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8人,占总人数的10%
35——40(含40岁):
12人,占总人数的16%
40——45(含45岁):
45——50(含50岁):
11人,占总人数的15%
50——55(含55岁):
20人,占总人数的27%
55岁以上:
3人,占总人数的4%
从年龄分布上看,40岁以上的教学管理人员比例为62%,35-45岁之间的教学管理人员比例占总人数的比例为32%,45岁以上的教学管理人员比例占总人数的46%。
3.职称比例:
正高级职称8人,占总人数比例11%;
副高级职称16人,占总人数比例21%;
中级职称38人,占总人数比例51%;
初级职称7人,占总人数比例9%;
其他6人(5人为工人技术等级,1人无职称),占总人数比例8%。
从以上职称比来看,中级职称以上比例占总人数的62%。
4.学历结构上:
博士学位7人,占总人数比例的9%;
具有硕士学位27人,占总人数比例的36%;
大学毕业31人,占总人数比例的42%;
专科毕业6人,占总人数比例的8%;
其余为初中、中专4人占总人数比例的5%。
从学历结构分析,校本部教学管理人员硕士学位以上占总人数比例为45%。
(四)管理现状:
教学管理的业务流程主要包括招生、下达教学任务、排课、考务、质量监控、学籍管理教学研究、实践教学环境建设以及就业等相关工作。
以下按照本业务流程说明校、院教学管理部门的运行现状。
校教务处自身管理管理现状:
校教务处现共有17人,处领导3人,一个正处长,2个副处长。
处长负责全面工作,并分管实践教学、质量监控以及办公室;
1个副处长负责校本部小营校区的具体运行工作,并承担分校、白家庄校区的教学指导和有关协调工作,分管校本部的运行管理;
另1副处长分管教学研究和学籍管理工作。
下设的5个办公室人员配备情况为:
教学运行办公室4人,承担校本部校区公共课教学任务的下达,小营校区理论课的排课、重修、国家英语四六级考试、期末考试、校本部校区的选修课管理、学生开学初的注册报到工作;
教学研究办公室2人,负责全校的专业建设、课程建设、教材建设以及北京市级、校级各类教学改革项目建设工作;
质量办公室编制2人,现1人,负责教务管理系统的运行;
教学检查工作的布置与检查汇总;
学籍办公室2人,负责全校在校生的毕业资格审查和学位授予、法人学院学生留、降、休、转、开除学籍等备案以及校本部学院在校生具体的留、降、休、转等具体学籍管理工作;
实践教学办公室2人,负责实践教学体系建设、毕业设计管理及评优工作、全校实践教学环境建设;
教务处办公室编制2人,现1人,负责处内对外的接待、处内人员的工资、存档等具体工作。
——校教务处与学院教科办:
根据以上具体的职责分工,校教务处与学院教科办分工协作,具体表现为:
(1)开学注册报到:
校教务处负责组织,总体协调安排;
各学院配合安排本学院学生注册报到。
(2)下达教学任务与排课:
教务处负责公共课教学任务书的下达与校本部小营校区理论课环节的排课工作,行使教室的管理使用权,根据教学规律,单学期教学使用,教室使用相对紧张,双学期因面临着两个年级的毕业班,因此,教室使用相对轻松;
学院教科办负责落实每学期的执行计划,下达并落实专业课教学任务,以及本学院实践课的排课安排,实验室利用率和教室利用率具有相同规律,但由于资源的分割,容易产生有的实验室利用率高,有的实验室利用率低;
(3)考试管理:
校教务处负责四、六级考试、公共课、重修课的安排;
学院教科办负责期末专业课的考试安排、重考安排、试卷印制
(4)学籍管理:
校教务处负责毕业资格审查和学位授予的终审;
学院教科办完成学生毕业资格和学位授予的初审,对有关学生发出学籍试读和退学警告,处理有学生留级、休学等的具体学籍管理
(5)公共选修课管理:
校教务处负责公选课的培训,组织学生网上选课;
学院教科办负责学生网上选课的管理
(6)教学改革建设管理:
校教务处根据北京市、学校的教学改革重点,组织布置相关教学改革建设项目、专项建设项目;
学院教科办在学校要求下,组织相关人员立项、申报、评审、建设和结题工作。
(7)实践教学管理:
校教务处主要负责实践教学环节的规范、毕业设计工作的布置,与督导室共同配合,对毕业设计环节的抽查,优秀毕业设计(论文)的遴选,学院教科办负责具体实施;
在实验室建设上,由校教务处按照学校专业建设规划统一实施,学院主管实践教学副院长组织具体实施。
——校教务处与直属教学单位:
(1)下达教学任务与排课:
校教务处负责落实教学执行计划中公共课程教学任务的下达与理论课的排课;
直属教学单位配合教务处完成教师的聘任、教材的选用等工作。
(2)公共选修课管理:
校教务处根据教学执行计划的要求,组织各教学单位(含直属教学单位)开设不同类型的公共选修课,并安排校本部选修课的具体上课安排;
直属教学单位负责相关教师的聘请等系列工作
(3)重修、期末考试管理:
校教务处负责重修、期末考试的宏观安排;
直属教学单位负责具体重修、期末考试的具体落实。
(4)教学日常运行管理:
校教务处负责调、停课的最终审核;
直属教学单位则协调本部门教师与校教务处之间的调、停课处理事宜。
——校教务处与分校之间:
分校主要承担我校一年级新生在廊坊校区的教学管理和思想政治教育管理,其教学管理主要由廊坊分校教学办独立实施。
校教务处主要负责一年级新生学业结束后,到小营校区后交接的一系列教学管理事宜,以及分校在基础课教学改革中的支持、教学管理中需要协调解决的各类管理工作,目前,分校教学办已经独立运行9年,管理模式相对成熟,保障了分校教学的正常运行。
——学院教科办自身管理现状:
除与校教务处共同配合,分工协作外,还在校教务处宏观指导下,加强学院自身的专业建设、课程建设改革以及招生、就业等相关工作。
——学院教科办与分校:
由于分校承担着校本部四学院的管理工作,其管理涉及到了学院教科办与分校之间在支持分校排课教师的配备等沟通协作工作。
——学院教科办与直属教学单位:
体现在向学院教科办提供学生公共课成绩的名单,为学院毕业资格审查考试、留降级学生考试、学籍处理等工作做好前期准备工作。
二、目前教学管理部门运行管理中存在的问题
目前教学管理中存在的问题,有很多,表现为系统性的缺陷,用一句话表达,就是:
两个缺失和一个没有活力。
即:
纵向表现为教学管理环节的缺失,横向表现为教学管理的开口。
没有活力指教学管理不能留住和吸引优秀人才。
具体的表现有四个:
(一)教育信息化须加强
教育管理信息化是提高教学管理效率的重要且不可缺少的手段,目前,校本部学院、直属教学单位已经安装了教务管理信息系统,但由于系统本身稳定性不强、管理制度比较复杂的原因,使校本部四学院和直属教学单位在从事学籍管理、成绩管理等管理中,系统数据不具有可信性,导致一方面要继续维护该系统;
另一方面还应进行手工操作,增加了工作的重复性,没有发挥系统高效率的优越性。
(二)校院管理职责分工和部分工作程序有待理顺
从校院管理管理职责的分工、校院(分校、直属教学单位)之间业务的开展来看,存在着职责分工、工作程序模糊的现象;
在学籍管理工作中,校院管理中存在重复的现象;
教学日常运行中,存在职责分配不合理的问题;
实践教学强调进一步加强关键环节的细节管理。
从学院自身管理任务的实施,也存在着管理幅度过宽的问题,学院教科办直接面向教师组织布置教学管理的相关任务。
根本原因在于教学组织系统中缺少“系”这一环节,导致校院在从事重复性工作。
(三)与督导室、学生处分工与协作要明确
教科办作为学院一级唯一存在的教学管理机构,在行使教学管理职能中,面对着要完成校机关不同职能部门的任务,但由于校机关各职能处室之间沟通不畅,没有形成在教学管理中以教务处为核心的管理理念,导致学院教科办接受着不同职能处室下达的形式不同,但内容几乎相同的工作任务,使本身任务繁重的教科办更加忙碌;
在完成有关重修课、学籍处理工作时,在与学生部门业务协作时,由于分工不明确,致使传达与学生有关信息时,渠道不畅通。
(四)教学管理人员积极性有待提高
1.责任大,岗级低,责权利不统一。
教学管理人员所从事的工作要求零差错,其产生的差错对整个教学产生影响,但是相对来说,岗位级别低,一方面存在着普通岗位,但承担着确实比普通岗完成工作更复杂,业务性更强的工作;
另一方面,存在着,与学生系列的队伍相比,高岗位的比例小,低岗位的工作仍存在。
另外,在职称评审也要给予教学管理人员一定的政策倾斜。
2.培训与交流机会少,缺少外界刺激,工作积极性低。
对于基层教学管理人员,承担着教学管理的重要工作,更需要被关注,提高他们的工作积极性。
3.缺少对教学管理人员的职业生涯规划的指导。
教学管理人员队伍的稳定,一方面要满足基本的物质需求,另一方面更要激发教学管人员对事业执著追求的内在动机。
三、兄弟院校教学管理机构与我校教学管理机构设置的对比分析
1.首都师范大学:
包括17个院系,3个公共课程教研部,本科专业47个,在校本科生10915人。
首都师范大学教学管理实施的科层制管理,教务处领导共由4名,一正三副,教务处下设10个科室,共25人。
分别教务处办公室(兼档案室、普通话文字中心)、教学研究科、教材建设科、实践教学科(含学生学科专业竞赛)、教学运行科(注册中心、选课、排课、教务信息系统、课程成绩管理)、考务管理科(所有教学类的考试组织)、教务管理科(学籍、学历和学位管理)、文印服务部(试卷和讲义印刷)、教学质量管理办公室(含特级教师研究中心、质量专业评估)和招生办公室。
该校教务处机构设置与我校教务处分工基本相同,不同之处在于我校文印服务和招生办公室不在教务处,教学质量管理办公室职能主要设在我校督导室,教材建设有关内容分布在教学研究办公室和运行办公室中;
同时,教务处下设科室的同时,学院下设系,实施校院系三级管理,保证管理渠道的畅通。
2.北方工业大学:
该校下设8个学院,19个系,12个教学实验中心,9个研究设计院所,现有26个本科专业,22个二级学科硕士授权点、4个专业学位硕士点,同等学历人员申请硕士学位资格、3个第二学士学位点。
现有在校生13000余人,硕士研究生1000余人,其中,全日制本科生9400余人,成人教育本专科3000余人,外国留学生50余人。
该校教学管理机构教务处共有3名处领导,一正两副,下设4个中心,1个办公室,人员共计17人(含3名文印中心工作人员),分别为教学运行中心、实践教学中心、考试中心、教学质量监控中心和招生办公室。
其中,实践教学中心负责毕业设计、实验、实习等实践教学和对市教委各种教学专项建设;
考试中心负责各种教学性考试和招生考试;
教学质量监控中心(含中青年教师教学研究与咨询中心)负责关键教学环节的质量监控工作。
中心主任享受副处级待遇,比科长高,比副处长略低,教务处长分管实践教学中心和教学运行中心,1个副处长负责考试中心和教学质量监控中心,1个副处长专管招生办公室。
该校的各种教学建设与改革工作,由高等教育研究所具体负责。
该校将所有教学管理任务主要分配在4个中心,将所有与教学运行相关的管理任务整合在一个教学运行中心中,通过教学质量监控中心进一步保障教学质量,单独成立实践教学中心,承担实践教学环节的建设和市教委各类专项建;
教学计划制修订工作由处长直接与院系共同实施,教务处没有设相关科室;
该校的教学改革项目建设机构设在了教务处之外的高等教育研究所负责。
3.北京科技大学
北京科技大学现有学生2万人左右,下设9个学院,该学校教务处共20人,处领导4名,一正三副一助,下设考务科、教学科、教研科、质量科、注册中心(教学平台),办公室6个科室。
具体人员配备和职责为:
(1)考务科3人(含科长),负责毕业设计、考试管理、学籍;
(2)教学科5人(含科长),排课、选课、实习、培养计划;
(3)教研科3人(含科长),质量工程、评奖、教材建设、教研立项;
(4)质量科2人(含科长),负责评教、干部听课、常规检查以及质量分析报告;
(5)注册中心(教学平台)3人,选课、信息、成绩,本科生专网维护;
(6)办公室1人(兼主任)。
首都师范大学和北方工业大学两所学校的机构设置的共同特点为保证教学运行的基本稳定,将与教学运行相关的各类环节集成在一起,成立了教学运行科或教学运行中心,且实施了运行良好的教务管理信息系统;
均将实践教学管理独立出来,成立实践教学中心或实践教学科。
三所学校均将质量监控职能设在教务处,保证人才培养质量的有效反馈,进一步推进专业教学计划的制定与实施,从而保证人才培养适应社会发展需求。
另外,学院均下设系,以保证管理渠道的畅通。
不同之处在于北方工业大学将教学改革建设工作设在了高等教育研究室。
四、相应问题的有关建议
(一)构建“校实院虚”的机构设置模式
根据校教务处承担校本部学院和法人二级学院工作的现实状态,借鉴兄弟院校教学管理机构设置的特点,在学校教学资源紧张的情况下,横向加强校教务处管理力度,合理配置人员,梳理管理流程,强化归口管理;
纵向方面,学院下增设系,实施校、院、系三级管理体制,构建校实院虚的机构设置模式,克服校院管理权限不明,执行层面操作性不强的弊端,从而提高教学管理的效益和效率,具体方案为:
——校级教学管理机构设置(横向)
校教务处的工作职责:
(1)组织各学院制(修)订专业教学计划、课程教学大纲和有关教学文件,并组织实施;
(2)负责校本部校区教学的正常运行,保证教学计划平稳执行,包括下达教学任务、编制教学进程表、课表、考试安排表;
负责校本部教学用房及教学设施的调度;
协调教学任务与教师配课、组织学生跨学院选课;
负责校本部校区期中考试、期末考试、重修考试、学位统考、毕业补考及四、六级英语考试的组织工作。
(3)拟定校本部学籍管理文件,并组织实施;
组织全校本、专科生和高职学生毕业资格和本科生学士学位授予资格审查,以及有关证书的发放工作;
组织各学院学生学籍异动上报工作。
(4)教学质量监控:
组织教学检查,与相关部门共同负责对教学计划执行过程中教学环节的监控;
与招生就业处协作,毕业生就业后社会对培养方案的反馈;
(日常教学质量的监控和专业培养计划制定质量的监控)
(5)围绕应用性人才培养定位,组织全校进行教学改革与建设,包括专业建设、课程建设、教材建设、实践教学建设、各类教育教学改革建设。
(6)组织全校及校本部教学工作会议和教学活动的组织工作;
组织全校教务处处长联席会和校本部教学例会。
具体可分为:
1.常规的任务包括:
教学运行——
(1)根据教学执行计划,下达教学任务书;
(2)根据教学任务书,制定课表(3)按照教学计划和教学进程表,组织校本部四学院期中和期末考试(4)落实专业培养计划,组织进行校本部公选课的管理。
(5)组织重修考试、学位统考、毕业补考、全国英语四、六级考试等考务工作。
学籍管理——在日常的教学运行时,对在校生学籍管理以及毕业生学历与学位资格审核,包括成绩管理、留降级、电子注册、毕业生学位授予等工作。
质量监控——每学期组织校本部开展开学初、期中和期末教学检查;
每学年双学期毕业设计中期检查工作;
专业建设——组织全校同名专业的培养计划的制修订工作;
教研工作量的统计;
四年一次的教学成果奖申报评选工作
2.改革与建设的任务包括:
(1)专业建设与改革:
包括全校专业设置与调整,组织全校特色专业、品牌专业、组织新办专业的评审、报批,组织校级试点专业及重点建设专业开展教学改革工作的建设工作;
(2)课程建设:
组织全校本专科精品课程建设与评选工作,负责精品课程的网络教学管理工作;
负责联系个基础课程教学协作组,组织全校性基础课程统考与抽测工作
(3)教材建设:
负责全校各类教材建设项目管理工作,负责优秀或精品教材建设评选工作,监控教材建设项目的进展情况;
组织各类学生竞赛的管理工作;
(4)实践教学建设:
起草全校实践教学环境建设规划,编制全校教学建设项目预算方案,组织全校实践教学改革项目的管理;
组织实践教学大纲的修订;
组织全校实践教学信息上报;
管理校本部实践教学用房,协调解决校本部各教学单位共享实践教学资源方面事宜;
优秀毕业设计的评优工作。
(5)教学改革建设:
根据学校办学宗旨和专业培养计划的培养目标和方针,通过教学改革建设,探索应用型人才培养之路。
负责全校教学改革研究项目的管理工作,组织项目立项、检查、验收,监控项目进展状况;
3.新建的任务包括:
教育信息化建设(教务管理信息系统的应用)、教学质量监控(在校教务处内部重新界定质量监控范围,保证教学质量)
通过对现有教学管理模式的分析,借鉴了其它兄弟院校的机构设置改革的背景,校本部教学管理机构设置采取T型结构,有利于提高管理的效益和效率。
横向机构设置:
校教务处下设8个科室,分别为专业建设与质量工程科、运行管理科、学籍科、考务管理科、教学研究科、实践教学科,教学质量科、综合科。
横向教学管理机构设置组织结构图如下:
主要职责如下:
(1)专业建设与质量工程科:
主要负责我校专业结构调整与专业建设、课程建设与人才培养模式创新、实践能力和创新精神培养、优秀教学团队与高水平教师队伍建设、教学管理制度与质量监控体系建设。
新办专业的评审、申报;
各级重点、试点、品牌、骨干专业的申报管理。
“专业建设、专业改造、专业培育”
(2)运行管理科:
负责校本部四学院、直属教学单位教学任务的下达,校本部理论课程的排课,教室的借用、调停课;
公共选修课的管理以及组织开学初、期中和期末教学检查,教务管理信息系统的维护,每学期一次的注册报到工作;
(3)学籍管理科:
电子注册、毕业资审、成绩管理、学籍状态的更新
(4)考务管理科:
负责校本部小营校区重修、毕业补考、学位统考、期中、期末考试、全国四、六级英语考试、全校公共基础课程统考统测以及协助招生就业处、考试中心等部门组织相关考试工作。
(5)教学研究科:
负责全校、校本部学院的教学计划的制、修订,教材建设,北京市各类教学改革建设项目以及校本部四学院及直属教学单位教学工作量的审核;
教学质量年报的撰写;
各类交给项目、实践教学项目等拨款。
基础课教学改革
(6)实践教学科:
负责全校实验课程大纲的制定,实践教学环节的考核、实践教学改革项目;
根据学校学科专业建设的布局需求,组织全校每年的实践教学专项建设;
开展实验室教学使用效益的考核。
(7)综合科:
负责教学管理文件的管理、存档及汇编;
人事劳资等管理;
工会工作;
教务处的财务管理与资产管理,办公用品的添置;
对外联络与接待;
协调教务处内各科室之间的业务联系,协调全校各学院教务处之间的业务联系;
处内、校级有关教学管理会议的承办。
全校教学年历;
各种上级文件的收转、传达与档案管理工作。
(8)教学质量科:
原督导办公室合到校教务处,成立教学质量科,对教学管理的关键环节监控,聘请教学经验丰富的督导专家,从理论教学和实践教学两方面进行质量监控,进一步保证教学质量。
纵向机构设置:
采取校院系三级管理和校直属教学单位二级管理。
纵向教学管理机构设置组织结构图如下:
纵向机构是校级教学职能的进一步分解,是校院系职责分工的具体体现。
其具体职责分工如下:
校教务处:
按照校教务处的职责,重点在教学改革与建设的任务需要与下级教学管理组织接口。
学院:
配合学校组织各系专业教学计划的制定、各类专业建设、课程建设和教材建设、实践教学建设;
负责收集与学生相关的学籍状态数据;
协助配合校教务处组织各类考试工作。
系:
在学院领导下,教学计划的制定、各类专业建设、课程建设和教材建设、实践教学建设;
负责日常学籍管理;
根据需要,设立系办秘书,处理日常事务。
直属教学单位:
在校教务处直接领导下,做好校本部公共基础课和专业基础课的教学管理工作,包括支持专业教学改革建设;
公共基础课的考试工作,与学院做好相关成绩的接口工作。
——院级教学管理机构设置与工作接口
原学院教科办落实教学执行计划中,下达教学任务书的工作上移到校教务处运行管理科,由教务处直接下达各系;
原教科办学籍库管理工作上移到校教务处,由学校统一归口管理,校教务处面向学院,由学院面向各系;
学院具体承接的考试管理工作全部上移到校教务处考试管理科。
学院教科办只保留配合校教务处组织各系对教学计划的制修订,执行学校学籍处理的有关规定,协助校教务处组织实践教学建设、各类考试的组织协调以及与科研处、人事处有关工作的衔接。
在学院教科办弱化的同时,学院下增设系。
学院教科办执行学校的有关规定可以通过系来组织和执行。
系下设系秘,与机关人员同为坐班制,弥补目前学院教科办下为教研部,由教科办直接面对教师传达教学管理信息这一松散型的组织的弱点,保证学校的制度能够贯彻执行。
该机构设置模式进一步加强学校教学运行的管理力量,有利于资源的统一调配,增强教务处教学管理的执行力;
同时,有利于学校在北京市高校中整体形象的树立,也为学校进一步学科专业整合创造了条件,积累了经验。
但容易形成教学管理过死,不易调动学院积极性。
而院实校虚的机构设置模式不适合目前管理的现实条件。
院实校虚的管理模式是指加强学院教科办的教学管理力量,学校仅负责制定相关管理制度和相关教学建设的宏观指导标准。
学院教科办是具体执行机构,具有一定的教学管理自主权,相当于二级法人学院教务处,校教务处为虚体,但要求学校在学科建设等方面相对成熟,机构人员具有相对成熟的管理经验和管理水平,学校同时具备相对充足的教学资源。
在学校处于建设改革的发展阶段,学科专业进一步整合优化的背景下,现阶段加强学院教科办管理力量,成立院实校虚的机构设置模式,不是十分成熟;
在资源有限的条件下,不具备可行性。
(二)梳理目前各教学管理的实施环节,规范教学管理工作程序
在教学管理的具体流程中,针对校教务处内部的管理流程、校院之间的业务联结流程,学院教科办和直属教学单位之间的管理流程;
校院教学管理业务部门与学生处、国资处、督导室、评估办以及分校之间的业务联结的梳理均需要进一步加强
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