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图1-6 “本位币”设置窗口
如果想改变记账本位币,可以在本位币编号与本位币名称栏中输入记账时所使用的本位币编码与名称。
本位币编号一般为3个英文字符,无特别要求,但要利于识别,本位币名称一般为货币的汉字名称。
6.会计年度
此项设置是确认使用单位的会计年度、会计分期等参数,如图1-7所示。
图1-7 会计年度
(1)会计年度:
按照我国会计制度的规定,企业会计年度是以公历年作为企业的会计年度。
如果使用单位的会计核算资料与计算机系统中的年份不符,那么可以在左侧的“起始日期”与“结束日期”两个下拉框中,分别设置起始日期与结束日期,以确定特定的会计年度。
(2)会计分期:
我国的会计制度规定企业以自然月份作为会计期间的划分,金算盘软件默认也是在一个会计年度内按12个期间进行分期核算。
此外,系统还提供了13个期间的划分选择,而且,使用单位还可以根据自己的需要,在右侧的“起始日期”与“结束日期”中自行设置各个会计期间的开始与结束时间。
(3)账套启用日期:
这是设置使用单位开始使用金算盘软件处理数据的会计期间,也就是使用单位开始输入数据的年月时间。
7.控制科目
该页是对是否使用控制科目进行设置,如图1-8所示。
图1-8 “控制科目”设置
使用单位是否要使用控制科目,要根据单位自身对业务的要求而定。
如果选择使用控制科目,那么企业在经营过程中有关现金、银行、应收、应付、存货的业务,就不能直接手工填写记账凭证。
这些业务必须先填写相关业务单据,比如“收款单”、“付款单”、“采购发票”、“销售发票”等等,然后由这些业务单据自动生成对应的记账凭证。
使用控制科目后,系统区分了出纳和会计、财务和业务的不同工作重点,核算更加详细,控制更加严密,并且保证了财务数据和业务数据的一致性。
在本案例教学过程中选择不使用控制科目。
8.完成建账设置
以上参数设置完成后,单击“完成”按钮即可完成建账过程。
这里需要注意的是,建账过程设置的各项参数,实际上是对今后进行会计业务处理进行的环境设置。
一旦点击“完成”按钮,结束建账过程,那么在这个过程中设置的大部分参数就不能修改。
如果所设置的账套环境与使用单位的实际不符,那么只能重新设立新的账套。
账套建立完成以后,系统会弹出“系统登录”窗口,在注册时间框中修改账套的登录时间,然后选择操作员(此时只有“系统管理”),录入登录口令(首次登录账套,口令为空),点击“确定”按钮,进入系统导航图的“高级流程图”界面,点击“基础设置”进入“基础设置功能图”。
X.1.2系统应用方法
X.1.2.1导航图与功能图的转换
在主界面的右上角,有流程图和菜单树的主界面转换。
点击“标准流程图”按钮,会打开“标准流程图”界面,如图1-9所示。
图1-9标准流程图
点击“菜单树”按钮,会在左边显示出现软件的全部功能菜单树。
对于一些不太常用的功能,只有在菜单树里面才存在,如图1-10所示。
图1-10菜单树
X.1.2.2数据备份与恢复
1.账套备份
在系统主界面中,选择“文件”|“数据备份”,系统弹出“备份账套数据”窗口,如图1-11所示。
图1-11 数据备份
选择存放备份文件的目录后,点击“确定”可以完成对账套数据的备份工作。
系统将生成以“账套文件名称+备份年月日”为名、后缀分别为GAC和CFG的两个备份文件,其中后缀名为GAC的文件是系统备份主文件,后缀名为CFG的文件为备份配置文件。
这两个文件必须放在同一目录下,才能进行数据的恢复工作。
2.数据恢复
数据恢复操作与数据备份操作是个互逆的过程。
选择“文件”|“数据恢复”,系统弹出“账套恢复”窗口,如图1-12所示。
图1-12 账套恢复
X.1.3设置账套属性
X.1.3.1实验资料
单位法人:
孙正 联系人:
孙正 办公室电话:
023686600001 邮政编码:
400050
纳税人类型:
一般纳税人 数量小数位:
2 单价小数位:
6 会计主管:
王少红
联系人职务:
总经理 税务登记号:
123456
开户行资料:
工商银行(账号:
111-222-333);
中国银行(账号:
222-333-444)
X.1.3.2实验过程
1.基础设置功能
对于新建的账套,一定要设置会计业务处理的相关基础信息,如明细会计科目、外币、往来单位等等。
只有设置后,才能输入相关的业务初始数据。
2.设置账套属性
选择“基础设置”|“账套属性”功能,如图1-13所示。
图1-13 账套属性
开户行设置如图1-14所示。
图1-14开户行
单击“特殊科目”标签,进入特殊科目页面,进行特殊科目的设置,用于系统自动生成凭证时所要采用的对应科目。
特殊科目的设置如图1-15所示。
图1-15特殊科目
核算选项的设置影响业务的处理,具体设置如图1-16所示。
图1-16核算选项
X.1.4设置用户
X.1.4.1实验资料
会计工作分工和各岗位权限资料详如表1-1所示。
表1-1财务分工
电算化岗位
操作员
姓名
主要操作权限
操作员组
权限组名称
录入员
以学生姓名命名
“账务处理”模块中除复核外的其它功能、“现金银行、采购、销售、库存、工资管理”模块中的所有查询功能以及收支凭证、采购凭证、销售凭证、库存凭证、工资凭证功能、“固定资产”、“存货核算”模块的全部功能
会计组
录入员权限组
审核员
张中杨
“账务处理”模块中的查询、复核功能
审核员权限组
会计主管
“系统管理”模块、“管理模式”模块中的全部功能、“账务处理”中除录制凭证、复核外的其它功能、“出纳管理”模块中的银行对账功能
会计主管权限组
出纳员
赵小兵
“工资管理”模块中除了工资凭证外的其他功能、“出纳管理”模块中的票据管理功能、“现金银行”中除收支凭证外的功能
出纳组
出纳员权限组
采购员
孙胜业
“采购管理”模块中除采购凭证外的其它功能
采购组
采购员权限组
销售员
刘一江
“销售管理”模块中除销售凭证外的其它功能
销售组
销售员权限组
库管员
李天华
“库存管理”模块中除库存凭证外的其他功能
库房组
库管员权限组
X.1.4.2实验过程
在金算盘财务软件中,通过“操作权限”进行会计岗位职责的划分。
在“操作权限”中通过增加操作员,并使每个操作员拥有相应的软件使用权限。
在新建账套后,系统有一个默认的操作员“系统主管”,口令为空,拥有所有权限。
其职能是负责协调计算机及会计软件系统的运行工作,因此,采用系统主管登录进行财务分工设置。
选择“基础设置”|“操作权限”功能项,系统弹出“操作员权限列表”窗口,如图1-17所示。
图1-17 “操作员权限列表”窗口
单击“编辑”按钮或者在“操作员权限列表”窗口中的空白处,单击鼠标右键,在弹出的右键快捷菜单中选择“新增操作员”,进行操作员的添加,如图1-18所示。
图1-18 新增操作员
根据案例要求,输入操作员姓名,并设立相应的操作员组。
操作员组可以在其下拉框中选择“新增”菜单项进行添加新的操作员组。
操作员口令默认为空,需要操作员今后自己进行修改。
在窗口的下部,是各项权限的设置。
在“操作权限”的分类中,要求进行权限组的设置。
要注意的是,权限组与操作员组是不同的两个概念。
简单地说,操作员组相当于部门内的业务小组,即操作员属于的一个部门或工作小组。
权限组则是针对具体的操作岗位与职责。
比如,某单位凭证录入岗位的操作员都进行相同的软件操作,那么在添加第一个凭证录入员时,在设置有关的操作权限时,就把该权限以“录入员权限组”命名保存,那么在添加后续的凭证录入员时,直接在系统模块对应的权限组下拉框中选择“录入员权限组”,所有的录入员的权限就一致了。
另外,如果修改了一个录入员的某个系统模块中的权限后,仍以“录入员权限组”的名字保存,那么其他已被授予了该模块“录入员权限组”的操作员,其权限也会发生同样的变化。
操作员权限设置结果如图1-19所示。
图1-19操作员权限设置
设置完操作权限以后,后续的业务,就应该由相关的会计业务操作人员来进行处理。
切换软件操作员,可以通过点击“文件”菜单中的“系统登录”菜单项,在出现的“系统登录”窗口中选择具有相关操作权限的操作员,如图1-20所示。
图1-20更换操作员
关于操作权限的两点说明:
(1)操作员密码是进入账务处理系统的钥匙,是防止他人非法进入的保障。
实行会计信息化后,使用操作员密码进入软件就像是手工会计核算下使用私人印章一样,如果被别人知道了操作员密码,就可能被其他人员以你的名义进入软件进行操作。
操作员设置完后,所有会计人员应使用自己的操作员和默认密码进入软件,在登录时可以使用“修改”功能修改密码,以后还需定期修改密码,以便更好地保护操作密码。
(2)对由于密码遗忘无法进入系统的操作员,应要求系统管理人员通过使用“设置操作员”功能删除该操作员,然后可以使用刚删除的操作员编号和姓名重新增加一个操作员,这时,新增的操作员密码就被初始化成默认密码。
但是,如果某操作员不再操作业务了,但已经在软件中进行了相关的业务操作,此时系统管理人员不能执行删除进行功能,只能在“修改操作员”窗口中,选择右下角的“停用”框,将操作员停用。
X.1.5设置凭证类型
X.1.5.1实验资料
凭证类型(凭证字)设为一种:
记账凭证
凭证类型可以通过选择“菜单树”下的“管理模式”|“凭证类型”进行设置,如图1-21所示。
图1-21 记账凭证类型设置
选择了所需要的记账凭证类型后,系统出现“凭证类型列表”,选择相应的凭证类型,点击“编辑”菜单中的“修改”项,可以对选中的凭证类型的参数进行设置,如图1-22所示。
图1-22 “凭证类型列表”及“修改凭证类型”
X.1.6设置外币及汇率
X.1.6.1实验资料
外币及汇率:
币种编号:
USD;
币种名称:
美元;
折算方式:
原币×
汇率=本位币;
期初汇率7.8
X.1.6.2实验过程
选择菜单树中“管理模式”|“币种汇率”,出现“币种汇率列表”窗口,列示出当前账套中已经设置的货币种类。
点击“编辑”菜单中的“新增”项,可以添加新的货币种类,如图1-23所示。
图1-23 “币种汇率列表”及“新增币种”
X.1.7设置核算项目
X.1.7.1实验资料
1.部门及职员
资料如表1-2所示:
表1-2部门及职员
部门编码
部门名称
职员
编码
职员名称
职员类型
职务
入职日期
银行
工资账号
01
行政部
0101
张文峰
管理人员
主任
1982-05-06
工行
510222720128
0102
科员
1996-02-01
510222721234
0103
孙 正
总经理
1981-02-01
510222721235
0104
黄文胜
2005-06-07
510222721249
02
财务部
0201
李东平
1996-07-08
510222728561
0202
经理
1995-03-05
510222721115
0203
2003-10-11
510222721248
0204
1998-01-05
510222720001
03
销售部
0301
周 力
经营人员
1990-03-15
510222720002
0302
2000-01-20
510222720003
0303
朱小明
2006-03-25
510222721250
04
采购部
0401
赵希文
1998-01-21
510222720004
0402
1990-09-16
510222720005
0403
杨 真
2001-07-08
510222720006
注:
每个职员需选择“征收个人所得税”,扣税标准:
每月2000元
2.往来单位
往来单位资料见表1-3所示:
表1-3往来单位
单位名称
性质
类型
应收科目
应付科目
海华集团公司
供应商
005合作伙伴
应收账款
应付账款
大元商贸公司
联星烟草批发部
天华商场
客户
05
大江集团公司
06
大坤商贸公司
07
东信烟草公司
X.1.7.2实验过程
1.部门及职员设置
通过“基础设置”|“部门职员”进入设置窗口,进行部门、人员的设置以及有关的税收参数设置,部门的设置如图1-24所示。
图1-24 部门设置
人员的设置(基本信息)如图1-25所示。
职员类型、职务等信息,可以按照案例进行新增和修改。
图1-25 职员设置(基本信息)
人员的设置(辅助信息)如图1-26所示。
图1-26 职员设置(辅助信息)
对于在职员列表上显示的项目,可以点击左下角的“编辑”,然后再选择“栏目设置”,之后再选择要显示的项目,如图1-27所示。
图1-27显示项目设置
职员设置的结果如图1-28所示。
图1-28职员设置结果
2.往来单位
选择“基础设置”|“往来单位”功能,将出现“往来单位”窗口,如图1-29所示。
图1-29 往来单位
新增往来单位(基本信息)如图1-30所示。
图1-30新增往来单位(基本信息)
案例设置完成的结果如图1-31所示。
图1-31往来单位设置结果
X.1.8设置结算方式
X.1.8.1实验资料
结算方式有许多种类,见表1-4表。
表1-4 结算方式
付款方式
付款方式名称
票据管理
1
现金
否
2
现金支票
是
3
信用卡
4
电汇
5
信汇
6
银行汇票
7
商业汇票
8
银行本票
9
转账支票
X.1.8.2实验过程
在金算盘软件中,结算方式称为“付款方式”。
在菜单树下,选择“管理模式”|“付款方式”,如图1-32所示。
图1-32付款方式设置
根据实验资料进行修改或增加,如图1-33所示。
图1-33修改
完成后的设置如图1-34所示。
图1-34付款方式设置完成
X.1.9会计科目
X.1.9.1实验资料
科目及科目期初见表1-5所示。
表1-5会计科目及期初余额
编码
名称
借方余额
贷方余额
备注
(辅助核算设置)
1001
5000.00
1002
银行存款
475,000.00
1002-01
工行存款
397,000.00
1002-02
中行存款
78,000.00
期末调汇,美元10,000
1009
其它货币资金
42,675.21
1009-01
外埠存款
1101
短期投资
15,000.00
1101-01
股票
1131
29,300.00
单位,性质为应收
1133
其它应收款
2,700.00
1133-01
其它应收个人款
职员+部门
1133-02
其它应收单位款
单位
1141
坏账准备
1201
物资采购
1243
库存商品
140,000.00
1501
固定资产
645,000.00
1502
累计折旧
145,803.26
2101
短期借款
79,000.00
2111
应付票据
20,000.00
2121
29,800.00
单位,性质为应付
2151
应付工资
70,000.00
2153
应付福利费
10,071.95
2171
应交税金
2171-01
应交增值税
2171-01-01
进项税额
2171-01-05
销项税额
2171-08
应交城市维护建设税
2321
长期应付款
3101
实收资本
1,000,000.00
3131
本年利润
5101
主营业务收入
5102
其它业务收入
5201
投资收益
5401
主营业务成本
5402
主营业务税金及附加
5501
营业费用
5501-01
办公费
部门
5501-02
差旅费
5501-03
招待费
5501-04
折旧费
5501-05
工资
5501-06
福利费
5501-99
其他费用
5502
管理费用
5502-01
5502-02
5502-03
5502-04
5502-05
5502-06
5502-99
5503
财务费用
5503-01
利息支出
5503-02
利息收入
5503-03
汇兑损益
X.1.9.2实验过程
选择“基础设置”|“会计科目”,即可进入“会计科目”对话框,此时系统显示出建账时预设的会计科目体系,如图1-35所示。
图1-35 会计科目
点击左下角的“编辑”按钮,可进行会计科目的增加、修改、删除、停用、打印等操作。
1.新增科目
(1)单击“编辑”按钮,选择“新增”,弹出“新增会计科目”窗口,如图1-36所示。
图1-36 新增会计科目
(2)输入科目编号、名称,并选择科目类别和科目性质;
可根据核算和管理的要求,选择其他选项。
科目分级:
系统中,科目级次之间,是用“-”连字符来区分的;
对于级次数量和每一级编号的长度,系统没有统一限制,各个不同的科目可以单独进行设置,但编号总长度,含连字符在内为16位。
科目名称:
科目的具体名称,允许输入40个字符(20个汉字)。
这里需要说明两点:
①在一个已使用过的末级科目下,新增一个下级明细科目,系统会把原科目的余额,转入新增加的科目中。
②在新增明细科目时,新增的第一个明细科目会自动默认为上级科目的科目性质,但以后继续新增同级的明细科目时,科目性质将成为“其他”,此时需要进行修改,将其改为正确的科目性质即可。
2.会计科目的其他属性
(1)科目性质
这是金算盘财务软件系统内部,对科目进行的特殊分类,分为:
现金、银行、应收、应付、存货、其它六种。
确定科目性质后,便要受系统的特定限制。
①当科目性质为“现金、银行”时:
可作为收款单、付款单中“现金/银行科目”的选项之一,即收款科目或付款科目;
在新建账套时,如果选择了“使用控制
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