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根据领导分工,保存好相关领域的文件备查。
2、安排活动
安排活动有几个层次:
首先是日常活动,如开会等,其次是特殊活动,如调研、约谈、会见等。
各类安排要张弛有度,衔接合理,目的是提高领导的工作效率,使领导劳逸结合不致疲于奔命。
3、对外联络
领导很多事情需要秘书去联络。
如领导与领导之间,领导与其他秘书人员之间,领导与单位之间,领导与群众之间,很多联系都需要秘书去做桥梁。
4、参谋咨询
秘书应是领导的信息采集器。
秘书要多看文件、听会、听汇报、搞调研,多收集信息,成为领导的一个重要、可靠、准确、及时的信息源,并根据需要发挥参谋咨询的作用。
5、起草文稿
起草领导参加相关会议、活动的讲话稿、发言稿。
对领导召集的相关会议进行记录、整理。
6、处理事务
包括工作事务和生活事务等。
二、秘书如何提高办事效率
(一)有备而来
1、身上准备两支以上的签字笔;
2、办公用品(笔、墨水、纸、胶水、剪刀、计算器等)集中存放,消耗品随缺随补,用完后放回原处;
3、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处钥匙准备两把,一把放在固定的地方,一把带在身上,办公用钥匙和家庭钥匙不要混放;
4、备好常用的电话号码、文件、制度、地图、字典、交通信息等;
5、去外地出差要准备好身份证、雨伞、洗漱用品等必需品。
(二)点滴记事
1、随时记录
随身携带一个小本子,把重要的事情记下来。
主要有:
当天领导的主要活动;
本单位的大事;
领导交办的事情;
别人交办的事情或反映的情况;
自己想到的事情和对工作的想法等。
把事情记下来以后,经常翻一翻,急事马上办,一般的事列入计划办,领导安排的事,办完及时报告,这样工作就不容易遗忘了。
对于开会、接待等时间要求很严格的事情或者很久以后才需要办的事,可以利用手机的定时提醒功能,防止误事。
2、朝思暮想
晚上睡觉前,把一天所见、所闻、所干,过一遍“电影”,想一想:
今天要办的事办完没有,还有什么不周的地方明天要补办,还有什么事情今天没办明天要办,明天要新办什么事情等。
早上起床或上班前,把今天要办的事、昨天遗留的事想一下,特别对重要的事和时间性较强的事,如几点开会,几点接人,领导几点参加什么活动等,在脑子里过一下,排一下计划,一般就不会忘事了。
3、严格程序
办公室里很多工作都有相应的制度和工作程序规定,我们在办理时,一定要严格遵守。
对于没有明确规定工作程序的工作,要认真总结、分析,制定规范、切实可行的工作程序,并严格执行。
乘车时,程序要求系安全带,可能一辈子系几千次都用不上,但如果用上,就是性命攸关的事。
(三)做好小事和细节
1、正确认识做好小事和细节的意义
海尔张瑞敏说“什么是不简单,把每一件简单的事都做好就是不简单;
什么是不平凡,能把每一件平凡的事都做好就是不平凡。
”对于秘书工作来说,这些道理尤为重要。
秘书工作是辅助性、服务性的工作,大量的事情都是平凡而琐碎的,即便是一件很具体的事,也往往需要向领导请示报告。
这些小事做好了,工作正常运转,别人甚至感觉不到,因为这些事情往往都是在幕后、在台下做的。
而一旦忽略了某些“小事”,缺往往导致“惊天动地”的大事,给事业造成损失。
所有的细节问题,仅仅是事物的表现形式,深入探究,所有细节问题的根本是素质问题。
2、不要犯“我以为”错误
在工作中我们常常犯这样的错误,那就是“我以为”。
我们常常“我以为”,结果却“并非如此”。
等到明白以后,却为时已晚,或浪费了机会,或浪费了时间,重重要的是导致工作衔接无法到位。
所以一些工作安排印成纸质资料,发到每个人手里,使责任明确清除,事后评价、追究、考核等就有了依据。
3、上传下达不失误
向领导、同事或者客人汇报、交办或者介绍情况时,要声音洪亮、清晰,把背景交代清楚,简明扼要地把情况说明白,如果书面表达,要把字写工整,不用繁体字、生僻字。
工作中很多小事没必要写在纸上,但应让接受指令的人重复一遍,避免衔接误差。
比如,秘书为领导买一张机票,秘书听明白后,必须再复述一遍:
“买一张3月1号,从临沂飞北京的机票。
”这样可以避免机票日期不对、地点不对等错误。
三、秘书如何高效利用时间
(一)只做最重要的事
每天早晨把自己需要做的事情按照紧急、重要程度依次写在笔记本上,然后从最重要、紧急的事情开始做,做完一件事后,要及时从笔记本上销号。
(二)列出远期计划
“凡事预则立,不预则废”,在繁杂的事务性工作中,提出一些长期目标,并列出可行的计划,认真执行。
(三)该出手时要出手
要学会拒绝一些无谓浪费时间的事情,保证自己拥有足够的时间。
(四)避免突发事件
突发事件会干扰甚至中断你当前的工作,极大地浪费时间,所以要尽量避免突发事件。
比如,你着急去政府办拿文件,结果因为匆忙崴了脚,文件没拿成,还严重耽误工作。
(五)改掉懒惰、拖拉的毛病
懒惰、拖拉是高效利用时间的天敌,可以轻易的浪费掉大量的时间。
接到工作任务后,就要立即着手行动,如果不允许立即行动,也要确定明确的行动时间,并做好提醒。
如果只是简单的考虑事情不紧急而想过几天再做的话,十有八九要耽误。
(六)掌握自己的东西放在什么地方
定期清理自己的抽屉、橱子,把没用的东西扔掉,把有用的东西分类放好,在需要的时候,保证很快找到想找的东西。
在电脑里建立规则的文件夹,在文件命名时加上时间,都可以大大减少查找文件的时间。
四、当好参谋助手
(一)明确参谋角色
一般来说,秘书作为下级,对于领导的错误和失误往往看得比较准确,认识比较深刻。
所以秘书向领导提出忠告,对于领导认识和改正错误,中止和克服正在发展的错误,警惕和防止可能出现的错误,都具有重要的作用。
一个出色的秘书,不仅表现为对领导言听计从,认真执行他们的指示,努力完成领导交办的任务,而且表现为善当参谋助手,给领导出主意、提建议、想办法。
在领导决策、指示不符合变化了的实际情况时,能通过巧妙的建议和忠告,使领导改变初衷,重新作出符合实际的决策。
(二)把握参谋时机和方法
领导往往是临近决策或遇到复杂问题难以作出决断时,才需要建议和意见,因此向领导提问题和建议要善于审时度势,特别是当认为领导的决策、指示不正确或不完善时,一般不要直接反对。
可以利用领导征求意见的时机,诚恳地提出自己的见解,达到启发领导思维灵感的目的;
也可以选择在领导情绪稳定或较好时,将意见变通成问题向领导提出来,而且要一并将可能产生的后果阐述清楚。
特别对领导事先没有掌握的情况和考虑不周之处,要“借题发挥”,“渲染”效果,让领导作出更合适的决策。
(三)向领导请示的五个关键
1、关键的事情
领导主管范围内的事情,涉及其他领导与部门的事,需要其他部门领导决定或出面的事情,涉及全局、影响面大的事情。
2、关键的地方
关键的地方是指在工作中任何环节中关键的地方,必须由领导决定的地方。
如召开一个重要的会议,哪些部门领导参加,何时何地开,以及议程安排等。
3、关键的时刻
把握好请示工作的火候,该请示的时候毫不拖延;
不该请示或不必请示的,则应等待机会,或自己灵活解决。
4、关键的原因
向领导请示问题,必须提前做好各方面的准备。
如问题的来龙去脉,请示领导的关键理由,以及对问题如何解决的建设性意见等。
5、关键的方式
秘书作为下级,请示领导的方式是多种多样的,但方式不同,请示的效果也不一样。
有的事情可以电话请示;
有的事情就必须当面请示;
还有的事情需要书面请示,以表示问题的严肃性。
五、做好信访、接待工作
(一)接待来访客人
在日常工作中,会遇到很多来访的客人,这些人身份不同、目的也不同,在工作中要认真区别对待。
对于来办事的人员,要热情接待,认真办理。
对于来找领导的人员,要问清楚来人的身份、目的,与领导的关系后再做区处,不可直接带其见领导。
不可轻信来人自称与领导之间的亲戚、朋友关系,未经批准不可替领导代收物品。
(二)办理群众来信
收到群众来信后,认真做好接收、阅信、登记、呈阅等工作。
领导作出批示后,要及时转交督考办或有关单位处理,并及时催要结果。
(三)接待群众来访
1、集体访
群体访具有上访人员多,诉求较难解决,情绪一般较激烈等特点。
接待时要热情、和气,不可与其争论,用引导的方式问明上访原因,联系相关部门接访。
2、个体访
个体访可以分为新发信访案件和信访积案两种。
新发信访案件往往诉求比较迫切,时间要求比较紧急,需要弄清原因,转到相关部门处理。
信访积案一般比较复杂、棘手,有的具有深层次的历史原因,上访老户一般情绪比较激烈,要求面见主要领导或分管县领导。
要引导、化解其激烈情绪,通知信访或有关部门接访,一般不得让其面见领导。
对于接待上访人员,我们只需简单了解上访人员的籍贯、上访原因及诉求即可,一般不要与其讨论详情,也不可轻易发表看法或见解,以免被抓住漏洞陷入被动。
六、高效组织会议
(一)会前准备工作
1、确定会议名称、时间、地点
2、确定会议筹备机构和筹备人员
召开大中型会议需要组织专门班子进行筹备,一般会议筹备机构也是会议期间的工作机构,大多称为秘书处或会务处。
一般下设会务组、材料组、组织组、宣传组、生活组、保卫组等。
这些小组在大会秘书长或秘书处的领导下分工负责、密切配合,共同承担会议的组织服务工作。
3、安排议题的原则和方法
提交会议讨论的议题必须与所开会议身份相适应,也就是说,提交会议讨论的议题,一定是该会议能够讨论批准的。
提交会议讨论的议题,除特殊情况外,要有简要的文件或汇报提纲,并提前发给参加会议人员阅读,准备意见。
除特别紧急的情况外,不要临时增加议题。
提交会议讨论的议题及文字材料,必须事先经过相关领导审批和专人对内容和文字进行审核把关,否则不能安排会议讨论。
每次会议议题的选定、安排,均应请主管领导审定。
会议议题的安排主要由领导确定和会议秘书向相关单位收集两种方法,但任何议题的最后安排都应请领导定夺。
4、提名与会人员
参加会议人员由秘书接受委托提出参考名单后由领导选择、决定。
没有固定与会人员的会议,根据领导机关的原则指示和要求,全面考虑后提出与会人员名单,请领导确定。
领导自己拟定与会人员名单,工作人员提供相关材料或提出补充意见。
征求意见会议,各主要方面的人员出席,对于讨论某一专题的会议,专家和这方面有实际经验的工作者出席,纪念性会议,有名望、有影响的人物出席。
做好与会人员提名工作,关键是熟悉各部门的业务和各领导的工作安排。
5、会议文件的产生、审核和分发
会议文件分为会议正式文件、会议参考文件、会议阅读文件等。
文件审核和分发。
6、会议通知、报名和报到
会议八要素:
会名、内容、开会时间、日期、地点、参加人员范围、人场凭证、报到时间和地点。
先落实会场再发通知,对附近的主要会场、招待所的数据资料,包括容纳人数、会场座号排列、招待所房间数等基本情况了如指掌。
必要时可在正式通知前发预备通知。
与会人员变化后及时报告会议秘书处。
如有更换通知,及时做好修正工作,如:
制发证件、排列座次、准备文件、安排食宿和交通工具等。
7、会议编组和会场布置
庆祝大会会场有办喜事的气氛,又不可显得庸俗;
座谈会会场要气氛和谐;
报告会会场要简单朴素。
会场是否悬挂横幅、张贴标语,应根据会议内容和情况需要提出建议,在得到领导的同意后执行。
8、座次排列和证件制作
(二)会间组织服务工作
1、签到、引导就座
签到有两种方法:
一是薄式签到;
二是卡片签到(卡片上可涵盖姓名和联系方式)。
引导入座可设立指座标志或由工作人员引导。
2、会议发言和会议记录
发言注意地区平衡、主要领导和一般领导的平衡、主题平衡(既符合主题又不过分重复)
会议记录分摘要记录和详细记录,会议记录要真实、准确、完整,不随意删改,速记既要忠实原话又要段落清楚,文字准确。
3、会场后勤保障和会场服务
音响、灯光、卫生、茶水、纸笔等。
4、会议集体摄影
党的会议按党内职务,非党会议按行政职务。
(三)会中生活管理
1、会场的服务管理
会议工作人员要按照有关规定,全面做好各种会议、各个会场、各种与会人员的各项会场服务管理工作。
各种会议包括主席团会议、领导小组会议、全体会议、团长会议、组长会议、小组会议、秘书处会议和其他各类小型会议;
各个会场,包括保证各种会议所需要的各类会场;
各种与会人员,包括领导成员、与会代表、列席人员、特约代表、各类来宾、新闻记者、秘书、会议服务人员和其他各种有关人员;
各项会场服务工作,包括会场布置、主席台安排、会场设备、座区划分、座位座次、会议用品、电气设备、茶水供应、会场环境等服务工作。
会场布置要简朴适用,生活招待要周到礼貌,会场出入要严格管理,会议用品要按需分配,休息场所要预作安排,环境管理要尽力做好。
2、迎接与会人员
对于外地与会人员,有条件的,可以弄清楚他们所乘飞机、火车、汽车等交通工具的班次、抵达日期和具体时间,及早安排接待人员、车辆,安全准时接站。
同时做好各项生活服务准备工作,迎接与会人员的到来。
3、会议食宿安排
大中型会议,需要租用招待所、宾馆、饭店等供与会人员住宿。
饮食要干净、卫生、可口,要注意照顾少数民族与会人员。
4、安排领导看望与会人员
大中型会议与会人员报到后,应组织会议召集单位领导看望与会人员代表。
这项工作可以体现出领导对与会人员的关心,也是互相沟通、增进了解、加深感情的渠道。
5、会议交通保障
如会议住地距会场较远,必须安排足够车辆接送与会人员。
要加强车辆管理、调度,保证与会人员有序乘车。
6、医疗卫生服务
各类大中型会议都要配备专职或兼职医生。
所有食品都要符合国家食品卫生法的规定,必要时可采取抽样检查的办法,确保安全。
(四)会后工作处理
1、整理会议记录和印发会议纪要
为保证会议记录的真实、准确、完整和语言文字的规范化,需要在会后及时对现场记录进行整理。
召开一些日常性工作会议后,应该印发会议纪要,以便有关部门执行,也可方便日后查找。
印发会议纪要只限于日常工作会议,大型会议因为都有正式文件和决议,一般不再印发会议纪要。
2、会议文件的立卷归档
大型会议完整的会议案卷,应包括会议的全部正式文件,会议参阅文件,会议安排的发言稿,会议上的讲话材料和其他会议材料等内容。
3、会议新闻报道
根据实际情况通知宣传部门做好会议新闻报道工作。
(五)会议文字工作
提前组织文字人员准备会议材料。
(六)会务工作的指导原则
认真领会领导意图和会议指导思想;
熟悉和掌握会议的组织领导情况;
协助领导拟定会议安排;
精心组织,周到服务;
妥善做好会议的善后工作。
七、如何写好文字材料
能说、能写、能干是办公室里最基本的三种能力。
其中,文字表达是一个非常重要的能力。
能够做到站起来能说、坐下来能写、走出去能干,才算得上是复合型人才。
写材料,有助于形成综合性思维、严谨的逻辑习惯,有助于分析问题、解决问题,对个人的成长进步非常有好处。
写文字材料时我们要通过调查研究、深入思考,把自己的思想、观点体现在领导讲话中,体现在工作部署中,转化成领导的决策,就可能直接发挥参谋决策的作用。
一是要在夯实文字功底上下功夫。
首先,最基本的是夯实遣词造句能力。
包括用词要准确,句子要通顺,说话要明白,标点要适当,不能出错别字。
其次是夯实语言表达能力。
逻辑要清楚,层次要分明,语言要简捷。
第三是夯实知识积累能力。
要写清楚首先得把事搞清楚。
把事搞清楚,就要时时注意学习。
据统计,目前知识的半衰期是5年,即5年内有一半知识将过时。
只有平时多学习,领导给你交待事才能一点通,只有平时多积累,写材料时才能思如泉涌。
二是在“综合”上下功夫。
办公室的材料大都是综合文字材料。
写年终总结,要把全年的情况综合在一起,写本科室工作总结,要把各项工作综合在一起,写大型会议工作总结,要把各系统的工作综合在一起。
关键的是,好多工作、好多情况,不是你亲历的,谁重谁轻,取谁舍谁,要从一堆“乱麻”中理出个头绪来。
这其中体现的,既是归纳整理能力,更是握全局的能力。
达到这种能力,首先要占有资料,巧妇难为无米之炊,搜集资料是综合的基本功。
其次要消化吸收,弄懂吃透有关情况,经过消化吸收,筛选过滤,去繁杂、取精要,再提纲携领串起来。
完成这个过程,综合材料就算有了雏形。
三是要在把握文字材料的“角度”和“高度”上下功夫。
首先要正确把握“角度”。
为人作嫁衣,你得知道人家长相如何、体形如何、想要什么款式。
文字材料的直接服务对象是各级领导,起草文字材料,你得知道在什么场合用、受众是谁、领导什么意图。
领导讲话、工作汇报、署名文章、宣传文稿、讨论发言、演讲致辞等各类文稿各有要领,领导语言风格、思维方式方法各有不同。
还有一个“高度”问题。
就是我们在文稿的构思、起草过程中,尽可能地站在领导的高度想问题,让材料充分体现领导的思想。
比如,写部署工作的材料,你首先得研究这项工作为什么要做、应该怎么做、怎么才能做好;
写汇报工作材料主,你就要掌握全面情况,知道过去干了什么、存在什么不足和问题、今后要干什么;
给领导写发言稿、署名文章,你就要把握专家什么观点、社会什么观点、领导什么观点等等。
所有这些,都不是仅靠拍脑门、做“文字游戏”能够做好的。
要时时学习、处处学习,把握大政方针政策,把握经济社会发展趋势,把握领导思想脉络,把握上情、下情、内情、外情。
要想写好材料,主要还是要平时多下功夫,把功夫下文字之外,多熟悉情况,多积累知识。
不能“冷手抓热馒头”,到时拿不起来。
写好材料的“诀窍”就是结合实际工作,多学、多记、多思、多看、多写、多练,做到“一不怕难、二不怕苦、三不怕改”。
八、秘书需具备的四点素质
(一)见利不动
秘书工作中会遇到种种诱惑,要养成正确的金钱观,守得住清贫,耐得住寂寞,经得起诱惑。
坚定信念,养浩然正气,做好廉洁自律。
(二)遇事不慌
在工作中遇到急难险重的复杂问题,心里难免会出现紧张甚至畏难情绪,导致在处理原本可以胜任的问题时也不能得心应手。
解决这个问题就需要有一种临危不乱的心理素质,遇事三思而后行,有意识的锻炼自己培养“复杂问题简单处理”的能力。
(三)半只冷眼
秘书接触的人和事都比较多,会获取各种各样的信息,对此,我们要采取不可跟风、不可全信的态度,不被外界环境左右,客观、中立的看待待人接物。
(四)一颗素心
保持平常心,做到不轻慢、不泄露、不拖延、不大意。
九、如何提升自己
(一)勤于学习
作为秘书,加强学习是提高能力的法宝。
作为县委办公室秘书,首先就要加强理论学习,学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观等重要内容;
学习党的路线方针政策、党的代表大会精神、中央领导人的重要讲话;
学习县委、县政府主要领导的重要讲话及县委、县政府重要文件等。
其次,要加强业务学习,要把自己负责的业务工作摸清、摸透,学习上级、外地先进经验、做法,认真总结、思考,结合自身实际提高工作水平。
第三是要向领导学、向同事学。
孔子曰:
“三人行,必有我师焉”,在办公室更是如此,有的领导严谨细致、谦虚谨慎,有的领导严肃认真、一丝不苟,有的领导沉着冷静、思路开阔,同事也是如此,每个人身上都有值得我们学习的方面。
我们要注意吸收、总结,对照自身不足改进、提升。
(二)端正态度
我们从事的工作比较繁杂、琐碎,可以说是很平凡的工作,如果我们抱着勉强接受、不得不干的消极态度,对分配给自己的工作总是不满意,总是怪话连篇、牢骚满腹,本来潜力无限、前程似锦的人生就会白白虚度。
那么,怎么才能做到热爱工作那?
要像热爱我们的恋人一样热爱工作。
在旁人看来非常辛苦、劳累的工作,只要我们迷恋、热爱这个工作,我们就能够承受,一切都不在话下。
埃及的金字塔是举世瞩目的奇迹,却是由很多普通劳动人民一点一点建成的。
看起来平凡,不起眼的工作,却能坚忍不拔的去做,坚持不懈的去做,这种“持续的力量”才是事业成功的最重要基石,才体现了人生的价值,才是真正的不平凡。
(三)自我反省
坚持每天反省自己的行为,哪些事情做的正确,哪些事情做的错误,做对的事情还能不能改进,做错的事情以后怎么改正。
简单、枯燥的工作,我们能坚持做多久不走样?
有人监督与独自工作时能否保持同一标准?
要及时纠正在生活、工作中出现的错误倾向,不断总结成功的经验和失败的教训,不断发展适合自己的高效的工作方式和思维方法。
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