整理撰写公文常用词Word格式文档下载.docx

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上级机关下发的文件，如收文机关为同一类型，可使用统称。

如“各院校”、“各省、自治区、直辖市人民政府”。

直接面向基层和广大群众的普发性文件，则不必标出主送机关。

3、正文。

一般包括提出问题、分析问题、解决问题三部分。

公文中的年份、具有统计意义的数字用阿拉伯数字，书写时不能转行。

层次的标识法为：

第一层：

一二三四……第二层：

（一）

（二）（三）（四）……第三层：

１.２.３.４.……第四层：

（１）（２）（３）（４）……

4、附件。

附属于正文的文件或材料。

标注在正文之后。

标法如：

附件：

１．×

２．×

３．×

5、署印，即加盖发文机关的印章。

应盖在正文的右下角，上不压正文，下要骑年月。

6、成文时间。

指公文开始生效的时间。

要用方块汉字写明全称。

第三，文尾，要求是清晰、全面。

附注：

指对公文的发放范围以及使用时应注意的事项的说明。

如“此件发至省部级”、“此件发至县团级”、“此件可见报”。

主题词：

采用规范化的词语对公文的内容和归属类别的概括，它便于对公文的阅读和检索、查询。

标注方法：

根据主题词的含义由大到小，先标出反映公文内容的（词），再标出公文使用种类的词。

应置于文尾抄送机关之上。

一般2~7个。

抄送机关：

有些机关不是公文的主办单位，对公文不负责，但需了解公文的内容，以便于工作中沟通和协调，用抄送。

发机关和日期：

引发机关不是指公文的发文机关，而是指文件的印刷主管部门，通常是指机关的办公室和文秘部门。

印发日期以公文付印的时间为准，它与公文的生效日期是不同的，用阿拉伯数字书写。

印发机关和日期只能占一行。

这些都是艺术技巧，但是这些艺术技巧是不能变的，是必须心细的、周密的，按照规则和要求来做的。

二、提升公文写作能力的几个关键要素

下面我们再谈谈升公文写作能力的几个关键的要素。

不同的公文类型有不同的要求，相同的公文类型有特殊的注意的事项。

公文写作的要求很高，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式，并有行文规则和办理办法尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要有较好的语言表述能力。

公文语言总的要求是庄重、平实、概括、简练。

公文语言功夫的核心是选词。

选词一定要根据所反映的客观实际需要；

符合明晰、确切、简练的标准；

要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。

多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语。

需要特别提出公文结构用语。

一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。

如：

为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。

二是结尾用语。

为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。

三是过渡用语。

如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。

四是经办用语。

经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。

五是称谓用语。

有第一人称：

我、本；

第二人称：

你、贵；

第三人称：

该。

等等。

公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。

这一部分的写作，是公文写作的难点。

标题：

1、规范式。

三部分，即：

发文机关＋事由＋文种；

用于重要、庄重的公务。

2、灵活式。

二部分：

一是发文机关＋文种、二是事由＋文种、三是“转发+始发机关及原通知标题”；

一部分：

只有文种。

常是不大重要的公务，带周知性。

带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。

文后不写落款及时间。

正文主送机关（面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，可以不写；

注意工作实际中组织关系）

公文的用语要求庄重、平实、概括，这样，有了准确的选词和精确明晰的表达，在特定的环境下用特定的语言，给特定的阅读对象，用书面的语言、少用形象的语言表达出来，这需要平时的凝练、修炼和精炼。

在凝练、修炼、精炼的过程中，形成公文写作的基本能力和基本要素。

三、公文写作中常见的问题

（一）公文标题常见病例分析

下面，我再与大家分享一下公文写作中常见的一些问题，也就是在公文处理中、公文写作中常见的一些毛病，有这么几个部分：

一、标题常见的毛病。

标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。

据此，须精心制作。

但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：

一类是语句不合语法规范，二是请示、函、报告三者混淆使用。

结合具体病例做一些分析的话，比如什么什么部、什么什么部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。

例1的介词“关于”应用未用。

以标题中四个机关联合发文，其办公意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在于发文机关与理由之间缺少了介词，应加以补上。

例二，***高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。

“例2”动宾搭配不当。

此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校产办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。

应加以改掉。

再一个就是请示、函、报告三者混淆。

***关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。

“例3”的标题显然是学院下属单位向上级主管部门请示解决经费的问题。

《办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。

此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请示”。

（二）公文写作中文种、格式的问题

再一个问题，公文写作中文种、格式的问题。

1、文种使用不当。

有的公文作者不了解或不会正确运用文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；

有的公告、通告、通报分不清，望文生义、主观臆断地应用；

有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，张冠李戴，干脆写成“请示报告”；

有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合都用通知代替。

2、格式不规范。

公文格式上存在的问题，主要有以下6个表现：

（一）公文的文头不规范；

（二）标题冗长、混乱、残缺不全；

（三）主送机关排列混乱；

（四）结构层次序数混乱；

（五）附件不符；

（六）主送、抄送单位不正确。

3、行文规则混乱。

越级行文、多头行文、请示里边本应是一文一事，结果是一文多事，第四，党政不分。

4、提法不当。

有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，容易形成误导，造成了一定的混乱。

5、名称表述混乱，公文中的人名、地名、单位的混乱主要有：

同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。

排名混乱，随意使用简称。

6、时间表述含糊。

（一）用时间代名词而不用具体日期。

（二）随意把年份省略。

（三）年份不使用公元纪年。

7、用词不当。

（一）词义误用。

（二）生造词语。

（三）词语使用不当。

（四）滥用模糊语言。

8、不符合语法。

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。

如成分残缺、成分多余、搭配不当、语序不当，这些例子在日常生活中和公文的现实写作中常常会出现。

有心人的话可以在我们过去所做的公文中一直在互联网和教科书上可以仔细观察，从这8个方面加以仔细地梳理，就会发现哪些错误是我们容易犯的，哪些错误是我们注意了，还容易忽视的常犯的错误，哪些是根本就不允许不能犯的错误，这些都需要在平时当中加以积累、加以审视、加以研究、加以改进。

最后还有一个毛病就是数字使用不统一，公文使用的数字概念模糊，书写形式杂乱不准确，主要有以下几种情况

（一）是数字概念不清楚。

（二）是数字概念不准确。

（三）是数字书写形式不统一。

（四）是空虚的，毫无真实可言。

这些都是我们在公文写作中，应该特殊地注意、特殊避免的。

四、讲话稿等公文写作的几个规律

多年以来，有心人对公文中的讲话稿形成了一个简单的规律，这些规律可以结合我们书写公文的时候加以思考、加以借鉴，我把它稍做梳理，它是这么讲的“三分之一定律”：

一篇好的讲话稿，应该是“上级精神，领导的思想、写作人员的思想各占三分之一”，所以一篇好的公文在写作时，特别是讲话稿写作时，上级精神占了三分之一，必须准确、全面、系统地了解上级的精神，深入的、直接的、面对面的、毫无遗漏地了解领导的思想，另外写作工作者、写的人也要把自己的思想清理清楚，这个也是各占三分之一。

“二八定律”在每篇讲话稿当中80%是继承，20%是创新。

这个是有些绝对，但是基层的部分，换句话说框架结构、大的原则、大的格式、大的陋俗是不能变的，是一以贯之的。

20%的创新是包括两个方面：

第一个方面就是，对现有材料的结合实际的深入加工提炼。

第二，是对领导意图的领导思想的深入表达、深入挖掘精髓的提炼。

这两个定律都说明我们要善于地积累，积累好了，我们就能够把讲话稿乃至公文写作好。

在遣词用句的地方，有人也做了一些归纳，这些归纳看起来显淡，但是用起来很有效，我略做梳理。

（一）戒生僻词，一篇好的公文在平实中见水平，而不是用谁也不懂的、没有见过的，生的、偏僻、生冷怪僻的词语要戒掉。

（二）戒重复出现，一句话重复五六遍、重复出现。

（三）戒称谓混乱。

（四）戒主从多变。

“要满腔热情地给领导提意见，走群众路线”，主从多变。

（五）戒多附加。

（六）戒绕口。

（七）戒迷路句。

（八）戒谓宾失配。

（九）戒半文不白。

（十）戒歧义。

十戒就是能够使我们在公文写作中注意的事项加以深刻的领会，然后写作的时候注意它的运用。

今天我们讲了公文写作的技巧与艺术，分两部分讲的，讲了公文的基本概括、写作的属性、基本功和一般技巧，公文写作的几个“台阶”以及公文处理的技巧，公文写作的表达艺术以及提升写作能力的关键要素，公文写作中常见的问题，这些角度都是从写作的角度来思考的。

但是一个完整的公文的写作技巧，它的艺术还有另一个角度就是审核的角度。

我们写成公文歌，用歌的方式来表达如何来审公文，它审好了才是完整的公文，才是对外看的公文。

五、公文歌——公文审核

（一）核文内容歌

所以我们现在开始讲讲公文的公文歌，这个公文歌主要是针对公文的审核而言，对于公文的审核，在有经验的领导那里、处长那里，有很多规律与技巧，这些对公文的审核就能是一篇公文出去以后大多很高、很有效的一个层次和水平。

我刚刚讲过公文歌，现在我就从公文审核的角度对公文歌进行一些解释和梳理。

公文审核，核什么？

主要核的内容是什么？

怎么核？

这是我们应该注意的问题。

那么公文审核，它是指发稿正式付印前，由文秘部门授权对其内容、格式作全面地审查核对和修改工作。

这是第三只眼睛，是写作者之外的一只眼睛。

写作者以为不错了、讨论者以为不错了，但是要给边看是要审核。

审核有四个关键的字，重在“审”、“核”、“究”、“改”。

所谓“审”，就是对文稿的用转程序、新闻的标性和会签的情况进行审核。

所谓“核”，就是对公文的主旨、事实、数据措施进行核实或论证。

所谓“究”，是探究、考究的意思，是对公文的结构、格式、语言进行仔细地推敲。

所谓“改”，就是要改错。

公文审核把关的作用主要体现在下列两个方面，一方面公文审核它保证了公文的质量。

审核人员按照公文处理的有关规定，对文稿内容和办文程序严格把关，起到提高公文质量，精简文件数量的作用。

另一方面，公文审核可以发挥文秘部门的参谋助手作用，使领导把时间和精力用在主要的决策活动上，提高单位的工作效率。

公文审核不好后果非常严重，失误的例子很多，在这里就不多举了。

它的重点是什么呢？

公文审核应该把握的主要是这么几个重点，一个是行文关系、一个是政策法规、一个是协商会签、一个是语言文字、一个是体例格式。

具体包括：

第一，是否需行文，是否符合本单位职责定位，行文方式是否恰当。

是否符合党和国家的路线、方针、政策；

提出的政策建议和新出台的政策规定，是否与现行的政策规定相统一、相衔接，是否切实可行。

涉及其他部门职责范围的事项，是否经过协商并取得一致意见，会签部门是否齐全；

经协商部门之间仍有意见分歧的，是否在文中予以说明等。

语言表述是否规范，包括字、词、标点、语句是否准确；

计量单位是否符合有关标准；

数字、层次序数等是否规范；

逻辑结构是否合理，重点是否突出等。

体例格式是否符合公文处理的有关规定，文种使用是否恰当，各要素标识是否正确等。

对核文的内容和要点、重点，有一个顺口溜，这个顺口溜希望大家记住，铭记于心，你今天是写文者，明天可能成为审核者，你自己审核好了，那领导、别人可以少操一点心。

所以这个内容的核歌、内容歌有这么一个。

一核政策符不符，二核行文对不对；

三核格式确不确，四核文字美不美。

所以简而言之，就是行文格式、政策法规、文字。

（二）行文关系歌

二、行文的关系，是指在行文时要正确反映处理发文单位与受文单位之间的关系。

目前这种关系主要有三种：

上下级关系（领导与被领导关系）；

指导与被指导关系；

不相隶属的平行关系。

公文的行文必须依据上述不同的关系，采取不同的方式与文种，以保证公文的畅通无阻，理顺各种关系，提高工作效率。

公文的性质，一个是上行的，即下级机关向上级机关的行文，这种上行文的基本行文方式，一般选择请示、报告和意见。

下行文的方式是上级机关向下级机关的行文，一般选择命令、决定、通知、通报、批复和意见。

三是平行关系，即平级不相隶属的机关之间的行文。

凡没有隶属关系，没有指导关系的平级单位之间行文均是平行文的性质。

平性一般选择“函”、“通知”、“通报”、“意见”。

它的行文规则是，中心基本规则表述为“确有必要，注重效用”，也是行文的出发点。

确定行文时，首先要明确行文的目的和作用，有针对性，才能有效地控制公文的数量。

同时也要纠正“发文越多、文件的规格越高，工作就越重视”的误区，根据实际需要确定是否行文。

如制定请示性公文，要研究请示的事项是否属于上级单位的职责范围；

同时还要研究解决问题的可行性。

制发平行文件，要注意明确职权，防止推诿扯皮，搞公文旅行。

对下行文，一定要符合实际，有针对性。

避免照抄照转上级文件，以文件贯彻文件。

只有这样，才能使发出的公文，达到预期的目的。

行文不能越级，行文关系是根据隶属关系和职权范围确定的，一般不得越级请示报告。

你要有权，根据授权行为，上级单位的职能部门根据授权可以向下级单位行文。

联合发，同级单位和相应单位可以联合行文。

行文的要求，请示意见，“请示”应当一文一事；

一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

请示一文一事有利于上级单位及时的研究批复，提高公文的处理效率。

当与某一事件不相关联的多项内容这可涉及到较多单位，在商机单位可以发挥较多的事件进行研究协调、审阅批复，不利于请示事项的及时解决。

这其中的某一事项存在问题这会影响到其他事项的处理，使上级难以批复，很可能有工作。

报告不请示，就是报告中不得接待请示。

请示和报告是两个不同的文种，上级单位对其处理的方式也有所不同。

请示的目的主要是用于上级单位的请示、指示、批准，上级单位应该予以答复。

报告的目的主要是提供上级单位了解情况，向上级单位提供信息和建议，上级单位可只阅不复。

报告中夹带的请示，往往达不到行文的目的，还会影响工作。

报告中涉及到请示事项，要另行请示行文。

第三，也是一个细节，就是不报个人，公文一般不直接保送领导同志个人。

意见不一致时不行文，设计其他单位职能的事，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

在审核中，发现上报或下发文件容易发生的关系错误主要有这么几种，希望各位同行、各位研究者加以注意。

上报领导个人及以机关名义给领导个人报文，这是行文不对，文种使用不当，报告中夹带请示，越级行文，部门未经请示直接向人民政府行文。

它也有一个顺口溜，这个是行文关系的顺口溜。

行文千万不越级，领导个人慎重报，请示报告要分开，文种错误不可要。

不能越级，不能重报，不能报给个人，把请示和报告要分开，这是行文关系。

（三）公文格式歌

关于公文的格式审核方面，公文格式，即法定公文的格式，一般指公文外形结构的组织与安排，除公文纸张和印制要求外，主要包括公文的组成要素及其排列顺序与标识规则，明显体现出公文的标志。

公文组成要素包括3部分18个项目，这里我就不一一叙述。

但是公文的格式是文件的门面，是文件得以正确印发的形式，它代表着一级行政机关公文的严肃性、权威性和规范性，不讲究格式的公文不是好公文，格式不正确的公文不应该印发，否则就是公文审核人员的失职。

公文的格式就像人体的五官，格式不全的公文就像缺鼻子少眼睛的残疾公文，因此要了解自己本身一样了解熟悉公文的格式，做到如数家珍，要在脑海里有一幅一副公文的模板。

公文的审核需要关注的格式问题很多，这里边重点有三个方面：

1、上行文；

2、联合行文；

3、密级标准。

上行文工作中的问题，在审核的时候：

一、要签发人。

上行文在格式上与一般行文不同之处就是，上行文必须标注签发人的姓名。

其中，请示件还应在首页上留出1/3的版面作为领导指示、批示的区域，并在附注处注明联系人和联系电话。

这些细节很重要。

二、需批示。

上行文一般是需要上级单位批复或批示的请示件和重要事项的报告件，标注签发人姓名，体现了领导负责制和公文的严肃性。

位置：

标注签发人姓名应在发文单位标识之下，红色反线之上、平行排列于发文字号的右侧，如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他单位签发人从第二行其在主办单位签发人姓名之下，按发文单位顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。

这是规定，也是细节。

联合行文格式中注意的问题：

第一个就是顺序——联合行文发文单位标识应按主办单位名称在前、其他单位名称依次排列（党政联合行文时，党的机关名称排在前）的顺序，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排列。

党政联合行文，其发文单位标识也可只使用主办单位名称，但标题必须加联合行文的单位名称。

编号——联合行文原则上只编主办单位的发文字号。

签名——联合上行文应当标注各联合行文单位签发人姓名。

密级和密级期限的方法：

分级——秘密等级是标识公文保密程度的标志，保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。

涉及党和国家秘密的公文应准确标识秘密等级。

秘密等级按涉秘程度分为绝密、机密、秘密，用3号黑体字标识，两字之间空一格。

标注——如需同时标识秘密登记和保密期限，应将二者用“★”隔开，“★”前标密级，“★”后标保密期限。

认定——若公文带有附件，其附件有秘密的，应以其中的最高密级标识公文的密级。

凡未标识秘密期限的涉密公文，其保密期限应按照绝密30年、机密20年、秘密10年认定。

在公文的审核把关中，发现公文格式的主要存在这么一些问题：

一、缺签发人；

二、文种错误；

三、没有主送单位；

四、无标题；

五、抄送附送不分；

六、排序不当；

七、无发文机关；

八、无印刷版标记；

九、抄送范围不当；

十、缺秘密等级；

十一、缺紧急程度；

十二、缺成文日期；

十三、缺附注。

对于公文格式的把关可以用顺口溜来总结，这个顺口溜也很有意思：

签发人很重要，领导大名不漏掉；

文种好比穿衣服，肥大过瘦不可要；

行文方向要清楚，请示不要当报告；

主送抄送两回事，单位排列要协调；

印章日期放文尾，印制版记别忘了。

（四）公文语言文字要求

语言文字。

如果说行文关系、公文格式是公文的门面的话，是形象的话，那么语言文字是公文的血肉和骨架。

语言文字对公文的写作审核非常的重要，只有靠平时的日积月累，才能够在用的时候达到随心所欲的效果。

公文的语言要求，简单地说是五个字：

明准实当重。

表述明确。

用词概念准确清楚，造句合乎语言规范，句与句之间逻辑关系紧密，能恰如其分的说明情况、阐述做法、表达思想。

表意准确。

根据不同的语言环境，正确使用精确语言（如“同意”、“不同意”、“不得”）或模糊词语（如“近期”、“大多数”、“原则同意”），使表述恰当准确。

语言平实。

说话要浅显，议论要精当；

要言之有物，言之有理，通俗易懂；

应不矫饰不打官腔，力戒假大空。

在表达上应多用叙述、说明等方式，多用论述性语言和朴实、平和的语言；

一般不采用描写、抒情，少量使用议论，不用论辩性语言。

用语得当。

按行文关系掌握好分寸。

上行文语气要委婉，措词要平和，恰当使用敬语、谦语；

平行文要注意礼貌用语，多用商洽性语言；

下行文要明确、坚决。

用词庄严。

语言要端庄、郑重、严肃、认真，不带有任何个人的情绪和感情色彩；

要使用规范化的书面语，恰当使用某些少量的文言词语，尽量少用专业性太强的术语和名词，慎用外文缩写术语，如硬是要出现的，要有准确的中文解释。

审视公文的语言也是要有几个技巧。

第一，最重要的一条就是要消灭错别字，错别字是公文的大忌，是公文的硬伤。

公文出现错别字，应该是办文核文人员的耻辱，是不应该原谅，是不可以挽回的错误。

消灭错别字的办法注重形近字、音同字、形近音译字、形近音同字，然后要从，如截至和截止、帐和账、制定与制订、着和者。

另外，数字要注意，数字要准确，尽量用阿拉伯数字。

公文中的数字除按要求必须使用汉字外，凡是用阿拉伯数字书写得体的地方，均应使用阿拉伯数字。

汉字有规矩，公文中的汉字一般情况是日期，行政单位公文的成文日期，公文结构层次数，如第一层、第二层词语。

数字的正确用。

文中使用阿拉伯数字的有成文日期、引发日期、数量统计、时间等等。

年代表述清楚。

建国的表述，涉及到“建国以来”的字样，应避免产生歧义，统一是“中华人民共和国成立以来”，如“建国50年以来”、“建国60年以来”应改为“中华人民共和国建国50年、60年以来”。

世纪的表述。

凡涉及到上个世纪年代，应叫上个世纪一同写出，如如“六七十年代”应为“二十世纪六七十年代”；

“九十年代中期”应为“二十世纪九十年代中期”。

标点也要斟酌，标点适当，不可等相视之。

标点要灵活运用，也能受到意想不到的效果，但是标点的使用一定要注意，公文实践中逗号与顿号不容易区别，要加以区别。

逗号，表示句子内部的一般性停顿，顿号表示句子内部并列词语之间的停顿