长江工程职业技术学院公文处理规定试行文档格式.docx
- 文档编号:17797950
- 上传时间:2022-12-10
- 格式:DOCX
- 页数:7
- 大小:20.74KB
长江工程职业技术学院公文处理规定试行文档格式.docx
《长江工程职业技术学院公文处理规定试行文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《长江工程职业技术学院公文处理规定试行文档格式.docx(7页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
(一)决定
用于对学院的某些重要问题或重大行动作出决策和安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(二)意见
用于对重要问题提出见解和处理办法。
“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。
作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理;
作为下行文,下级机关应当遵守执行;
作为平行文,仅供对方参考。
(三)通知
用于发布规章、任免和聘用干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
(四)通报
用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(五)报告
用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问,汇报重要的交办事项的处理结果。
(六)请示
用于向上级机关请求指示、批准。
(七)批复
用于答复下级机关的请示事项。
(八)函
用于不相隶属机关之间或同级之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(九)会议纪要
用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章
公文格式
第九条
公文一般由发文机关标识、秘密等级和保密期限、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、附注、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)发文机关标识即通常所说的“红头”,由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成;
联合行文,主办机关排列在前,“文件”二字居于发文机关名称右侧且上下居中。
我院发文机关标识有:
中共长江工程职业技术学院委员会文件(适用于以学院党委名义上报或下发的文件)、中共长江工程职业技术学院纪律检查委员会文件(适用于以学院纪委名义上报或下发的文件)、长江工程职业技术学院文件(适用于以学院名义上报或下发的文件)、长江工程职业技术学院办公室文件(适用于以学院办公室名义下发的文件)。
(二)密级
公文的秘密等级。
秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。
凡标识秘密等级而未标识保密期限的公文其保密期限按绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。
(三)发文字号
由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成。
我院院级公文发文代字为长院党、长院纪、长院,分别代表院党委、院纪委、院行政发文。
学院办公室发文代字按党政分类为长院党办和长院办。
院级公文由学院办公室统一编号。
(四)签发人
上行文应在发文字号右侧标注签发人、合签人姓名。
其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(五)标题
由发文机关名称、公文主题和文种组成,位于发文字号下方。
公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明文种名称(如通知、决定、请示或报告等)。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
文件标题应居中排列,左右留有空格;
不能一行排完的,可两行或多行成“倒梯形”排列;
回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
文件标题文字要大于正文文字,选用字形严肃庄重、笔画饱满厚实的字体,如小标宋、黑体等,以突出醒目显示。
(六)主送机关
主要受理公文的机关。
主送机关名称应当用全称或者规范化简称、统称,位于正文上方,顶格排印。
(七)正文
公文的主体,用以表述公文的内容,位于标题或主送机关下方。
(八)附件
公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
附件序号使用阿拉伯数码:
附件名称后不加标点符号。
(九)发文机关署名
应当用全称或者规范化简称,位于正文右下方。
(十)成文日期
以负责人签发日期为主;
联合行文,署最后签发机关负责人的签发日期。
成文日期应用汉字写明年、月、日(“零”写为“O”),位于发文机关署名右下方。
(十一)印章
除会议纪要外,公文应当加盖发文机关印章:
联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
印章必须与正文同处一面但不得压正文。
(十二)印发传达范围
加括号标注于成文日期左下方。
(十三)附注
公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
附注的位置在成文日期和印章之下,版记之上。
(十四)主题词
按上级机关的要求和《公文主题词表》标注,位于抄送机关上方。
(十五)抄送机关
指除主送机关以外的其他需要执行或知晓公文的其它机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十六)印制版记
由公文印发机关名称、印发日期和份数组成,位于公文末页下端。
第十条
文字从左至右横排。
公文用纸规格一般采用国际标准A4型(长297MM,宽210MM)左侧装订。
张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章
行文规则
第十一条
行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精。
可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。
第十二条
我院党政及其工作部门的行文关系,根据以下原则确定:
(一)向上级机关行文,应当主送一个上级部门;
如需其他相关的上级部门阅知,可以抄送。
不得越级向上级机关行文,尤其不得越级请示问题;
因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级机关。
(二)学院党委、行政向下级单位、部门的重要行文,应当同时抄送我院的直接上级机关。
(三)学院办公室、党委组织部、宣传部、学生工作部在各自职权范围内可以向二级单位的相关部门行文。
部门之间有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。
(四)学院党委、行政、工会必要时可以联合行文。
第十三条
学院向上级机关请示问题或院二级单位向学院请示问题,应当一文一事,不应当在非请示公文中夹带请示事项。
请示、报告必须严格分开,公文不得用“请示报告”字样。
请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经过协商取得一致意见,并应当在请示中写明。
除特殊情况外,请示应当送上级机关的办公室按规定程序处理,不应直接送负责者个人。
未经院党政同意或授权,不得越过院党政向上级党政主管部门请示重大问题。
第十四条
各单位、部门以学院名义起草的公文以及向学院呈送的请示、报告,一般须经单位、部门主要负责人审核并签署意见,对涉及其他部门业务范围的公文,还应送有关部门会签后,方可送学院办公室,由学院办公室呈送学院领导阅批。
对不按程序处理的公文,学院办公室可不予办理,院领导可不予阅批。
第五章 发文办理
第十五条发文办理指制发公文的过程,包括拟稿、核稿、审核、会签、签发、校对、用印、登记、分发、归档等程序。
(一)拟稿。
以学院名义发文,内容为职能部门职责范围的,由该职能部门拟稿。
非职能部门业务范围内的综合性和重要文件由学院办公室拟稿。
草拟公文应当做到:
1.符合党和国家方针、政策、法律及上级单位、学院的有关规定。
2.情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
3.人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
日期应当写具体的年、月、日。
4.结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“⒈”,第四层为“
(1)”。
5.应当使用国家法定计量单位。
6.公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(二)核稿、会签。
公文起草后,拟稿单位负责人必须认真核稿并签名。
行文内容涉及两个或两个以上单位,必须履行会签手续。
(三)审核。
公文送学院领导签发前,应当由学院办公室进行审核。
审核的重点是:
是否确需行文,是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定,是否与有关单位协商、会签,文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。
学院办公室对不符合要求的文稿,可以退回拟稿单位进行修改,也可以请拟稿单位协商修改。
(四)签发。
公文须经本单位、部门负责人签署意见,学院办公室审核后交院领导签发。
重要公文应由院主要负责人签发。
联合发文,须经所有联署部门的负责人会签。
负责人签发公文,应当明确签署意见,并写上姓名和时间。
(五)校对。
已经领导人审批过的文稿,在印发之前应再作校对。
校对的内容同第十六条(三)款。
经校对如需作涉及内容的实质性修改,须报原审批领导人复审。
(六)用印。
以学院名义发出的公文,由学院办公室统一登记后加盖学院公章并存档。
(七)分发。
以学院名义发出的公文由学院办公室负责分发、报送。
第十六条各单位上报学院领导的请示、报告等公文,除情况紧急、涉及保密等特殊原因外,必须先送交学院办公室,由学院办公室登记后,送学院领导阅批。
否则,学院领导将视为手续不完备而不予批示,并退回原单位重新办理。
第六章收文处理
第十七条收文办理指学院办公室对收到公文的办理过程,包括审核、登记、拟办、批办、承办、催办、签发等程序。
(一)凡院外单位寄送长江工程职业技术学院的公文,由学院办公室拆封。
一般例行公文,由学院办公室转有关单位承办。
重要公文由学院办公室主任签批,呈送学院有关领导阅批之后,再转有关单位承办。
收文内容涉及几个单位的,应明确主办单位,由主办单位转有关单位传阅或协办。
必要时应以主办单位为主,同协办单位共同商定处理意见。
(二)凡院外单位直接寄送学院职能部门的公文,属一般性公文的,由相关单位承办。
重要公文必须经部门负责人转至学院办公室,按照学院收文签批手续办理。
第十八条审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。
第十九条各单位、部门收到各类文件后,要及时处理,学院办公室负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第二十条在承办公文过程中,要保持文件的完整,相关文件和附件不得散失。
第七章公文归档
第二十一条公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和其它有关规定,及时整理(立卷)、归档。
第二十二条归档范围内的公文,应当根据其相互关系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况,便于保管和利用。
第二十三条联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档、其它单位保存复印件或其它形式的公文副本。
第二十四条归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
第二十五条拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章公文管理
第二十六条
公文由学院办公室专人统一管理。
公文管理人员应当切实做好公文的管理工作,既发挥公文效用,又有利于公文保密。
第二十七条
秘密公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行,下级机关、不相隶属机关如需要变更,须经发文机关批准。
第二十八条
复制上级组织有关秘密公文,须经发文组织机关批准或者授权。
翻印件应当明确翻印组织机关名称、翻印日期和份数。
第三十条公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印单位证明章。
第三十一条公文被撤销,视作自始不产生效力;
公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第三十二条不具备归档和存档价值的公文,经过鉴别并经有关负责人批准,可以销毁。
第三十三条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。
其中销毁秘密级以上的文件(含密码电报)应当进行登记。
第三十四条单位合并时,全部公文应当随之合并管理。
单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
第三十五条工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章
公文保密
第三十六条
公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,遵守党的保密纪律,确保党和国家秘密的安全。
凡泄露或出卖党和国家秘密公文的.依照有关法律、法规的规定进行处理。
第三十七条
发文机关在拟制公文时,应当根据公文的内容和工作需要,严格划分密与非密的界限;
对于需要保密的公文,要准确标注其密级。
公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。
第十章附则
第三十九条本规定由学院办公室负责解释。
第四十条
本规定自发文之日起执行。
学院以往发布的有关公文处理的规定自行废止。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 长江 工程 职业技术学院 公文 处理 规定 试行