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1.4 工程档案归档要求
1.4.1 接收归档的案卷必须保证质量,应符合下列要求:
a)归档的文件材料齐全完整;
b)文件按其内容的联系,合理整理、立卷;
c)归档的文件材料,要保持文件之间的历史联系,区分保存价值,分类整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。
1.4.2 归档时间和手续办理
d)竣工资料按年度归档(在每年的次年初归档),在项目完成通过竣工验收后及时归档。
e)随时接收上级规定应接收的档案。
接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。
要保管好各类交接记录。
1.4.3 对接收按要求整理好的档案进一步系统化,主要是
f)对所接收的档案进行严格检查,检查的内容有:
全宗内的档案是否完整,分类、排列、组卷、编目等工作是否正确。
g)进行必要的编目工作。
h)根据它的分类方案和排列次序,将案卷顺序上架。
存放档案必须有专用柜架。
在排列上架时,应按照类别和保管单位的次序排列,以便于管理和查找。
1.5 工程档案管理要求
1.5.1 档案室要按照国家规定编制各种档案管理制度及保管期限表。
保管期限划为永久、长期、短期三种。
1.5.2 定期对档案进行全面整理,包括档案的分类、立卷、拟制案卷标题、案卷排列等。
定期对档案进行局部整理,对不符合整理要求的案卷进行加工、调整。
1.5.3 建立档案的统计制度,对档案收进转出、保管利用等进行统计。
1.5.4 按照档案形成的特点,保持档案之间的历史联系,充分利用原有基础,使整理完成的档案能够反映历史活动的真实面貌,便于保管和利用。
1.5.5 档案室要定期对超过保管期限的档案进行鉴定,鉴定档案由档案部门和公司组织鉴定领导小组共同进行,经公司领导批准后,对无保存价值档案进行销毁,并由二人监销,办理销毁手续。
1.5.6 每年要对库藏档案进行一次全面的检查,认真核对,做到帐物相符,对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害,必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。
1.5.7 需要保密的档案,按国家有关规定划分为秘密、机密、绝密三种。
国家规定外的各种档案则由公司负责人确定其密级。
1.6 工程档案保管要求
1.6.1 档案库房必须确定专人负责保管,档案工作人员,必须提高警惕,认真做好库房的安全和保密工作,切实贯彻执行保密安全制度,确保档案的安全。
非本部门人员,未经同意,不得进入库房。
1.6.2 档案库房门窗要坚固,管理人员外出时,须锁好档案柜、门窗。
班前班后进行检查,发现问题及时汇报。
1.6.3 档案室应配备灭火器,严禁吸烟、存放易燃、易爆等杂物。
无人时须断电。
1.6.4 对档案库房照明线路定期检查,发现隐患,及时排除,防止因短路等原因引起的火灾。
1.6.5 为保障档案的安全和延长档案寿命,档案库房每隔半年要进行一次安全检查,按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等八防要求,及时排除档案保管中的安全隐患。
1.6.6 档案库房门窗应设有遮阳装置,避免阳光直接照射在档案柜上。
并经常打扫,保持库内整齐、清洁。
1.6.7 案卷入库时应以全宗为单位,按不同门类、载体,依档案顺序排列。
1.6.8 档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备,使库房温度基本保持在14℃~24℃,相对湿度45%~60%之间的规定要求。
每天坚持记录温湿度。
1.6.9 保持档案库房整齐干净,档案入库前须严格检查,被虫咬蚀的则不能入库。
档案柜及库房内应施放防霉、防虫药剂,并勤于检查。
1.7 工程档案借阅要求
1.7.1 凡需借阅工程档案者,须履行借阅登记手续,填写文件借阅/复制记录(详见附表),并有义务将利用效果反馈给档案部门。
1.7.2 借阅本单位、本专业范围内机密以上的档案时,需经本单部门总监以上负责人批准。
1.7.3 外单位人员因工作需要借阅本公司机密以上的档案时,须有原主管单位负责人签署的介绍信,并得到公司主要领导批准。
1.7.4 工程档案室档案原则上不外借,如有特殊需要,须经档案室负责人同意,并报请公司主管领导批准后,方可借出。
1.7.5 对借出档案要严加爱护,未经批准不得复制、摘抄、转借或公开展览等。
需要复制、摘抄、转借或公开展览时可提出申请,经档案室同意后报公司分管领导批准,方可进行。
使用中不得涂改、批注、抽页、损坏,要保持案卷完整、清洁。
对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的,视情节给予处理并写出书面材料。
1.7.6 借阅和退还档案时,必须当面点清,并经档案工作人员检查无误时,方能离开档案室。
1.7.7 档案管理人员应定期跟踪外借档案使用、归还情况。
本部门领导意见:
签字:
日期:
文件管理部门意见:
公司最高领导意见:
归还登记
经办人/日期:
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