如何进行项目筹备Word格式文档下载.docx
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估计工作量
1.目标和围
2.人力资源
说明项目的人员和角色职责
3.任务与进度
提示:
确定大的任务和进度
4.应递交的成果
机构领导签字
项目经理签字
表3-6项目任务书
第4步项目启动
机构领导和项目经理、相关人员召开项目启动会,让所有人员明白项目目标和容。
机构领导和项目经理要设法调动项目成员的积极性。
公司系统管理员在“集成化项目管理系统Future”中创建该项目,将立项过程中的所有文档存放在Future系统中。
项目经理和项目成员使用Future系统来管理本项目。
一些建议:
✧公司要对立项管理过程产生的所有文档进行管理(例如保存在Future系统中),确保不丢失文件、版本不混乱、及时传达。
对于签字的纸质文档,要保存在专门的文件柜(文件夹或文件袋)中。
人们取阅纸质文档后要及时归还。
由于立项管理过程的大多数文档含有商业,要求相关责任人做好工作。
✧在项目筹备时,基于公司利益最大化的考虑,一般不能让某些项目占用过多的优势资源。
项目经理要和上级领导充分沟通,双方在资源分配方面要达成共识。
在立项时要估算人力资源成本,在结项时要进行相应的成本核算。
3.1.9自主研发产品的结项管理流程
结项管理的目的是:
(1)指对项目的资产进行清算,防止资产流失,并重复利用资产。
(2)对项目进行综合评估,用于考核人员业绩。
(3)项目成员总结经验教训,相互交流。
结项管理的流程如图3-2所示,关键活动是“结项申请”、“结项评估”、“项目收尾活动”。
该流程的主要工作成果见表3-7。
图3-2结项管理的流程
关键活动
主要工作成果
责任人
申请结项
《结项申请书》
结项评估
《结项评估报告》
机构领导
关闭项目
《工作总结》
所有项目成员
表3-7结项管理流程的主要工作成果
第1步申请结项
正常情况下,当项目开发工作结束时,项目经理撰写《结项申请书》,并递交给机构领导。
《结项申请书》的格式如表3-8所示。
对于异常结束的项目,机构领导应当明确指示项目经理,确定何时结束项目。
机构领导应当向员工们解释为什么要异常终止项目(否则员工们人心惶惶,不利于企业的稳定发展)。
结项申请书
1.项目完成情况
计划情况
实际情况
软件主要功能
项目起止日期
人员和工作量
应递交的成果
2.资产清单(资金和设备等)
说明、处理建议
3.专利和
4.项目价值体现
阐述:
项目质量,市场价值,成本效益,对机构的贡献
5.人员业绩
业绩描述
人员A
人员B
表3-8结项申请书
第2步结项评估
机构领导接收《结项申请书》之后,请公司相关人员(财务人员、市场人员等)共同进行结项评估:
✧清算项目的资产(如资金、设备等)。
项目剩余的资金应当被公司回收,设备应当被重新利用。
如果发现非法的资产流失情况,应当及时告知机构领导,由领导处理。
✧对照《项目任务书》,评估任务完成状况(如进度、质量);
与项目成员交流,发掘可以重复利用的知识财富,给出应用建议。
✧评估该项目的价值,例如市场价值、成本效益、技术积累、客户满意度等。
机构领导汇总评估意见,撰写《结项评估报告》,格式如表3-9所示。
结项评估报告
1.资产清算
资产名称
处理意见
2.任务完成状况
对照《项目任务书》,评估任务完成状况。
3.知识财富
发掘可以重复利用的知识财富,给出应用建议。
4.项目的价值体现
例如:
市场价值、成本效益、技术积累、客户满意度等
表3-9结项评估报告
第3步关闭项目
✧所有项目成员撰写工作总结(不限制格式),在公司围共享经验教训。
项目成员及时将工作移交给维护人员(如果有的话)。
✧该项目的人力资源和设备资源将被释放,应用于新的项目。
✧公司系统管理员把结项管理过程的所有文档上传到“集成化项目管理系统Future”中,该项目的所有知识财富将被分门别类地保存在Future系统中。
3.2合同项目的立项和验收
3.2.1合同项目的立项管理流程
合同项目的立项管理流程如图3-3所示,关键活动是“售前调研”、“售前评审”、“投标和答辩”、“签订合同”、“无合同立项评审”和“项目筹备”。
该流程的主要工作成果见表3-10。
图2-1合同项目的立项管理流程
售前调研
《售前调研报告》
营销人员和机构领导
售前评审
《售前评审报告》
合同竞标
《投标书》
营销人员和项目人员
签订合同
《项目合同》
无合同立项评审
《无合同立项评审报告》
项目筹备
《项目任务书》
机构领导和项目经理
表3-10立项管理流程的主要工作成果
3.1.3如何规避竞标失败的风险
竞标过程会消耗公司的很多资源(人力、金钱、时间),如果最终不能和客户签订合同,那么竞标过程将给公司增加“净成本”。
在竞争过程中,谁也不敢担保一定能够拿下合同。
企业一定要规避竞标失败的风险,有所为而有所不为,避免浪费公司的资源。
例如客户早就把合同定给公司A了,公开竞标仅仅是个幌子,但是公司B却浑然不知,B的一切活动都没有丝毫的收获。
或者,公司B的竞争力远远低于公司A,但是公司B却不了解对手A的实力,盲目地参与竞标,结果必然失败。
规避上述风险的办法是:
公司在售前活动中就要判断是否值得投入资源参与竞标。
我们把售前活动分为2步:
售前调研,售前评审。
第1步售前调研
营销人员(或者机构领导)开展售前调研活动,和客户建立良好的关系,收集客户的项目需求。
在获取必要的信息后,调研者应当撰写《售前调研报告》(而不是口头汇报或者非正式文件),该报告将为公司决策提供充分的、有价值的信息,同时也体现了调研者的工作业绩,格式参见表3-11。
售前调研应当遵循的原则:
调研者应当客观地对待被调查的事物,不可有意往“好处”或者“坏处”设想。
调研期间所获取的数据、图表等信息要真实、有据可查,不可凭空捏造。
XYZ售前调研报告
1.调研过程简述
2.客户介绍
3.客户需求介绍
4.合作可能性分析
5.成本-效益分析
6.风险分析
7.竞争对手分析
8.其它说明
表3-11售前调研报告的参考格式
第2步售前评审
调研者撰写《售前调研报告》后,递交给机构领导。
机构领导招集相关人员成立“售前评审委员会”,对《售前调研报告》进行决策评审,决定是否投入资源进行后续的竞标活动。
售前评审会议的步骤如下:
(1)调研者根据《售前调研报告》做简要的汇报,阐述自己的见解。
(2)与会者发表自己的见解,大家共同讨论。
(3)机构领导汇总大家的意见,做出最终决定:
即是否投入资源进行后续咨询竞标活动。
并给出相应的执行指示(例如给出人力资源和时间等指示)。
(4)会议主持人撰写《售前评审报告》,格式参见表3-12。
该文档将是公司评估相关人员业绩、追究工作责任的重要依据。
售前评审报告
送审材料名称
调研者
评审委员
部门、职务、职称
评审时间、地点
评委们的见解
机构领导终审
是否同意投入公司资源进行后续的咨询和竞标活动?
[]同意
执行指示:
[]不同意
领导签字
表3-12售前评审报告的参考格式
3.2.2如何签订项目合同
签订项目合同的流程如图3-4所示,《项目合同》的参考格式见表3-13。
图3-4签订项目合同的流程
本公司商务人员(合同负责人)就项目合同的重要条款征求机构领导的意见,然后起草《项目合同》。
商务人员将合同草案递交给客户,双方进行合同谈判。
商务人员在保证双方共同获益的前提下,尽量争取有利与己方的合同条款。
随着谈判的进展,合同草案将逐步修订完善。
当谈判结束、双方满意后,双方责任人将签订正式的《项目合同》。
双方责任人仔细审查《项目合同》中的每个条款,确保合同没有错误和隐患,然后在《项目合同》上签字、盖章,使合同生效。
如果公司有律师,那么合同文本要请律师审阅,确保合同中没有法律遗患。
项目合同的主要条款
1.委托项目名称
2.委托项目合作容
3.建设项目进程
4.甲方的义务
5.甲方的权益
6.乙方的义务
7.乙方的权益
8.委托项目验收方法
9.委托项目费用
10.支付条款
11.服务承诺
12.特别条款
13.委托项目软件著作权的归属
14.权利担保
15.义务
16.不可抗力
17.违约责任
18.争议解决
19.信息、文件和资料等传递
20.其它
表3-13《项目合同》的参考格式
3.2.3预防合同风险
委托方(客户方)和承包方(开发方)在签订合同的时候,双方对项目需求的了解并不深入,合同中对“开发什么”的描述比较空洞,开发计划不切实际。
合同签订之后,客户经常变更需求,开发方被迫不断修改软件,弄得疲惫不堪。
夸地概括:
除了合同金额不变,其它一切都可能改变。
刚签订合同时开发方似乎赚钱了,后头却可能得不偿失。
此外,双方在签订合同的过程中给出了一些空头承诺(例如对进度、质量、费用的估计过于乐观),在实际执行时却难以兑现这些承诺。
处理不好将引发合同纠纷,轻则双方提前终止合同,重则双方反目成仇。
为了预防上述问题和纠纷发生,建议在合同中补加如下“特别声明”:
由于甲乙双方在签订合同之际,对项目需求的了解不够深入,因此本合同中的开发容和计划可能比较空洞。
在实际开发过程中,双方可能变更开发容和开发计划。
为了避免将来发生纠纷,因此在合同中特别声明:
本项目的实际开发容、开发计划、验收标准以双方确认的《需求规格说明书》为依据。
如果需求发生变更,双方将重新协商开发计划和费用。
3.2.4合同项目的客户验收
合同项目的客户验收流程如图3-5所示。
图3-5合同项目的客户验收流程
第1步部署和培训
当合同项目的软件(硬件)开发完成并经过测试之后,开发方人员及时撰写《安装手册》、《使用手册》等必需文档。
开发方人员为客户部署软件(硬件)系统:
✧为客户安装(更新)软件(硬件)系统,迁移数据;
✧为客户初始化业务数据,确保软件(硬件)能够正常运行;
✧对客户进行必要的培训,确保客户能够使用该软件(硬件)。
开发方人员撰写《部署和培训记录》,格式参见表3-14。
部署记录
客户名称
部署人员
部署时间
部署重要事项
客户代表签字
培训记录
培训讲师
培训时间
客户方参与人员
培训重要事项
表3-14部署和培训记录
第2步客户试运行
客户方和开发方在签订合同的时候,应当确定“试运行协议”。
如果事先没有商定,双方可以根据产品复杂程度协商后补充“试运行协议”。
常见的“试运行协议”如下:
当乙方为甲方部署产品并进行培训后,甲方组织人员进行为期X周的试运行。
在试运行期间,如果甲方发现产品中存在严重的Bug(如死机、数据丢失、无法运行等),则乙方应当在24小时之给出解决问题的措施。
如果超过试用期,乙方仍然没有完全消除甲方报告的Bug,那么试用期顺延,直到乙方完全消除甲方报告的Bug为止。
如果甲方在试运行期间没有报告严重Bug,那么试运行期结束时,视为顺利通过试运行。
如果试运行期间,甲方提出改进需求、以及报告了一些不严重的缺陷,乙方作为正常维护工作来处理,不影响甲方验收产品。
客户在试用软件的过程中,将发现的bug以及对软件的建议及时告知开发方。
项目经理汇总《用户试运行反馈》(Word或者Excel文件)中,参考格式见表3-15。
项目经理和开发工程师及时处理客户反馈来的bug和建议:
✧对于客户发现的bug,开发方应当立即纠正。
✧对于一些难以马上实现的有益建议,由项目经理(或上级领导)决定如何处理。
✧开发方应当及时把处理结果回复给客户,否则客户可能因得不到开发方的重视而降低试用的积极性。
✧如果公司有相对独立的开发机构和维护机构,那么在试用期发现的Bug由开发工程师负责处理。
试用期结束后,软件进入维护阶段,在维护期间发现的Bug由维护工程师负责处理。
客户试运行反馈
报告人
问题描述
责任人、处理结果、时间
表3-15客户试运行反馈
第3步正式验收
如果合同项目通过了“客户试运行”,意味着双方不再有严重的纠纷。
“正式验收”是一种必需的商务手续,一般不存在技术难度。
主要工作如下:
✓开发方负责人将“交付清单和交付物品”交给客户代表。
✓客户代表依据合同审查“交付清单和交付物品”,将审查结论记录在《客户验收报告》中。
✓如果交付物品存在某些问题,双方应当及时沟通,给出处理问题的措施,记录在《客户验收报告》中。
✓当所有的交付物通过了客户的审查,双方的责任人签字认可。
客户验收报告
客户方验收人员
开发方名称
开发方负责人
开发方交付的成果清单
客户方的审查和测试结论
验收人员、时间
问题处理
客户验收结论
[]通过验收[]未通过验收
客户负责人签字
表12-5客户验收报告的参考格式
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