计算机文化基础辅导资料十一Word格式.docx
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数据排序,自动筛选的方法,分类汇总的方法,图表的类型与建立。
2.基本概念:
自动筛选、图表、折线图、饼图。
二、主要内容
(一)分析和管理数据
1.数据排序(熟练掌握)
可以根据某特定的内容来重排数据清单中的行。
最多可指定三个排序关键字
当对数据排序时,Excel2003会遵循以下的原则:
①被指定为关键字的列上有完全相同项的行将保持它们的原始次序。
②在排序列中有空白单元格的行会被放置在排序的数据清单的最后。
③隐藏行不会被移动,除非它们是分级显示的一部分。
④如果指定一列以上作关键字排序,主要列中有完全相同项的行会根据指定的第二列作排序,第二列中有完全相同项的行会根据指定的第三列作排序。
操作过程:
(1)
①选择“数据”菜单上的“排序”命令。
②在“主要关键字”列表框中,选定重排数据清单的主要列。
选定“递增”或“递减”单选按钮以指定该列值的排序次序。
若要由一列以上来作关键字排序,在“次要关键字”和“第三关键字”框中,如果在数据清单中的第一行包含列标记,则在“我的数据区域”框中选定“有标题行”单选按钮,以使该行排队在排序之外,或选定“没有标题行”使所有行都作为数据行被排序。
③按下“确定”按钮。
(2)使用工具排序
在Excel2003中对数据排序时,除了能够使用“排序”命令外,还可以利用工具栏上的两个排序按钮“升序排序”和“降序排序”。
其中A到Z代表递增,Z到A代表递减。
使用工具排序的步骤如下:
①选取要排序的范围。
②在“升序排序”或“降序排序”按钮上单击,则数据按照所选中最左边一列的递增或递减顺序排列数据。
2.数据筛选(熟练掌握)
两条用于筛选的命令:
“自动筛选”和“高级筛选”。
“高级筛选”可处理更复杂的条件。
(1)自动筛选
菜单“数据”→“筛选”→“自动筛选”,进入自动筛选后,数据清单中第一行各列中将分别显示出一个下拉按钮。
自动筛选数据的操作步骤如下:
①从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令,然后从“筛选”子菜单中选择“自动筛选”命令。
②此后,数据清单中第一行的各列中将分别显示出一个下拉按钮,自动筛选就将通过它们来进行。
下拉菜单中包括升序排列、降序排列、全部、前10个、自定义。
升序排列和降序排列是使所有记录按选项的升序或降序排列。
全部是筛选中所有记录。
前10个和自定义的具体情况见以下两图。
当筛选结束后,单击“数据”->
“筛选”->
“自动筛选”选项,将取消自动筛选状态。
(2)高级筛选
(简单了解一下,对同学学习与工作有帮助,但是在课程内不要求掌握)
①在进行高级筛选之前,首先在数据表之外的空白位置处建立好进行高级筛选的条件区域,它包括属性名和满足该属性的条件。
如上图所示,如果条件在同一行上表示“与”,如图所示的条件为:
英语成绩在50分以下,并且语文成绩在60分以下。
如果条件不在同一行,则表示“或”的关系。
②条件区域设置完毕之后,选择待筛选的数据表,单击“数据”->
“高级筛选”,弹出对话框。
③弹出的对话框中,“列表区域”文本框要求给定筛选区域,默认为刚才用户所选择的区域,如想更改筛选区域,可以单击右边的按钮重新选择该区域,然后返回到该对话框,“条件区域”要求给定条件区域,单击右边按钮打开对话框,通过鼠标拖曳条件区域,单击右边按钮重新回到“高级筛选”对话框中。
④筛选完数据后如下图所示,想要取消自动筛选状态,点击“数据”->
“全部显示”选项。
取消高级筛选:
3.数据的分类汇总(熟练掌握)
分类汇总是对数据清单上的数据进行分析的一种方法。
在进行分类汇总之前,必须对数据清单按照分类字段进行排序。
菜单“数据”→“分类汇总”。
在“数据”菜单中选择“分类汇总”命令,即可以在工作表中插入分类汇总行,然后按照选择的方式对数据进行汇总。
注意:
在进行分类汇总之前,数据的第一行中必须有列标记。
①选择数据区域,必须包含标题行,如下图所示的“学号、姓名等”,单击“数据”->
“分类汇总”,弹出对话框。
②在对话框中,选择用于数据分类的字段。
如下图所示:
根据每一个学号,求出每一门的平均分,最后得出整体学生的每一科目的平均分,即想要得出学号为20101的英语平均分,语文平均分,数学平均分。
依次类推,最后得出所有学生的语文平均分、数学平均分、英语平均分。
设置完毕,点击“确定”。
③给出分类结果
④如想删除分类汇总,选定分类表,单击“数据”->
“分类汇总”,弹出对话框,单击“全部删除”。
(二)图表的建立
1.图表类型
图表可以使数据易于阅读和评价,可以帮助用户方便地分析和比较数据。
在Excel2003中图表是指用图示方式表示工作表中数据的方法。
数据点:
用于生成图表的数据清单中一个单元格的数据称为数据点
数据系列:
用于生成图表的数据清单中一列或一行的数据
数据源:
生成图表的数据清单
图表的类型:
柱形图:
也称直方图,默认使用的一种类型。
条形图:
是对柱形图的90度旋转,适合于进行各数值之间的比较,或用于比较不连续的且无关的数据差别。
突出数值的比较,淡化数值随时间的变化。
折线图:
将同一序列数据在图中表示的点用直线连接起来。
特别适合于横轴为时间轴的情况,反映数据的变动情况及变动趋势。
饼图:
只能显示一个序列,反映了该序列中各数据在总体中所占的比例。
2.图表的创建(必须掌握)
菜单“插入”→“图表”或者“常用”工具栏上的“图表向导”图标按钮
具体操作:
第一步:
选择要形成图表的数据区域,在菜单栏中选择“插入”→“图表”,在显示的窗口中确定图表类型;
第二步:
选择图标类型,常见的是柱形图,折线图。
第三步:
图表类型确定后,定义“数据区域”和“系列”,在数据区域内选择数据,如下图虚线部分;
在“系列”里面,选择“分类X轴标识”,如下图的虚线部分。
第四步:
“数据区域”和“系列”定义后,可接着定义图表“标题”、“坐标轴”、“网格线”、“图例”、“数据标志”和“数据表”;
第五步:
定义图表的位置,即形成的图表是“作为新工作标插入”还是“作为其中的对象插入”;
第六步:
最后调整图表大小和样式。
三、打印工作表(与word打印类似)
三、习题
(一)单项选择题
1.Excel通过()功能实现图表的创建。
A、数据库应用
B、图表向导
C、函数
D、数据地图
答:
B
分析:
图表的建立采用图表向导建立。
(二)操作题
1.
(1)利用公式计算出种商品的“总价”,等于“单价”*“数量”
(2)在D5单元格中计算出所有商品的种数,在C5单元格中分别计算出单价的平均值(保留2位小数),在E5单元格中计算出总价之和。
操作提示:
(1)单击总价的下一个单元格,输入公式=c2*D2,单击回车,此时总价就计算出来,向下填充至e3、e4单元格,计算出所有总价。
(2)在d5单元格中输入公式=count(D2:
D4),在C5单元格中输入公式=average(c2:
c4),需要保留小数的做法是选中该单元格,单击格式菜单中的【增加小数位数】或者是【减少小数位数】,在e5单元格中输入公式=sum(e2:
e4)。
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