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主要参考文献14
摘要
中小企业是我国国民经济和社会发展的重要力量,促进中小企业发展,是保持国民经济平稳较快发展的重要基础,是关系民生和社会稳定的重大战略任务。
传统的“金字塔”式中小企业组织结构分工过细、层级繁多、决策效率低下等弊端日益凸现,随着现代化企业组织管理模式的发展和广泛应用,市场竞争的日趋激烈和国际化,必须采取更加积极有效的政策措施来帮助中小企业克服困难,转变发展方式,才能实现又好又快的发展。
本论文重点以山东中凯风电设备制造有限公司(以下简称中凯风电)为研究对象,采用SWOT分析方法,分别论述了中小企业发展的基本状况以及中小企业组织形式的弊端,从而得出必须要求中小企业进行企业组织变革才能求得发展的一系列现实问题。
本论文最后得出从企业的组织形式、组织领导者以及团队建设三方面进行企业组织变革,形成了一个较为完整的理论分析框架与实际发展战略,更加有利于中小企业更好更快的发展。
关键词:
中小企业;
组织结构;
组织变革;
中凯风电;
发展
一、引言
根据《中华人民共和国中小企业促进法》第2条规定,中小企业是指在中华人民共和国境内依法设立的有利于满足社会需要,增加就业,符合国家产业政策,生产经营规模属于中小型的各种所有制和各种形式的企业。
中小企业的界定标准自建国以来经历了八次调整,从建国初期按固定资产价值划分企业规模,到后来将企业规模、行业类别及销售收入和资产总额等各项指标纳入,再发展到目前的根据企业职工人数、销售额、资产总额等指标界定企业规模,不难看出,中小企业的界定标准正按照科学化、合理化、定量化的方向发展。
随着我国经济的发展,中小企业已发展成为我国国民经济的重要组成部门,为国民经济的快速增长和吸纳劳动就业,构建和谐社会发展,发挥着不可替代的作用,成为推动我国经济社会发展的重要力量。
据国家统计局《统计分析》显示,截至2010年,我国中小企业占全国工商登记企业总数的99.8%以上,创造的产值占整个国内生产总值比重为58%,出口业务占比为68%,缴纳税收占比为48%,中小企业还提供了75%的城镇就业岗位,由此可见中小企业对我国经济和社会发展的重要性。
但是,我们也应该清醒地看到,现在中小企业总体上仍存在着或多或少问题,如管理水平低,主要表现为管理理念落后、基础管理薄弱、现场管理混乱、组织制度建设滞后、生产经营粗放等。
这些问题的存在,制约着中小企业的发展,严重影响了中小企业社会功能和作用的充分发挥。
中小企业如何向管理要效益,如何转变经济增长方式,从内部挖潜力,提高自身的效益,已变成一个很重要的历史性课题,也可说是一个永恒的课题。
加强中小企业组织管理工作,有利于提高产品质量,推动技术创新,增加经济效益,建设节约型社会;
有利于引导企业提高科学管理水平,规范经营模式,强化社会责任;
有利于全面落实科学发展观,促进国民经济可持续发展,实现全面建设小康社会的目标。
尤其是在我国这样一个人口众多、地域辽阔、地区经济发展水平差别很大的国家,中小企业的发展更具有重要的意义。
因此,研究
中小企业组织管理现状,了解中小企业组织管理存在的弊端,从而找出改革的方向和有效措施,进而提高中小企业组织管理水平是一项十分重要而且必须的任务。
二、我国中小企业的发展现状
(一)中小企业在数量上处于绝对优势,可缓解就业压力,保持社会稳定
根据《第二次全国基本单位普查主要数据公报》数据显示,从企业的从业人员规模看,2001年末,在全部企业法人单位中,50人以下的小企业248.5万个,占82.1%,比1996年增加46.1万个,增长22.8%;
1000人及以上的大企业1.9万个,占0.6%,比1996年减少0.2万个,下降10.5%。
2008年底,我国中小企业总计4200多万户,占企业总数的99.4%以上,其中个体工商户3800多万户,在工商部门注册成立的中小企业430多万户,仅从数量上就可以看出,我国中小企业如雨后春笋般迅速发展,吸纳了大量的下岗职工和农村剩余劳动力,稳定了社会就业。
(二)中小企业是经济成长的支持力量
据统计数据显示,我国“十五”期间国民经济年均增长9.5%,而规模以上的工业中小企业的增加值为年均增长28%,这说明中小企业对经济增长的作用非常大。
中小企业创造的产值和服务价值已经占了国民生产总值的60%左右,中小企业上缴的税收占了我国税收总额的50%左右;
65%的发明专利,80%以上的新产品开发都是中小企业完成的。
由此可见,中小企业在整个经济发展中起到了非常重要的支撑作用。
(三)中小企业管理效率低下
我国中小企业的组织形式主要是直线制,这种组织形式可以追溯到19世纪末以泰罗为代表的“科学管理”理论,该理论直接推动了直线制组织结构
的形成,并由此产生了大规模的流水生产线模式。
直线制和直线职能制以权力集中于企业高层为主要特征,内部设置功能不同的分厂或部门,日常生产经营决策主要由企业高层做出。
随着企业规模的扩大,企业的组织层次不断增多,带来了一系列的问题,如信息沟通渠道延长,时间和成本同时增加;
信息传递层次增多,出现信息失真的可能性增加;
企业指挥链条加长,出现管理真空和决策失误的概率增加等。
(四)中小企业寿命普遍很短
据国家统计局2010年《统计分析》显示,我国中小企业在发展过程中面临的许多组织结构不合理和管理不当等问题也不容忽视。
该统计分析还发现,中国民营企业的平均寿命只有2.9年,平均每年约有100万家的民营企业破产倒闭,60%的企业会在5年内破产,85%的企业会在10年内消亡,能够生存3年以上的企业只有10%,大型企业集团的平均寿命也只有7.8年,其中有40%的企业会在创业阶段就宣告破产,所以说中小企业的组织变革是非常有必要的。
三、用SWOT方法分析中小企业的优劣势
(一)中小企业竞争优势
1.机构设置较少,易于沟通。
相对于大企业的机构臃肿、人浮于事、层级较多而言,中小企业机构精简,人员较少,其特点是管理成本较低,易于沟通,易于指令下达与有效执行。
日本丰田汽车以丰田管理方式以及丰田生产方式闻名世界,但是在大规模召回事件发生的同时,有专家指出,日本的企业文化造就了丰田汽车层级较多,等级制度森严,直接造成了沟通成本大、执行力不强、信息传达速度较慢等一系列问题,所以在处理美国质量投诉事件时,管理层无法对突发事件做出迅速有效的决策,最终导致与公众关系紧张、品牌形象受损的尴尬局面发生。
2.规模较小,易于对市场做出迅速反应。
中小企业因其机构精简人员较少,这有利于对市场做出迅速反应,快速
发现以及占领细分市场。
英国维珍集团是一家大型集团公司,其下设有几十个独立营运的公司,创始人理查德·
布兰森爵士认为公司过大会造成沟通不畅,对市场反应迟钝以及不能及时了解消费者需求等问题。
他的创新管理运营模式的推出就是为了对市场做出迅速反应,及时了解消费者需求,即对产品做出迅速改进。
3.更加具有发展活力。
中小企业一般没有悠久的历史,迂腐的文化以及森严的等级制度,企业员工平均年龄比较小,企业文化更加年轻有朝气。
这类企业大多实行扁平化管理模式,有利于充分发挥年轻人的想象力,并且使上下级沟通更为流畅。
在我国,阿里巴巴和XX等企业就是年轻企业文化的代表,虽然它们现在都算是大企业,但是它们从小到中,从中到大,企业文化都没有发生过较大的变化。
现在一些新兴的互联网企业和高新技术企业都广泛采用这种扁平化管理模式以及轻松快乐的企业文化。
(二)中小企业竞争劣势
1.人员流动性大。
中小企业大多身处红海,所以竞争压力较大。
然而因为企业形象及社会认知度方面的劣势,在就业人群中处于非常被动的位置。
高学历人才在就业时更倾向于大企业或是事业单位,而进入中小企业成为中下策,跳槽频繁。
一些毕业生因为在认识上对中小企业存有偏见,在接受企业培养学到技能与知识之后便选择抛弃原有企业而进入理想之中的大企业,这种做法加大了中小企业的人才培养风险,造成中小企业人员流动性大,而且培养人才的风险巨大。
2.中小企业企业家水平普遍偏低。
中小企业的企业家尤其是小企业的企业家,大多学历不高,而他们能够创建企业的原因在于具备某项技术或是某种突出的技能,他们大多没有接受过良好的商学院教育,企业管理知识匮乏,缺乏系统性的认识,在企业做到一定规模之后无法做到有效管理,企业人心涣散、效率低下、沟通不畅,使企业面临危机甚至倒闭。
(三)中小企业机会
1.国家政策扶持力度逐渐加大。
为扶持和促进我国中小企业发展,国家先后出台了《中华人民共和国中小企业促进法》、《国务院关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》、《关于开展清理限制非公有制经济发展规定工作的通知》、《关于加强中小企业信用担保体系建设的意见》、《国务院关于实施中小企业成长工程的若干意见》等一系列政策和法律法规,明确了促进中小企业发展的方针政策。
2.金融机构对中小企业的放贷力度加大。
中小企业融资难一直是制约其发展的主要问题之一,而在我国,中小企业已经成为国民经济的重要支柱。
为进一步发挥中小企业在国民经济发展中的作用,国家高度重视中小企业发展中存在的贷款难和融资难的问题,并有针对性地采取了一系列措施加以解决。
近几年,国务院有关部门和地方政府不断加强实施政策的力度,改进中小企业的金融服务,引导金融机构在有效防范金融风险,提高信贷资产质量的前提下,逐步增强中小企业的信贷投入,不断改善中小企业融资环境。
目前,全国已设立中小企业信用担保机构1000多家,共筹集资金290亿元,累计受保中小企业约5万户,累计担保额约1180亿元,新增利税102亿元。
3.大学毕业生逐年增多。
近几年,我国高校不断的扩招,意在提高国民整体文化素质,随之而来的是每年高校毕业的大学生不断增多。
曾有媒体戏言:
“大陆每年毕业一个香港”,意思是大陆现在每年毕业的大学生有整个香港的总人口那多(近600万)。
大学毕业生的不断增加,看似对中小企业发展没有多大关系,但是通过细想就可以发现,特别是对于小企业来说,这也是一个非常好的机遇。
小企业一般资金实力较弱,大学生把选择小企业作为下下之选,但是大学生总人数在不断增加,而实际岗位数量不断波动,这就造成了一些大学生或者说是更多的大学生不得不选择中小企业,这就更加有利于提高中小企业人才基本水平,理论上降低了管理的难度,更加有利于中小企业发展。
(四)中小企业存在的威胁
1.受求职者关注的程度较低。
现今大学毕业生在求职的时候,都将就业目标锁定在外资企业、国有企业或是大的民营企业,而中小企业在求职者眼中处于非常尴尬的境地。
在大部分求职者眼中,选择中小企业就意味着没有体面的工作岗位,没有优厚的薪酬及福利,没有可以让自己施展的平台以及机会,还有就是没有安全感(中小企业人员流动性大,失业率大于大型企业),以上原因造成中小企业难以招聘到优秀人才,这也是制约中小企业发展的原因之一。
2.中小企业所处行业市场逐渐饱和。
中小企业大多属于入行门槛不高的行业,而且互相模仿的难度较低。
产品同质化、服务同质化程度较高,市场竞争异常激烈。
在大多数中小企
业所属的行业中,市场都已经逐渐趋向于饱和,但仍有更多的竞争者加入,直接导致企业生存越来越困难,各企业不得不以降低利润率来维持生存。
当一个行业的利润降到与成本相近甚至低于成本水平的时候,这个行业就将进入死亡周期。
一些无法维持生存的企业将退出市场,而另一些生命力强的企业幸存下来,通过残酷的洗牌过后,这个行业的利润率才会回到相对合理的水平。
3.投资环境恶化,大企业开始进入中小企业领地。
虽然经济危机的阴影正在逐渐消退,但投资环境不断恶化,红海市场的竞争不断加剧是不争的事实。
有的大企业在投资无门的情况下,被迫向下拉长产品线进入低端市场,选择一些投资回报率不高、投资回收期长、入行门槛较低的完全竞争行业,直接侵入中小企业的市场。
大型企业财大气粗,而且拥有更多的资源,广大的信息网络以及良好的企业形象和品牌优势,这些都将对中小企业带来较大的冲击。
(五)结论
从以上分析结果来看,我国中小企业发展的机会与挑战同在,优劣势并存。
相对于中小企业自身规模小,对市场反应更灵活和更具有活力等优势,人员的流动性和管理的不到位更是企业发展的瓶颈和致命伤。
毕竟现在企业之间的竞争更多的是人才的竞争。
但纵观近几年的国家政策可以看出,国家
对中小企业的发展还是极为关注的,不论是政策倾斜还是人才输出。
而且,在市场经济条件下,相对公平的竞争环境给中小企业的发展提供了更为有利的发展空间。
所以,中小企业应更好的分析自己所处的经济环境,客服自身存在的不足,争取一切对自己有利的发展条件,抢抓机遇,努力实现更好发展。
四、目前中凯风电组织形式及其弊端
通过对东营经济开发区大量中小企业的调研发现,大部分中小企业的组织化程度非常低。
仍由许多把几百号裁缝师傅集中了起来成立的服装厂,几百号木匠师傅集中起来的家具厂。
生产力增大了,集中的只是人,但以标准化为前提的统筹、监督、控制体系和责任体系根本就没有建立起来。
所有企业中,以中凯风电为代表,它几乎集中了所有中小企业组织方面存在的问题。
(一)组织结构不合理
1.组织架构图与实际运作不相符。
在调查中发现,中凯风电的组织架构图只有总经理最清楚,实际生产经营过程与组织架构没有半点关系。
比如,现在的总经理助理兼资财部经理由原资财部经理担任,称谓改变了,但工作内容却没有任何变化,没有发挥任何与总经理助理有关的作用,头衔的改变只是涨工资的跳板。
2.部门有名无实。
企业虽然建立了完善的职能部门,但由于总经理的一手抓,任何人都可以直面总经理汇报,这就造成部门负责人责任的推卸。
多头管理、交叉管理直接导致分工不明、责任不清,部门负责人有事情都往外推,总经理直接指挥部门的工作。
最终,管理效果依赖于总经理个人,总经理从早累到晚,却效率低下。
3.不懂得分权。
总经理的事必躬亲,使组织的管理职能和作用长期没有发挥出来,给人的感觉是,企业只有总经理一人抓管理。
但是总经理长期出差在外抓订单,
任何事情必须等总经理回来拍板决定,造成很多工作的被动与拖沓,企业管理效率低下。
4.部门归属不合理。
由于对分权本质的不了解,导致部门归属不合理。
如企业将仓库划归资财部(采购)管理。
监控部门划归作业部门管理,无法形成相互制约的关系,造成很多问题,管理改善更是举步维艰。
仅2010年一年,资财部油漆账面盘点出入库不符数量高达200桶,给企业造成损失高达几十万元。
(二)组织信息不畅通
大多数企业组织结构一般呈金字塔型,从上到下分别是决策、管理和作业。
那么,在这个组织当中,一定要具备沟通渠道和信息流。
若上下级间、平行部门间都存在严重的沟通障碍,将直接导致工作信息流传不畅,很多问题得不到及时、快速处理,从而影响工作效率。
1.当权者与下属缺乏有效的沟通。
在中凯风电,总经理不愿与管理人员详细讨论具体的工作事务,沟通很少,工作上从不与下属进行细致的讨论和分析,管理人员往往不能准确地理解总经理的真实意图,导致工作结果没有达到其要求,结果招致训斥。
总经理信箱也是形同虚设,根本没有起到反映问题的作用,基层员工的意见和建议也很难传递到高层管理者。
2.部门内部缺乏有效沟通。
中凯风电大部分职能部门都未定期组织例会,部门负责人也很少与下属进行工作沟通,只有在出现问题时,才把下属叫到办公室训斥一通,而不是与下属共同分析问题产生的原因,指导下属找出有效的处理方法。
3.平行部门之间沟通、协调性差。
这其实是很多中小企业存在的典型问题。
“领导式管理”的盛行,直接导致企业部门权威弱化,领导权威取代组织权威。
跨部门的协调、沟通异常困难,有责任大家相互推诿、扯皮,有信息也不互相沟通,使很多小问题变成大问题,给企业带来了严重损失。
如在彰北项目中,业主后期更改油封平台的设计图纸,但是技术部却没有及时和资财部沟通,导致早期定制的内件因尺寸问题全部报废,直接经济损失达十几万元。
(三)部门间缺乏相互监督管理
企业管理是一个整体,从接受订单到生产计划,到采购物料,到入仓发料,再到车间加工,直到最后成品出货,这是一个完整的链条,不可割裂,不可独立,前后左右影响至深,牵制之大,远胜过上下之间。
中凯风电在这方面存在的问题主要如下:
1.流程制约失控。
在调查中发现,中凯风电从总经理到基层员工,都没有真正地认识到流程的作用,对于不按流程执行的行为,公司总经理等高层领导不加以制止,却予以默认。
下级可以越级上报,总经理也经常直接越过部门经理直接指挥员工,这样,就必然造成流程、制度无法有效执行。
其实在中凯风电成立之初,也建立了一套完整的管理流程,但慢慢流于形式。
正如总经理自己说的“我们公司有很完整的流程、制度,但是没有执行”。
如生产部门可以随意行使人力资源部的人事职能,进行人员招聘、辞退,而公司总经理却认为生产部管理人员“有想法、有能力”。
2.公司缺乏责任追究机制。
所有事件过后都不会去总结经验教训。
2010年,公司共发生工伤事故21起,其中,重大事故9起。
但公司并没有召开任何类似工伤事故检讨会之类的活动,也不分析发生事故的原因以及以后避免措施,不了了之!
3.财务部对仓库缺乏制约。
如仓储管理,按照规定财务部门必须对仓库物料数量和金额实施核算与监督。
但实际上,仓库物料的收、发料凭证,却和财务部完全断开,仓库也无法提供准确的即时库存信息,导致财务失去了对存货管理的纠错防弊职能。
(四)管理部门职能弱化
就调研掌握的情况来看,中凯风电各部门都或多或少地存在职能、职责缺失、弱化,职能被肢解、职能错位等现象。
如品保部,其品质监控职能就非常弱化,对车间不按标准作业、违反工艺纪律造成品质事故的行为并没有起到很好的制约与监督作用;
人事行政部绩效考核、薪酬管理职能基本未行使,工资定额、升迁降职等,全部由老板拍板决定。
这一切都说明,中凯风电的组织建设还很落后,并直接导致部门间、岗位间管理交错、混淆。
很多
管理人员都不明白自己应该做什么、自己的工作重点是什么,每天从早忙到晚,但真正重要的工作却没有做,结果还是一团糟,没有什么实际效果。
五、组织变革的必要性
(一)中凯风电组织变革的必要性
由于以上种种问题的存在,给中凯风电的发展带来了很大的影响,最直接的体现是效益上不去。
去年中凯风电接单400多台,按照企业现有的人数以及设备生产能力完全可以将任务完成,结果却只完成一半,剩下的全部外包。
业主天天催货,企业基本上每天都要支付巨额的违约金(最高时一天十几万)。
其次是员工流动率大。
2010年,中凯风电的人员流动率是123%。
公司员工都戏称中凯风电是“人才培训基地”。
员工基本上在岗三四个月,学会了该掌握的劳动技能,也就跳槽了,造成车间生产效率低下,订单不能按时完成。
长此发展下去,企业生存都成问题,组织改革势在必行。
(二)中凯风电组织变革组织的内容
企业的发展离不开组织变革,内外部环境的变化,企业资源的不断整合与变动,都给企业带来了机遇与挑战,这就要求企业关注组织变革。
这里首先要引入一个概念:
组织变革(OrganizationalChange)是指运用行为科学和相关管理方法,对组织的权利结构、组织规模、沟通渠道、角色设定、组织与其他组织之间的关系,以及对组织成员的观念、态度和行为,成员之间的合作精神等进行有目的的、系统的调整和革新,以适应组织所处的内外环境、技术特征和组织任务等方面的变化,提高组织效能。
1.设计合理的组织形式
企业没有一个好的“结构”,就会导致分工不明、责任不清、多头管理
交叉管理、职能错位等现象,组织管理低效。
所以,中凯风电公司需要重新设计组织架构,除了依照职能分工原理组建完善的职能部门外,更要识别出管理部门与作业部门间的制约关系,让决策权、执行权、监督权三权分离,提高组织运作效率。
合理的组织要有目标的一致性和管理的一致性、有效的管理幅度和层次、合理分工和密切合作、责任和权利要对等、纪律和秩序、
团队精神等。
根据中凯风电目前的状况来看,比较适合强矩阵式组织形式。
如图一所示:
图一强矩阵式组织结构图
这种组织形式更加有利于改变目前企业存在的组织信息不畅通、部门间管理相互缺失等弊端。
在设计组织架构的同时,要配套进行部门职能、岗位职责的建设。
通过编制《部门职能、岗位说明书》(用来规范部门权责)来明确每个部门、岗位的责任与权限、工作内容来实现组织资源的整合。
而规范和标准的操作程序、作业流程则用来协调各部门的工作行为,用来规范部门间权责,规定每个部门、每个岗位应该做什么,不应该做什么,从具体行为上来整合平行部门、上下工序间的协作,以确保组织功能的正常发挥。
当然强矩阵式组织形式本身也存在双重领导的问题,这就需要中凯风电公司要用明确的文字语言进行职位界定,并编制一套严格的管理手册指导员工的行为,还需要管理者全面的组织协调规划。
2.优秀的领导者
有了合理的组织,接下来就需要有合适的管理者去实现优秀的管理,从
而实现企业的目标。
就目前而言,中凯风电的部分领导者已经不能适应其在组织中应该扮演的角色,这就需要进行变化和调整。
管理者的变化在企业的组织中是非常重要的,因为管理者决定着企业的文化、企业的价值观以及企业的价值趋向。
作为一个合格的管理者要自信、自律、真诚、宽容、谦和,在工作中对员工要有有效的指导和激励,并且有适当的授权。
对于朝令夕改,指示不明确、没有原则,决策不果断、用人不当、一竿子插到底,甚至在工作中会从头管到尾,亲力亲为,从而失去了组织管理的层次和幅度的管理者,是坚决不能聘用的。
所以,这要求中凯风电的董事会需要借助于专业人士寻找与当前组织现状所匹配的管理者。
3.团队建设
组织管理的核心以及组织管理和变革的目标,就是充分利用组织内部的资源,使我们的目标得以实现。
一个优秀的管理人员作风对下级影响极大。
管理研究学表明,凡是士气高昂的群体,其领导者都比较民主,乐于接受别人的意见,善于体谅员工的甘苦。
现在的社会是协作型社会,不仅要求员工掌握岗位知识和技能,还要求员工具备沟通能力,组织协调能力,处理突发实践的能力。
如果用木桶原理把我们每一名员工比成一个木桶,每一种技能比成一块模板的话,那么木桶的容量就取决于该员工的整体实力与竞争力。
团队概念的内涵应该是有一个共同的目标,其成员行为之间相互依存,相互影响,亲密的合作,追求集体的成功,那就需要使企业和员工建立共同的奋斗目标。
建立良好的沟通交流平台。
每个人都希望自己在被人重视与尊重、理解的前提下工作,有良好的工作环境则不会让人身心疲惫。
保持沟通流畅,了解每个人的想法是优秀领导的表现。
一种有效的交流方式,可以减少上级给下级的压力,对于下级认同企业文化,增强凝聚力是非常有帮助的。
通过团队可以更有效地分权和授权。
在决策中,成员之间也起到了权利制衡的作用,可以避免个人独断专行。
根据每位员工的能力和兴趣,安排合适的岗位,发挥最大的能动性,让每个人认识到其在团队中的重要性,让员工积极地参与决策与规划,每个成员负担起自己应有的责任,帮助企业发展,
让其了解他与企业一起共同发展。
一个员工在为企业付出的同时,希望这份工作对自己的职业生涯有所帮助,一个好的企业应该满足员工的这种需求。
当然,企业的组织变革不是
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