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文件管理措施.docx
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文件管理措施
水电三局安装公司柴家峡项目部
文件管理措施
1目的
为了确保安装公司柴家峡项目部在质量、环境、职业健康安全管理体系运行中,所有与管理体系活动有关的场所得到并使用有效文件(包括外来文件),防止误用失效或作废文件,并对文件进行合理的控制及归档管理,特制定本程序。
2适用范围
本措施适用于安装公司柴家峡项目部的所有文件。
3相关文件
中国水利水电第三工程局企业标准:
《文件控制程序》Q/SD3-CX-01-2005。
4职责
4.1本措施以项目经理为第一责任人。
4.2本措施由项目总工进行总体控制和实施。
4.3本措施由项目部文件资料管理员具体管理和和督促实施。
5内容
5.1文件分类及受控范围界定
5.1.1质量管理体系文件包括管理(分)手册、程序文件、作业指导书、体系文件更改通知、项目管理计划等受控文件。
5.1.2工程技术文件及外来文件包括标准、规程、规范、图纸、设计变更、各类施工文件,也包括上级主管部门文件、合同文件、相关的法律和法规以及建设单位、监理单位、质量监督站和其它管理部门等的通知、来往函件、相关文件。
5.2文件编写
5.2.1管理文件由项目经理组织各归口部门或专人编写。
5.2.2技术文件由项目总工程师组织技术人员编写。
5.2.3文件编写不能滥用简称,不能自造简化字,对难懂的术语要加简明注释,手写的文件要使用蓝黑或碳素默水钢笔书写,以便存档。
5.2.4每种文件由编制人编写文件目录,确定发放计划,要保证该文件发放至适用的部门、单位或人员。
5.3文件审批
5.3.1作业文件,由项目部工程技术部门编制,项目总工审核,项目经理或授权主管副经理批准后实施。
5.3.2项目部编制的临时性工程技术文件,由项目总工对其适用性进行审核后批准实施。
5.4文件收集
项目部各部门要及时收集当地法律、法规、管理制度文件及相关国家规程、规范,并在项目管理计划中进行规定,进行有效管理。
5.5文件的更改、换版
5.5.1技术文件和资料更改按技术文件更改规定进行。
5.5.2合同文件由项目经理负责管理,合同文件的更改按行业规定办理,并执行《与产品有关的要求的确定和评审程序》Q/SD3-CX-702-2005文件。
5.6文件的有效版本
5.6.1项目部文件资料管理员负责建立各类文件有效版本控制清单,当各类文件发生更改时,按“文件更改通知单”及时填写最新的修订内容,以便识别文件的现行修订状态。
5.6.2文件资料管理员按文件发放计划,使所有部门、单位或个人,都要得到最新修订的有效版本并对发放的文件签收。
5.6.3将失效或作废文件及时清出使用场所,确保不致误用。
5.6.4对需保留的失效或作废文件,作出明确的标识,或加盖“作废”印章,以免误用。
5.7文件的发放、保管
5.7.1项目部文件管理由专人负责,对受控文件(包括外来文件)标识发放,建立专用发放记录。
5.7.2对顾客提供的图纸(包括设计变更)实施有效管理,建立必要的管理制度并实施检查,控制其接受、验收、标识、存档、发放、更改的各个过程,确保使用场所及时得到有效图纸。
5.7.3对已审批的文件,按照文件发放计划,进行发放登记。
5.7.4文件持有者必须妥善保存使用文件和资料,避免损坏和丢失,未经批准不得复印文件和对外提供,调离时需交还发放部门。
5.7.5工程技术文件需借阅时,借阅人应提出申请,经总工批准,由文件管理人员登记后方可借阅。
借阅人应爱护文件,保证按期归还,文件管理人员复查、记录。
5.7.6同一份文件如果采用几种方式发布(如张贴、计算机磁盘、光盘、内部计算机网络等)或分为几部分发布,则应保留其原始文件,为以后的更改提供依据。
5.7.7对于管理体系文件、工程技术文件资料、图纸、外来文件,要分类造册登记保存。
5.7.8工程文件归档管理应符合国家、地方法规要求以及业主单位、监理单位的管理要求。
6质量记录
——文件会签审批表
——文件资料发放计划、发放登记表
——文件资料借阅登记表
——文件更改通知单
——文件资料销毁申请表
——文件资料接收记录
水电三局安装公司柴家峡项目部
2006年6月
文件分类编号
编制文件文件更改单
会签文件更改会签
N
是否原部门审批
获得必要的Y
背景资料
审批文件更改审批
发布文件编制更改清单
收回失效发放到有关的
作废文件所使用场
有
有
有无保留必要有无更改
无无
作好标识
防误用销毁审批使用有效版本
销毁
存档
记录
文件控制流程
文件会签审批表
Q/SD3-JL-4-01编号:
文件名称
编制
文件编号
审核
编制部门
批准
会签意见:
会签部门(人)
会签人/日期
会签部门(人)
会签人/日期
批准:
备注
文件资料发放计划、发放登记表
Q/SD3-JL-4-02编号:
文件名称:
审批:
文件编号:
总份数
发放范围
发放登记
序号
单位
人员
份数
受控号
收文人
日期
文件资料借阅登记表
Q/SD3-JL-4-03编号:
序号
文件资料名称
借阅人
借阅日期
归还日期
审批人
备注
文件更改通知单
Q/SD3-JL-4-04编号:
文件编号
文件名称
更改
原因
通知单发出日期
执行更改日期
发至单位
更改内容
拟制
处理意见
会签
1.用换页收回原页□,手改□方式更改文件。
2.自更改通知单发出日内按更改后文件执行。
审核
自存
批准
归档
文件资料销毁申请表
Q/SD3-JL-4-05编号:
申请部门
文件资料名称
文件资料编号
销毁原因
批准人
销毁日期
销毁人
监销人
收文登记表
Q/SD3-JL-4-06编号:
序号
文件名称
来文机关
来文编号
(受控号)
收文总号
主办
收文人
日期
归档
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