；

如想放弃新增客户分类，可以用鼠标单击〖放弃〗按钮，放弃此次增加的客户分类。

如果想继续增加，用鼠标单击〖增加〗按钮即可。

注意：

有下级分类码的客户分类前会出现带框的+符号，双击该分类码时，会出现或取消下级分类码。

新增的客户分类的分类编码必须与[编码原则]中设定的编码级次结构相符。

例如，编码级次结构为“XX-XXX”，那么，“001”是一个错误的客户分类编码。

客户分类必须逐级增加。

除了一级客户分类之外，新增的客户分类的分类编码必须有上级分类编码。

例如，编码级次结构为"

XX-XXX，那么“01001”这个编码只有在编码“01”已存在的前提下才是正确的

（2）如何增加客户？

在左边的树型列表中选择一个末级的客户分类（如果您在建立账套时设置客户不分类，则不用进行选择），单击〖增加〗按钮，进入增加状态。

增加完成后，单击〖保存〗按钮，则保存当前输入信息。

您可以在页编辑状态下，单击〖增加〗按钮，继续增加新的客户。

（3）如何实现并户?

点击客户档案中的〖并户〗按钮，弹出并户对话框输入被并户的客户编码以及并至客户处的编码，然后点击确认键即可。

系统提示并户成功，则表明已完成并户，被并户的客户将不再出现在客户列表中。

（4）如何设置显示内容?

在客户档案中显示的内容您可自由设置。

点击“客户档案”的〖设置〗按钮，出现栏目选择框，根据需要选择相应栏目，然后点击〖确认〗按钮，则显示客户时系统将按您设置的栏目进行显示。

提示：

客户的参照采用分级的参照方式，左边是分类，右边是档案。

（5）如何排序

您可在客户档案中用鼠标将要排序的栏目选中，选中的栏目以蓝色显示，然后点击鼠标右键，选择排序的方式：

升序或降序。

选择后系统则自动进行排序。

一次可选择多个栏目进行排序。

例如在客户档案中，如果想按“所属地区＋客户编号”排序，您可先将所属地区和客户编号排列在一起，然后用鼠标将所属地区码和客户编号选中，然后点击鼠标右键，选择升序或降序即可。

（6）供应商分类与供应商档案的设置参照客户分类与客户档案的设置。

（7）项目定义

一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如说，在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单……，为此应允许企业定义多个种类的项目核算，因此，可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。

一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，我们还可以对这些项目进行分类管理。

例如：

可以按以下步骤定义项目：

A设置科目：

在[会计科目设置]功能中执行。

如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品，在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。

B定义项目大类：

在[项目目录定义]功能中定义。

如增加生产成本、在建工程、商品核算、科研成本等项目大类。

C指定核算科目：

在[项目目录定义]功能中指定。

如将产成品、生产成本等科目指定为生产成本项目大类的科目；

将在建工程科目指定为在建工程项目大类的科目。

D定义项目分类及项目：

如在建工程的项目大类下的明细项目及分类。

“项目目录定义”功能用于项目大类的设置及项目目录及分类的维护。

用户可以在此增加或修改项目大类、项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，以及项目目录。

注意：

项目目录：

选择此项后，系统将列出所选项目大类下的所有项目。

“所属分类码”为此项目所属的最末级项目分类的编码。

按〖维护〗按钮，则可增加、删除和修改项目目录。

3、录入期初余额

如果是第一次使用账务处理系统，必须使用此功能输入科目余额。

如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”后，上年各账户余额将自动结转到本年。

新用户（第一次使用用友账务的用户）操作方法:

如果您是年中建账，比如您是9月开始使用账务系统，建账月份为9月，您可以录入9月初的期初余额以及1-9月的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额；

若您是年初建账，可以直接录入年初余额。

增加期初余额清零功能：

当此科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时，清除此科目的所有下级科目的期初数据,此功能只能在没有已记账凭证时使用。

具体操作方法见老用户操作方法。

本系统新增了期初余额清零功能：

当此科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时，清除此科目的所有下级科目的期初数据。

存在已记账凭证时此按钮置灰

老用户操作方法:

（1）、将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。

（2）、如果是年中启用，还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。

（3）、录完所有余额后，用鼠标单击〖试算〗按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，也可单击〖对账〗按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致。

只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。

若年中启用，则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额将自动计算出来。

如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。

但必须先录入本币余额，再录入外币余额。

若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。

在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。

四、填制凭证

操作步骤】

1、用鼠标单击菜单【凭证】下的【填制凭证】，屏幕显示凭证画面。

2、用鼠标单击〖增加〗按钮或按[F5]键，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别上。

凭证类别：

输入凭证类别字，也可以用鼠标单击或按[F2]键，参照选择一个凭证类别，确定后按[Enter]键，系统将自动生成凭证编号，并将光标定位在制单日期上。

凭证编号:

若账套参数为“系统编号”，则系统自动编号，编号方法为：

当前制单日期所在的会计期及所选凭证类别下的最后一张凭证的凭证号加一。

若账套参数为“手工编号”，则凭证号为空，由用户录入数字。

凭证号不能为空且必须唯一。

允许最大凭证号为32767。

系统同时也自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五笔分录，当某号凭证不只一页，系统自动将在凭证号后标上几分之一，如：

收-0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。

如果在启用账套时或在“选项”中，设置凭证编号方式为“手工编号”，则您可在此处手工录入凭证编号。

制单日期：

系统自动取进入账务前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或按参照输入。

附单据数：

在“附单据数”处输入原始单据张数，输完后按[Enter]键。

凭证内容：

输入本张凭证的每一笔分录。

每笔分录由摘要、科目、发生金额组成：

⑴摘要：

输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了，或按参照按钮选入常用摘要，常用摘要的选入不会清除原来输入的内容。

⑵科目：

科目必须输入末级科目。

科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。

如果输入的科目名称有重名现象时，系统会自动提示重名科目供选择。

输入科目时可在科目区中用鼠标单击或按[F2]键参照录入。

⑶辅助信息：

根据科目属性输入相应的辅助信息。

如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。

在这里录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示当您需要对所录入的辅助项进行修改时，可用鼠标双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。

A、如果科目有客户往来的属性，则屏幕提示您输入“客户”、“业务员”及“票号”等信息。

“客户”可输入代码或客户简称，也可通过参照功能输入。

参照方法：

在“客户”处按按钮或按[F2]键，系统显示所有客户目录。

也可以输入几个字，按[F2]可参照到以这几个字开头的客户简称。

如输入“北”字，再按按钮或[F2]键，可参照出第一个字为“北”的客户简称。

“业务员”可输入该笔业务的销售或采购人员，如果在客户档案中设置了此客户的专营业务员，则在录入客户名称后，自动填充业务员为专营业务员，如果未设置，置空，可修改。

“票号”可输入往来业务的单据号。

B、如果科目有供应商往来的属性，则屏幕提示您输入“供应商”、“业务员”及“票号”等信息。

“供应商”可输入代码或供应商简称，也可通过参照功能输入，参照方法同上。

“业务员”可输入该笔业务的销售或采购人员，如果在供应商档案中设置了此供应商的专营业务员，则在录入供应商名称后，自动填充业务员为专营业务员，如果未设置，置空，可修改。

C、若科目为部门核算科目，则屏幕提示您输入“部门”信息，可输入代码或部门名称，也可按按钮或[F2]键参照输入。

D、若科目为个人往来核算科目，则屏幕提示您输入“部门”、“个人”等信息，可输入代码或名称，也可按按钮或[F2]键参照输入。

F、若科目为项目核算科目，则屏幕提示您输入“项目”信息，可输入代码或名称，也可按按钮或[F2]键参照输入。

系统新增“显示已结算项目”选项，默认为选中，选中“显示已结算项目”，则在项目参照中列示出已结算项目。

如果该科目要进行数量核算，则屏幕提示您输入“数量”、“单价”。

系统根据数量×

单价自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可按空格键调整金额方向。

G、如果该科目要进行外币核算，系统自动将凭证格式改为外币式，如果系统有其他辅助核算，则先输入其他辅助核算后，再输入外币信息。

外币：

您可修改、填入外币值，若该科目也核算数量，则系统自动根据数量×

单价计算外币。

汇率：

系统将自动显示在“外币及汇率”所录的汇率，若在“选项”中将“汇率方式”选项设为固定汇率，则显示当月的月初汇率，若“汇率方式”选项设为浮动汇率，则显示当日的浮动汇率，若当日未录入当日汇率，则显示已录入汇率的日子中最近一日的汇率。

您也可直接将光标移到汇率处进行输入或修改。

按按钮，可参照或输入各日的汇率。

金额系统根据折算公式自动折算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可将光标移动到贷方后，按空格键即可调整金额方向。

如果在“选项”中没有设置数据小数位，系统自动取整。

折算公式在“外币及汇率”中定义，一般企业使用外币×

汇率=本币的公式折算本币金额，也有些企业采用外币÷

汇率=本币的公式折算本币金额。

若您的外币、汇率或金额输入有误，您可以将光标移到错误数据处，直接在上面修改即可。

H、若科目为银行科目，那么，屏幕提示您输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。

其中，“结算方式”输入银行往来

结算方式，“票号”应输入结算号或支票号，“票据日期”应输入该笔业务发生的日期，第二笔支票日期默认为上一分录的支票日期，并选中，回车则确认，输入则全部清除，“票据日期”主要用于银行对账。

对于要使用“支票登记簿”功能的用户，若希望在制单时也可进行支票登记，则应在“选项”中设置“支票控制”选项，那么在制单时，如果所输的结算方式应使用支票登记簿，在输入支票号后，系统则会自动勾销支票登记簿中未报销的支票，并将报销日期填上制单日期，所以在支票领用时，最好在支票登记簿中予以登记，以便系统能自动勾销未报的支票。

若支票登记簿中未登记该支票，系统将显示支票录入窗供您将该支票内容登记到支票登记簿中，同时填上报销日期。

⑷金额:

即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。

如果方向不符，可按空格键调整金额方向。

按下快捷键[Ctrl+L]可显示/隐藏数据位线（除千分线外）

3、当凭证全部录入完毕后，按〖保存〗按钮或[F6]

键保存这张凭证，按〖放弃〗按钮放弃当前增加的凭证。

也可用鼠标单击〖增加〗则可继续填制下一张凭证。

4、若想放弃当前未完成的分录的输入，可按〖删行〗按钮或[Ctrl+D]键删除当前分录即可

5、当一批凭证填完后，用鼠标单击〖退出〗或通过菜单【文件】下的【退出】退出制单功能。

本系统默认应按时间顺序填制凭证，即每月内的凭证日期不能倒流，如：

6月20日某类凭证已填到第200号凭证，则填制该类200号以后的凭证时，日期不能为6月1日至6月19日的日期，而只能是6月20至月底的日期。

但您也可解除这种限制，即在【选项】中，将其中的账套参数“制单序时”取消。

凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号将不能再修改。

若要修改，只能删除凭证。

要决：

若您不希望在凭证金额栏中显示数据位线（除千分位线外），可按<

Ctrl+L>

键取消显示，若希望显示，也可按<

键恢复显示。

对于一些常用的摘要，如“提现金”、“报差旅费”等，可在主菜单【凭证】中的【常用摘要】里预先定义好这些常用摘要，再在【填制凭证】中的摘要处调用，以便加快录入速度。

在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。

填制某张凭证时，前两笔分为借100，借200，在录入第三笔分录的金额时，将光标移到贷方，按下“=”键，系统自动填写300。

若数量、单价有一方未录入，系统将根据金额或外币自动计算出数量、单价。

提高录入效率和准确度。

在录入凭证时，若不录入外币，只录入汇率和金额，系统可反算出外币数；

若不录入汇率，只录入外币和金额，系统可反算出汇率，提高录入效率和准确度。

如果您的修改影响了原来外币、汇率、金额三方的平衡关系，也就是说，外币折算误差（即外币、汇率按折算公式计算出的本币金额与实际上输入的本币金额之间的误差）超过您在“外币及汇率”中定义的折算误差，系统将会提示您，如果您希望重新计算，那么您在要重算的地方按[F11]键，系统将按折算公式重新计算。

某单位采用固定汇率方式计算本币金额，折算公式为外币×

汇率=本币，折算误差为0.01，在填凭证时，输入外币数100美元，再输入本月固定汇率8.3，回车后，系统自动在金额处填上830（100×

8.3=830），若此时发现外币数输入有误，应为1000美元，则将100美元改为1000，然后将光标移到金额处，系统提示误差（1000×

8.3-830>

0.01），按[F11]，系统将金额重新填上下8300（1000×

8.3）。

科目、客户、供应商、往来个人、部门、项目可在制单时随时通过参照界面中的〖编辑〗按钮进行增加及修改。

五、审核凭证

【操作步骤】

（1）、进入【审核凭证】，屏幕审核凭证条件窗。

（2）、输入审核凭证的条件后，屏幕显示凭证一览表。

（3）、在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证，如果此凭证不是你要审核的凭证，可用鼠标单击〖首页〗〖上页〗〖下页〗〖末页〗按钮翻页查找或按〖查询〗按钮查找输入条件查找。

（4）、当屏幕显示待审核凭证时，您可进行审核，通过菜单【查看】下的【科目转换】可切换显示科目编码和科目名称，用↑或↓键在分录中移动时，凭证下将显示当前分录的辅助信息。

（5）、审核人员在确认该张凭证正确后，用鼠标单击〖审核〗按钮将在审核处自动签上审核人名，即该张凭证审核完毕，系统自动显示下一张待审核凭证。

（6）、若审核人员发现该凭证有错误，可按〖标错〗按钮，对凭证进行标错，以便制单人可以对其进行修改。

若想对已审核的凭证取消审核，可用鼠标单击〖取消〗取消