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稽核是一项既有系统性又有独立性的稽查与复核活动,收集证据并对证据进行客观地评价,以确定相关的活动及其结果是否与规划内容一致,规划内容是否有效实施,且规划内容是否适合与达到目标,或是否满足相关之审核原则(如ISO条文、年度月度预算、特殊项目需求等),对异常问题进行追溯和跟踪,并最终形成文件的过程。
4.稽核部门组织架构
4.1事业部综合稽核部(以下简称:
稽核部)是事业部独立的监督部门,对事业部总经理负责,业务上直接受事业部总经理领导,行使综合性的内部监督审查职能;
4.2稽核部组织架构
5.稽核专员工作分工与岗位要求
5.1稽核部配置具有较高素质的专职审查专员,稽核岗位分工为ISO流程、生产与研发、管理流程、财务账目等四个类别。
5.2稽核部制定稽核人员岗位责任制,明确任务,落实责任,稽核检查工作必须以国家的相关法律、法规和公司的规章制度为依据,对稽核事项做到实施清楚,材料真实,评价公正、结论准确。
(详见附件X与X)
5.3稽核专员按领域分工向各工厂及部门提供相应的服务,如各类标准、制度、流程的制定与审核,领域相关工作的支持与协助;
(详见附件X与X)
5.4稽核专员必须熟悉公司生产运营、相关法律法规,并具备相应的专业技能;
5.5稽核专员必须忠于职守,保守商业秘密,廉洁自律,依法审计,坚持原则,客观公正,勤勉尽责、谨慎执业。
6.综合稽核的目的与权限
6.1综合稽核的目的
6.1.1检查工厂内控制度的健全、有效性,工厂各职能部门是否遵守体系管理与目标管理(PQCDMS)等内部控制制度和业务流程等,是否有效的防范风险;
6.1.2针对稽核中发现的问题,提出合理性建议,加强和完善内部管理;
6.1.3宣导合规理念,树立全员合规意识、自律意识,通过事前方法、事中监控、时候检查等方法,实现公司合规、持续、健康发展。
6.2稽核部与被稽核部门职责与权限
6.2.1稽核部门职责与权限
6.2.2负责各类稽核相关制度条例的制定,修改,发行;
6.2.3负责稽核计划的制定与稽核通知的发布;
6.2.4负责推进各部门/事业部自纠自查稽核实施,收集、分析及核实各部门提报的相关数据,通报改善及考核结果;
6.2.5负责根据公司或上级领导安排,执行专项或例行稽核,不符合事项调查取证、责任判定、督导改善及结果公布;
6.2.6有权检查被稽核部门的各类报表、表单、报价单、合同、凭证、进销存数据、人事资料、研发报告及其他相关业务资料;
6.2.7有权参加被稽核部门的相关会议,参与研究和处理稽核中发现的问题;
6.2.8有权要求被稽核部门提供相关经营管理的计划与执行情况;
6.2.9有权根据稽核结果对各分厂及部门负责人绩效成绩进行评分;
6.2.10有权按照国家和公司相关规定,对被稽核部门及相关人员的违纪违规行为,提出处理意见。
6.2.11事业部各领导要保证稽核部的检查监督权,任何部门的领导和个人不得刁难、阻挠稽核人员履行职责。
6.3被稽核部门职责与权限
6.3.1厂长负责工厂各项工作指标和目标的有效执行与监督,并对各项未达成指标主导召开会议,检讨,分析,改善。
6.3.2各部门长职责:
5.4.2.1对所提交的审核文件及数据的准确性、真实性负责;
5.4.2.2配合稽核取证,组织部门内部改善及验证效果,制定标准化;
5.4.2.3对公司不合理现象的举报,稽核判定不属实事项的申诉及奖惩意见的建议。
5.4.2.4负责部门稽核查检表编制/更新,例行稽核评分、组织改善及执行考核。
6.3.3被稽核部门有对稽核结果的上诉权;
6.3.4被稽核部门有对稽核专员的服务项目的评分权。
7.稽核原则及时间要求
7.1稽核人员在稽核工作中,应坚持如下原则:
7.1.1公正、公平原则;
7.1.2专业,时效,全面原则;
7.1.3检查问题、发现问题、纠正问题,防范和化解公司合规风险,不断提高公司内部管理。
7.2稽核的时间要求
7.2.1稽核部门应至少每月对各地工厂现场全面稽核一次;
7.2.2稽核工作集中在每月XX日~xx日左右(具体时间已稽核通知为准),对工厂上月经营情况进行核查。
附件:
《稽核计划表》、《稽核通知单》;
7.2.3遇到有特殊情况需延缓稽核时间的,稽核部门或被稽核部门因提出OA申请,经总经理同意后进执行更改,但应该遵循高效的工作原则,及时、准确地完成稽核工作。
8.稽核内容与评分
8.1稽核内容
8.1.1体系管理与目标管理规则;
8.1.2体现管理包括:
程序文件、管理办法、各类表单;
8.1.3目标管理包括:
P(效率)、Q(品质)、C(费用)、D(交期)、M(人员)、S(安全);
8.2稽核评分
8.2.1评分方式按照各部门所涉及的流程与目标细项进行逐一打分,打分标准参照《日常工作稽查表》、《各部门经营管理项目与指标考核得分表》、《厂长经营管理项目与指标考核得分表》进行执行;
8.2.2被稽核部门稽核结果与部门负责人绩效考核相关联,稽核结果为绩效得分的最终依据。
具体内容详见附件:
附件一:
《经营管理目标架构图》
附件二:
《公司经营管理项目与指标》
附件三:
《P.Q.C.D.M.S目标管理》
附件五:
《各部门日常工作稽查汇总表》
附件六:
《日常工作稽查表》
附件七:
《各部门经营管理项目与指标考核得分表》
附件八:
《厂长经营管理项目与指标考核得分表》
9.稽核程序与方式
9.1.1稽核程序分四个阶段:
准备阶段、实施阶段、报告阶段和跟踪阶段
9.1.2准备阶段:
被稽核部门准备各项稽核资料(电子档与纸质文档),并进行相关项目的自查自评;
9.1.3实施阶段:
根据稽核计划确定稽核顺序、范围及稽核方式实施检查,在稽核过程中,稽核人员必须做好详细的稽核记录,必要时复印有关资料、索取有关证明等,在稽核中应做好与被稽核部门的沟通工作;
9.1.4报告阶段:
撰写稽核报告,对被稽核部门取得的成绩及存在的问题作出客观、公正的评价,提出处理意见和建议,稽核报告交公司总经理审批后,交被审核部门执行;
9.1.5落实阶段:
对稽核报告作出的稽核结论和处理意见的执行、整改情况进行现场或电话跟踪并留存跟踪记录,直至问题落实完成。
具体流程见附件:
《综合稽核流程图》
10.2稽核方式
8
9
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10.2
10.2.1现场稽核:
跟进确定的稽核项目和计划,到被稽核部门开展检查工作;
10.2.2非现场稽核:
通知被稽核部门,将稽核所需有关资料报送到指定邮箱或邮寄地点进行审核;
10.2.3联合稽核:
跟进工作需要,由稽核部与工厂相关部门联合,就某一专门事项进行稽核;
10.2.4其他方式的稽核:
根据稽核要求采用定期或不定期稽核、专项稽核、自查上报等方式进行稽核监督,具体实施以稽核部通知为准。
10.2.5稽核方法包括不限于查阅资料、现场谈话、电话交谈、电子邮件\OA通信以及其他间接方式等。
10.稽核结果的反馈与资料存档
10.1.1被稽核部门在接到经公司总经理审批的稽核报告后,部门领导应高度重视,并及时组织相关部门及人员进行认真学习,深刻认识本部门在管理工作中存在的不足,针对报告中的每项问题提出反馈意见及整改措施。
10.1.2各地厂长负责收集与整理下属部门的反馈意见及整改措施,并应在接到公司领导审批稽核报告5天内以PPT报告方式提出,并以OA流程形式发审核部及总经理审批,未在规定时间内提出反馈意见及整改措施的,直接责任人乐捐50元/天,厂长乐捐50元/项/天。
10.2稽核资料的存档
10.2.1稽核部应将审查的相关文件包括审查工作计划,工作底稿、各种记录、报告等,稽核工作完成后,按月装钉成册,妥善保管,以备领导检查。
10.2.2稽核档案的保存期为3年。
11.内部稽核的奖惩规定:
11.1.1稽核人员的奖惩规定:
稽核人员在稽核工作结束后的5个工作日内向总经理、被稽核部门发出稽核检查表、绩效考核表、稽核报告,延期一天乐捐50元;
11.1.2稽核人员在稽核工作中被投诉弄虚作假、徇私舞弊、偏袒一方等严重不良行为,经调查属实的,每次乐捐50元。
11.1.3稽核人员在稽核过程中开具的稽核异常整改事项,经被稽核部门申诉总经办调查确认属稽核错误的,乐捐30元/单;
11.1.4稽核人员对《整改通知书》上的整改要求进行期限内整改效果跟踪验证的,乐捐20元/单;
11.1.5稽核人员未及时将各类《稽核检查表》、《整改通知书》、《稽核通报》、《稽核奖惩汇总表》传送归档的,乐捐20元/单;
11.1.6稽核专员违反公司保密制度或其他保密协议的,追究相应责任。
11.2被稽核部门的奖惩规定:
11.2.1在稽核巡查中,稽核专员发现相关人员确有突出表现时,可向公司报请给予100-2000元的适当奖励,但需提供相关证据证明;
11.2.2被稽核部门不配合稽核工作、态度蛮横、拒绝提交稽核所需资料的,当事人乐捐50元/次,情节特别严重的当事人乐捐100元/次并提报总经理予以停职反省或辞退处理;
11.2.3限期整改的责任部门未按期整改完成的,责任部门责任人乐捐50元/单,并再次下达《整改通知书》要求限期整改,限期整改的责任部门仍未在期限内整改完成的,责任人乐捐100元/单,并其直接上司乐捐50元/单的连带责任;
11.2.4被稽核部门相关责任人违规情况属实、拒绝在《整改通知书》上签字的,对责任人处原乐捐金额双倍的处理;
10.3稽核过程中的缺失异常状态分为四类
缺失级别
缺失类别
缺失内容
处罚措施
A
严重缺失
1.与公司经营方针、战略、目标背道而驰的管理方法、决定、事件;
2.造成长线稳定客户严厉投诉、终止合作、影响公司信誉形象的严重质量事故;
3.造成人员意外伤害、生产安全、消防安全事故的事件;
4.由于管理失职、营私舞弊等个人原因造成公司资产(超过5000元)意外流失的事件;
5.B级(含)以下缺失稽核中屡次出现的事例;
1.乐捐500--2000元/单;
2.造成一定后果的责任人记严重警告或停职或辞退;
3.造成严重后果的起诉、移送司法机关;
B
一般缺失
1.未按公司规章制度、会议决议办事,造成较严重后果的事件;
2.本部门正常运作的必要管理文件、控制记录完全缺失;
3.由于管理失控或失职造成生产停线、品质批量不良、客户投诉、内部投诉的事件;
4.由于管理失控造成公司资产(200-5000元)意外损失的事件;
5.C级(含)以下缺失稽核中屡次出现的事例;
1.乐捐50-500元/单;
2.造成责任事故的责任人记警告或停职反省
C
轻微缺失
1.对公司规章制度、作业程序、岗位职责、会议决议等执行部彻底,造成工作停滞或效果不达标的事件;
2.工作过程控制需要的记录文件部分缺失,记录不完善、错误、不清晰,无法对工作过程进行追溯的事例;
3.由于个人主观原因与公司其他部门、人员配合不好、本职工作不达标或引发内部投诉的事例;
4.工作信息传达不畅或传达有误造成工作异常的事例;
5.D级缺失稽核中屡次出现的事例;
乐捐10-50元/单;
D
偶然缺失
1.个人能力、处事方法等原因工作偶尔失误;
2.工作控制记录填写偶尔失误;
3.其他偶然出现、对整体工作影响不大可以忽略不计的工作小失误;
提醒、警告
11.各工厂及部门应正确认识稽核工作,并视为日常工作进行数据的记录与自查自检。
本制度2017年X月起生效,由稽核部负责解释与修订。
责任部门综合稽核流程图
12.相关表单
12.1表单1----------------------------------生产日报表
12.2表单2----------------------------------人均产值统计表
12.3表单3----------------------------------包材回收统计表
12.4表单4----------------------------------物料库存天数统计表
12.5表单5----------------------------------库存盘点表
12.6表单6----------------------------------新产品开发进度一览表
12.7表单7----------------------------------新产品结案过程追踪表
12.8表单8----------------------------------产品报价明细表
12.9表单9----------------------------------首件记录表
12.10表单10--------------------------------生产不良统计表
12.11表单11--------------------------------报废不良统计表
12.12表单12--------------------------------直通率统计表
12.13表单13--------------------------------出货检验合格统计表
12.14表单14--------------------------------入料检验合格统计表
12.15表单15--------------------------------客户抱怨统计表
12.16表单16--------------------------------每月回款统计表
12.17表单17--------------------------------BOM表成本统计表
12.18表单18--------------------------------制造成费用统计表
12.19表单19--------------------------------管理费用用统计表
12.20表单20--------------------------------销售费用统计表
12.21表单21--------------------------------财务费用统计表
12.22表单22--------------------------------交货明细表
12.25表单25--------------------------------员工离职统计表
12.26表单26--------------------------------员工出勤统计表
12.27表单27--------------------------------培训计划与实际达成统计表
12.28表单28--------------------------------员工滿意度调查表
12.29表单29--------------------------------员工工伤统计表
12.30表单30--------------------------------设备故障统计表
12.31表单31--------------------------------7S检查汇总表
13.相关附件
13.1附件一:
13.2附件二:
13.3附件三:
13.4附件四:
《各部门P.Q.C.D.M.S绩效考核》
13.5附件五:
13.6附件六:
13.7附件七:
13.8附件八:
经营目标管理架构图:
公司经营管理项目与指标
P.Q.C.D.M.S目标管理
附件四:
各部门P.Q.C.D.M.S绩效考核
各部门日常工作稽查汇总表
日常工作稽查表
各部门经营管理项目与指标考核得分表
厂长经营管理项目与指标考核得分表
- 配套讲稿:
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