业务员费用控制管理规定.docx
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业务员费用控制管理规定.docx
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业务员费用控制管理规定
四川宏辉科技有限公司
文件编号
B-A-14-02-009
版本编号
D0
业务员费用控制管理规定
制订日期
2014.02.28
执行日期
2014.03.01
1.0目的
1.1为规范本公司在不同发展阶段进行科学化、系统化、标准化、流程化、数据化、文件化、精细化、专业化、且可操作性强的经营管理体系,明确各项规章制度,提高工作效率,有章可循,特制定以下规定:
2.0适用范围:
2.1本制度适用于公司全体销售部全体人员费用管理。
3.0权责部门
3.1总经理负责该办法规定、修改、废止之起草。
3.2董事长负责该办法规定、修改、废止之核准。
4.0业务人员等级划分和业务费用分类:
4.1等级划分:
区域总监、高级业务员、中级业务员、初级业务员、业务内勤。
4.2业务员费用分类:
包括差旅费、通讯费、外勤补贴、业务招待费和办事处费用。
其中,差旅费包括机票费、高铁费、动车费、火车费、汽车费(长短途)、公交车费和的士费等。
办事处费用包括租金、电费、水费、煤气费、物业费、宽带费和传真打印费等费用。
5.0业务员费用报销要求及有关事项
5.1业务人员差旅费用报销要求及注意事项:
5.1.1业务人员出差车票报销规定:
5.1.1.1报销车票应按机票费、高铁费、动车费、火车费、汽车费(长短途)、公交车费和的士费等,其它等项目分类填写,并依据出差时间顺序排列粘贴于底面纸左上角;
5.1.1.2车票票面金额应保持清晰,报销人员应在车票背面注明上车、下车时间、行程路线以及随同人员姓名并签字确认;
5.1.1.3车票要求以电脑票为主,若取得非电脑类车票(即定额发票)时,应在背面注明原因和实报金额;
5.1.1.4若定额车票票面金额大于或小于实际金额,将定额发票金额手写修改为实际行车金额。
拟定
审批
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四川宏辉科技有限公司
文件编号
B-A-14-02-009
版本/页次
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业务员费用控制管理规定
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2014.02.28
执行日期
2014.03.01
5.1.1.5在发票背面注明各项信息和签字应靠发票背面的右下角。
5.1.1.6差旅费报销单应及时寄回总公司财务部会计处,报销日期为每个月10号、20号、30号,各办事处按以上规定时间将报销单据准时邮寄回公司总部,过期不予报销,因公出差除外。
5.1.1.7业务员应认真检查行程明细表是否填写完整、准确,若审核人员发现漏报或填写错误的将不给予提醒,后果由报销人员自负。
5.2业务人员话费报销:
5.2.1销售部全体人员统一使用公司配发的中国移动手机号码,保持24小时开机;
5.2.2销售部由公司统一配发“手机卡”为全球通68元/月,月租费由公司每个月按时交纳,其它部分话费由使用人自行承担,不得出现欠费停机,凡出现欠费停机每次罚款100元。
5.3业务人员出差补贴报销:
5.3.1全体营销部业务人员不包食宿,在本办事处区域或周边区域工作原则上要求当天往返。
5.3.2业务人员出差补贴标准参照以下标准执行,若因岗位变动、调动区域等原因引起的补贴标准变动的情况,该区域总监应做出补贴标准变动的书面申请,区域总监、总经理审核、董事长审批后,财务部备案方可执行;
5.3.3业务人员出差为办事处所在地或周边地区的情况,尽量入住于自己的住所,不能在自己住所住宿的应写明原因,否则不予补贴;
5.3.4出差补贴应详细写明出差日期、时间、天数、地点、补贴标准,不能直接简单的写汇总;
5.3.5业务人员若因工作需要,到总公司、其它办事处或异地开会的情况,应在报销单后面注明参会人员、时间、地点;
5.4办事处费用:
5.4.1各办事处区域总监应严格控制办事处费用,及时做好办事处设备和物料登记。
如有设备或物料变更(增、减)的应事前向总经理报并登记备档,否则造成的损失由办事处区域总监承担。
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四川宏辉科技有限公司
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2014.03.01
5.4.2办事处产生的打印、复印和传真的,要求尽量在办事处或客户处进行。
紧急、特殊情况可在外进行打印、复印和传真,但必须争得区域总监同意后方可执行,并于产生费用的正规报销发票后面注明事项。
5.4.3办事处发生的水电费按公司规定报销。
5.4.4报销办事处水电费时应附收款收据和水电费消费清单。
5.4.5办事处的宽带费、固定话费和物业管理费等费用均可按实报销(不得用公司规定电话拨打私人电话,违者每次处以50元处罚,由行政部和财务部按每月电话清单稽查)。
5.4.6以上费用应提供发票或收款收据或是房东代付费用的证明,方可允许报销。
5.4.7办事处租金应按租赁合同规定的付款方式支付,并提供房东的身份证明及收款证明。
5.4.8办事处购买、维修、保养的办公设备和办公用品应事先向公司总经理提出提前申请。
5.4.9购买办公设备(固定资产、办公桌、办公椅或床等用品)报销时应附照片。
6.0业务员标准
6.1交通费:
6.1.1本市范围内和本市周边地区;
6.1.1.1紧急特殊事项,呈报总经理批准后由公司派车;
6.1.1.2业务员自己有私家车公用时:
6.1.1.2.1私家车公用时其费用不得高于正常乘坐公交车或汽车,如遇紧急状况,必须提前向总经理汇报,得到总经理批准后公司方可报销其费用,否则不予报销;
6.1.1.2.2私家车公用时规定使单次往返,范围在200公里以内,超出范围公司不予报销费用;
6.1.1.2.3私家车公用时必须由销售内勤登记里程表的出入数字;
6.1.1.2.4私家车公用时统一按1.6排量报销油费(每月必须提供当月加油正规票据不少于当月油费补贴金额)、路桥费实报实销,另外每100公里补贴车辆磨损费10元;
6.1.1.3乘公共汽车、或火车时,按当天有效车票报销;
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2014.03.01
6.1.2本市范围以外地区;
6.1.2.1紧急特殊事项,呈报总经理批准后,火车软卧、飞机;
6.1.2.2乘火车时间在5小时以内,乘火车硬座;5小时以外,乘火车硬卧铺,
6.1.2.3乘坐公共汽车或火车时,按当天有效车票报销;
6.1.2.4未经总经理批准,“打的”费用公司不予报销;
6.1.2.5各区域办事处销售人员,只报销长途车票及进出客户的市内公交车票;
6.1.2.6选择交通工具的原则为:
6.1.2.6.1火车--汽车--公交车--私家车公用—公司派车;
6.1.2.6.2火车硬座--火车硬卧--火车软卧—动车--高铁--飞机;
6.2出差餐费:
6.2.1本市范围内办事没有餐费补贴;
6.2.2宴请客户进餐时,按公司规定标准及权限报销,公司不另行补贴出差当餐的餐费;
6.2.3早餐标准:
1-2线城市10元;3线城市或以外5元;
6.2.4中餐、晚餐标准:
1-2线城市20元;3线城市或以外10元;
6.3住宿费:
6.3.1本市范围内或当日返回没有住宿费费补贴;
6.3.1.1原则上要求当天返回,特殊情况必须经区域总监批准;
6.3.1.2出差到1-2线城市180元/天;
6.3.1.3出差到3线城市120元/天;
6.3.1.4出差时同性住标准间(二人间或三人间);
7.0业务费:
7.1因为公司销售业务需要产生业务招待费等等状况时:
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7.1.1销售部全体销售业务人员按公司规定的权限范围执行:
7.1.2销售业务费用规定权限:
7.1.2.1业务员:
7.1.2.1.1单次费用在100元以下;
7.1.2.1.2当月在5次以下,超出5次呈报区域经理审核、总经理审批;
7.1.2.1.3每次必须在业务内勤处登记,每次必须在回办事处次日进行登记,否则不予报销;
7.1.2.2区域总监:
7.1.2.2.1单次费用在200元以下;
7.1.2.2.2当月在5次以下,超出5次呈报总经理审核、董事长审批;
7.1.2.2.3每次必须在业务内勤处登记,每次必须在回办事处次日进行登记,否则不予报销;
7.1.2.3总经理:
7.1.2.3.1单次费用在500元以下;
7.1.2.3.2当月在5次以下,超出5次呈报董事长审批;
7.1.2.3.3每次必须在回公司总部次日在公关部进行登记,否则不予报销;
7.1.3业务重大费用:
7.1.3.1单次公关费在5000元以下,呈报区域总监审核、总经理复核、董事长审批后由业务员独立完成。
7.1.3.2单次公关费5000--10000,呈报区域总监审核、总经理复核、董事长审批后由后由区域经理协助业务员完成。
7.1.3.3单次公关费在10000以上,呈报区域总监审核、总经理复核、董事长审批后由公关部经理协助完成。
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7.1.3.4凡属公司对客户及相关部门的业务或办事费用,超出职位权限规定金额的情况下,必须事先前向公司申请,经公司批准后方可执行,否则公司一律不予报销。
8.0市场类别:
8.1公司现在有分销售模式及市场类别,可以根据不同的销售模式及市场类别(公司直销模式、单项代销模式)业务员的底薪、提成按以下标准计算:
8.2直销模式提成:
按销售额3%提成,细节见(销售部薪资提成方案)。
8.3单项代销模式提成:
按销售额5%提成,细节见(销售部薪资提成方案)。
9.0业务员费用审核基础数据
9.1区域总监对业务员上交的报销单进行审核前,必须有相关数据资料的支持,才能使费用审核的结果更真实和合理,有利于对业务员报销的不真实、不合理的费用进行控制。
9.2业务员费用审核基础数据主要有销售区域分布表、销售人员负责区域表、销售人员人事档案表、销售人员行程表、非电脑票票价参考表、办事处住宿登记表、业务员处罚表和发票连票号码登记表。
9.3费用基础数据的来源
9.3.1销售区域分布表、销售人员负责区域表、销售人员人事档案表和销售人员行程表由销售内勤负责整理。
行程表根据对业务员行程的电话跟踪记录进行编制。
9.3.2电脑票票价参考表由销售管理会计根据以往审核业务员报销的非电脑类车票目的地以及票价等相关信息进行登记,以供后期审核业务员乘车票价时参考。
对于取得的定额发票应以电脑票的价格为准。
9.3.3办事处住宿登记表由各区域总监根据每日业务人员的住宿情况进行记录。
9.3.4发票连票号码登记表由财务部会计将业务员报销的定额发票(或非电脑类发票)逐张
进行登记,并通过专门的查验方法检查连票情况。
9.3.5按分类登记各办事处所有业务的票号
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