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(1)一般材料提前30天提交;
设备提前60天提交;
(2)需定制的材料设备、重大或集中采购的项目需适当提前。
四、甲供材执行程序
1、施工单位依据施工合同、招标文件、工程量清单、施工图纸要求等,对需要的甲供材提出书面申请。
2、施工单位在规定时间内按要求填写《甲供材料/设备申请单》→监理单位审核→工程部(审核规格型号是否与图纸相符)→成本管理部(对申报数量进行审核)→总工办(审核技术参数、规格型号等是否符合要求)→采购部。
3、采购部按照《甲供材料/设备申请单》内容和金额确定采取招标方式或直接采购;
已有合作协议的,采购部直接订货;
需进行招标的,送招标办按公司招标程序执行。
4、实施直接采购的,采购部通过询价方式将最终确定的价格填入《甲供材料设备采购审批表》,并附报价单及询价报告,报成本管理部、主管副总审核、分(子)公司总经理审批,
5、《甲供材料/设备申请单》包括内容:
(1)工程名称,使用部位、合同编号;
(2)施工单位、监理单位名称及主管签字,建设单位工程部主管工程师及总监/经理审核签字,成本管理部、总工办负责人审核签字;
(3)材料设备的名称、规格型号、数量等;
(4)申请时间、要求到货时间。
6、《甲供材料/设备采购审批表》应包含以下内容:
(1)审批表编号;
(2)材料设备名称、规格型号、单位、数量、单价、合计等;
(3)采购部负责人、成本管理部负责人、总工办负责人、主管副总、分(子)公司总经理审核签字。
7、甲供材工作的组织实施
(1)招标方式
-需要通过招标方式确定的材料、设备,招标办依照公司有关规定进行招标;
-在公司合作伙伴信息库建立前公司各部门均可提供供应商、合作商信息;
-采购部配合招标办进行招标。
(2)直接采购方式
-可采取询价、议价方式确认;
-询价单位不得少于3家,有关询价信息填入报价汇总表;
-采购部填写《甲供材料设备审批表》,经审核批准后方可实施采购。
-5000元以上的采购必须签订采购合同。
8、封样核准程序
(1)采购部在询价、谈判过程中,签订《采购合同》之前,要求供应商提供签字盖章、封存的样品,作为投标、报价的实物依据。
(2)总工办对样品的质量、规格、外观、颜色等进行确认,选定符合要求的厂家、品牌。
采购部根据总工办确定结果签字封存样品,一样一封,保证封样单牢固。
样品封存两份,工程部和采购部各保存一份。
(3)封存的样品作为现场收货的依据,发生质量争议时,以封存样品质量为准
四、审批时限:
1、《甲供材料设备申请单》及《甲供材料设备审批表》审批传递过程中各相关部门的审核时限要求如下:
-成本管理部、总工办的审核时间各为4小时;
-主管副总的审核时间为4小时;
-分(子)公司总经理的审批时限为8小时。
2、办公室机要秘书负责审批件的内部审批传递。
《甲供材料/设备审批表》原件一式三份,成本管理部、财务部、采购部各一份。
五、其他
1、成本管理部在审核施工单位上报的甲供材数量时,如发现施工单位用量计划超出预算,向工程部提出超量供应预警。
工程进度款、结算款申报时,成本管理部负责依据合同扣除甲供材料款。
2、工程部负责甲供材料的接收和验收工作。
采购部应提前2--3天通知工程部材料进场时间,工程部组织采购部、监理公司、施工单位、供货商进行联合验收,验收人员应严格按申请单中(有封样的按照封存样品)的规格型号、技术参数进行检验,检验结果应当场签署,不符合要求的材料必须退场。
3、材料、设备验收合格后,验收人员共同签署《甲供材料/设备工地接收单》,一式五份,供应商、接收单位,采购、预算、工程各一份。
4.签订供货合同的供应单位交货时不到现场的,视为同意验收各方的验收结果,由采购部负责转交《甲供材料/设备工地接收单》。
各方签字的《甲供材料/设备工地接收单》及《材料进场验收单》,作为供货方履行合同和付款的依据,否则财务部不予受理。
5.对到场货物是否满足要求有争议的,总工办、督察部一起参与协商。
6、采购部负责甲供材料、设备的台账登记及台账管理工作。
六、奖罚措施
1、采购部在直接采购中,采购的产品或服务不能满足公司要求,或者价格明显过高,对相关责任人予以通报批评,并处以500-1000元罚款,督察部负责抽查。
2、由于甲方供应材料、设备不合格使工期延误,造成经济损失的,每次给予采购部500元经济处罚,情节严重的追加降职甚至免职处分。
3、在样品封样核准过程中,具有下列情形之一并给公司造成风险或损失的,对相关责任人予以通报批评,并处不低于200元的罚款:
-根据本办法规定,应进行样品封存的产品而未进行封存的。
-样品封存程序不符合本办法规定。
-对已封存的样品未进行有效的管理,致使样品毁损、灭失。
4、采购部材料账目零乱,数据出现巨大偏差的,对相关责任人及部门负责人处以不低于200元的处罚。
5、采购文件审批过程中,相关审批人员未按照本办法的规定履行审批职责,视情节轻重对相关责任人予以通报批评,并处以20-500的罚款。
下列情形属于未履行审批职责:
-文件中存在明显错误等情况,并且属于审批人员职责所涉范围内应知悉的情况,而审批人员未发现或发现后未说明的;
-拒绝在文件审批单上签署意见的;
-收到审批文件后未在审批时限内完成审批的。
6、在采购过程中采购人员私自接受供方宴请或收受财、物的,根据情节轻重,公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及200-10000元经济处罚;
给公司造成重大损失的,公司将依法追究法律责任。
7、通过引入竞争机制,合理降低采购成本,保证公司利益,经公司领导核实后认为应当给予奖励的,根据节约采购成本的金额给予500-5000元的奖励。
七、附件
附件;
甲供材料/设备采购流程图
附件:
甲供材料/设备工作流程图
招标结果报领导审批
材料(设备)需求总表
编号:
工程名称:
年月日
序号
材料(设备)名称
规格型号
性能参数
数量
计划进场时间
备注
注:
甲供材料、甲方认质认价材料分开填写。
此表一式三份,成本管理部一份,采购部一份,一份上交公司主管领导。
成本管理部总监/经理:
主管副总:
分(子)公司总经理:
:
甲供材料申请表
工程项目:
送货地点:
施工合同编号:
填表时间:
施工单位:
材料编码
品名
规格与型号
颜色
单位
使用部位
到货时间
1
2
3
4
5
6
7
8
9
施工单位盖章:
建设单位项目经理:
建设单位工程部总监/经理:
施工单位项目经理:
建设单位采购部经理:
确认日期:
会签部门审核
□成本管理部□总工办
1、本表由施工单位填写上报,办公室机要秘书审核传递。
2、成本管理部负责数量的审核,总工办负责技术参数、规格型号的审核。
公司
甲供材料/设备采购审批表
材料名称
单价
合计
经办人
采购部负责人
相关部门意见
□成本管理部□总工办
主管副总经理审核
分(子)公司总经理
编号:
1、本表由采购部填制后交机要秘书负责审批传递,并在审批后交采购部办理。
2、成本管理部对材料数量、价格进行审核;
总工办对材料规格、型号进行审核。
3、后附报价单及询价报告。
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