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如何解决这些管理上的难题,有许多选择,但每种方法都是可能是必要的和有效的,但有时也会带来负面作用,令我们左右为难:
制订更加严格的管理制度;
这有可能使我们陷入令人生畏的文牍陷阱。
某些职员为繁琐的管理条例迷惑,不知所措。
某些职员又聪明过度,会利用管理条例的矛盾和漏洞。
管理条例再严密,却百密终有一漏。
实行更加严格的监督;
经理亲力亲为地去监督各个部门的运行情况,常常是费力不讨好的事。
任用更加值得信赖的人,比如亲友;
我们会不会因此犯任人唯亲的错误,令媚者近,贤者远?
聘请能力更强的职业经理人;
职业经理人和企业所有者的利益和权利如何划分,保证相互信任,这是很难解决的问题。
设置更多的管理者,互相监督;
更多的管理会迅速地增加管理费用。
管理者的增加,也会出现更多管理层次,使得协调困难,让管理更加混乱。
采用更先进的管理手段;
使用计算机管理作为手段,重组企业的业务流程,实现管理的科学化。
人们普遍认为,使用包括计算机管理在内的先进管理方法,是提高目前的国内汽车驾驶培训学校管理水平行之有效的方法,也是科学管理的前提。
因为它在大幅提高管理水平的同时,还化解了人与人的矛盾,减少管理费用。
二、使用计算机管理的好处
使用计算机管理的优越性,几乎人所共知。
但我们还想在此总结一下。
1.让学员看起来您的公司很正规
一个顾客,走进一个宽敞明亮的接待大厅,看到的是整齐漂亮的计算机,得到的是清晰明确的计算机打印的表格,报名的速度一定会快许多。
如果他看到的是油乎乎的报名表、鬼画符般的手写单据,其心理感受绝对不一样。
2.使企业管理变得顺滑自然
计算机管理将种种管理规定,以权限的方式,固化在计算机软件中,强制人们执行。
给学员优惠的权利,赊账考试的许可,学员投诉的签字处理……,所有这些权利的授予者和执行者都是谁?
过去,我们要依靠满柜子、满墙面的条例加以规定,违者扣分、罚款甚至开除。
但是,人终归是人,有私心诱惑的时候,有疏忽的时候,有糊涂的时候……,错误在所难免。
防止人们犯错误的最好办法,就是不给他犯错误的机会。
在桌子上,放一根金条,规定擅动者罚款1000元,不如把这根金条锁起来。
治病不如防病。
使用计算机管理中,总经理、部门经理、财务、业务员、教练员,不同人等,都有不同权限,谁也不能超过业务流程的规定,不能超过总经理给他规定的权限,企业的管理就自然规范了。
3.可以有更多更快更准的统计分析
使用手工处理时,我们可以得到几张统计报表?
什么时候得到这些报表?
说到这,大部分企业的经理都会叹气,除了原始的账本,如学员考试成绩情况统计,学员培训记录统计报表寥寥无几,而且通常要滞后半个月或一个月才能出现在厂长的办公桌上。
如果经理希望多要一个统计数据,那都似乎是要索取会计或工作人员的命。
手工计算实在是又缓慢有容易出错。
其实,我们想知道很多,比如:
各招生点学员量排行榜?
重要学员来自哪个地区?
招生费用统计分析?
教练员的业绩比较?
教练车费用统计
……
只有计算机管理的软件,才能又快又准地告诉我们这些数据。
计算机通过各式各样的报表,帮助我们从各个侧面分析企业,看看它是否在正常运行、有没有出轨的可能。
过去,我们只能定性地分析一个企业。
我们只能说,大概如此,或可能如此,或也许如此…,我们的语气总会是那样犹疑不决。
而有了计算机管理,我们就可以定量地分析一个企业了。
4.让计算机帮助我们做管理决策
对于一个汽车驾驶培训学校来说,我们有许多问题需要决策,比如:
教练车的最佳数量是多少?
教练员的最佳人数是多少?
谁是最佳教练员?
最佳招生负责人是谁?
这些问题的最佳答案受很多因素控制,很难直观判断出来。
本质上讲,这些实际上属于数学模型的最佳点求解问题。
对于数学模型的计算,过去手工计算是难于进行的,所以,我们只好依靠感觉。
手工的弱视,恰恰是计算机的强项。
通过计算机管理,我们就可以化难为易,使我们的决策过程科学、轻松、简单。
5.依赖计算机优于依赖人脑
企业的老板们都有深刻的体会:
一个企业对优秀的业务员是多么依赖!
对他们,我们真是又爱又怕,总要用警惕的眼光审视着他们:
他明天早上,会不会恭恭敬敬地交上一份辞职报告,告诉你他要另谋高就,或挑摊单干?
只要关键的业务员一旦缺失,我们就可能:
流失大量的学员,因为来电或者来厂咨询的学员档案只是写在业务员的私人笔记本上;
业绩猛烈下降,因为很多技术信息都只有一个业务员知道;
财务结算审核出错,因为很多学员的所缴费用情况只有工作人员最清楚;
在一个汽车驾驶培训学校,培养一名好的业务员,需要很长的时间。
人员流失,却是一天的事。
多年来,汽车驾驶培训学校一直深受其扰。
解决这个问题的方法,不是老板赤膊上阵,顶替业务员的空缺。
我们可以把原本由个别业务员掌握的信息,存放在计算机中,变成全体业务员,包括继任的业务员,能共享和继承的信息。
使用计算机,可以摆脱对人的复杂依赖,改为对计算机的简单依赖。
计算机如此博闻强记。
计算机不会像熟练后的业务员一样,闹福利,争奖金,要跳槽。
他忠诚可靠,唯一的微薄要求就是电压稳定。
6.大大提高工作的效率
在处理业务的速度上,计算机比人要快得多。
实际上,不仅仅在统计分析上,在处理开票、制作表单等业务中,计算机做的也很出色。
巧妙编程的软件,已经使操作者对培训或收费项目编号的记忆量要求降到最小,而且不必掌握五笔字形等复杂的汉字输入方法。
计算机开票相当简单。
提高了工作效益的同时,也减轻了工作人员的劳动程度。
而且,计算机开票,可以为制单者提供他所需要的各种资料,如老学员档案、培训记录、考试成绩、费用信息,随时十分方便地加以引用,可以进行金额和税金的自动计算、自动打印,节省了大量翻账本、查资料和计算的时间,从而大幅提高处理业务的速度。
7.让总校和分校成为一个整体
在中国,连锁经营的浪潮早已悄然兴起。
统一形象、统一品牌只是连锁店的外表,更重要的是实现招生、人员、资金和教练的统一调配、共享学员和技术的信息,达到依赖规模降低经营成本和提高服务水平的目的。
为这个目的,计算机联网管理可以大显身手,它让你的总校和分校成为一个总体,不至于因为成长而失控,实现效益最大化。
而且计算机系统可以做到各个分校之间看不到对方数据,总校可以看到各个分校的数据。
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三、选择什么样的计算机管理系统
随着汽车驾驶培训学校的平均利润率的正常回落,计算机的硬件价格也在迅速降低,使用计算机管理早已成必然之势。
现在,计算机管理已成为一个汽车驾驶培训学校管理水平的标志。
那么企业选择甚么样的软件好呢。
两种方式,一是自主开发,而是购买通用性的软件产品。
自主开发的软件
最开始,80年代初,市面上没有商品化的软件可买,人们只好自行开发软件。
在那个原始年代,汽车驾驶培训学校的老板们就是系统设计师,常常亲自与不知从哪里请来的大学老师或学生一起挑灯夜战,讲解企业的运作模式,给编程者上课。
这样编出的软件,往往都是亦步亦趋地符合某个别汽车驾驶培训学校的习惯,尽管这个企业的管理方法可能有种种弊端。
就这样,我们迈出汽车驾驶培训学校计算机管理的第一步。
但自行开发软件的模式很快显示了其不足之处:
其一,技术水平低;
因为这些系统由于是委托个人开发,受限于当时的计算机水平和个人力量的不足,投入小,造成软件的技术落后,软件功能简陋、安全性差;
其二,没有可靠的服务;
因为这种软件,往往是作为一个个人或单位的小型项目而开发的,项目完成后,人走茶凉,软件的维护就没有人管了。
一般企业的办法,就是联系原来开发组的一个成员,私下支付一些报酬,以便继续维护软件,勉强使用它。
这样做,代价又高又没有保证。
其三,软件的价格可能较高;
如果一个软件只为一家客户开发,高额的开发费用就会由这一个学员承担,软件价格就会较高。
除非这个软件是个粗织乱造的东西。
其四,企业付出的精力大;
因为企业要付出大量精力,去指导不懂驾校业务流程的软件工程师了解业务。
这里面的劳动量之大,总是双方都在事先难于想象的。
由于双方误解,造成工作的重复和浪费,不但让软件开发失败,还常常让朋友反目为仇。
正是由于以上原因,现在这种软件开发方法已经快绝迹了。
偶尔还有个汽车驾驶培训学校的老板,受到一个艺高胆大的朋友的鼓动,决定化上几万元,委托这位可敬的朋友做一套软件。
听到这种事,真有恍如隔世之感。
这位老板的观念,太落伍了。
通用性的软件产品
变革,来自那些曾为某个汽车驾驶培训学校开发软件的众多计算机公司中的佼佼者。
很快,这些软件公司修改自己的产品,将它们又卖给其它类似企业,他们像蜜蜂到处采蜜一样,不断吸收了不同汽车驾驶培训学校管理模式的优点,投入大量人力和资金,对软件完善和升级,慢慢地将自己的个性化的软件,改造成一套通用化的商品化软件,
现在,这种商品化的驾校管理软件早已成为主流。
商品化的软件的特点有:
其一,系统稳定;
商品化的软件已经经历了软件公司的现有用户实践使用,稳定性一定比零时开发的软件强
其二,软件功能强;
由于软件公司投入了大量资金和人力,致力一个软件的开发,不断吸收各个企业的合理建议,又融合其它类似软件的优点,软件功能就会变得十分丰富和强大。
不但可以满足客户想到的要求,而且,可以给满足那些客户需要但自己没有想到的要求;
这就像软件公司常常宣传的:
购买一套优秀的软件,实际上就是购买一套总结了众多优秀企业的管理思想的管理方案。
其三,软件的价格合理;
虽然开发通用的驾校管理软件的费用,常常以百万计,比自行开发软件高昂的多,但是,由于其应用客户众多,每套软件的价格就便宜合理了。
其四,可以享受长期的服务;
开发驾校管理软件的公司,因为要长期致力于这个项目的开发,所以特别重视售后服务和软件升级,因为他们指望,一个客户使用好了软件,可以给他介绍另一个客户。
而且他们从售后服务中,也能得到大量的有利于改进产品的信息;
其五,客户节省精力。
对于软件,采取拿来主义的方式就可以了。
显然,自主开发远不及通用性的软件产品,如果企业担心通用性的软件产品不适合自己企业,可以要求软件公司进行本地化修改。
如何规划计算机管理系统
一、计算机管理带来的烦恼
使用计算机管理系统,可能会遇到下面这些烦心事:
出病毒了;
计算机坏了;
网络断了;
数据乱了;
打印的格式不合要求了;
软件公司的服务不好;
计算机管理员跑了;
更令人着急的是,这些问题往往是企业自身的力量无法解决的难题,对手下人要求加班、给他们加奖金或加重处罚,都没有用处。
而为什么有的企业的计算机管理却成功了呢?
关键是在使用计算机管理以前,是否做很好的规划了,对各种突发问题都有处理的预案。
二、设定计算机管理目标的基本要点
我们要根据自己的业务的规模、人员的素质、……,再决定我们计算机管理的目标。
目标要切实可行,过高的目标往往导致失败。
而太低的目标,又会很快导致系统的落后。
我们首先要树立一些基本概念。
1.是事后统计还是实时控制
您准备是先干活后记账,还是边干活边记账?
这就是实现计算机管理模式的两种基本模式。
即:
事后统计和实时控制。
事后统计模式的操作方法
在实行计算机管理的事后统计模式时,整个管理过程仍然用手工处理。
各类单据在手工填写后,再由计算机录入员把这些单据逐一地录入计算机管理系统中,然后利用计算机进行统计分析。
这时,计算机软件就是一个账本。
采用事后统计模式,计算机不必摆放在每个工位上,而可以集中存放于计算机房中,计算机操作员也不必是每个工位上的业务员,而可以是专门的计算机操作员。
在整个管理过程中,计算机并不干预业务流程,只是事后进行统计分析而已。
实时控制的操作方法
实时控制的计算机管理模式似乎更先进,但也更费钱。
在这种管理模式下,整个驾校的业务过程都置于计算机控制下。
每个工序的业务员都使用计算机接受其它计算机传来的信息、处理业务和打印业务单据,并将相应信息再传递给别人。
每项业务只有通过录入计算机、进行处理、打出相应的单据后,才能实际执行。
这样,计算机记录和控制的是整个驾校的实时状况。
在这种管理模式下,计算机显然是存放在每个业务部门,操作员是每个部门的业务员。
事后统计模式和实时控制模式的优缺点
两种模式孰优孰劣?
事后统计的优点是:
A.需要使用的计算机较少,甚至使用单机即可,因而硬件投资较小;
B.可以使用专业的计算机操作员,不必培训每个业务员使用计算机,因而培训费用较少;
C.因为计算机系统简单,操作员少,输入的数据规范,因而维护简单,数据准确;
D.不会因为计算机系统的突发故障而影响业务的运转;
E.对计算机软件的功能要求很低,因而管理软件的价格也较低。
实时控制的更多的优点:
A.经理可以随时了解到驾校的实时状态,从而可以进行实时监控;
B.由于每项业务都必须在计算机上加以确认,因此业务流程规范严谨,违背规定的行为和超越权限的操作会被自然禁止,摒除许多人为和非人为因素的干扰;
C.由于每个业务环节都使用了计算机,大大提高了工作效率和业务活动的准确性;
D.由于数据的录入是由各部门的业务人员实时操作的,计算机帐可以完全取代手工帐,避免了手工帐和机器帐的重复使用,从而大幅减少了的工作量和复杂的对帐环节;
当然,事后统计和实时控制模式是可以混合使用的。
采取实时控制模式时,某些业务环节还可能采取先手工处理,再计算机录入的事后处理模式。
企业如果有实力,必然更多的选择实时控制模式。
因为,这毕竟是管理发展的方向。
就让我们根据本企业的具体情况和投资能力,决定在哪些环节采用实时控制模式,哪些环节采用事后统计模式。
值得说明的是,在复杂的管理中,如果什么都用计算机管理,就会带来软硬件投资巨大、管理层次增加、复杂度增大、人员培训费用加大和管理灵活度降低等弊病。
因此实行计算机管理并不是愈细致愈好。
计算机管理的效益顶点的峰值高低和出现位置,与各个汽车驾驶培训学校选择的软件功能、其人员素质、硬件环境和管理能力等都有直接联系。
驾校管理者不要期望所有业务都经计算机处理,这个既不现实也没有必要。
三计算机管理规划书的步骤
1.老板要懂得一点计算机
在计算机管理的实施过程中,有些老板似乎对计算机总是敬而远之,远远地看着,从不动手。
大概是不愿意在员工面前,显示自己无知的一面吧。
这样的结果,往往是他们无法对计算机管理的实施进程进行控制。
到最后,老板成了企业中计算机水平最差的人。
有的老板,对计算机管理系统的功能和作用一无所知,除了对软件的价格之外,似乎就没有更多的概念。
您不觉得危险吗?
如果,您把计算机管理的实施,完全交给一个毛头小伙子,甚至是从企业外临时聘请的一个顾问,自己却躲得远远的,计算机管理的实施工程往往是一团糟。
对照看看外资企业的经理老板,计算机的水平都相当高。
所以,计算机管理工程的实施就往往很顺利。
其实,计算机的使用一点也不神秘,只要不耻下问,您很快也可以成为里手,虽然不见得是高手。
3.成立一个计算机管理系统的协调小组
如果我们下决心,施行计算机管理工程,那么我们就应当成立一个负责计算机管理系统工程实施的协调小组。
计算机管理牵涉到整个企业的各个部门,又是一个新生事物,因此,应当从每个部门各抽调一个业务熟练、年轻机敏并具有较多计算机知识的业务员,作为这个部门的计算机管理协调员。
他们应当来自以下部门:
财务部、业务部、教练员等。
各个部门的计算机管理的协调员,当然不必是专职的。
协调员的职责是把本部门对计算机管理的要求、想法汇总起来,形成文字。
4.指定一个好的系统管理员
一个好的系统管理员是计算机管理工程的成功与否的关键。
一般来说,系统管理员应当从计算机管理工程的选型开始一直到实施应用阶段,从头到尾,负责到底,领导不要中途换将。
不然,新来者对前人所做的工作两眼漆黑,一无所知,工作百难进行。
系统管理员最好是专职的,他不仅仅要玩熟计算机,而是应当对各个部门的业务知识、财务知识有足够的了解,他能起到协调各个部门和计算机公司的作用。
系统管理员应直接对总经理负责,具有相当的权利。
最失败的例子是在计算机管理工程实施的过程中,不指定明确的系统管理员,采用集体负责制,计算机公司的技术人员只好分别面对企业的不同部门的相互矛盾的庞杂需求,而感到无可适从。
在计算机公司的技术人员看来,客户的每个部门的员工都是上帝,上帝太多太乱,导致圣命难从。
还经常出现的一个难题是企业的计算机人才匮乏。
在现有的员工中,竟找不到一个懂计算机的员工,于是只好到外边请一个兼职的专家,这位专家往往是老板的朋友,或亲戚。
可惜的是,他们往往对汽车驾驶培训学校的业务知之甚少,很难起到企业与计算机公司之间的交流桥梁作用,他对计算机公司提出的业务问题一问三不知,只好在企业的业务部门和计算机公司之间两头紧问猛跑,当一根传声筒,搞得自己也十分疲劳。
一旦计算机和软件买回来了,这位专家往往又被换人了。
解决这个问题的最好方法是什么?
还是聘请一位计算机方面的人才,长期供职于您的公司,并先让他在各个管理岗位实习一段时间。
只有充分的实践,才能使计算机的专家,对业务问题自信地发言。
4.研究各种软件的特点
索取软件公司的软件试用版。
因为,软件公司往往都可以向客户提供可以试用的软件,不妨向各个软件公司都索取一份,安装在您的计算机上,反正不必花钱。
给系统管理员足够的时间,研究软件公司提供的试用软件,研究相关的资料,看看哪个软件真正适合你的企业。
但是,系统管理员要充分意识到:
没有软件公司的正规培训,你往往会对功能强大的软件误认为使用太复杂而放弃。
小量数据的试验,往往不能反映软件在大数据量情况下的表现;
软件中的某些神秘功能也许就是您所需要的,而您只是一时还不能搞清,不要误杀呀。
不同的软件具有许许多多不同的软件功能,林林总总,多少令人晕眩。
但这些软件的功能,有多少是本公司最需要的?
有哪些本公司需要的功能,在这些软件中却没有发现?
让我们充分研究一番之后,心中就大致锁定了3-4家计算机公司吧。
然后,我们来深入研究一下本公司的需求是什么。
5.向各个部门发一张调查表
在了解本企业的应用需求时,我们不妨通过协调小组,下发一个调查表给各个部门,让他们发表意见,提出他们的希望。
这个调查表,也要发给总经理,总经理的要求往往是全面宏观的,带有指导意义。
当这些意见表汇总上来之后,不要惊讶,因为这些意见保证都是琐碎、重复、矛盾、含糊的,有的则是丢了西瓜检了芝麻,没有轻重,有的天马行空,根本无法实现。
作为系统管理员,不要把这些表,一股脑儿地交给计算机公司,而是自己要好好研究,去伪存真,去粗存精,从中整理一套完整的思路。
然后,写出报告,向总经理汇报。
我们最常见的规划错误是,系统管理员和总经理对使用计算机管理的目标都不明确,各个部门听说要实现计算机管理了,就从桌子的抽屉里翻出了一大摞有用没用的报表,提出一大堆琐碎的要求,直接交给计算机公司,计算机公司也不明白这些报表的含义何在,与企业的管理目标是什么关系,就闷头制作起来,最后发现,从企业到计算机公司的目标都丢失了。
6.总经理要提出战略性的目标
最常见的一种错误是:
在制定需求计划时,各个部门提出了各自的目标,总经理却不提出自己的目标!
也许总经理认为各个部门目标的总和就是自己的目标吧。
这可大错特错了。
总经理的要求和各个部门的需求是不能互相替代的。
作为某个部门的业务人员提出的目标往往是具体、甚至是不重要的。
比如,负责接待的业务员往往关心的是如何快速录入。
领导,特别是总经理站的不是这个层次。
他们关心的应该是:
各个工作人员的权限如何控制,各个部门任何协同办公?
下面是一个驾校可能准备在计算机管理系统中要实现的目标:
准确而又精美表格打印;
按营业收入的统计
完整的学员档案;
完整的教练车辆档案;
完整的教练员档案;
培训成本的统计;
培训计时统计;
教练分配管理;
学员约车统计;
学员的培训记录;
车辆安排管理;
车辆费用统计;
考试成绩统计;
员工工资的管理;
8.写出一份规划书
当系统管理员了解了各种软件的大致功能和本企业的业务要求,经过取舍和对比,就要写出一份规划书交给总经理,由企业领导团队去研究了。
在这份规划书中,大致我们要写清如下内容:
⏹总体目标:
本工程的基本目标;
⏹各个部门的详细目标;
⏹候选合作的计算机公司的介绍和比较;
⏹预计工期;
⏹费用预算;
⏹报告人
9.需求报告
如果你的工程较大或比较特殊的话,当大致确定准备委托哪家计算机公司承担工程后,你应当以计算机工程的规划书为蓝本,写一份需求报告,提供给计算机公司,告诉他们:
我们想要计算机系统干什么。
也许你会说,这太麻烦了吧,我直接向计算机公司口头介绍就可以了吧!
如果你的项目比较小,当然可以简单从事,但作为系统管理员,你也要清清楚楚的向计算机公司描述清楚。
但一般情况下,我们都应有这份需求报告。
没有这份需求报告,我敢打赌,您自己都不清楚自己要干什么。
整理需求报告的过程,就是整理自己思路的过程。
10.网络规模要多大
在计算机管理的规划中,一个基本的问题是:
你准备建设几个点的网络?
每个点就是一台在网络上的可以处理一定业务的计算机。
较多的站点,就意味着更加细致的管理、更及时的实时控制,但也意味着更大的费用、更复杂的操作。
因为,计算机的台数增加,不但意味着要买更多的计算机和辅助设备,拉更长的网线,软件的价格也会更多。
软件也是按照站点数收钱的。
在一个计算机网络系统中,实际上,每台计算机可以做的工作完全是一样的。
我们只是出于方便管理的原因,才把每台计算机放在规定的工位,指定专门的人员完成规定的业务。
如果一个部门的业务紧张时,这个部门的业务员完全可以使用一个部门的计算机完成另一个部门的业务。
考虑到这一点,我们也许可以省掉某些计算机站点。
我们举出以下的例子,只供参考。
我们千万要根据本企业的业务流程的实际,进行网络规模的设计。
如
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