合同部制度.docx
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合同部制度
合
同
部
制
度
招投标管理制度
第一章总则
为使招投标工作做到公开、公平、科学、严谨,以最低的成本,挑选最可靠的施工单位和监理单位及材料和设备供货商,确保工期、质量、成本控制达到公司要求,切实维护公司利益,促进工程项目管理工作制度化、规范化、程序化,特制定本制度。
第二章招投标管理
第一条公司招投标小组:
负责公司招投标工作的领导及决策,负责对全部招投标工作的
第二条小组成员:
董事长、总经理、主管副总、财务部经理、总工程师、总工办、预算部经理、合同部经理、相关专业工程师、和采购专员(工程材料设备采购)。
第三条招投标领导小组:
董事长、总经理、主管副总。
第四条按国家规定必须招标的项目,如主体工程、工程监理、设计单位等的招标按政府相关部门规定的流程执行。
第五条其他工程及大宗材料设备的采购按内部自行招标的方式确定施工单位和价格。
第三章编制招标书
第六条由项目部或物资部负责技术标确定、队伍考察及资格预审,项目部协调公司预算部确定报价要求及清单,合同部起草招标书,经各职能部门会审后确定正式招标书。
第四章评标定标
第七条由公司招投标领导小组进行综合评标,并确定中标单位。
第五章招标纪律
第八条公开招投标工作必须严格遵循国家的有关法律法规进行操作。
第九条下述事项属于严重违纪,其中如构成犯罪的,依法追究刑事责任:
(一)招标人在开标前开启招标文件,并将投标情况告知其他投标人,或者协助投标人撤换投标文件,更改报价。
(二)招标人向投标人泄露标底。
(三)招标人与投标人商定,投标时压低或抬高标价,中标后再给投标人或招标人额外补偿。
合同办理、审批及存档制度
第一章总则
第一条为明确程序,分清责任。
便于付款审核和日常查询。
提高合同审批效率。
确保合同资料完整,促进公司各项经济业务管理工作制度化、规范化、程序化,特制定本制度。
第二条合同部负责除房地产买卖合同外所有对外经济合同的签订和管理,并对合同中涉及造价和成本控制方面条款进行审核,各主办部门人员对所经手的合同承担主要责任。
第二章合同办理原则
第三条应事先签定合同的经济业务:
(一)金额50000元以上且属于非即时清结(指双方承担的权利义务不能同时即刻完成的情况)的经济业务。
(二)金额50000元以下,但根据以往经验或业务自身特殊性(如特别需要强调保修或质量保证责任的)必须签署合同的。
第四条无需签定合同的经济业务:
(一)即时清结的零星经济业务。
(二)和施工单位签有合同后增补工程的业务(由项目部专业人员通过增补签证并附报预算或估算书的方式操作)。
(三)视具体情况掌握的其他情形。
第三章合同审批
第五条经办部门及合同部应按照公司有关规范就拟定合同的全部条款并需进行会签审批,合同需经相关经办部门、合同部、预算部、法务、副总会签审核开成最终合同版本,并由合同部同对方充分沟通达成一致,再由总经理、董事长会签批准。
合同至少一式四份,其他原因需增加份数的,视具体情况而定。
第六条主办部门的合同具体经办人必须认真、完整填写合同审批表的项目内容,真实反映实际情况,再经合同部的具体经办人审核签字,由合同部具体经办人提交进入审批程序。
第四章合同存档管理
第七条合同的档案管理按照合同部、财务部门和行政人事部三级管理的原则进行。
为保证合同的顺利执行和便于监控合同执行过程,合同部负责对合同协议进行分类和编号,在合同没有彻底履行完毕之前,经办部门应保存已签合同的复印件,合同协议原件在合同部和财务部各保留一份,财务部所存原件原则上不外借,内部查阅需经审批。
各部门内部应有专人掌握本部门所经办合同的归档和保管情况。
第八条行政人事部是公司所有除工程文件档案以外的所有档案的管理中心,必须完整保存所有合同的复印件。
各类合同协议的原件在合同彻底履行完毕后,由预算合同部将本部门所保管的合同协议原件及相关附件移交行政人事部归档管理。
第九条在合同审批通过、经签字盖章后,合同部应对公司留存的合同及审批表进行统一分类编号,并定期编制各类合同汇总清单。
第一十条合同部合同管理专员负责在合同签署完毕第一时间将一份合同原件交财务部存档,将合同审批表原件连同一份合同的复印件交由行政人事部归档保存,一份复印件交经办部门保存。
第一十一条属于合同报批时的除定标书以外的其他附件,由经办部门妥善保存,并在合同结束后移交行政人事部统一管理。
第一十二条财务部负责所有合同印花税的计算及交纳工作。
合同付款审批管理制度
第一章第一章目的
第一条为了规范北京润丰房地产开发有限公司合同款项的支付,特制定本制度。
第二条本制度适用范围:
北京润丰房地产开发有限公司,不含费用付款,费用付款详见“费用报销管理制度”。
第一章第二章职责
第三条业务部门:
作为合同执行的经办部门,必须在合同按规定进度执行并符合有关质量要求的前提下请款。
公司一经签订的合同,应在第一次付款时将合同正本原件送财务部作为付款和结算的原始依据,否则财务部有权拒绝付款(合同的变更与补充协议也应送交一份原件给财务部)。
第四条财务审核人:
对合同付款方式、累计付款金额、票据的合规性以及是否为预算内支出等内容进行审核。
第五条总经理:
签署审批意见。
第六条董事长:
签署最终审批意见。
第一章第三章工作程序
第七条合同审批及付款程序
(一)请款部门根据合同的执行情况、合同完成的进度和质量提出付款申请,填写合同付款审批表,该表需专业工程师、现场预算、项目经理三级审核签定(见财务表格)。
(二)合同部见部门付款申请出具公司付款审批表。
合同部、预算部、主管副总审核并签署意见
(三)财务审核人并签署意见;
(四)总经理签署审批意见;
(五)董事长签署最终审批意见。
(六)请款部门的具体经办人持合同付款审批表到财务部办理付款手续。
(七)合同部、请部门、财务部根据批示办理付款手续,并将本次付款情况记入《合同付款台账》。
三部门台帐需按月勾兑复核。
(八)经办人必须在申请支票后的三个工作日内将发票交到财务部。
不能按期收回发票的,下一笔款项不能支付并要追究经办人的责任。
(九)所有经济合同付款,原则上按上述付款程序执行,如因特殊情况(审批人出差等)必须事先告知审批人,在征得审批人同意的情况下(在审批单上注明何时已电话请示),可以先付款,但事后必需补签,做到付款手续齐备。
第八条同付款台账
(一)为了加强对合同履行的管理,合同部、财务部和申请部门必须建立合同的付款台账,并作到定期相互核对。
(二)台账的形式(见财务表格)。
第九条报销时间:
20万以上的大额项目支出需提前三天通知财务部。
对外付款审批管理制度
第一章总则
第一条为界定相关部门或相关环节在付款审批中的责任,明确分工,各负其责,提高审批效率,特制定本制度。
第二条本制度适用于所有与公司有签订合同的经济业务的款项支付,不包括无需签订合同的经济业务的款项支付。
第二章工程付款管理
第三条工程物资款支付的规定:
(一)工程物资款的支付主要适用于包工不包料的工程(或装潢),对包工包料工程需要支付或预支工程物资款的必须在合同中约定。
(二)对包工包料工程,公司支付的工程物资款必须在工程结算时予以扣除。
(三)按合同规定应由公司提供的工程物资,在实际施工中由承包方提供的或购买的,公司凭承包方交付的购货发票付款,发票必须是以公司名义开具的,并且承包方要和公司签订代购协议。
第四条工程预付款的管理规定:
(一)预付基建工程价款必须按照合同条款的约定执行,合同没有约定的,不执行预先付款。
(二)对包工包料工程的预付款,原则上预付比例不得高于合同金额的30%。
对重大工程项目,按年度工程计划逐年预付,一般不得超过当年建筑工程量所需资金的25%。
(三)预付的工程款必须在合同中约定抵扣方式,并在工程进度款中进行抵扣,工程竣工时全部扣清。
(四)凡是没有签订合同或不具备施工条件的承包单位,不得预付工程款。
第五条工程进度款管理规定:
(一)工程进度款实行按月结算与支付或分段结算与支付。
(二)按月结算与支付即实行按月支付进度款,竣工后清算的办法。
合同工期在两个年度以上的工程,在年终进行工程盘点,办理年度结算。
(三)分段结算与支付即当年开工、当年不能竣工的工程按照工程形象进度,划分不同阶段支付工程进度款。
具体按合同中的规定执行。
(四)当合同规定的调整合同价款的调整情况发生后,承包人应在14天内,将调整原因、金额以书面形式通知项目部,经预算合同部后,由工程副总和总经理确认批准后追加合同价款,与工程进度款同期支付。
第六条竣工工程款管理规定:
(一)工程竣工结算分为单位工程竣工结算、单项工程竣工结算和建设项目竣工总结算。
有关工程竣工结算编审具体见《预算、结算管理制度》和《单项工程结算流程》。
(二)公司根据确认的财务决算报告向承包人支付工程竣工结算价款时,应保留5%左右的质量保证(保修)金,待工程质保期到期后清算(合同另有约定的,从其约定)。
(三)工程质保期内发生的维修费用,由物业公司或维修部门经工程承包方认可后,资金部直接从保修金转付或按照合同中约定执行。
第三章付款程序
第七条经济业务经办人是办理付款手续的源头,必须在充分掌握情况、认真对照合同的情况下办理付款申请手续,其责任如下:
(一)按合同要求和公司规定,备齐相关附件和收款单位为施工单位开具的真实发票,完成相关手续。
(二)认真填制付款申请单,事先确定付款方式、受款单位开户银行及帐号。
(三)有合同的付款,在填单时应在“备注”栏注明预算合同部确定的公司统一的合同编号。
(四)提交单据给本部门第一负责人审批,并及时跟踪审批情况。
(五)由于手续准备不齐、不符合合同规定或其他因经办人原因造成财务退单或款项延迟支付,经办人有责任及时将该情况反映给部门领导。
(六)建立备查帐,跟踪记录所经手合同或工程项目的实际付款情况,并定期同财务核对。
第八条物资设备采购付款程序:
(一)总工办物资部凭购货发票和工程物资验收证明,填写付款申请单,经部门主管审核、工程副总审批,财务部审核后报总经理在权限范围内审批,超出权限范围的由董事长审批。
需款到发货的工程物资,采购部必须签订合同,凭采购合同填写付款申请。
(二)财务部根据批准后的"付款申请单"的批示付款。
第九条工程款付款程序:
(一)项目部根据工程合同和承包单位编制、监理单位审定的实际完工进度和基本建设支出预算,报送“工程付款计划表”,详细说明建设项目的预算(合同)金额、实际支付金额、尚欠金额以及计划支付金额等事项。
经预算合同部审核,总经理批准后,财务部进行资金准备。
(二)承包单位根据工程进度情况编制实际完工工程量的报告,计算本月应该结算支付的款项,经监理单位审签后由项目部和预算合同部审核。
(三)项目部现场工程师经现场查勘,对工作量提出复核意见,现场工程师和项目部经理对工作量的真实性审核承担责任。
如与工程监理意见不一致,应在上述时限内协调解决。
(四)预算合同部审核重点:
按照合同约定的计价原则,依据工程监理和项目部确认的工作内容,审核定额编号,单价,费率和总价。
并按总包合同的约定,计算出当月应拨工程款数额,发现总包单位有计算错误的,应通知总包人员前来当面校对更正。
在拆分预算的电子文件中逐项做好递减记录。
(五)财务部以核实的工程量作为工程价款支付的依据,对工程有关原始凭证、申请批准手续、付款方式进行严格审核,在核实工程款后,审核水电费、电话费等代垫款项以及预付款是否扣回。
对按约定应扣回的预付款,与工程进度款同期结算抵扣。
(六)财务部应按时完成审核和支付手续,主动与付款申请部门沟通
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