windows技巧Word文档格式.docx
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单击“绘图”工具栏上的“文本框”按钮,然后拖动鼠标在文档中任意位置绘制一个文本框。
单击“页眉和页脚”工具栏上的“插入页码”按钮。
这时在文本框中就出现了该页所在的页码。
此外还可以在文本框中添加其他说明文字,为文本框设置边框和底纹效果等。
采用此方法设置的页码对该文档中所有的页面都有效。
实用小技巧:
五、解决Word页码设置问题
我们通常在装订打印的文件或材料时,要求封面不显示页码,而页码“1”要从第二页开始显示,也就是正文开始页。
很多人的习惯是把封面和正文做成两个文档来解决,但这样毕竟不太正规,而且有时显得杂乱,能不能在一个文档中解决这个问题呢?
嘿嘿,回答是“能”,现在俺就把这种方法告诉你,大家可要看好了。
第一步,将光标移到封面中最后一行的末尾处(切记必须如此执行,不然封面和正文会连续显示页码),执行“插入→分隔符”命令,弹出“分隔符”对话框,选择“分节符”类型中的“连续”一项,单击[确定]按钮。
图1“分隔符”对话框
第二步,删除第二页产生的空行,然后可以把光标移到第二页任意位置,执行“插入→页码”命令,在随后出现的“页码”对话框中,单击[格式]按钮,在“页码编排”一栏中选择“起始页码”。
图2“页码”对话框
第三步,按两次[确定]按钮后,退出“页码对话框”,这时会看到封面和第二页的页码均为“1”,把光标返回到首页,再次进入到“页码”对话框中,去掉“首页显示页码”复选即可。
图3设置起始页码
如此一来,我们就可以在一个文档中实现从正文页开始显示页码“1”,而不必将封面和正文做成两个文档那么麻烦了,大家还等什么,快去试试吧。
写毕业论文的注意了:
六、怎样自动生成目录
微软WORD这个软件大家都很熟悉,但有不少功能我们并没有用到,其中不乏非常实用的。
今儿个我给大家介绍一下如何用WORD自动生成目录。
这对那些用WORD写书,写论文的朋友很有帮助。
优点:
用WORD根据文章的章节自动生成目录不但快捷,而且阅读查找内容时也很方便,只是按住Ctrl点击目录中的某一章节就会直接跳转到该页,更重要的是便于今后修改,因为写完的文章难免多次修改,增加或删减内容。
倘若用手工给目录标页,中间内容一改,后面页码全要改是一件很让人头痛的事情。
应该自动生成的目录,你可以任意修改文章内容,最后更新一下目录就会重新把目录对应到相应的页码上去。
步骤:
(以下内容在WORD2003中操作,其它版本WORD略有差别,但大同小异。
)
1.在[格式]中选[样式与格式]
2.出现右边的一条“样式格式”栏,这里面主要就是用到标题1,标题2,标题3。
把标题1,标题2,标题3分别应用到文中各个章节的标题上。
例如:
文中的“第一章制冷概论”我们就需要用标题1定义。
而“1.1制冷技术的发展历史”就用标题2定义。
如果有1.1.1×
×
那就用标题3来定义。
3.当然标题1,标题2,标题3的属性(如字体大小,居中,加粗,等等)可以自行修改的。
修改方法:
右键点击“标题1”选“修改”,会弹出修改菜单,您可以根据自己的要求自行修改。
4.用标题1,2,3分别去定义文中的每一章节。
定义时很方便,只要把光标点到“第一章制冷概论”上,然后用鼠标左键点一下右边的标题1,就定义好了;
同样方法用标题2,3定义1.1;
1.1.1;
依此类推,第二章,第三章也这样定义,直到全文节尾。
5.当都定义好后,我们就可以生成目录了。
把光标移到文章最开头你要插入目录的空白位置,选[插入]--[引用]--[索引和目录]
6.选第二个选项卡[目录],然后点右下的确定。
就OK了。
上图就是自动生成的目录
7.当你重新修改文章内容后,你需要更新一下目录,方法是:
在目录区域内,点右键,选[更新域]
8.当选[更新域]后,会出现上图的选框,选第二个“更新整个目录”点确定。
好了,使用Word自动生成目录的操作大致上就是如我上面所述,您学会了吗?
七、段落标记一次性修改
垂直向下箭号是网络标记,就是从网页上COPY过来.
用拐弯的叫做“段落标记”,垂直向下的是“强制换行符”,也就是说^l是“强制换行符”,^p是“段落标记”,首先把“段落标记”,用查找和替换(ctrl+F)^l替换^P,才可以进行全文修改。
八、WORD简单文档的编辑
重点与难点
新建和打开一篇文档
选定文本和滚动文本
在文档中输入文本,以及覆盖、替换、插入、删除、撤消、移动和复制等基本编辑操作
字符的操作,即使用不同字体,改变文字的大小和形状等
查找和替换文本
文档的转换
输入并编辑简单的文档是学习Word2002中文版的第一步,创建和打开文档,在文档中输入文本,对文本进行各种编辑操作,以及保存和关闭文档,都是使用Word2002中文版所需要掌握的基本技术。
在Word2002中进行各种文档的编辑操作比以前的版本更加便捷,增强的工具栏方便用户更容易地进行各种编辑操作。
通过对本章的学习,读者应该能够掌握如何创建、编辑、最后存储一个简单的Word文件,及对已有的Word文件进行简单的操作,为进一步学习使用Wood2002打下基础。
2.1新建文档
每次进入Word2002中文版时,Word2002中文版都会建立一个普通模板视图的新文档(如图2.1所示)。
新建一个Word文档的操作如下:
(1)打开Word2002应用程序。
(2)选择【文件】菜单中的【新建】命令,弹出【新建文档】任务窗格(根据所使用组件程序的不同则任务窗格的名称会有所不同,在该任务窗格(如图2.2所示)中可以选择直接新建或根据模板新建等命令。
也可以使用【常用】工具栏中的【新建】按钮,快速新建一个Word文档。
图2.1
Word2002中文版自动创建的新文档
图2.2
【新建文档】任务窗格
也可以先不打开Word2002,而新建一个文档,具体的操作步骤是:
(1)单击【开始菜单】中的【新建Office文档】,弹出对话框(如图2.3所示)。
图2.3
【新建Office文档】对话框
(2)选中【空白文档】,然后单击【确定】按钮即可。
2.2
打开文档
若要打开已有的文档可以直接在【我的电脑】中双击文档文件的图标,例如:
若双击某Word文档的图标,将自动运行Word2002并在其中打开此文档。
用户也可在Word2002程序中直接打开文档,方法如下:
(1)选择【文件】菜单中的【打开】命令,弹出【打开】对话框(如图2.4所示)。
(2)在其中的【查找范围】内选择目标文档所在的文件夹。
(3)选择了文件夹后,在下面的文件列表框中即可选定所需打开的文档。
(4)最后,单击【打开】按钮完成操作。
【打开】对话框中的左侧还有一个文件夹面板,包括【历史】、【我的文档】、【桌面】和【网上邻居】几个文件夹按钮。
选择【历史】按钮,可以打开最近打开过的文档列表在其中选择;
选择【我的文档】或【桌面】则快速进入【我的文档】文件夹或桌面;
选择【网上邻居】可以打开网上邻居中的文档。
在【打开】按钮右侧单击三角钮,在弹出的子菜单中还可以选择文档的打开方式,如【以只读方式打开】或【以副本方式打开】等。
图2.4
【打开】对话框
2.3
输入文本
使用Word2002中文版,在输入文本之前,需要选择输入法,这通常是为了处理中文文档。
用户可以使用Alt+Shift组合键在英文和各种中文输入法之间切换,同时也可以单击【任务栏】右侧的【输入法指示器】按扭,屏幕上会弹出一个【输入法】菜单,用户可以根据自己所需来选择输入法。
如果在【输入法】中没有用户所需的输入法,用户可以通过Windows系统来安装。
其安装方法如下:
(1)单击【开始】按扭,选择【设置】选项,然后单击【控制版面】选项。
(2)单击【输入法】图标,打开【输入法属性】对话框,并选择【输入法】选项卡。
(如图2.5)。
图2.5 【输入法属性】对话框
(1)然后单击【添加】按扭,打开【添加输入法】对话框(如图2.6)。
(2)在【输入法】列表中,用户可以根据所需选择输入法,然后单击【确定】按扭。
图2.6 【添加输入法】对话框
在输入文本的过程中,有一些符号无法通过键盘直接输入,如:
+、+、♀、δ♂。
此时,用户可以通过Word2002中文版提供了改进的方法将这些符号和国际字符插入到文档中。
其输入方法如下:
(1)选择【插入】菜单中的【符号】命令。
(2)选择【符号】对话框中的【符号】选项卡,选中所需符号后点击【插入】按钮,或双击所要插入的符号。
(3)如果没有找到所要插入的字符,可以改变【符号】对话框中的【字体】或【子集】列表框中的选项,以便找到所需字符(如图2.7所示)。
图2.7 【符号】对话框中的【符号】选项卡
另外一些常用的印刷符号则在【符号】对话框中不能直接找到,点击【符号】对话框中的【特殊符号】选项卡,则会弹出如图2.8对话框。
图2.8
【符号】对话框中的【特殊字符】选项卡
对于经常用到的特殊字符,用户可以自己给它定制快捷键,其方法如下:
(1)打开【符号】对话框,单击选中目标符号,然后单击【快捷键】按扭。
(2)在【自定义键盘】对话框中将光标移到【请按快捷键文本框中】,并在键盘中按下希望设定的快捷键组合。
(3)在对话框右下角的【将修改保存在】列表框中选定快捷键应用的范围(如:
整个Normal模板或只是当前文档)。
(4)单击【指定】按扭后,此快捷键组合将显示在【当前快捷键】列表中。
关闭文档后就可以使用这个快捷键了。
2.4
选定文本
选定一块文本就是告诉Word2002中文版此后的操作是针对这块文本的。
在一般情况下,Word2002中文版的显示是白底黑字,而被选定的文本则是高亮显示,即黑底白字,这种很容易和未被选定的文本区分开。
下面介绍两种选定文本的方法:
鼠标选定和键盘选定。
2.4.1
鼠标选定
2.4.1.1
双击
如果想选定词或词组,那么可以将鼠标指针移到这个词或词组的任何地方,双击鼠标左键就可以选定。
2.4.1.2
拖动鼠标
拖动鼠标选定文本是最基本、最灵活的方法,这种方法可以选定任意数量的文字。
操作时,先把鼠标指针放到所要选定文本的开始位置,然后按住鼠标左键,拖动鼠标经过这段文本;
在这个过程中,被选定的文本会发亮显示;
当到达这段文字的末尾时,松开鼠标左键,这段文字就被选定了。
2.4.1.3
选定一行和多行文本
要选定某一行文本,将鼠标移到该行的左侧外,将鼠标指针形状变为指向右上方的箭头后单击即可(如图2.9所示)。
图2.9
选定一行文本
选定多行文本时,将鼠标移置段落的空白处,在鼠标指针形状变为指向右上方的箭头后,按住鼠标左键向上或向下拖动即可,如图2.10所示。
图2.10
选定多行文本
2.4.1.4
选定垂直的一块文本
将鼠标指针移到要选定的文本左上角,然后按住Alt键并拖动鼠标,拖动鼠标所经过的文本就会被选定(如图2.11所示)。
图2.11
选定垂直文本块
以上讲述的只是Word2002中文版中诸多选定功能的一部分。
如果用户想学更多的选定方法(可以参照表2.1)
表2.1
要选定的对象
操作方法
一个句子
按下Ctrl键同时单击文本
一个段落
双击前面提到的选择栏,或三击所选段落
多个段落
将鼠标指针移到该段落的左侧,在鼠标指针形状变为指向右上方的箭头后然后双击。
或者在该段落的任何地方三击
一大块文字
单击所选内容的开始,然后按住Shift键,单击所选内容的结尾
整篇文档
三击选择栏或按住Ctrl键同时单击选择栏
2.4.2
键盘选定
当用户使用鼠标不是很熟时,或者鼠标出了故障,或者不喜欢使用鼠标;
用户也可以使用键盘来选定需要选定的文本。
Word2002中文版提供的键盘选定功能同样强大。
2.4.2.1
使用【扩展选取】模式
用户可以使用F8键切换到【扩展选取】模式。
当按下F8键时,状态栏内的【扩展】变成黑色显示,这时,【扩展选取】模式已被击活。
处于此模式时,光标的起始位置为选择的起始端,操作完成后光标的位置是选择的终止端,此时,两端之间的文本都是被选定的文本。
要关闭已经处于的【扩展选取】模式时,直接按Esc键关闭即可。
按下F8键后,按右移箭头,光标将右移一格,并把它经过的字符变成高亮显示;
如果按了F8键之后再按End键,光标将移到当前行的末尾,这时,从光标原来的位置到行尾的文本变为亮色,变为亮色的这段文本就被选定了。
此外,按一次F8键打开【扩展选取】模式;
再按一次F8键,就把光标所在的英文或中文分句变为高亮显示;
按第三次F8键,就会把光标所在的句子变为高亮显示;
按第四次F8键,就会把光标所在的段落变为高亮显示;
按第五次F8键,整篇文档都会变成高亮显示。
高亮显示的部分就被选定了。
在【扩展选取】模式下,还可以按指定的字符查询和选定。
按下F8键后,就会击活【扩展选取】模式,然后输一个字符,既可以是字母,也可以是数字和汉字。
这时,从光标位置到这个字符之间的文本就会被选定。
然后,用户还可以再输入同一个字符或另一个字符继续选定。
2.4.2.2
用组合键选定
用户可以根据自己的需求,使用组合键选定文本,其操作方法请参照表2.2。
表2.2
利用组合键选定文本
将要选定的范围扩展到
操作
右侧一个字符
Shift+右箭头
左侧一个字符
Shift+左箭头
单词结尾
Ctrl+Shift+右箭头
单词开始
Ctrl+Shift+左箭头
行尾
Shift+End
行首
Shift+Home
下一行
Shift+下箭头
上一行
Shift+上箭头
段尾
Ctrl+Shift+下箭头
段首
Ctrl+Shift+上箭头
下一屏
Shift+PageDown
上一屏
Shift+PageUp
文档结尾
Ctrl+Shift+End
文档开始
Ctrl+Shift+Home
包含整篇文档
Ctrl+A
纵向文本块
Ctrl+Shift+F8,然后使用箭头,按Esc键取消所选内容
2.4.3
滚动文档
用户在浏览窗口中的文档时,如果文档长度超过窗口时,用户则需要滚动文本来浏览文档,使用鼠标和键盘都可以达到滚动文本的目的。
2.4.3.1
用鼠标和键盘滚动文本
用户打开文档后,可以看到在文本窗口的右端,有一个垂直的滚动条。
它由上方的正三角形滚动箭头、中间滚动滑块、下方倒三角形滚动箭头、【前一页】按钮、【选择浏览对象】按钮和【下一页】按钮组成(在【选择浏览对象】中Word2002中文版默认的选项是【按页浏览】)。
用户可以用鼠标单击三角形一行一行地浏览文本;
也可以把鼠标放在中间滚动条上,按住鼠标左键,上下拖动来浏览文本。
如果想使文档向上移一页,那么就单击滚动滑块上方的滚动条。
如果想使文档向下滚动一页,就单击滚动滑块下方的滚动条。
在浏览过程中,Word2002中文版会显示用户浏览的当前页码。
提示:
是向上或向下滚动一页,可在垂直滚动条上单击【选择浏览对象】按钮,在弹出的菜单中单击【按页预览】,然后单击【下一页】或【前一页】按钮。
注意:
用鼠标滚动文档后,应单击想要到达的位置,以使光标移动到这个位置;
否则,光标将停留在原位,当输入文本时,又会输入到原来的位置。
用户如果要用键盘滚动文本,请参照表2.3使用。
表2.3
移动光标
左移一个单词
Ctrl+左箭头
右移一个单词
Ctrl+右箭头
上移一段
Ctrl+上箭头
下移一段
Ctrl+下箭头
上移一行
上箭头
下移一行
下箭头
移至行尾
End键
移至行首
Home键
移至窗口顶端
Alt+Ctrl+PageUp
移至窗口结尾
Alt+Ctrl+PageDown
上移一屏
PageDown键
下移一屏
PageUp键
移至下页顶端
Ctrl+PageDown
操
作
移至上页顶端
Ctrl+PageUp
移至文档尾
Ctrl+End
移至文档首
Ctrl+Home
移至前一修订处
Shift+F5键
2.4.3.2
使用【定位】命令
使用【定位】命令操作可以把光标直接移动到您想要到的指定位置。
其操作步骤如下:
(1)选择【编辑】菜单中的【定位】命令,弹出【查找和替换】对话框(如图2.12)。
单击【常用】工具栏上的【定位】按钮,然后选中【定位】选项卡,或双击状态栏的左部,也可以打开这个对话框。
(2)在定位目标列表框中选择目标对象,例如:
选择【页】。
(3)在【输入页号】框中输入目标页号,如果输入带【+】或【-】的数字将是相对于当前位置的偏移量。
(4)单击【定位】按钮,光标将移动到目标位置。
如果刚进行过定位操作,也可以使用【前一次】和【下一次】按钮重复定位。
技巧:
调出【查找和替换】对话框的【定位】选项卡的快捷键是:
【Ctrl+F】。
图2.12【查找和替换】对话框的【定位】选项卡
2.5
基本编辑技术
本节介绍在Word2002中文版中很常用的编辑文档的操作,包括覆盖、替换、插入、删除、撤消等。
熟练掌握它们是快速编辑文档的基础。
2.5.1
覆盖、插入和删除
2.5.1.1覆盖
用户在输入字符时,一般情况下,输入的字符总是插入到光标所在的位置。
如果用户想要将新输入的内容覆盖掉文档中的内容,可以按以下的操作来完成。
单击【工具】菜单中的【选项】菜单项,会弹出一个菜单,选择菜单中的【编辑】选项卡,然后在【编辑选项】选项组中单击【改写模式】复选框,单击确认即可(如图2.13所示)。
此时,状态栏右侧的【改写】标志会变成黑色显示,此黑色表示已经处于【改写】模式,用户可以逐个替换已有的文字。
如果要退出【改写】模式,只要执行相同的操作清除【改写模式】复选框即可。
同样也可以通过双击状态栏上的【改写】标志来打开或关闭【改写】模式。
如果在图2.13所示的对话框中未选中【编辑选项】选项组中的【用INS键粘贴】复选框,亦可通过按下Insert键来打开或关闭【改写】模式。
图2.13
打开改写模式
2.5.1.2
插入
在文档的任意位置插入新的字符是编辑文本中常用的操作,在Word中也很容易实现。
只要把光标移动到想要插入的文本位置,然后输入就可以了。
在输入过程中,Word会为新输入的字符自动腾出适当的空间位置。
值得注意的是,如果Word2002中文版当前处于【改写】的状态时,必须先退出【改写】模式,才能进入插入模式操作。
2.5.1.3
删除
用户要删除文本时,可以用BackSpace键或Delete键。
使用这两种方法的不足之处是,它们只能逐个删除字符,如果要删除大量的文字,这种方法太慢。
Word2002中文版提供了其它更方便的删除方法。
用户选定了所要删除的文本,然后执行下面4种方法任一种,即可删除这段文本。
l
(1)按下BackSpace键或Delete键。
(2)单击【常用】工具栏上的【剪切】选项。
(3)单击鼠标右键,单击快捷键菜单中的【剪切】选项。
(4)单击【编辑】菜单中的【剪切】选项。
在删除文本时,特别是删除大量的文本时,有可能会出现错误操作,给用户带来很多麻烦,Word2002中文版提供
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