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操作员在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册,如不能解决,再联络部门主管和系统管理员解决,解决问题后将新的问题和解决方法参加操作手册。
第八条
ERP系统是一项管理的系统工程,具有高度上下级的关联性,ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。
对上层数据,如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作,并跟踪问题解决情况,直至数据正确;
同时做好自己这局部数据,为下层操作人员提供效劳,解答下层数据使用者提出的质疑,确保数据正确。
所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错,使错误扩散。
如发现自身操作失误应及时通知受影响部门,并采取相应措施及时纠正。
第九条ERP系统各岗位人员必须按照ERP系统的流程和要求及时、准确、全面地完本钱部门ERP业务工作,提供相关部门ERP系统相关数据和报表
第十条
ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限,如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的,所造成的后果由本人承担,由系统管理员处分。
第十一条
ERP系统各级相关人员,均应严格遵守本规那么各项规定。
第二章部门岗位职责
第十二条ERP系统管理员
主要职责:
1、解决各部门在ERP业务操作当中遇到的问题,协调各部门保证ERP系统的正常运行,跟踪和监视各部门ERP操作是否按照ERP业务规那么执行。
2、参与规划各部门ERP操作人员的权限设置并负责增加、修改、删除ERP操作人员的权限。
3、负责日常维护BOM资料、工艺资料、物料编码、模块参数设置等。
4、保证CAXA-用友中间库中的BOM和工艺数据正常导入ERP,如有异常及时联络ERP供给商协助解决。
5、编写各部门业务及审批流程,制作流程图指导同意后并发放到部门各岗位执行。
6、负责新模块上线的全程施行跟踪,提出并解决新模块的上线后的遇到的问题。
7、新模块上线后负责培训相关部门ERP的操作流程。
8、定期向指导汇报ERP系统的使用情况。
第十三条技术部〔消费制造模块BOM资料和工艺资料〕
主要职责:
1、保证CAXA图文档、工艺资料的正确、完好,目的是使其能顺利导入ERP,,如发现错误相关责任人可以及时修改。
2、消费反响单能当天给予处理建议并通知ERP系统管理员修改ERP的消费订单,保证消费业务正常运行。
3、保证技术通知单及时下发后通知ERP系统管理员更新BOM资料和工艺资料。
第十四条采购部〔合同管理模块和采购管理模块〕
1、保证本部门相关的ERP业务可以及时、准确、完好的运行,不影响下游部门的业务操作。
2、负责维护ERP采购合同编号和供给商档案。
3、负责录入及审核ERP外购合同、外协合同、委外合同的全部内容,保证与已签订纸质合同评审、价格评审、合同内容一致。
4、假设与供给商签订的是代管合同必须保证已生效的纸质预库存协议和与ERP一致,无预库存协议的相关责任由其本部门来承担。
5、负责录入及审核ERP采购订单,保证下发给供给商的采购订单与ERP一致。
6、负责录入ERP到货单和审核ERP的退货单,确保实际到货或退货数量、金额与ERP一致,如有差异及时沟通供给商协商解决并通知其相关部门。
7、录入代管馆长负责录入ERP采购发票,确保供给商所提供的发票内容和ERP一致。
8、负责录入付款申请单并且严格执行ERP付款申请单审批流。
否那么不予其付款。
9、按照ERP平安库存预警缺件明细及时补货。
10、每月末录入和审核ERP代管挂账确认单并负责与供给商进展预库存对账,定期上报指导ERP合同、订单、到货单、付款的截止执行情况,统计需关闭的合同、订单、到货单经指导同意后关闭。
11、负责培训本部门内系统操作员的采购业务流程及系统操作,并进展监视管理。
第十五条销售部〔合同管理模块、销售管理模块和CRM〕
2、负责维护ERP销售合同编码、客户档案。
3、负责录入及审核ERP销售合同、销售订单的全部内容,保证与已签订纸质销售合同内容一致。
4、负责录入和审核ERP发货单,确保实际发货与ERP一致。
5、负责录入ERP销售发票,确保本公司所开发票信息与ERP一致。
6、销售合同条款约定的期限内没有开票,ERP发出商品明细必须与客户签订代储协议保证已生效的纸质协议和与ERP一致,无代储协议责任由其本部门来承担。
7、根据ERP销售分析报表情况,催促业务员催收货款。
8、销售人员录入CRM工作日志、销售阶段、总结报告,部门指导监视核实CRM录入的工作进展是否与实际一致。
9、根据CRM汇总信息、部门指导提取有关决策信息并下达销售人员执行。
第十六条质量部〔质量管理模块〕
2、负责审核ERP上游部门报检的来料报检单、产品报检单等相关报检单据。
3、负责录入和审核来料检验单、产品检验单、在库检验单等相关检验单据。
4、负责ERP检验单据的所填写内容与实际检验过程一致。
5、负责出具ERP不良品处理单的处理方式报检部门必须严格执行质量提出的处理方式。
6、负责ERP售后三包件鉴定的审批。
第十七条库存管理〔物流部〕
2、负责ERP到货单、产成品入库单、调拨单的审核。
3、负责录入和审核采购入库单、材料出库单、形态转换单、其他入库单、其他出库单、销售出库单等相关单据。
4、负责录入并确保相关出入库单据和特殊单据的收发类别正确,如发现自身操作失误应及时通知受影响部门,并采取相应措施及时纠正。
5、严格制止手工录入相关出入库单据,手工录入需在备注栏说明原因经指导签字同意前方可处理。
6、定期负责从ERP盘点业务输出库存账面数明细然后进展实物盘点。
7、如发现ERP有一物多码或一码多物的存货时以及其他异常情况,要及时将信息反响给ERP系统管理员。
第十九条消费管理模块〔消费部〕
1、负责检查方案物料BOM、关键物料清单的完好性、准确性;
2、负责根据消费方案,录入整机消费方案单,自制件消费、委外加工方案单和试制整机零部件的消费方案单;
3、负责整机上线、在制、入库信息的时时统计,并根据消费才能调整消费订单;
4、负责确定零部件的自制、外购、委外加工的属性。
5、负责已下达的消费订单BOM子件的更改。
职责要求:
1、根据消费才能,分批、合理下达整机消费订单,所有消费订单必须带有ERP系统中的订单号下发到分厂、仓库、成品库等部门。
2、跟踪消费订单的完成情况,及时调整订单或增加临时消费订单。
3、分机型汇总整机自制件的加工清单,提供给相关部门,并及时更新。
4、区分不同消费订单的成品归集中心,按照ERP业务流程要求填写相关单据。
第二十条车间管理〔分厂〕
1、制定分厂内部的车间消费、领料、现场及人员的管理制度,组织人员领料、用料的手续、流程的培训;
2、合理组织消费部下达的消费、整改任务,各工位按照消费订单号在仓储部领料,有关成品车、半成品车的相关变动〔出库、入库〕要及时通知成品库库管员。
3、消费工位配合仓库发料,并对在本工位存放的物料进展管理,定期与仓库核对库外的零部件的使用情况。
4、在消费过程中遇到的部件不合理、工序装配问题等情况应及时与相关部门协调解决。
5、严格按照ERP系统制定的整机及自制件流程进展消费。
第二十一条效劳配件管理〔效劳部、配件公司〕
1、提早做好效劳备件的准备工作,并根据各备件库的要货情况合理发放备件;
2、负责所管配件库房的日常管理、盘点对账;
3、负责效劳旧件的回收、管理,组织相关部门进展处理;
4、负责配件在ERP系统调拨、销售的业务处理;
第二十二条财务管理模块〔财务部〕
〔一〕总账管理员
1、负责总账模块的科目维护更新,分帐设置管理;
2、检查每日事务处理,并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账;
3、结算会计期间,打印资产负债表、损益表等财务报表;
4、指导其他岗位的日常操作,检查错误日志,和IT相关人员解决问题;
5、提出财务管理报表规划;
6、针对施行过程中出现的问题,结合的特点,提出适宜的财务解决方案,并能促进该方案的顺利执行;
7、就消费、采购、销售过程中的问题提出意见,与相关部门保持有效沟通以到达解决问题的目的;
〔三〕本钱管理员
1、制定公司本钱核算管理制度;
2、维护本钱核算要素,如系统价格,消费本钱,费用归集方案;
3、及时过帐消费事务处理并检查集成结果;
4、及时就消费结果中出现的异常情况提出意见并跟进解决过程;
5、指导公司报废物料过程及在系统中的数据归集。
〔四〕应付账款管理员
1、负责审核采购订单的价格,并维护系统物料采购单价;
2、及时跟进采购员和仓储部处理已收货的记录;
3、月结时跟进采购员和仓储部出具已处理的入库单、未处理但已收货的收货单报告;
4、及时检查收货记录处理后数据集成的正确性,及时录入已处理的收货记录对应的进项税暂估;
5、检查对各供给商应付账余额,确保能反映真实的往来。
〔五〕应收账款管理员
1、负责审核结算单的单价、扣点、金额等,发现错误及时通知销售发票处理员,并指导纠正;
2、及时打印销售发票,间隔期不超过1天;
3、过账集成销售数据至财务子系统;
4、及时处理应收账款:
根据客户汇款,输入客户回款,并及时分配回款至各销售发票;
发票管理,销售更正处理,保证客户余额的准确性;
5、每日对帐并存档,发现问题及时解决、纠正;
6、如发现财务根底数据不正确或有疑问,应及时通知财务数据管理员。
〔六〕固定资产管理员
1、做好固定资产的帐目、调用、检查、核对、催促维修等工作;
2、严格按照固定资产管理程序执行,必须做好固定资产数量和质量的验收,并对固定资产入库前编号,建立固定资产管理卡片,定期与资产的帐目核对,做到帐、卡、物相符,保证帐帐相符、帐物相符(时间、名称、单价、数量、金额、保管人等)。
3、做好固定资产调动和部门保管员移交手续,人员调动时,应办理移交手续,并列出资产移交清册,交接双方和监交人签字,固定资产落实专人负责,定人定位保管。
4、认真协助各部门或个人建立固定资产保管分帐,并经常催促检查帐目情况,发现问题及时协同解决。
5、做好每年的固定资产增、减和固定资产结存表。
本单位增、减变动时,必须按照一定的程序进展,手续不全的不得随意增、减变动部门资产。
6、凡报废、报损的财产,一律按规定程序办理有关手续,任何部门不得擅自处理。
7、固定资产检查中法相的问题及时解决,保证固定资产损坏能及时维修,让其充分发挥使用效益;
8、完成固定资产布置的其他工作〔含突发性、监时性工作〕。
第二十三条系统管理〔ERP管理员〕
1、负责系统权限分配;
2、负责系统日常管理、维护和备份;
3、负责解答其它用户按程序提交的技术性问题
4、协助其它部门主管制定各种方案、制度;
5、负责协调公司内部资源,配合各部门主管推进系统施行;
第三章操作管理制度
第二十四条严格执行ERP系统管理员设置权限,所有操作员的操作权限必须经由主管指导和副总会计师特批后授予权限;
第二十五条所有部门必须严格遵守公司编码规那么制度,严禁私自创立、改变编码;
第二十六条除软件供给商施行人员外其他操作人员一律不允许不准修改数据库构造或登录数据库操作;
第二十七条只有ERP操作人员才能上机使用,其别人员一律不能上机。
上机人员必须经过业务培训合格前方可上机。
第四章系统维护制度
第二十八条系统管理员负责系统的管理维护。
第二十九条建立维护监视机制,系统维护工作严禁单人操作。
在确定系统管理员的同时,必须制定维护监视人,以保证系统平安。
第三十条实行维护记录制度。
为积累经历和明确责任,维护人员应对每次维护内容进展详细记录。
内容包括:
维护目的、措施、时间维护人和监视人签字。
第三十一条重大工程的维护〔如:
设备更新、扩大及系统晋级〕由系统管理员提出书面报告和施行方案,主管指导批准后施行。
施行前需做好系统数据的备份。
第三十二条实行联网的部门要采购各种措施保障上网数据的平安性。
严密控制好数据库及效劳器的口令。
第三十三条具有版权的信息系统的源程序及设计文档有系统管理员保管。
第三十四条操作人员应每天保持设备及环境的清洁整齐,每周对设备进展保养;
第三十五条任何人员不得擅自对系统文件进展删除或修改,定期对系统进展病毒检查;
第三十六条ERP系统所涉及到的相关部门对于业务流程中的不知道如何处理的突发事件,与其他部门业务衔接、沟通问题时,应及时反响给系统管理员;
第三十七条系统管理员要经常到ERP系统的各个部门,检查系统运行情况以及出现的问题等;
第三十八条建立故障报告制度,系统运行或软件操作中发生故障,如属简单故障由系统管理员现场解决,现场无法解决的,由系统管理员进展故障登记,联络软件供给商解决。
第五章危机预防及应急处理方法
第三十九条数据备份:
IT主管必须定期进展相关数据备份,每天做一次增量备份、每星期做一次完好备份、每月一次归档备份并验证备份数据的正确性;
完全备份和归档备份资料必须和系统分开存放。
第四十条IT主管定期检查效劳器等关键设备运行情况,做好运行日志记录,发现问题要及时处理;
同时通过对关键部件采用冗余技术,保证系统稳定运行及数据平安;
第四十一条在发生系统故障或突发事件发生时,ERP系统管理员必须在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有关部门采取措施降低由此造成的影响和损失;
ERP系统管理员必须根据当时详细情况制定方案尽快恢复系统运行。
第四十二条各相关职能部门在收到ERP系统管理员故障或突发事件通知后,必须组织本部门相关人员就有关事项做出安排,手工解决与系统有关单据处理,待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统;
第四十三条涉及其他如操作流程调整、业务流程重组等情况,必须首先保证内部各环节的正常运转,然后由系统管理员组织各相关部门会议讨论决定相关解决方法并施行。
第六章数据保密制度
由于ERP软件是一个集成的系统,各部门的数据是共享的,为了防止公司的内部信息遭到泄露或破坏,特制定此保密制度,各部门必须进步保密意识,严格执行。
第四十四条对自己的ERP系统操作密码必须保密,不能向任何人透露,每个操作员都有一定的权限,如因密码泄露被别人盗用,造成的后果难以意料,而该责任由原密码持有者负责;
第四十五条每个操作员在使用完电脑、下班或暂时分开工作岗位时要习惯性的退出ERP系统,防止别人继续应用你的账号操作。
否那么所有因此造成的经济损失由该操作员承担;
第四十六条各部门的电脑要绝对制止外来人员或本部门的无关人员使用,否那么由该计算机的使用人及本部门负责;
第四十七条未经答应制止将公司的数据拷贝出公司,假设有蓄意删除、破坏公司数据者,一经发现,处以重罚。
第七章附那么
第四十八条本制度由ERP管理小组负责解释。
第四十九条本制度报公司批准之日起施行,修改时亦同。
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