办公室制度试行版Word格式.docx
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1、办公室人员在领导的主持下开展办公室的各项工作。
2、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
3、负责公司文书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。
4、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。
5、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项宣传等工作。
6、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋。
7、协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作。
二、办公室事务管理
(一)文件管理制度
第一条管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括:
上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;
正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;
措辞规范,表达无歧义。
4、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。
第二条制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政办公室,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政办公室负责起草和审核,总经理签发;
各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政办公室负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理签发。
4、机密文件由行政办公室保管,对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表。
5、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需总经理批准后方可借阅。
6、办公室人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。
7、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。
半年一小清,年终一大清。
8、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报签字批准,按照文件管理制度进行处理。
第三条文件管理流程设计
1、内部文件管理流程:
起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、外部文件管理流程:
外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、借阅流程:
提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
(二)文书管理制度
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证公司内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括:
一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整。
4、根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。
1、根据公司实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,发文学习。
2、按照文书管理范围,办公室的发文根据需要填写《发文簿》,所有文书原稿均由办公室分类存档备查。
3、办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;
阅读者需认真学习并签名备注。
4、按时间、内容等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。
5、根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;
须上级审批同意,方可销毁。
6、若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承担。
7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
第三条流程设计
起草文书→填写《发文簿》(需要时)→发文→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
(三)档案管理制度
1、为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。
2、档案管理范围:
公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。
1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。
2、所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。
3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。
4、各部门需借阅相关档案,须由总经理签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。
5、档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。
6、档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录。
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理,编制编目→存档→借阅→清退
三、办公用品管理制度
1、为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象。
3、根据物品所属类别,对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等,做到账物相符。
4、办公用品的采购,应进行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支。
1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、根据物品所属类别,对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等,做到账物相符。
3、各部门申领的办公用品需及时发放,并做好填表记录;
因特殊情况急需领用未填表登记,事后须及时补填。
4、任何人未经允许不得进入办公用品管理室,不得私自挪用办公用品。
5、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
6、办公室建立公司固定资产总账,每年进行一次汇总普查。
四、会议管理制度
1、为了提高会议质量,促进有效沟通,提高行动能力,进而规范会议管理。
2、根据公司实际及具体的情况,确定会议召开的必要性。
3、清楚会议召开目的,合理安排时间,做到少而精,讲究高效原则。
4、按照制度规定,严格会议管理,参会人员准时参加会议,并遵守会议纪律。
5、会议组织者审时度势,明确会议要点,做好一切准备工作。
1、收集会议议题,根据选定的议题收集会上所需资料,拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护,办公室人员负责做好相应的会议记录。
3、办公室人员根据参会人员的发言状况及相关事项,及时整理好会议记要或者会议决议,打印并传阅。
4、按照时间排列,将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。
如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
第三条管理流程设计
会前:
确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:
积极参与,做好会议记录→会后:
整理会议记录→传阅→归档整理
五、清洁卫生管理制度
1、为了营造一个良好的工作环境,树立公司形象,保证清洁卫生管理工作顺利进行。
2、按照规定,清洁人员完成所有规定项目,并达到相应洁净标准。
3、办公室管理人员为第一责任人,管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。
1、清洁区域包括:
办公区域、卫生间、会议室、过道等办公场所及其设施的卫生。
2、清洁卫生实行卫生责任制,办公室人员负责管理所有区域的清洁卫生。
以部门负责人为责任人,各部门办公室的卫生,由各部门负责日常保洁。
3、由办公室人员不定时对清洁卫生进行维护,保证地面整洁,茶水供应,洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
4、未按要求清洁者,按照规定予以处罚。
六、日常事务管理
(一)接待管理
1、来客接待是行政事务的重要组成部分,为使接待工作规范有序,维护公司的良好形象,对接待工作做具体的要求。
2、以主动、热情、礼貌为原则,接待人员应落落大方,以礼相待。
按照接待要求,严格自己要求,做到言行、礼仪规范。
3、接待人员问清来者意图,引领其见所需见的人员,并奉上茶水,做好一系列的后续工作。
(二)后勤管理
1、为了认真贯彻公司的各种制度,充分发挥和调动员工的积极性和主动性,根据实际严格制度。
2、后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
3、办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护,及时提醒各部门做好办公室卫生工作。
4、办公室人员每月根据员工在钉钉软件上的考勤情况进行汇总统计,根据汇总情况发放加班补助等。
(三)文化宣传管理
1、负责公司内部文化活动的宣传和落实工作,同时负责公司外部的宣传维护工作。
2、根据需要,及时收集信息、加工信息,做好信息传递工作。
3、关注国家政策法规,及时记录政策动向,制作简报以供学习。
4、收集与工作有关的学习资料,丰富大家的知识面,附上签阅单进行进度跟踪。
(四)其他事务
1、名片制作、收发传真等其他事务。
2、负责公司文书的打印复印工作。
3、负责树木花卉的养护工作。
4、协助其他部门工作,完成上级交代的其他任务。
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