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4.规范与要求16
5.其他18
6.附则18
1.目的
为加强集团档案管理业务建设,实现档案工作的规范化、标准化,促进档案信息资源的开发、利用、保护与交流,结合集团档案管理特点,特制定本细则。
2.定义与范围
2.1定义
2.1.1档案:
本制度中的档案,是指本单位自筹建以来在各种活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料和记录,是本单位在生产、经营、管理等各项活动中形成的全部文档材料的总和,包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、人事、声像和实物等十二大类的档案。
2.2适用范围
2.2.1文书档案即党群工作类、行政管理类、经营管理类和生产技术管理类的归档文件材料统一按照《苏州市企业归档文件整理规则实施意见》(档发〔2004〕24号)整理执行,文书档案保管期限参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局第10号令)修改完善。
2.2.2科技档案即产品类、科研类、基本建设类和设备仪器类四大类的文件材料统一参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(中华人民共和国国家标准G/T11822-2000)和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(中华人民共和国档案行业标准DA/T28-2002)进行整理立卷。
2.2.3会计档案仍按照集团财务中心规定的《亨通集团有限公司会计档案管理制度》原有要求及《会计档案卷格式》(1991年9月2日由江苏省档案局、江苏省财政厅发布)进行整理立卷。
2.2.4人事档案(即员工个人档案)按《亨通集团人事档案管理规定》(集团发〔2004〕24号)文件执行,人力资源管理过程中形成的管理性文件属于文书档案的范畴,应按时移交本单位综合档案室。
3.管理职责
3.1文件的收集
3.1.1各单位各部门专(兼)职档案员,每月收集、整理部门内应归档材料。
对短期保存和暂时保存在各部门的文件材料,应切实做好资料与文件的保密工作,防止泄密事件发生,确保文件、资料的完整、安全。
3.1.2凡印发的文件(含定稿和打印的正件和附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)由归口管理部门统一收集、归档。
3.1.3一项工作由几个部门参与办理的,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归档。
3.1.4外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员,会议结束后应将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。
3.1.5组织召开的大型会议,会议结束后由会议主办部门将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续。
3.1.6产品或科技及管理和成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱应通知相关档案人员,所形成的文件材料必须及时、完整地移交至文档室。
3.2文件归档的要求
3.2.1质量要求:
3.2.1.1归档的文件材料应及时、完整、准确、系统。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
3.2.1.2文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物,超大纸张应加以折叠。
已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸文件要复制。
3.2.1.3归档的文件应为原件。
因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。
3.2.1.4归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的,应一并归档,无译文的要译出标题和目录后归档。
3.2.1.5两个以上单位合作完成的项目,应以合同、协议等形式约定文件归档要求。
主办单位一般应保存全套文件,协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。
3.2.1.6文件形成部门应就归档文件填写《档案移交登记表》。
移交表一式二份,移交时按表交点清楚,交接双方签字,各留一份,以备查考。
3.2.2数量要求:
3.2.2.1归档的文件一般一式一份。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
3.2.3时间要求:
3.2.3.1各单位文书档案的收集归档应遵循平时一事一归与年度集中归档相结合的原则,关键在于平时的收集,并根据自身实际制定相应的收集归档工作流程及要求。
3.2.3.2各单位、部门的专(兼)职档案员应按照本单位及各条线部门的年度工作规划提出本年度应归集的档案资料清单及要求,一般在每年3月集中发文收集上年度档案,原则上在7月完成整理和归档工作。
3.2.3.2.1党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。
3.2.3.2.2专项活动原则上要求每项工作结束后两周内,由该项工作责任人将相关资料整理经部门负责人审核后向本单位档案室移交。
3.2.3.2.3新产品的设计、试制、投产过程中形成的文件材料,在新产品完成试制、鉴定后即集中移交归档。
3.2.3.2.4科技项目按项目申报、批准立项及成果鉴定等分阶段及时归档。
3.2.3.2.5外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即登记归档。
3.2.3.2.6基建工程项目在竣工验收时及时归档。
3.2.3.2.7当年形成的会计档案,在会计年度终了后,暂由财务部门保管一年,隔年编制移交清册,移交本单位档案室统一保管。
3.2.3.2.8人事档案由人资部门归档保管,每年向档案室移交档案目录。
人力资源管理方面形成的档案需收集后归至档案室。
3.2.3.2.9声像档案应在活动结束后及时归档,或与相应内容的纸质载体一并归档。
3.2.3.2.10所获荣誉、证书等实物档案由直属部门领取后即移交档案室予以归档。
3.3归档文件的整理
3.3.1整理原则:
在坚持原有分类的基础上,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
3.3.2文书档案按“件”整理。
“件”是企业归档文件的整理单位。
原则上每份文件单独计算为一件。
文件正本与定稿为一件;
正文与附件为一件;
原件与复制件为一件;
转发文与被转发文为一件;
会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的,一本为一件);
成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件;
重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;
计算机及网络环境下形成的文件,无定稿、无重要修改手迹,无领导批示的,将正文与发文稿纸为一件;
报表、名册、图册等按其原来装订方式一册(本)为一件;
未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起作为一件;
来文与复文为一件,经过若干层次办理的来文复文,超过两件的,则将所有的来文、复文分别作为一件。
3.3.3科技档案、会计档案、人事档案、声像档案和实物档案以各自分级类目按卷整理。
3.4整理的方法
3.4.1装订
3.4.1.1文书归档应按件装订。
装订时,正本在前,定稿在后;
正文在前,附件在后;
原件在前,复制件在后;
转发文在前,被转发文在后;
复文在前,来文在后;
不同文字的文本,中文本在前,其它文种版本在后。
有文件处理单的,可放在最前面。
3.4.1.2科技档案、会计档案、人事档案、声像档案和实物档案以各自分级类目按卷装订。
3.4.1.3文件定稿如果是计算机打印的,没有修改笔迹,与正文内容一致,只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档。
3.4.1.4装订方法:
根据归档文件的厚薄而定。
一般厚度的文件可采用缝纫机轧边或在文件左上角穿针打结;
较厚的文件可采用“三孔一线”的装订方法。
已成册不易拆封的,可保持原貌不变。
3.4.2分类
3.4.2.1档案一级类目的设置:
本单位档案分类统一设置十个一级类目。
它们是:
党群工作类,以“0”来表示;
行政管理类,以“1”来表示;
经营管理类,以“2”来表示;
生产技术管理类,以“3”来表示;
产品类,以“4”来表示;
科研开发类,以“5”来表示;
基本建设类,以“6”来表示;
设备仪器类,以“7”来表示;
会计档案类,以“8”来表示;
人事档案类,以“9”来表示。
以后,如公司发展需要,可根据实际情况增设一级类目。
其他如声像档案、实物档案等,按其形成的内在规律和反映的内容,按不同性质,另行编号保存。
3.4.2.2档案二级及二级以下类目的设置按照公司管理职能、结合档案形成的特点来设置:
3.4.2.2.1文书档案一级大类以下不设二级类目。
3.4.2.2.2产品类的二级及二级以下类目,应先按产品的种类或系列分类,种类、系列以下再按型号设置。
3.4.2.2.3科研开发类的二级及二级以下类目,应先按课题性质分类,性质以下再按课题设置。
3.4.2.2.4基本建设类的二级及二级以下类目,应先按工程性质或用途分类,工程性质以下按建筑项目设置。
3.4.2.2.5设备仪器类的二级及二级以下类目,应先按设备仪器性能或用途分类,性能、用途以下再按型号设置。
3.4.2.2.6会计档案类的二级及二级以下类目按核算单位设置。
3.4.2.2.7人事档案类可按照员工工号设置二级类目。
3.4.2.2.8声像档案二级类目一般按载体形式(如照片、录音带、录像带、光盘等)设置。
3.4.2.2.9实物档案二级类目一般按实物种类(证书、奖牌、奖杯等)设置。
3.4.2.3区分年度:
3.4.2.3.1年度应以落款日期为准。
如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。
3.4.2.3.2跨年度的文件放入办结的年度。
如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度;
2007年申请、2008年批复文件,其文件材料统一在批复年度归档,即归入2008年。
3.4.2.3.3几份文件作为一件,“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。
如来文与复文为一件,以复文日期为准。
3.4.2.3.4会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
3.4.2.3.5文件没有标注日期时,需要分析该文件内容,制成材料、格式、字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类。
3.4.2.4区分保管期限,将每年的归档文件按永久、定期分开,定期一般分为30年、10年。
具体期限参照《亨通集团文件材料归档范围与档案保管期限表》区分。
3.4.3排列
档案的排列要与本单位档案实体分类方案一致,档案的排列要方便库房的管理和提供利用,档案的排列要突出重要档案。
档案的排列上架应遵循先左后右,先上后下的顺序。
3.4.3.1文书档案采用“大类—年度—保管期限”顺序排列。
在各大类内、同一年度内按保管期限(永久—30年—10年)顺序排列。
3.4.3.2科技档案的排列按“大类—性质(专业)—项目”顺序排列。
3.4.3.3会计档案类档案按“核算单位—年度—形式”顺序排列。
3.4.3.4人事档案类按照员工工号排列。
3.4.3.5声像档案和实物档案的排架按“载体形式(种类)—时间”顺序进行排列。
3.4.4编号:
档案编号应遵循相应编号原则并对编号及时更新
3.4.4.1档号编制
3.4.4.1.1一级类目采用一位阿拉伯数字编写,0-9代表十大类档案的一级目。
如有扩展,按“十进位”制顺序自然递进。
其他档案的档号编制按档案名称,采用拼音字母的一个大写字母组合来表示。
3.4.4.1.2二级及二级以下类目采用阿拉伯数字自然数流水号编写,如1,2,……。
产品、科学技术研究、设备仪器、基本建设等其他类档案,有代号的,一般应优先采用型号或代号进行编写。
3.4.4.2件号、案卷号的编制
3.4.4.2.1文书档案按“大类(问题)—年度—保管期限”编写件号。
在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章(图1)。
填写编号项目的字迹材料应耐久。
归档章的项目为:
全宗号、年度、室编件号、大类名称代号、保管期限、馆编件号、总页数。
3.4.4.2.2科技档案、声像档案、实物档案分别以最低一级分类类目编写案卷顺序号。
3.4.4.2.3会计档案按“核算单位—年度—形式”编写案卷顺序号。
3.4.4.2.4人事档案类按“员工工号”形式编写案卷顺序号。
3.4.4.2.5类别号的不同级别中间用间隔号“.”隔离。
3.4.4.2.6类别号与案卷号中间用间隔号“-”隔开。
3.4.5编目
3.4.5.1文书档案应逐件编目。
来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。
但必须在题名栏中用()注明有无来文,如“附请示”。
3.4.5.2企业归档文件目录(文书档案)的项目设置为:
件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。
3.4.5.3企业归档文件目录要装订成册并编制封面。
按四大类每年装订成册,即每年四本。
封面设置全宗名称、大类名称、年度等项目。
3.4.5.4科技档案的编目参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(中华人民共和国国家标准G/T11822-2000)。
3.4.5.5使用符合要求的档案管理软件所形成的归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。
载体推荐为一次写光盘。
3.4.6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊和备考表。
3.4.6.1档案盒的规格:
执行国家行业标准《科学技术档案案卷构成一般要求》中档案盒的规格。
档案盒外形尺寸为长310mm,宽220mm,厚度为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm。
3.4.6.2档案盒的封面:
用全称或规范化的简称标明全宗名称。
3.4.6.3档案盒盒脊:
在盒脊上贴四格标签(具体尺寸以档案局印制式样为准),设置的项目有:
全宗号(或目录号)、年度、大类代号、起止件号。
其中起止件号仅填写室编件号的起止号,即盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“-”连接。
盒号,即档案盒的排列顺序号。
馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写。
3.4.6.4档案盒的质量要求:
采用无酸纸制作的档案盒,统一由省档案局监制。
3.4.6.5装盒的要求:
不同年度形成的文件,不同大类形成的文件不得装入同一档案盒。
3.4.6.6装盒时应根据文件的数量选择厚度适宜的档案盒。
3.4.6.7备考表置于盒内文件之后,不宜印在档案盒上。
项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人。
盒内文件情况说明填写主要包括盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;
整理人、检查人栏应填写负责整理归档文件和负责检查归档文件整理质量人员的姓名;
日期,填写归档文件整理完毕的日期。
3.4.7排架
3.4.7.1文书档案的排架方法:
大类(问题)—年度—保管期限。
3.4.7.2科技档案的排架方法:
一级类目—二级类目—三级类目—案卷顺序号。
3.5档案的密级设置
3.5.1保密等级分为“绝密”,“机密”、“秘密”和“内部”等四种:
3.5.2“绝密”是保密内容的核心部分,包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密
的,一旦泄密会使党和国家遭受严重危害和重大损失。
如财务分析报告、对高层管理者的考核报告、涉及项目成本利润的报告和论证材料、公司尚未实施或正在实施的经营战略决策公司项目技术的核心资料、公司其他认为应列入绝密范畴内的文件资料
3.5.3“机密”是保密内容的重要部分,包括在一定时期,一定范围内需要保密的,一旦泄密会使党和国家遭受较大危害和较大损失。
如公司注册及相关文件、技术资料工程建设的重要图纸、立项报告及业务进度分析报告、涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书以及合同协议文本、公司其他认为应列入机密范畴内的文件资料
3.5.4“秘密”是保密内容的一部分,一旦泄露会使党和国家遭受一定危害和损失。
财务报表、账册;
日常经营管理计划、成果;
客户情况;
餐饮菜谱档案;
工程设备技术资料等;
3.5.6“内部”是没有公布于社会的文件,只限于内部有关人员使用。
如平时各种工作条例、规章制度、一般业务共作来往文件、各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等、行政管理工作的计划、总结、报告、一般性的月、季工作计划和总结报告、有关干部任免、调配、定级等的文件、财务、物资、档案等各类行政交接手续凭证。
3.6档案的利用
3.5.1提供档案原件
3.5.2提供档案复印件
3.5.3提供文献索引资料
3.7档案的统计
3.7.1档案统计的目的是为了及时正确地掌握本单位档案的库藏数量及档案的利用情况,便于更好地开展收集、整理、鉴定等工作。
3.7.2档案管理要建立健全统计工作,统计的数据要以原始记录为依据。
3.7.3档案统计的内容,应根据有关规定和本单位的需要确定,主要有档案管理基本情况统计,档案案卷(件)数量统计,档案分类鉴定统计,档案提供利用及利用效果情况统计,案卷销毁统计等等。
3.7.4档案统计工作的要求,要做到连续进行、长期积累、认真负责、一丝不苟,确保统计数据的准确性、及时性、可靠性和齐全性。
3.8档案的鉴定
3.8.1档案鉴定工作应以国家有关部门的规定和本单位《档案保管期限表》等为依据,全面分析档案的现实作用和历史作用。
3.8.2档案鉴定工作需由本单位档案分管领导、专业技术人员和档案管理人员组成的鉴定小组进行。
3.8.3每次档案的鉴定,要形成鉴定报告,提出鉴定意见。
档案鉴定工作一般每10年进行一次。
3.8.4档案通过鉴定,要求达到保管期限准确,保管单位质量达到标准规定,鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关部门和人员负责修改、增补。
3.8.5通过鉴定,对于保管期满的档案进行销毁工作。
3.8.6档案鉴定工作程序:
3.8.6.1档案部门拟写档案鉴定工作申请,报分管领导审核,主要领导批准。
鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。
3.8.6.2成立档案鉴定小组。
档案鉴定小组由分管档案工作的领导具体负责,档案部门和有关部门兼职档案员参加。
3.8.6.3学习国家有关规定,统一档案鉴定标准。
3.8.6.4鉴定小组成员对档案进行鉴定,提出鉴定意见。
对失去保存价值,需销毁的档案进行登记造册,并提交档案鉴定报告。
3.8.6.5领导审查、批准档案鉴定报告。
3.9档案的销毁
3.9.1档案的销毁,要严格执行有关的保密规定。
必须慎重从事,严格掌握。
3.9.2档案销毁工作程序:
3.9.2.1档案部门对经鉴定拟销毁的档案提出存毁的初步意见,按类别编制销毁清册,经鉴定小组按保管期限规定,严格审查同意,上报档案形成部门领导和档案分管领导批准。
3.9.2.2经鉴定批准销毁的档案,必须送指定地点化为碎纸、纸浆或焚毁,任何单位、部门均不得将应销毁的档案作其它用途或当作废纸出售。
3.9.2.3档案销毁时须有两名监销人在场,监销人由专(兼)职档案员或安保部门人员组成。
销毁前要认真清点、核实,销毁后,要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期并签字。
经审查不准销毁的档案仍继续保存,并在销毁清册上详细注明。
3.9.2.4底图一般不销毁,但有重新绘制新底图代替者,则保留一段时间后销毁。
各部门使用的污损图纸、技术文件应一律交回档案部门统一销毁,不得自行处理。
3.9.2.5档案鉴定、销毁工作结束后,档案部门应及时做好档案整理、检索工具调整等处理工作。
档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应及时归档、妥善保存。
4.规范与要求
4.1档案的保管
4.1.1本单位各种门类和载体的档案均由综合档案室集中统一保管,档案室字接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续
4.1.2存放档案设置必要的档案专用库房和箱柜并进行科学二分类、排列、编目,便于查找。
4.1.3库内配备温湿度计,坚持库内温湿度测量与记录,有防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。
4.1.4做到库内不办公、五杂物堆放,经常保持库房清洁卫生。
4.1.5定期检查档案保管状况和”八防”措施,每年核对案卷数一次,做到数字准确、案卷与目录相符,对破损和变质档案要及时修复和复制,发现问题及时报告,并认真做好记录。
4.1.6建立全宗卷,以积累存贮本单位档案的立卷情况说明、分类报告,鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。
4.1.7库房钥匙由综合档案室档案员保管,非档案人员不得擅自进入档案库房。
4.1.8档案管理制度管理人员调动工作时,对所管档案必须严格办理移交手续,交接双方和监交方必须签名。
4.2档案的保密制度
4.2.1档案人员不得随意丢放、擅自提供、抄录、公布、损毁、丢失、涂改、伪造或销毁档案。
绝密档案要单独报管。
4.2.2牢固树立保密观念,严格遵守党和国家的保密制度,严防失密、泄密事故发生。
4.2.3不得向工作无关人员谈论档案内容,不准用电话、传真提供密级级以上档案。
4.2.4密级档案要经常查对,失泄密时要及时上报主管领导,并对责任者进行追究处量。
4.2.5非档案管理人员不得进入档案库房。
4.2.6任何人不准私自保存档案或携档案进入公共场所。
4.2.7档案管理员应熟知本局各类档案的密级划分,调密级档案时,不少于两名工作人员
4.2.8档案室箱柜要加锁,要随手侯关门、关灯
4.2.9销毁期满档案需要经档案鉴定小组鉴定,报领导批准,登记造册,报备有关部门备案,严把废纸出售关。
4.3档案的查、借阅
4.3.1利用者只能查阅与本单位或本人工作有关的内容,其他档案管理制度不得随意翻阅摘抄。
4.3.2凡需使用档案者均须填写《文件调阅单》,写明查阅时间,查阅内容、查阅目的以及陪同人等信息,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅。
4.3.3案卷一般仅供在档案室阅看,一般不得对其进行复制,如需复制,应填写档案资料复制申请单,经所在部门领导签署意见后方可复制。
4.3.4立卷的文件、资料可外借,外借的须办理登记手续。
借阅期限不得超过7天,到期归还,不得转借他人使用,如需再借,应办理续借手续。
4.3.5借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。
借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失、损坏或泄密,应及时报告主管领导,立即追究当事人责任。
4.3.6外单位借阅档案时,应持有单位介绍信,经总经理批准后方可借阅,且不得带离档案室。
其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。
4.4档案的移交
4.4.1档案的接受和移交,必须严格履行交接手续,档案接受一方与移交一方经过档案的检查与核对认为档案质量合格
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