ERPoracleebs应付模块总流程和基本功能概述.docx

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ERPoracleebs应付模块总流程和基本功能概述

应付模块总流程和基本功能概述

创建日期:

2007.9.23

确认日期:

控制编码:

当前版本:

1.0

应付模块基本概念：

应付款系统是供应链管理的最后一个环节，它使公司能够支付供应商提供的货物和服务的费用。

供应链管理的目标是保持低库存量但又有充足的存货以满足要求，仓库中的库存就等于钱，因此，应付款管理的目标是尽可能地推迟付款，但同时又要保证及时付款。

应付模块（OraclePayables）的目的就是帮助用户管理采购过程，使用户能够处理大量地业务并对现金流量进行控制，它还向用户提供了更好地处理与供应商地关系和进行价格比较地能力。

通过配置和使用应付模块，用户可以利用以下策略节省资金：

1.按时向供应商付款，但只是在必须时才付，不能提前

2.仔细地利用付款条款打折

3.防止重复付帐或开票

4.避免自己地银行帐户透支

Oracle应付模块包括以下地一些主要功能和特性：

●供应商管理

●匹配、输入和审批发票

●输入或自动产生付款单据

对应以上功能和特性，系统提供三个工作平台来帮助用户进行操作：

1.供应商工作台用来管理、调整客户信息

2.发票工作台用来处理标准发票、借项通知单、贷项通知单、预付款等

付款工作台用来复核供应商应付款项和开单付款

应付模块和其他模块的关系：

Oracle应付模块是与采购模块、现金管理模块、资产模块、项目会计模块和总帐模块相互集成的：

应付模块将会计记帐信息传送到总帐模块，通过与采购模块的采购定单匹配产生负债发票信息，为了跟踪固定资产的购买进行资产成批增加，通过与现金模块集成可以将应付中的付款信息和银行对帐单进行对帐，并对应付的现金流进行预测，为了工程项目的记帐、跟踪或开票，应付模块的支出可以转到项目模块中。

下图是应付模块与其他模块的关系示意图：

总帐

人力资源

现金管理

资产

项目会计

采购

下面举例介绍应付模块与某些模块的集成关系：

1：

与总帐模块的集成

通过人工或自动运行“应付款传送至总帐”请求，应付模块将应付模块业务会计记帐信息传递至总帐模块产生两类凭证：

采购发票凭证DR：

费用（手工分配）/应计负债（与PO匹配）

CR：

应付帐款

付款凭证：

DR：

应付帐款CR：

现金/银行

2；与资产模块的集成

应付模块录入或匹配产生发票时如果选择资产跟踪，则购买此项资产的价格、供应商等信息就可以传送至资产模块，构成资产的属性信息。

两个模块会计分录如下所示：

在应付模块中对应的会计分录为：

应付模块

资产模块

录入或匹配产生应付发票：

DR：

固定资产中转（clearing）

CR：

应付帐款

新增资产

DR：

资产成本（assetcost）

CR：

固定资产中转（clearing）

3：

与采购模块的集成

应付模块可以通过与采购模块中的采购定单匹配产生应付发票，由于发票价格与采购定单价格可能存在差异，在匹配过程中会产生发票价格差异（IPV），同时，系统会产生冲销采购定单的应计负债分录，两个模块会计分录如下所示：

采购模块

应付模块

采购定单接收DR：

材料采购

CR：

应计负债

采购定单入库DR：

库存材料

（标准成本）采购价格差异（PPV）

CR：

材料采购

匹配采购定单（有价格差异）

DR：

应计负债

发票价格差异（IPV）

CR：

应付帐款

应付模块业务操作流程，系统标准功能：

应付模块系统业务操作流程

会计周期（如下图所示）

应付到总帐模块产生日记账分录的流程：

应付会计期

应付帐款期间与总帐期间是分开的。

例如，在关闭总帐中的Q1期间之前，可以关闭AP中的Q1期间。

应付款管理系统允许在打开会计期中撤消发票分录、付款分录和付款。

可以在“将来”会计期中输入发票，但无法过帐“将来”会计期中的任何发票，直至将期间的状态更改为“打开”为止。

在将期间状态更新为“关闭”时，应付款管理系统将自动检查在此期间中是否存在任何未过帐的发票或付款，或任何未确认的付款批。

如果在尝试要关闭的期间中存在未过帐的记录或未确认的付款批，应付款管理系统将阻止关闭此期间，并自动提交“未过帐发票清除”报表。

可以使用此报表来查看期间的所有未过帐事务处理。

如果要将所有未过帐事务处理从一个期间移至另一期间，可以提交“未过帐发票清除”程序，然后关闭所在的期间。

应付款管理系统中的可用期间状态：

打开未打开、将来、打开、关闭和永久关闭。

更改应付会计期的步骤：

1.在“AP会计期”窗口中将期间状态更新为以下状态之一：

未打开应付款管理系统不允许在从未打开的期间内撤消发票分录、付款分录或付款。

在第一次定义期间时，应付款管理系统将对期间指定“未打开”状态。

在将状态更改为“将来”或“打开”之后，将无法将其重新更改为“未打开”。

将来应付款管理系统允许“将来”期间中的发票分录。

“审批”将挂起在“将来”期间内输入的任何发票的过帐和付款。

“审批”将在打开期间并重新提交审批时释放挂起。

应付款管理系统不允许撤消“将来”期间内的付款分录或付款。

应付款管理系统允许依据“应付款管理系统选项”窗口中输入的数字来限制将来期间数。

在将“将来”期间的状态更改为“打开”之后，无法将其重新更改为“将来”。

打开应付款管理系统允许“打开”期间内的发票分录、付款分录、付款撤消和过帐。

如果某个期间为调整期间，将无法打开此期间。

可以使用“定义日历”表单来定义调整期间。

调整期间可以具有重叠的日期。

关闭应付款管理系统不允许“关闭”期间内的发票分录、付款分录或付款撤消。

如果与“关闭”期间对应的总帐和采购期间均为“打开”，可以重新打开“关闭”期间。

应付款管理系统将阻止关闭具有未过帐发票或付款的期间。

应付款管理系统也将阻止关闭具有未确认付款批的期间。

要关闭具有未过帐发票或付款分配的期间，请提交过帐（一直到期末），也可以提交“未过帐发票清除”报表以将所有剩余的未过帐事务处理从一个期间移至另一期间。

永久关闭应付款管理系统不允许“永久关闭”期间内的发票分录、付款分录或付款撤消。

无法重新打开“永久关闭”期间。

3.保存所做的工作。

工作台概念：

发票工作台

1.执行对发票的动作：

输入、审批、取消、核销预付款、完全付款、释放挂起

2.查看或人工挂起发票

3.查看付款信息

4.制订付款计划

5.与PO匹配产生分配行

6.人工输入分配

付款工作台：

1.执行对付款的动作：

付款单据的格式化和打印、支付、停止或取消付款

2.查看发票

3.选择或调整需要核销的发票

应付设置中“缺省值”流程

业务背景：

某公司1月3日向供应商A采购了10个零件，单价为600元/个。

1月5日，收到了所采购的10个零件和A供应商开出的一张发票。

经主管审批通过，1月6日通过银行向A供应商部分支付了该发票金额1000元。

月底，应付会计查询供应商余额后，关闭当月应付会计期，并打开2月应付会计期。

业务流程在应付模块中实现的步骤：

1.打开应付会计期

路径：

（N）其他>应付会计期

选定要打开的应付会计期，按快捷键Ctrl+L，选择“打开”。

2.手工录入供应商A

路径：

（N）供应商>输入（B）新建

3.针对供应商A，输入一张发票

路径：

（N）发票>输入>发票

4.审批

5.手工对此发票部分付款

路径：

（N）付款>输入>付款（B）“选择/调整发票”

6.运行“应付款传送至总帐”产生总帐凭证

路径：

（N）其他>请求

选择请求名称“应付款传送至总帐”，并输入相关参数后，

单击“提交请求”按钮。

7.联机或报表查询供应商余额

路径：

（N）发票>查询>发票（B）计算欠款余额（B）发票

使用“查找发票”窗口并选择“计算欠款余额”按钮以查看欠供应商的款项以及系统中有多少此供应商的未付发票。

为了计算欠款余额，应付款管理系统将从未付发票额中减去可用预付款。

在计算余额时，应付款管理系统并不使用未付预付款。

注意：

还可以通过报表方式查询供应商余额，如“供应商付款历史记录”报表。

8.关闭应付会计期

路径：

（N）其他>应付会计期

选定要打开的应付会计期，按快捷键Ctrl+L，选择“关闭”。

总结：

AP模块的总流程图