借支与费用报销制度Word格式文档下载.docx
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三、借支人应严格遵守费用报销的时限规定,旧账不清,新账不借。
特殊情况不能及时报销而仍需借支者,须由部门负责人核实并向总裁说明情况后方可办理借支手续。
借支人必须在费用报销时限内履行报销手续。
第三条报账制度
一、物品购置报账。
经批准购置的各项物品报账时填写“费用报销单”,附“申购单”、“发票或收据”及“供货清单”、“验收单”或“领用单”。
小件物品采购不需要验收单,但必须有证明人或领用人在发票背面签名。
购买的固定资产、低值易耗品,应在发票上注明供货单位详细地址、电话、联系人,并附使用人“领用单”等,行政部实时编制领用台账。
二、出差费用报账。
因公务出差而发生的各项费用,其标准执行《差旅费用管理规定》。
报账时除填写“差旅费用报账单”外,还应由部门主管在报账单上说明出差任务的完成情况。
附车船票、住宿票、市内交通票等有效票据。
三、报销有关劳务费用时,应由事前负责安排的部门具体办理。
报账时附劳务发票,证明单。
无法取得正式发票的支出,除填写“费用报销审批单”外,还应制作“临时工工资表”(附件4)。
四、其他各项费用报账。
是指经批准的业务应酬费、资产维修费、会议费、办公费等。
业务应酬费应事先申请,填写业务招待费申请表,事后凭餐饮、招待等有效票据报销。
上述各项费用报账时填写“费用报销单”。
附有效发票或收据,或已批准的申请单、计划书、合同,或费用详单、证明单等有关原始单据。
五、有关福利性质的费用一律由行政办统一办理,任何部门均无权自行开支。
六、图文打印支付及设计费支付,需填写支付申请单(附件5)以代替费用报销单。
相关人员签字齐全,并附合法发票、图文打印清单的等。
第四条报账纪律
一、报销单据应严格按照“费用报销审批单”上所列费用明细的顺序于粘贴单左侧分类均匀粘贴,发票正面向上,大小不能超出粘贴单。
A4纸的合同、申请、计划书等可直接粘贴在费用报销单后。
二、所有的报账活动,应有真实、有效的原始凭证为依据。
在费用发生时索取正式发票,原则上不使用白纸发票。
复印的原始单据报账,应注明原件的用途、存放地点及保管人。
丢失了的原始票据,应由当事人申请,写明原因,经部门负责人签字、财务认可后,方可替代票据作为报账的原始凭证。
三、财务部门对不真实、不合理、不规范及手续不全、单据不齐的报账行为,有权拒绝受理,并给予解释。
四、原则上当事人应由本人填单送审。
公司部门负责人以上管理人员,可授权公司内任何一名正式职员代理报账事项,但“授权不授责”。
被授权人只能在其授权范围内行事,不得越权,否则,责任自负。
五、一次性事项(单项)报账,无论金额多少,都必须一次性填单报销,不准采取拆散分批的办法进行报账。
一经发现,财务不给予报销费用。
第五条时间规定
一、财务报账时间:
考勤制度规定的上班期间(特殊情况除外)为报账时间。
二、费用报销时限:
1、员工未借公款而发生的小额费用,须于业务发生5日内报账;
2、员工借款发生的费用,须在实际经济业务发生3日内报账;
3、员工出差借支发生的费用,按《差旅费管理制度》执行。
第六条审批权限
由经办人据实填报,证明人签字核实,部门负责人复核,交财务部审核,最后由总裁审批。
第七条罚则
一、发生费用的经办人为当事人。
当事人在费用发生时应及时取得真实的、有效的原始凭证,按发生时间的顺序如实填报。
如有弄虚作假,以小报大、假公肥私的,一经查出,处以违纪金额5倍的罚金。
二、部门负责人(部长、项目负责人)为第一责任人。
第一责任人应对开支的真实性、时效性签字负责。
经审核(批)发现有下列行为的:
1、滥用职权,每笔按其报账金额的10%给予罚金;
2、审核不严,发生失职,每次按其报销金额的5%给予罚金;
3、伙同当事人虚(假)报费用,按虚(假)报金额处以10倍罚金。
三、财务会计为第二责任人。
第二责任人对开支范围、标准,报账金额、单据是否齐全,内容是否完整,负调查、核实的签字责任。
一经发现有失职行为的,每次按报账金额的3%处以罚金。
四、总裁为第三责任人。
第三责任人应按财务制度规定,对手续是否完备,开支是否合理等审批签字。
若审核不严,发生失职,每次按报账金额的2%处以罚金。
五、出纳为第四责任人。
第四责任人对原始单据报账金额,审批手续及权限等负责。
若复核不严给公司造成经济损失的及手续不全付款的,一经查出,视情节轻重承担相应的经济处罚。
收付现金发生的差错,负全部责任。
第八条附则
1、本规定经公司总裁批准后,从2012年01月01日起执行。
解释权属公司财务部。
2、报账一般流程
费用单据传递一般流程
未借款员工
借款员工
附件1:
借支申请单
年月日
部门:
姓名:
借支金额:
人民币
小写:
付款方式:
现金支票转账
受款单位名称:
银行账号:
借款事由:
借款结算栏(冲借支时填写)
报销日期
年月日
报销金额
总裁审批:
缴回金额
补付金额
部门复核
会计复核
出纳
签收
附件2
固定资产、办公用品采购申请表
申请日期:
申请人:
部门:
申购资产名称
规格型号
数量
价格
金额
保管人
申购总额
申购原因
部门负责人意见
行政部意见
总裁审批
其它说明:
附件3
业务招待费申请表
申请人
所在部门
级别
申请事由
招待人数
陪同人数
预计金额
招待方式
招待地点
部门负责人:
总经理(或授权人):
附件4
临时工工资表
编号
姓名
身份证号码
工资性质
计算标准
工资合计
签名
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
附件5
支付申请单
部门
行政
钱美丽
付款内容
图文打印费,9.10.11月份
支付金额
大写:
小写:
¥
收款单位
宏光图文紫金店
开户行及账号
付款方式
□现金□现金支票□转账支票□电汇
财务复核
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