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对拖期没有按时到货的供货单位,能及时向供应商发出催货函。
1.2.2采购业务
F采购入库:
可以根据采购订单和实际到货数量入库填制入库单,可以根据采购发票填制入库单。
可以暂估入库,支持退货负入库和冲单负入库,并可处理采购期初退货。
F采购发票:
能对取得供货单位开具的发票进行处理。
采购发票分为增值税专用发票、普通发票、运费发票、其它票据等。
发票可以根据入库单产生。
可以处理负数发票。
可以进行现付款结算。
F采购结算:
采购结算是针对采购业务的入库单,根据发票确认其采购入库成本。
采购结算可以由计算机自动结算也可以由人工进行结算,对费用票系统提供功能更强大更灵活的单独结算。
自动结算:
按日期、供应商、存货、制单人等条件选择未报账的发票和入库单,将存货同等数量的发票不含税金额记入入库单。
手工结算:
可以对发票数量与入库数量不相等的情况进行处理;
可以对非合理损耗损失及税金进行灵活处理;
可以结算入库单中部分货物,未结算的货物可以在今后取得发票后再结算;
可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算;
支持三角债结算,即支持甲单位的发票可以结算乙单位的货物;
支持多个操作员在网上同时结算。
费用分配:
工业企业可以将采购发票的费用或费用发票的金额按入库数量或入库金额分摊到入库成本中。
费用折扣单独结算:
对费用折扣票进行单独费用分配,可以选择已结算的入库单、未结算的入库单、部分结算的入库单。
1.2.3采购账表
货到票未到统计表:
可以按日期、供货单位、部门、业务员、存货等条件统计货到已入库但发票未收到的情况
货到票未到明细表:
可以按日期、供货单位、部门、业务员、存货等条件查询货到已入库但发票未收到的情况
票到货未到统计表:
在可以查询某段日期内,某供货单位或某采购部门或某业务员的已收到发票但货物未入库的情况
票到货未到明细表:
费用明细表:
费用明细表是对采购发票分已结算、未结算,按发票日期、发票号、费用名称逐条记录详细列表的明细表。
结算统计表:
结算统计表是根据业务类型为“一般采购”的结算单,按供货单位、存货统计的汇总表。
结算明细表:
结算明细表是根据业务类型为“一般采购”的结算单,按供货单位、存货逐条记录详细列表的明细表。
存货采购余额一览表:
采购存货一览表是根据入库单和采购发票按供货单位、存货名称分类汇总记载的统计表。
存货采购明细表:
采购存货明细表是根据入库单和采购发票按供货单位、存货名称明细记载的表。
增值税发票抵扣明细表:
可以按发票类型,按月汇总已结算的增值税发票抵扣一览表。
采购综合统计表:
采购综合统计表是分别按供货单位或按地区,按采购部门、业务员,按货物大类、货物分列汇总的统计表。
该表分为:
供货单位采购统计表、地区采购统计表、采购部门采购统计表、业务员采购统计表、存货采购统计表,反映采购业务活动中的定货、到货入库,收票、付款情况。
1.3产品接口
1.3.1产品接口
《采购管理系统》与用友《库存管理系统》、《核算系统》联合使用。
采购管理系统填制的采购入库单,库存管理系统能够审核确认,核算系统能够记账。
采购管理系统没有结算的入库单,核算系统可做暂估入库记账处理;
采购管理系统填制输入的采购发票,可随时调阅登记应付账款信息,无论其是否结算。
采购管理系统的采购入库单、采购结算单,其记账凭证由《核算系统》编制,而根据采购发票编制记账凭证由《核算系统》编制。
采购管理系统能把本系统的单据、账表数据以文本文件和ACCESS文件、Excel文件等格式输出,以便于用户利用这些数据进行二次开发。
1.4操作流程
1.4.1第一年使用采购管理系统
第一年使用采购管理系统的操作流程如图所示。
初次使用本系统的用户,应首先按系统管理使用手册介绍的方法安装采购管理系统。
系统安装完成后,应建立系统账套参数等应用前的基础数据准备工作,之后可以输入在使用本系统前未执行完的采购订单、采购入库单(暂估入库)和采购发票(在途数据),并进行期初记账处理;
做完这些工作后,就可以进入日常采购业务流程了。
1.4.2采购管理日常业务操作流程
有采购订单管理需求的企业,可以根据与供应商签定的采购合同或协议,按本系统规定录入进计算机,没有采购订单的采购业务可以不必录入采购订单,但我们建议:
对于采购周期比较长、有到货时间规定的采购活动,应根据传真单或电话记录等单据建立模拟采购订单,以便对该定货活动进行监控与管理,因为有了采购订单档案后,可以根据该订单存货的入库情况进行订单执行情况统计,对拖期的订单,可以发出催货函。
采购货物验收入库时,那么根据实际入库数量填制入库单,取得供货单位的发票后,在本系统中输入采购发票,进行该项业务的采购结算工作。
用户可以随时查询:
采购订单执行情况、没有取得采购发票的暂估入库统计信息和明细数据、没有货物入库的采购发票(在途货物)统计信息和明细数据、已进行采购结算的采购入库统计表和明细表;
可以随时查询采购台账。
1.5系统初始
1.5.1期初记账
期初记账是将采购期初数据记入有关采购账中。
期初记账后,期初数据不能增加、修改,除非取消期初记账。
期初记账后输入的入库单、发票都是启用月份及以后月份的单据,在【月末结账】功能中记入有关采购账。
【操作步骤】
1.用鼠标单击【设置】下的【期初记账】或按下[Alt]+S键,用光标移动键↓选择【期初记账】,即可进入期初记账处理功能。
2.用鼠标选择〖期初记账〗,对期初数据进行记账;
用鼠标选择〖取消期初记账〗,则对期初记账数据设置为未期初记账状态。
注意:
.没有期初数据时,也可以期初记账,以便于输入日常采购单据数据。
.已做【月末结账】处理后,不能取消期初记账,除非取各月的【月末结账】。
1.6采购订单业务
1.6.1采购订单
采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议。
主要包括采购什么货物、采购多少、由谁供货,什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。
【操作流程】
1.制定采购订单;
2.待供货单位确认后,修改并审核订单;
3.货物到达企业后,填制入库单,并在入库单上注明订单号;
4.对于已执行完成的订单和不能执行完成的订单,可以人工关闭订单;
5.查询订单的到货执行情况;
6.查询订单各存货的到货执行情况;
7.对于拖期的订单,向供货单位发出催货函。
1.6.2录入采购订单
当与供货单位签定采购意向协议时,可以将采购协议输入计算机,并打印出来报采购主管审批。
1.在进入采购管理系统主选单后,用鼠标单击【订单】下的【采购订单】或按下[Alt+O]键,用光标移动键↓选择【采购订单】,即可输入采购订单。
屏幕显示采购订单格式。
2.用鼠标单击工具栏的〖增加〗按钮或按下[F5]快捷键,增加一张采购订单。
输入采购订单表头各项内容。
.输入采购订单编号、订单日期、供货单位等项。
.如果该订货业务需要对方单位开具增值税抵扣发票,那么应该输入税率。
3.按[F12]功能键可以从单据表头进行标题,或用鼠标单击表体位置或单击工具栏的〖增行〗按钮或按下[Ctrl+I]快捷键,增加一行订单货物。
输入采购订单表体各项内容。
如:
货物编号、数量、单价、金额等项。
提醒:
在填制采购订单时,单击鼠标右键可查存货现存量。
用户如果在存货档案中设置了最高进价,在【设置】_【选项】中对“最高进价控制口令”参数录入了口令,那么当采购的货物进价高于最高进价时系统会自动报警。
4.如果单据输入有错误,可以用鼠标单击要修改的数据项或用[Tab]、[Shift+Tab]键移到要修改的数据项,直接输入要修改的数据。
5.单据输入正确后,必须用鼠标单击工具栏的〖保存〗按钮或按下[F6]快捷键,保存当前输入的订单。
6.订单存盘后,用鼠标单击工具栏的〖预览〗按钮可查看并设置打印格式,退出后按〖打印〗按钮或按下[Ctrl+P]快捷键,可将设计好的订单打印出来,交由供货单位进行确认。
7.如果不想保存当前输入的订单,可以用鼠标单击工具栏的〖放弃〗按钮,放弃该订单。
8.在保存订单后,如果发现数据有错,或该订单执行过程中需要调整,可以用鼠标单击工具栏的〖修改〗按钮修改订单。
9.继续按上述步骤输入其它订单,当一批订单输入完后,用鼠标单击工具栏〖退出〗按钮结束输入采购订单。
如果企业要按部门进行采购考核,必须在[部门]栏输入部门;
如果企业要按业务员进行采购业务考核,必须在[业务员]栏输入业务员名称或编码;
.已审核、已关闭的订单不能修改、删除。
&
技术细节:
L.参照输入:
在输入采购类型、部门、业务员、供货单位、存货编号、运输方式、备注等项目时,按[F2]键或双击鼠标左键,可以参照输入这些数据。
带参参照可以缩小参照数据范围,即先输入数据编码、代码或名称的任何几个字,然后再参照。
举例:
在存货栏中输入“0101”,再按[F2]键或用鼠标点击参照按扭,则参照界面列示的是只含有“0101”的存货,且无论“0101”处在存货编码、代码和名称的什么位置。
1.6.3审核订单
审核订单可以有三种含义,用户可以根据企业需要进行选择一种:
1、采购订单输入计算机后,交由供货单位确认后的订单;
2、如果订单是由专职录入员输入的,由业务员进行数据检查,输入正确的订单;
3、经过采购主管批准了的订单。
审核过的订单不能修改。
除非取消审核。
采购【订单审核】没有数据修改功能,如果发现订单数据有错误的话,可以在输入【采购订单】功能中进行修改。
修改后再回到本功能中对订单做审核标志。
1.用〖首张〗、〖末张〗、〖上张〗、〖下张〗功能找到要审核的订单,用鼠标单击工具栏的〖审核〗按钮,屏幕显示的采购订单就审核了,订单的状态变成为:
“审核”状态。
2.对于审核过的订单,如果要修改该订单,那么找到该订单后单击〖弃审〗按钮,将该订单从审核执行状态,恢复到输入状态。
这时可以进入【采购订单】功能进行订单修改等操作。
1.6.4关闭订单
采购订单执行完毕,也就是说某采购订单已入库并且已付款取得采购发票后,该订单就可以关闭了。
对于确实不能执行的某些采购订单,经采购主管批准后,也可以关闭该订单。
订单关闭采用人工关闭。
1.用〖首张〗、〖末张〗、〖上张〗、〖下张〗功能找到要关闭的订单,用鼠标单击工具栏的〖关闭〗按钮,采购订单就自动关闭了。
关闭的订单不能再执行。
2.对于某些由于不能执行而关闭了的订单,如果又可以执行了,那么可以找到该订单后单击〖打开〗按钮,将该订单从关闭状态,恢复到审核执行状态。
1.6.5订单列表
订单列表是将本年度的采购订单以列表的格式显示出来,以便于快速查询订单。
订单列表的功能在工具条的按钮上,主要有:
打印、输出、单据、过滤、定位、设置、排序、刷新等,双击某行的订单列表可以将该张订单以单据格式显示出来,并且允许您进行修改等操作。
1.设置订单列表
n利用设置功能可以根据企业实际需要将采购订单明细一览表的格式
n用鼠标单击[上移]和[下移]按钮,来设置订单列表的显示顺序;
n用鼠标双击某“显示项”设定该项是否显示出来;
打勾表示该项将出现在订单列表中,没有打勾表示该项不显示在订单列表中。
n用鼠标双击某“条件项”设定该项是否作为过滤条件和查询条件;
打勾
条件项只能选已打勾“显示项”范围内的项目,如果选择的“条件项”不是列表显示项,那么该条件项无效。
2.利用过滤功能
过滤是将满足一定条件的订单数据筛选并显示出来。
比如在设置功能中,已在条件项中,选择了“供应商”和斎掌跀,这时您可以将某些供应商在某段日期范围订立的采购订单挑选出来。
系统默认的过滤条件是当前日期所在月份的起止日期。
例如:
当前操作日期为8月15日,那么默认过滤条件是:
起始日期=8月1日,截止日期=8月31日。
3.利用定位功能
定位是将数据定位在满足条件第一笔订单数据上。
比如在设置功能中,已在条件项中,选择了“业务员”,这时您可以输入某业务员名称,计算机将把该业务员签定的第一笔订单显示出来。
查询只能查询目前过滤数据范围内的数据。
比如:
在过滤条件中输入了日期在“1998-11-01”至“
1998-12-30”范围,而查询的条件为业务员=“张三”,这时只能查找到1998-11-01至1998-12-30时段内的第一笔“张三”的采购订单。
4.利用单据联查功能
单据联查是查询列表中任意行中相对应的单据,将该行对应的订单以订单表显示出来,以便详细查询订货数据。
用鼠标定位或光标移到要查询的列表行后,双击鼠标左键或在工具栏按〖单据〗按钮就可以查询该行的订单。
5.利用排序功能
排序是对设置的显示项目任选某些项进行按字母顺序和数字大小顺序排列。
排列分为“升序”和“降序”两种,升序是由小到大,由a到z的顺序,降序则是由大到小,由z到a的顺序。
用鼠标选择〖排序〗功能后,显示出选择排序字段对话窗,用鼠标双击要排序的项目字段,会显示“升序”、“降序”和空,空表示取消该项排序。
要调整排序的顺序,可以用鼠标单击[上移]和[下移]按钮来设置,计算机将按字段的上下顺序来排序。
6.利用打印功能
设置好了的订单列表数据,在做完以上操作后,在屏幕上出现您需要的数据,就可以利用〖打印〗功能将列表打印出来了。
如果您想把列表结果保存到磁盘上,用鼠标单击〖输出〗功能,将该订单以任意文件格式保存起来。
具体参见“系统管理”帮助说明。
7.利用订单复制功能
可以直接将一张单据的数据复制到另外一张单据上。
点击“流转”按钮的下拉菜单中增加“订单复制”,就可以将数据进行复制。
1.6.6单据流转(采购订单)
采购订单进行单据流转,可以生成采购入库单、生成普通发票、生成专用发票、生成红字采购入库单、生成红字普通发票、生成红字专用发票。
只有经过审核后,并且没有关闭的采购订单才可以生成入库单和发票。
采购订单在执行完毕后,不可以继续生成兰字采购入库单和兰字采购发票,但是可以生成红字采购入库单和红字发票。
1.6.7向供应商发催货单
按照采购订单的计划到货日期规定,当在规定的到货日期货物没有收到时,就可以向供货单位发出催货函。
企业实际操作时,可以根据货物的在途运输时间提前发出催货函。
1.进入供应商催货函功能:
用鼠标单击【订单】下的【供应商催货函】或按下[Alt+O]键,用光标移动键↓选择【供应商催货函】。
2.输入以下条件:
·
·
截止日期:
必须输入,计算机默认为操作日期,可以参照输入,输入该日期,计算机将查找到该日期为止没有发货的订单。
供应商:
可输可不输,可以参照输入,也可以直接输入供货单位编码或名称。
如果不清楚哪个供应商的订单没有发货,那么可以先查询订单执行统计表。
存货:
可输可不输,可以参照输入,也可以直接输入存货编码或名称。
按〖确认〗按钮,计算机把所输入的供应商没有发货(入库)的订单信息显示出来。
如果该供应商到截止日期还没有符合催货的条件,那么计算机屏幕上不显示数据。
3.打印供应商催货函:
用鼠标单击工具栏的〖打印〗按钮,或按快捷键[Ctrl+P]就可以将屏幕上显示的供应商催货函打印到纸上。
1.7日常业务
1.7.1采购入库
采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。
该单据按进出仓库方向划分为:
入库单、退货单;
按业务类型划分为:
普通业务入库单。
采购入库单可以直接录入,也可以由采购订单或采购发票产生。
在实际工作中,用户可根据到货清单直接在计算机上填制采购入库单(即前台处理),也可以先由人工制单而后集中输入(即后台处理),用户采用哪种方式应根据本单位实际情况,一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式,而在第一年使用或人机并行阶段,则比较适合采用后台处理方式。
1.填制采购入库单。
.如果采购入库货物是根据采购订单产生,那么可以用复制原采购订单方法填制入库单;
.如果采购发票先收到并且已输入计算机,那么入库单可以用复制原采购发票的方法填制;
.如果本次入库的货物以前已有相同的入库单,那么可以用复制以前入库单的方法填制。
2.如果启用了库存管理系统,由仓库管理员审核确认入库单,否则可以由采购人员审核。
3.交给采购结算会计进行结算处理。
或者在采购入库单生成发票并直接结算。
4.查询各入库单的实际入库成本。
凡是审核过的入库单本系统不能再修改。
因此审核必须认真仔细。
如果没有启用库存管理系统,并且企业管理不要求严格,那就可以不审核入库单。
采购发票与入库单可以分次结算,即入库单的一条记录可多次与采购发票结算。
1.7.2暂估入库
采购的货物到达企业后,如果没有收到供货单位的发票,可以对货物进行暂估入库,待发票到达后,可以根据该入库单产生发票做报账结算处理。
1.在进入采购管理系统主选单后,用鼠标单击【普通入库单】,即可输入采购入库单。
屏幕显示采购入库单格式。
2.用鼠标单击工具栏的〖增加〗按钮或按下[F5]快捷键,增加一张采购入库单。
输入入库单表头各项内容。
输入采购业务类型、入库日期、供货单位等项。
如果该入库单是按采购订单安排的,必须输入采购订单号。
如果用户想查询供应商、存货的具体档案可单击鼠标右键。
3.按[F12]功能键可以从单据表头进行标题,或用鼠标单击表体位置或单击工具栏的〖增行〗按钮或按下[Ctrl+I]快捷键,增加一行入库单货物。
输入采购入库单表体各项内容。
如果入库的货物要分批跨月结算,那么必须按预计结算的数量,分行填写到一张入库单上。
如果企业在存货档案中设置了
5.如果该入库单和某张已有的入库单据相同或相似,可以单击鼠标右键,出现鼠标右键快捷菜单,用鼠标或光标键选择【拷贝入库单】功能,或者通过点击“选单”按钮旁边的下接箭头,选择“采购入库单”,选择入库单,把该入库单的有关信息填入当前入库单中。
具体操作方法参见“如何根据采购订单填制入库单”。
6.单据输入正确后,必须用鼠标单击工具栏的〖保存〗按钮或按下[F6]快捷键,保存当前输入的入库单。
.用户在《库存管理系统》的【业务范围】中设置为“现存量低于最低库存量或高于最高库存量时报警”,保存单据时,如果存货的现存量低于最低库存量或高于最高库存量,并且,系统将提示用户是否继续,如果用户选择是,系统将保存单据,如果用户选择否,系统将让用户重新输入数量。
7.入库单存盘后,可以用鼠标单击工具栏的〖打印〗按钮或按下[Ctrl+P]快捷键,将入库单打印出来,交由有关人员进行确认。
8.如果不想保存当前输入的入库单,可以用鼠标单击工具栏的〖放弃〗按钮,放弃该入库单。
9.在保存入库单后,如果发现数据有错,或该入库单审核结算时发现该单据需要修改,可以用鼠标单击工具栏的〖修改〗按钮修改入库单。
10.继续按上述步骤输入其它入库单,当一批入库单输入完后,用鼠标单击工具栏〖退出〗按钮结束输入采购入库单。
1.本系统规定凡是没有结算的入库单都是暂估入库。
已采购结算的入库单和已审核了的入库单不能修改、删除;
2.如果启用了用友“核算系统”,对于已记账的入库单不能修改、删除;
3.如果启用了用友“仓库管理系统”,对有批次管理的,现存量表相关存货的结存数量<
当前入库数量的存货记录不能修改、删除;
4.凡是按采购订单进行的采购业务,货物到达后,填制的入库单,必须正确注明订单号,否则不能正确统计订单执行情况。
1.7.3根据发票填制入库单
当采购发票先到,而货物未到企业时,如果该发票作为在途存货已输入进计算机,那么这时可以根据发票填制采购入库单。
1.用鼠标单击【普通入库单】,屏幕显示采购入库单格式。
输入入库单表头各项内容,如仓库编号、采购类型、收发类别等。
3.单击鼠标右键,出现鼠标右键快捷菜单,用鼠标或光标键选择【拷贝发票】功能;
或者通过点击“选单”
按钮旁边的下接箭头,选择“采购发票”。
4.用鼠标双击发票列表中的某张发票,计算机把该发票的有关信息填入入库单中。
如果采购发票较多,可以在选择的发票列表中,输入“发票号”或“供货单位”快速找到要复制的发票。
5.修改实际入库数量、单价,对需要批次管理、保质期管理的货物还需要输入批号和失效日期数据项。
6.如果该批入库货物没有发票中的某些货物,将光标移到该行上,单击〖减行〗按钮或使用鼠标右键的【减行】功能,删除该行的数据。
7.如果该批入库货物有发票中没有的某种货物,可以单击〖增行〗按钮或使用鼠标右键的【增行】功能,增加输入该货物的入库数据。
8.单据输入正确后,必须用鼠标单击工具栏的〖保存〗按钮或按下[F6]快捷键,保存当前输入的入库单。
1.7.4退货处理
如果发现已审核的入库单数据有错误(多填数量等),也可以填制退货单(负数入库单)原数冲抵原入库单数据。
原数冲回是将原错误的入库单,以相等的负数量填单。
1.在进入采购管理系统主选单后,用鼠标单击【采购入库单】,再选择【红字采购入库单】,即可输入采购退货单。
屏幕显示采购退货单格式。
2.用鼠标单击工具栏的〖增加〗按钮或按下[F5]快捷键,增加一张采购退货单。
输入退货单表头各项内容。
.输入采购业务类型、入库日期、供货单位等项。
.如果该退货单是按采购订单安排的,必须输入采购订单号。
3.用鼠标单击工具栏的〖增行〗按钮或按下[Ctrl+I]快捷键,增加一行
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