重庆财经职业学院档案管理办法Word格式.docx
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重庆财经职业学院档案管理办法Word格式.docx
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二、分管档案工作的部门领导职责
1.组织本部门人员学习档案法规,执行本校档案工作规章制度。
2.本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作应纳入本部门议事日程,纳入有关科室、项目业务范围和工作程序,纳入有关人员的岗位职责。
3.配备兼职或专职档案员,并保持队伍相对稳定。
4.本部门各类档案的归档率、完整率和合格率要符合规定要求。
三、兼职档案员职责
1.负责本部门文件材料的形成、积累和保管,坚持平时立卷。
根据本部门不同种类的文件材料编制预立卷类目,合理存放,妥善保管。
2.每年应在规定的时间内,将应归档的文件材料整理立卷后向院档案室移交,并保证归档文件材料的完整、准确、系统。
3.努力学习档案业务知识,积极参加档案业务培训,主动接受综合档案室的业务指导、监督和检查。
4.注意文件材料的安全和保密工作。
四、综合档案室职责
1.贯彻执行上级有关档案工作的法令、政策和规定,完成上级主管机关和档案行政管理部门下达的有关档案业务工作。
2.制订学院有关档案工作各项规章制度,经院领导批准后组织实施。
不断提高档案工作的规范化、标准化和现代化管理水平。
3.负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关资料。
4.建立健全全院档案网络,指导、监督、检查和协助各部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档工作。
5.参加信息工作的整体化建设,做好档案检索工具的编制,积极开发档案信息资源,为学院教育、科研和管理工作提供服务。
6.按规定向上级档案馆移交档案。
7.对超过保管期限的档案,在分管院长领导下进行鉴定,提出存毁意见,销毁档案要登记造册,经院领导批准,两人监销。
8.贯彻执行《中华人民共和国保护国家秘密法》及其规定,做到不失密、不泄密。
9.做好“八防”工作,确保档案的完整、安全。
10.每年年终对档案进行一次全面清点、检查,对档案的收进、移出、库存量、鉴定、利用等情况进行统计,编制年报,及时上报。
11.组织全院专兼职档案员业务培训。
开展档案理论和业务的学术研究,组织和参加校内外档案研讨、交流和协作活动。
12.做好院领导交办的其他方面的档案工作。
第三章档案队伍的建设
第九条本院档案工作人员列入学院事业编制,根据学院规模和档案数量匹配专兼职人员,并保持人员相对稳定,适应学院总体发展要求。
第十条档案工作人员要努力学习建设有中国特色的社会主义理论,坚持四项基本原则和改革开发,认真执行党和国家方针、政策和规定,遵守纪律,保持党和国家机密,热爱档案事业,忠于职守,钻研业务,具有档案专业上岗证书和一定的科学文化知识。
第十一条各级领导应为档案人员(含专职和兼职档案员)提高政治、业务素质和生活待遇创造条件,关心他们的思想、工作和生活。
第十二条档案工作人员实行专业技术或职员职务聘任制。
第四章经费、库房和设备
第十三条学院要确保档案工作所需的经费,单独列项,列入学院预算。
第十四条学院必须为档案部门提供专用的符合不同载体档案管理要求的档案库房和适应工作需要的办公、阅览用房。
第十五条学院要有计划地配齐必须的档案设备,逐步实现计算机管理与档案信息化管理。
第五章文件材料的立卷和归档
第十六条建立和完善归档制度,并纳入教学、科研的管理人员的职责范围内,每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料保存。
第十七条各部门应做到各项工作与建档工作实行“四同步”管理。
第十八条实行文件材料形成部门及课题组立卷制度,一般由立卷人按文件材料的自然形成过程,加以系统整理组卷,编排页号,填写卷内目录,交档案工作人员检查,装订后向档案室移交。
档案室工作人员要认真指导立卷工作,以保证归档案卷的质量。
第十九条科研成果、基建项目、新型产品、大型设备(五万元以上)进行鉴定、验收、开箱时,应分别有科研、基建、产品、设备部门的兼职档案员参加,对应当归档的文件材料进行审查验收并签署意见。
科研项目、基建项目、设备、产品等类档案分别由科研处、总务处、负责收集、立卷、归档。
第二十条本院与其他单位合作的项目,由主办单位立卷归档,保存一套完整的档案。
协作单位应将自己形成的文件材料归档,还应复制一套副本,送交主办单位保存。
第二十一条对学院个人在其从事教学、科研党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种载体、形式的文件材料,必须按规定向档案室移交。
任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
第二十二条文件材料归档范围
一、党群类
主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织在其活动中的文件材料。
二、行政类
主要包括行政管理系统在其活动中的文件材料。
三、教学类
主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
四、科研类
主要包括反映学院科研管理和科研项目(课题)活动中的文件材料。
五、基建类
主要包括反映学院基建管理和基建工程项目活动的文件材料(图纸)及学院房产、地产等重要文件资料。
六、设备类
主要包括设备工作管理和设备请购论证、订货合同、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、报废审批等各个环节中产生的文件材料。
七、财会类
主要包括学院财务管理和会计核算活动中形成的文件材料、凭证、账簿、报表等。
八、声像类
主要包括学院在党群工作、行政管理、教学、科研、基建、设备、财务等各项活动中形成的照片、录音带、录像带、光盘等。
九、实物类
主要包括学院在办学过程中,获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌,以及废止的各种印章等有重要保存价值的物品。
十、电子文件类
主要包括学院在办学过程中形成的各类电子公文和上级下发电子文件。
第二十三条归档的文件材料,必须要求内容真实、标题简洁明确,制作和书写材料利于长期保存,格式统一、字迹工整、图像清晰、手续完备、装订牢固整齐、注明保管期限、密级(电子文件应有备份)符合有关规定和标准的要求。
第二十四条归档时间应按以下要求:
一、各党政部门和能按年度归档的部门,应在次年六月底前归档。
二、各教学部门和能按年度归档的部门,应在次学年度寒假前归档。
三、财会档案,在会计年度终了后立卷,按档案管理要求整理编目、暂由财会部门保管二年,期满后的次年六月底前归档。
四、科研、基建、设备等专题性、成套性档案,应在项目竣工验收后两个月内归档。
第二十五条归档份数:
文件材料一般归一份,重要或者频繁应用的适当增加副本。
第二十六条归档手续:
归档时需在案卷的备考表内填写本案卷页数及备考等项,部门立卷人和审批人签名等档案室审核验收。
归档部门打印“案卷移交目录”一式两份,经交接双方清点核对、签字后,各执一份,归档完毕。
第六章档案的管理
第二十七条遵循“保持档案之间的有机联系,便于管理与利用”的原则,依据本单位管理职能,结合档案内容及形成特点,对档案进行科学分类、编号。
任何个人或部门都不得长期留存或拒绝归档,更不能占为己有。
必须定期按规定向档案室移交,全校师生员工都有保护档案的义务。
第二十八条配备适应需要的档案库房和橱具等设施,做到防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等标准要求;
存放声像等特殊载体档案,应有专门库房和相应的设备,确保档案安全。
第二十九条档案应存放在档案柜内,涉密档案应单独登记,专箱存放。
档案按档号顺序排放。
第三十条已归档的档案需要补充、更改时,必须由有关部门的负责人审签意见,交综合档案室归档。
第三十一条综合档案室必须定期检查档案情况,发现破损、霉变的档案,应及时修补和复制,并做出记录。
第七章档案的利用
第三十二条档案工作人员要熟悉库藏档案分布情况,建立健全档案利用制度,确保档案安全。
学院内部人员利用档案,应填写《利用档案登记表》,部分有关材料需按审批权限领导审批,档案室方可接待。
第三十四条校外人员利用档案,须持单位正式介绍信及个人证件,填写《利用档案登记表》档案室方可接待。
第三十五条学院设置档案阅览室,只限在阅览室内阅档,不得将档案带出阅览室。
确因工作需要外借,需填写“借档备查卡”并经学院领导审批,方可外借。
借期为二周,延长借期需要另办理续借手续。
对借出的档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,报学院按规定严肃处理。
第三十六条综合档案室要编制必要的档案检索工具和参考资料,实现计算机检索,努力利用校园网,开发档案信息资源。
第三十七条未经分管院长批准,任何组织或个人无权公布档案,重要、珍贵的档案只提供备件及复制件。
第三十八条利用者要求复印档案,须在内容允许的前提下,由档案室负责复印或监督复印。
档案利用完后,应填写《档案利用效果登记表》留档案室查存。
第三十九条为落实房、地、财产、债务、学历、工龄和解决纠纷、生产建设、盈利性商业、汇编出版等有经济收益的单位或个人查阅、证明、复印均应按上级有关规定收费。
第八章档案的鉴定和统计
第四十条建立档案鉴定制度。
档案鉴定工作在分管院长领导下,由院综合档案室与档案形成部门的负责人组成鉴定小组,准确判定档案存毁,对超过保管期限地档案进行认真审定,提出存毁的意见,写出鉴定情况报告。
第四十一条需要销毁的档案,应造清册报请分管院长批准后予以销毁。
确定销毁的档案应指定专人到指定地点销毁。
未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
第四十二条本院各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期三种:
一、凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌的,对学院工作具有长久利用价值的文件材料,列为永久保管。
二、反映学院一般职能活动、在较长时期内对学院工作具有利用价值的文件材料,列为长期保管,保存15至50年左右。
三、凡是在较短时期内,对学院工作具有参考价值的文件材料,列为短期保管,保存15年以内。
第四十三条建立档案统计制度。
做好平时的统计台帐和原始登记工作;
每年年终对档案的收入、移出、库存量、鉴定、利用等情况进行统计;
第九章附则
第四十四条本办法由学院综合档案室负责解释。
第四十五条本办法自批准之日起执行。
档案保管制度
为了维护档案的完整与安全,便于档案的利用,特制订本制度。
(一)必须建立各类档案移交目录、归档文件目录、案卷目录、案卷目录登记簿、案卷统计簿等账册,定期进行清点核对,做好记录,发现问题及时处理。
(二)接收档案时要按规定办理交接手续,接受档案后要及时做好档案的分类、编目、录入等整理工作。
(三)各类档案入库时,应检查账、物是否相符。
以卷宗为单位按不同门类、不同载体,依档案号顺序排列。
(四)档案调阅完毕,必须及时入库,上架时要仔细核对档案柜标识与档案号是否一致,避免排列错误。
(五)到期档案的销毁,按鉴定销毁制度办理,任何档案工作人员不得自行销毁档案。
(六)如遇档案遗失或损坏,直接责任人或保管人需及时写出书面情况报告,按《档案法》有关规定,根据情节轻重进行处理。
未经批准,保管人员不得将有关案卷、目录擅自注解。
(七)档案人员在调离或退休时,应办理完档案交接手续后再离岗。
档案安全保密制度
为维护档案的安全,根据国家和学院有关档案安全、保密规定,制定本制度。
(一)档案工作人员要严格执行安全保密制度,忠于职守,增强安全、保密观念,认真做好档案安全保密工作。
(二)档案工作人员必须严格遵守国家和学院有关档案保密范围的规定,不利擅自传播有关保密档案的内容。
(三)档案的密级由归档文件整理单位根据有关文件确定,综合档案馆进行复核。
密级的变更和解密必须按《保密法》和有关法规办理。
(四)查阅、摘抄、复印密级档案时,必须履行审批手续,并妥善保管好摘抄记录和复制件,使用完毕后,由综合档案馆收回销毁。
(五)为确保档案的安全,档案馆内禁止吸烟和存放易燃、易爆物品,不利在库房内会客和接待非档案工作人员。
(六)认真贯彻执行“八防”方针,建立库房管理责任制,定期检查库房,发现隐患及时向有关领导报告,积极采取应对措施。
(七)每天工作完毕后,必须把取出的档案材料及时放入档案柜内,不得放在桌上或随意堆放,下班前要检查门、窗、切断电源、水源,保证安全。
档案借阅制度
档案借阅是档案管理工作的主要形式之一。
为充分发挥档案的作用,既方便档案利用,又确保档案的安全完整,特制订本制度。
(一)借阅档案,必须办理借阅手续。
档案原则上不能外借,特殊情况下只借复制件,外借原件需办理特批手续,并严格要求限制借出时间。
(二)学院内部各单位借阅部门档案,须经本部门负责人同意方可查阅;
跨部门借阅重要档案资料,须经原归档部门负责人同意方可查阅;
学院以外利用者,须持有本单位介绍信和本人身份证,并经学院分管档案工作的院领导同意方可查阅。
借阅档案者要认真填写《档案借阅登记簿》。
利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》。
(三)查阅、摘录、复制尚未开放的档案,须经有关部门同意,并经综合档案馆负责人批准后,按规定办理借阅手续。
借阅属于控制使用范围的机密档案,须经学院分管院领导批准。
利用档案的单位和个人未经档案主管部门同意,不利擅自公布档案内容。
(四)借阅者应对档案的保密、安全和完整负责,不得把档案中的内容随意转告他人。
利用者未经有关部门或综合档案馆的同意,不行转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页等。
严禁出售档案,因泄密造成不良影响的,要追查责任,根据情节轻重依法处理。
(五)档案借出以后,档案管理员要定期催还;
归还档案时,要当面检查,检查无误后,注销外借手续,按档案号顺序放入档案柜内。
外借档案如发现有转借、损坏、丢失等现象,应写出书面报告,根据不同情况,上报学院严肃处理。
(六)综合档案馆同意摘录或复制的档案、资料,经校对、盖章以后生效。
(七)根据《档案法实施办法》第二十六条,凡利用属于收费范围内的档案,按有关部门核定的收费标准进行收费。
档案鉴定与销毁制度
(一)在分管院领导的领导下,综合档案馆及有关部门的负责人与负责该门类档案的档案员组成鉴定小组,按照分工,先个人初鉴、再集体审查的程序,对需要变更密级、销毁、延长保管年限、向社会开放的档案进行鉴定,具体工作由综合档案馆组织。
(二)对正在整理归档的材料,要用全面的、历史的、发展的观点鉴定材料的价值,准确把握归档范围和保管期限,有异议的鉴定小组裁定。
根据国家规定,保管期限的时限为:
1~15年;
长期16~50年;
永久51年以上。
(三)根据科研档案的科学价值,以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用,对科研档案要进行整体鉴定。
鉴定时按任务来源、意义、科技水平、经济和社会效益以及历史价值,划分重大、重要、一般三级。
重大级科研课题档案指:
国家和各部、委下达的重要的研究项目以及重要的国际合作项目的档案,获得国家级各类成果或省、部级二等科技成果奖以上项目的档案;
重要级科研课题档案指:
国家各部门和省下达的较重要的研究项目以及一般的国际合作项目的档案,获得省、部级三等科技成果奖以下(含三等)项目档案,属国家级、部级重大研究项目因故中断,但要较长时期内具有较高查考应用价值的档案;
一般级科研课题档案指:
上述二类以外一般性研究项目或未取得成果的科研档案。
(四)对保密期限已满的档案。
由鉴定小组提出是否变更密级或解密的意见,报分管院领导批准,作出是否变更密级或解密的决定。
(五)对超过保存期限的档案,由鉴定小组提出销毁或延长保管期限的意见,报分管院领导批准,作出是否销毁或延长保管的决定。
(六)对已到开放期的档案,由鉴定小组提出是否向社会开放的意见,报分院领导批准,作出是否向社会开放的决定。
(七)销毁档案须填写清单、注明鉴定时间和参加鉴定的人员,并送上级部门指定的销毁地点销毁。
销毁时由3人执行,销毁后在清单上签字,并注明销毁日期。
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