第二部分程序文件要点.docx
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第二部分程序文件要点.docx
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第二部分程序文件要点
有机油茶籽生产管理体系文件
第二部分
程序文件
(第A版)
文件编号:
STJY—CX—A—2014
受控状态:
■受控囗非受控
发放编号:
编制人:
审核人:
批准人:
发布日期:
2014年3月1日实施日期:
2014年3月1日
盛泰嘉业(陕西)生态资源有限责任公司
STJY有机油茶籽生产质量管理程序文件
1目录
章节号
1
版本
A
页次
1/1
1目录
1文件和资料控制程序
2记录控制程序
3客户申投诉处理程序
4内部检查控制程序
5人员培训程序
6物资采购控制程序
7防止生产经营过程禁用物质污染程序
STJY有机油茶籽生产质量管理程序文件
1文件和资料控制程序
章节号
1
版本
A
页次
1/5
1文件和资料控制程序
1·1目的和范围
1·1·1对有机油茶籽生产质量管理体系所要求的文件、资料应实行有效控制,以保证使用的文件最新有效,并确保在使用时可获得适用文件的有效版本。
1·1·2适用于与本公司有机油茶籽生产质量管理体系运行有关的文件、资料控制。
1·2职责
1·2·1《有机油茶籽生产质量管理手册》和《程序文件》由主管生产的副总经理组织编制,总经理审核、批准发布;
1·2·2有机油茶籽生产管理体系的操作规程、生产管理制度及技术性文件等由生产部或质量部制定,有机油茶籽生产管理者审批发布;
1·2·3办公室负责有机油茶籽生产管理体系文件、资料的发放、回收和管理。
1·3程序
1.3.1有机油茶籽生产质量管理类文件:
a、有机油茶籽生产质量管理手册;
b、程序文件;
c、管理作业文件,如各种生产管理操作规程、各种“制度”、“管理办法”等。
d、记录性文件:
有机油茶籽生产管理过程中的各种记录、有机油茶籽生产基地的位置图等。
e、外来文件:
国家行业标准、与质量管理有关的法律法规、行政文件等。
1.3.2质量手册编号
1)质量手册编号
STJY—ZL—A—2014
年代号
版本号
文件种类(有机油茶籽生产质量管理手册)
盛泰嘉业生态资源有限责任公司质量文件
注:
版本号A、B、C、D……依次类推
2)程序文件和规程编号(如图所示)
STJY/CX(GC)-01-2014
年代号
顺序号
盛泰嘉业生态资源有限责任公司程序文件(或生产规程)
3)记录编号
STJY/JL-01—2014
年代号
顺序号
盛泰嘉业生态资源有限责任公司记录文件
4)外来文件执行原文件编号。
1.3.3文件的标识
a、受控文件在封面上有“受控”选项并编号。
b、非受控文件在封面上有“非受控”选项不编号。
c、作废留用文件盖“作废留用”印章。
1.3.4文件的发放、领用和保存
a、文件的发放由办公室负责,发放时应填写《质量文件资料发放记录》,经有机油茶籽生产管理者批准后,方可登记发放,领用人在领取文件时要签字;
b、文件上要有控制编号(即分发号),并记入登记表中,编号方法由办公室自定,但要确保每份文件编号的唯一性;
c、使用人要妥善保管文件,不得将其供给他人使用,不得私自复制;
d、当书面文件因严重破损而需更换时,应到文件管理部门办理更换手续,补发新文件仍使用原发放号,文件管理部门应收回破损文件并销毁;
e、当文件使用人将文件丢失,应重新办理申请领用手续,但必须说明原因,补发文件应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效,必要时将作废文件发放编号通知各部门,防止误用。
1.3.5文件的更改
a、文件的更改由文件原编写部门提出更改申请,经原审批部门或负责人审批后方可更改;
b、批准后的文件更改内容,由有机油茶籽生产管理者组织各部门统一进行更改,并要要订履历中作记录;
c、所有被更改换下的文件由办公室负责回收处理,以确保文件
有效、统一;
d、更改方法为直接划改、换页、换版。
1.3.6文件现行修订状态标识
a、一般划改为“文件更改专用章”标识;
b、换页用“换页专用章”标识,并注明换页;
c、换版用版次号识别,即A版、B版、C版;
1.3.7文件的改版、作废和留用
a、文件经多次更改影响使用或文件需进行大副修改时,应进行改版,并重新发布,换版后原版文件作废;
b、书面作废文件由文件管理人员根据《质量文件资料发放记录》收回,并填写《质量文件资料回收记录》,同时加盖“作废”印章停止使用。
作废文件收回后,文件管理人员填写《质量文件销毁申请表》,经有机油茶籽生产管理者代表批准后统一销毁,所有失效或作废文件由办公室及时收回、登记、销毁;
c、为某种原因所需保留的任何作废文件,需由有机油茶籽生产管理者批准、登记,加盖“作废留用章”识别。
1.3.8文件的管理
a、文件经审批后,原版文件按要求经审核和授权人员批准后交文件管理人员归档,管理人员应有《受控文件清单》;存入软盘的文件也由管理员进行归档登记,为防丢失,存入软盘的文件均应有备份;
b、需临时借用文件时,借用者填写《文件资料借用记录》;
c、文件管理人员每年定期检查各类在用文件的有效性,发现问题及时报告本部门负责人处理;
d、凡对管理体系的有效性起关键作用的岗位,都能够得到相关文件的现行有效版本;
e、文件管理人员在发放新文件时,应同时从所有发放和使用场所收回失效文件或采取其它措施防止误用。
1.3.9外来文件的控制
a、国家的法律、法规、标准、规范、上级部门下达的有关文件,由公司有机油茶籽生产管理者代表审批其适用性,办公室加盖公章,并填写《质量文件资料发放记录》发放;
b、办公室负责追踪上述文件的最有效版本。
1.3.10作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
1.4记录
《质量文件资料发放记录》
《质量文件资料回收记录》
《质量文件销申请表》
《质量文件资料借用记录》
STJY有机油茶籽生产质量管理程序文件
2记录控制程序
章节号
2
版本
A
页次
1/3
2记录控制程序
2.1目的和范围
2.1.1目的对整个有机生产质量管理过程中涉及的所有记录进行规范管理和有效控制,以确保体系有效运行和有机油茶籽生产相关活动和服务的可追溯性及记录能够按照规定要求进行收集、归档、保存,便于检索和使用,为采取纠正和预防措施提供依据,特制定本程序。
2.1.2范围本程序适用于盛泰嘉业(陕西)生态资源有限责任公司有机油茶籽生产质量管理体系运行中的各种质量记录和所有的记录控制。
2.2职责
2.2.1记录由内部检查员和各使用部门共同设计;
2.2.2相关部门、各基地及相关人员负责管理、保存职责范围以内的生产运行记录,管理体系运行方面的记录由办公室统一管理和控制。
2.3程序
2·3·1记录的种类
a、管理体系运行符合性记录
b、产品符合性证实记录
2·3·2记录的编码
记录的标识按《文件和资料控制程序》执行,如果同一记录用在不同的生产管理工作环节,在记录编号后面加英文大写字母识别。
2·3·3记录的格式
由内部检查员和各部门共同设计记录格式,报有机油茶籽生产管理者代表审批,办公室保留样本。
2·3·4记录填写
a、记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应说明理由,并将该项目用单杠划去;各相关内容的负责人签名不允许空白;
b、如因笔误或者计算错误要修改原数据,应釆用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,更改人姓名及日期。
c、所有记录均应及时填写,不得过后补记。
d、不按要求填写记录,使用部门有权拒收。
2·3·5记录的发放、回收、保存、管理
a、办公室根据程序文件和操作规程的要求汇总“记录清单”,于每年年初以作业文件的形式,向各记录部门和个人发放记录,并填写《记录领用登记表》;并把所有记录,依日期整理好,以便检索;所有的记录应保持清洁,字迹清晰,各部门按规定保存记录;
b、有机生产管理记录应至少保存5年;
c、办公室每年要检查一次各部门记录的使用、管理情况。
2.3.6记录的贮存
a、各部门负责需要归档记录的保存。
b、记录的贮存应保持干燥通风,注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作避免损坏和变质。
c、记录应规定保存期限,所有涉及有机生产方面的记录及财务帐目记录应安全保存5年时间,集中保存于档案室的档案柜内,但需标识清楚所属的部门,记录的名称及年份。
d、记录的保存和管理应便于查阅,且方便信息检索。
e、所有记录在保存有效期内不得遗失、破损和残缺。
2.3.7记录的借阅
a、所有记录未经批准不准复印、不准私自外借。
记录的借阅,须经主管部门负责人批准并履行登记手续,填写《文件/记录借阅登记表》。
b、特殊情况下,如顾客或其代表需要评价时,须经洋县红岩油茶籽种植专业公司有机管理者代表签字批准后方可外借。
c、供方的质量记录,是盛泰嘉业生态资源有限责任公司记录的组成部分,应按本程序规定的要求进行管理。
d、任何人不得在记录上乱涂乱画,确保文件的清晰、整洁和完好。
2.3.8记录样式的更改及发放
a、记录样式的更改由申请人填写“文件更改申请表”,经申请部门经理批准,改版后的记录样式应附批准的“文件更改申请表”。
b、各部门将更改后的记录样式及批准后的“文件更改申请表”交至质检部,质检部对“记录清单”进行更新。
2.3.9记录的销毁处理
a、记录超过保存期需要销毁时,由办公室负责人员造册,报有机油茶籽生产管理者批准,由办公室执行销毁。
b、有的记录已到了保存期,但由于条件变化,仍需保存,也可由办公室负责人员申请,报有机油茶籽生产管理者批准,继续延长保存期。
2.4记录
《记录清单》
《文件更改申请表》
《文件更改记录》
《文件和资料借阅记录》
《文件作废申请表》
《文件作废记录》
STJY有机油茶籽生产质量管理程序文件
3客户申投诉处理程序
章节号
3
版本
A
页次
1/3
3客户申投诉处理程序
3.1目的和范围
3.1.1规范、公正处理顾客和相关方的质量申、投诉、分清责任,以维护经销商、消费者的利益和合法权益。
3.1.2适合于本公司有机油茶籽生产和销售过程中的出现的各种投诉。
3.2职责
3.2.1市场部负责申、投诉的授理和反馈;
3.2.2质量领导小组负责申、投诉的处理。
3.3程序
3.3.1投诉的形式
a、可通过电话,来函形式投诉;
b、可直接在公司市场部或本公司销售网点投诉。
3.3.2投诉的受理
1)、顾客直接在本公司市场部或本专业公司销售网点投诉时,接待人应热情接待,投诉者必需按本专业公司要求进行登记,登记内容有:
a、投诉的事由和事情的经过;
b、投诉者出具的实物证据及资料;
c、投诉者对解决问题的希望与要求;
d、其它情况。
2)若是以函件形式投诉,应将函件附于登记表之后。
3)投诉材料统一登记。
4)市场部及时将申、投诉材料转交给质量领导小组。
3.3.3投诉的处理
a、总经理召开质量领导小组会议,对顾客的申、投诉进行认真分析讨论,分清责任方,确定是否受理。
b、若投诉属于消费者使用不当造成的,与产品质量无关,则通知投诉方,不予受理,并向其说明理由。
c、道歉:
当出现顾客抱怨事件时,工作人员必须主动向顾客道歉,让顾客知道,你因为给顾客带来不便而感到抱歉,即便这并不是你的过错,也不管这是谁的错,你所要做的第一件事就是向顾客道歉。
d、倾听顾客的诉说:
工作人员应该以微笑缓和自己和顾客的情绪,以关心的态度倾听顾客的诉说,然
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- 第二 部分 程序 文件 要点