Excel商务数据处理与分析 第2章 数据的输入与编辑.pptx
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第第2章章数据的数据的输输入与入与编编辑辑Excel商务数据处理与分析目目录录CONTENTS1.输入数据2.计算表格中的数据3.美化工作表4.提高与技巧2.1.1输输入一般数入一般数据据3在Excel中普通数据类型包括:
一般数字、负数、分数、中文文本以及小数型数据等。
在默认情况下,输入这类数据后在单元格将呈右对齐方式显示(中文文本除外)。
在单元格中输入数据时,首先选择单元格或双击单元格,然后直接输入数据,按“Enter”键确认输入,下面将在“图书销量统计表”工作簿中输入文本、小数、一般数据和日期等普通数据,其具体操作如下。
1.在单元格中输入一般数字2.在单元格中输入日期2.1.1输输入一般数入一般数据据43.在编辑栏中输入文本4.在单元格中输入小数提示默认状态下,Excel中输入的一般数字都将呈右对齐方式显示在单元格中。
Excel单元格中可显示的最大数字为99999999999,当超过该值时,Excel会自动以科学记数方式显示。
2.1.2输输入特殊字入特殊字符符51.单击“符号”按钮2.选择特殊符号在单元格中除了可以输入普通数据外,还可以利用插入符号功能在Excel中插入特殊字符。
下面将在“图书销量统计表.xlsx”工作簿中为图书添加推荐符号,其具体操作如下。
2.1.2输输入特殊字入特殊字符符63.关闭对话框4.插入特殊符号2.1.3快速填充数快速填充数据据7一般来说,没有规律的数据都需要手动输入,但对于一些相同或有规律的数据,如员工编号、部门名称等,则可通过填充的方式快速输入。
下面将在“图书销量统计表.xlsx”工作簿中对“序号”列快速填充数据,其具体操作如下。
1.拖动鼠标2.填充相同数据2.1.3快速填充数快速填充数据据84.填充效果提示在单元格中填充编号数值时,可按住“Ctrl”键的同时拖动鼠标,将直接以“1”为单位进行递增填充;或在相邻的两个单元格中分别输入步长值和终止值,针对本例而言,可以在A2和A3单元格中分别输入“1”和“2”,然后选择A2:
A3单元格区域,并拖动A3单元格右下角的填充柄,便可以按照以“1”为单位的方式递增填充。
3.按填充序列的方式填充数据目目录录CONTENTS1.输入数据2.计算表格中的数据3.美化工作表4.提高与技巧2.2.1输输入公入公式式10要使用公式,首先必须掌握公式的输入方法。
在Excel中输入公式时,可以在编辑栏或单元格中输入公式,还可以结合键盘和鼠标来输入公式。
下面将在“图书销量统计表.xlsx”工作簿的“Sheet1”工作表中输入公式,其具体操作如下。
1.输入公式2.查看计算结果2.2.2复制公复制公式式11利用Excel编辑数据时,若要在不同的单元格中输入多个结构相同的公式,可对公式进行复制或填充,这是计算同类数据的最快的方法。
下面将在“图书销量统计表.xlsx”工作簿的“Sheet1”工作表中复制公式,其具体操作如下。
1.复制公式2.粘贴公式2.2.2复制公复制公式式123.填充公式4.显示计算结果2.2.3插入函插入函数数13在Excel中插入函数的方法主要有两种:
一种是通过“插入函数”对话框插入函数,另一种是通过功能面板插入函数。
下面将在“图书销量统计表.xlsx”工作簿的“Sheet2”工作表中,利用“插入函数”对话框,插入SUM函数,其具体操作如下。
1.单击“插入函数”按钮2.2.3插入函插入函数数142.选择函数3.“函数参数”对话框2.2.3插入函插入函数数154.选择引用区域5.确定引用区域2.2.3插入函插入函数数16提示对于一些常用函数,如求和、平均值、最大值、最小值以及计数等,通过“插入函数”对话框插入上述函数时,在打开的“函数参数”对话框中会自动显示引用的单元格区域。
如果确认引用区域无误后,可直接单击“确定”按钮;如果发现引用区域有误,则可以在单元格或编辑栏中选择错误的函数部分,重新输入正确的内容,也可以按照收缩和展开“函数参数”对话框的方式进行更正。
6.查看计算结果2.2.4应应用嵌套函用嵌套函数数17嵌套函数是指某个函数或公式以函数参数的形式参与计算。
在使用嵌套函数时应该注意返回值类型需要符合外部函数的参数类型。
下面将在“图书销量统计表.xlsx”工作簿的“Sheet2”工作表中,利用嵌套函数来判断销售人员的目标达成情况,若盈利值大于等6000,达标;盈利值小于等于3000,未达标;盈利值介于30006000之间,基本达标,其具体操作如下。
1.输入嵌套函数2.复制函数2.2.5常用函数介常用函数介绍绍18Excel中函数的使用方法与前面讲解的应用方法相似。
下面主要介绍一些常用函数的参数信息和注意事项。
1.求和函数SUMSUM属于数学与三角函数类函数,其功能是返回所有参数之和。
语法结构为:
SUM(number1,number2,number3,)。
使用此函数时需注意以下几点。
参数的数量范围为130个。
若参数均为数值,则直接返回计算结果,如SUM(10,20),将返回“30”;若参数中包含文本数字和逻辑值,则会将文本数字判断为对应的数值,将逻辑值TURE判断为“1”。
如SUM(10,20,TRUE)将返回“31”。
若参数为引用的单元格或单元格区域的地址,则只计算单元格或单元格区域中为数字的参数,其他如空白单元格、文本、逻辑值或错误值都将被忽略。
2.2.5常用函数介常用函数介绍绍192.求平均值函数AVERAGEAVERAGE属于统计类函数,其功能是返回所有参数的算术平均值。
语法结构为:
AVERAGE(number1,number2,number3,)。
使用此函数时需注意的地方与SUM函数完全相同。
3.求最大/最小值函数MAX/MINMAX/MIN属于统计类函数,其功能是返回所有参数的最大值或最小值。
语法结构为:
MAX(number1,number2,number3,)或MIN(number1,number2,number3,)。
使用此函数时需注意的地方与SUM函数完全相同。
2.2.5常用函数介常用函数介绍绍204.取整函数INTINT属于数学与三角函数类函数,其功能是返回指定的数字取整后小于或等于它的整数。
语法结构为:
INT(number)。
使用此函数时需注意如下两点。
会返回小于或等于它的整数。
如INT(2.9)将返回2;INT(-8.6)则返回-9。
参数可以为单元格引用。
即INT(A3),此时便根据A3单元格的数据进行取整。
2.2.5常用函数介常用函数介绍绍215.条件函数IFIF属于逻辑类函数,将对第一参数进行判断,并根据判断出的真假,返回不同的值。
其语法结构为:
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。
使用此函数时需注意如下5点。
logical_test为第一参数,作用是IF函数判断的参照条件。
value_if_true为第二参数,表示当IF函数判断logical_test成立时将返回的值。
value_if_false为第三参数,表示当IF函数判断logical_test不成立时将返回的值。
第二参数可以省略,此时若应该返回第二参数的值时,则返回“0”。
第三参数可以省略,此时若应该返回第三参数的值,则有两种情况:
一是若第三参数前面的“,”省略,则将返回TRUE;二是若“,”未省略,则将返回“0”。
2.2.5常用函数介常用函数介绍绍226.计数函数COUNTIFCOUNTIF属于统计类函数,其功能是用来统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。
语法结构为:
COUNTIF(Range,Criteria)。
使用此函数时需注意以下两点。
Range为第一参数,表示范围,即要计算其中非空单元格数目的区域。
Criteria为第二参数,表示条件,即以数字、表达式或文本形式定义的条件表达式。
目目录录CONTENTS1.输入数据2.计算表格中的数据3.美化工作表4.提高与技巧2.3.1套用套用预设样预设样式式24如果想在工作表中快速地创建出漂亮、专业的格式,又不想一步一步地进行手动设置,此时,可使用Excel的套用表格样式功能,自动套用表格样式,提高工作效率。
下面将对“图书销量统计表”工作簿中的“Sheet1”工作表套用表格格式,其具体操作如下。
1.选择表样式2.确认套用表样式的区域2.3.1套用套用预设样预设样式式253.套用表格样式后的效果提示套用表格样式后,工作表标题行每一个单元格的右下角都会显示一个筛选“下拉”按钮,单击该按钮,可以对表格中的数据进行筛选。
也可以单击“数据”选项卡的“排序和筛选”组中的“筛选”按钮,取消工作表的筛选状态。
注意,如果在“套用表格式”对话框中未单击选中“表包含标题”复选框,那么在套用表样式后将不会在单元格右下角出现筛选“下拉”按钮。
2.3.2应应用用单单元格内置元格内置样样式式26单元格样式是指一组特定的单元格样式组合,Excel2010中内置了多种类型的单元格样式,通过使用这些内置的单元格样式,可以起到快速美化单元格的效果,从而提高工作效率。
下面将对“图书销量统计表”工作簿中的“Sheet2”工作表应用内置的单元格样式,其具体操作如下。
1.应用内置的标题样式2.应用内容的主题单元格样式2.3.3创创建自定建自定义样义样式式271.选择“新建单元格样式”命令2.选择样式类型如果内置的单元格样式不能满足实际需求,此时,用户可以创建自定义样式,设置字体格式、对齐方式和边框等。
下面将在“图书销量统计表”工作簿中的“Sheet2”工作表中应用自定义的单元格样式,其具体操作如下。
2.3.3创创建自定建自定义样义样式式283.设置数字样式4.设置字体样式2.3.3创创建自定建自定义样义样式式295.设置边框样式6.设置填充颜色2.3.3创创建自定建自定义样义样式式307.确认设置8.应用自定义的单元格样式目目录录CONTENTS1.输入数据2.计算表格中的数据3.美化工作表4.提高与技巧2.4.1表格内容全部表格内容全部显显示示321.自动调整列宽来显示文本内容在使用Excel的过程中,当在单元格中输入较长数据后,该单元格中的部分内容默认将被隐藏起来,只有通过编辑栏才能查看全部内容。
为了方便阅读,可以将单元格中的内容显示出来。
2.4.1表格内容全部表格内容全部显显示示332.保持列宽不变的前提下显示单元格全部内容2.4.2清除格式保留数清除格式保留数据据34如果Excel单元格内的格式设置的较多,比如表格中有背景色、文字颜色、文字加粗和边框等格式,想要改变样式而进行一项项的重新设置有点繁琐。
下面将介绍两种一次性全部清除单元格格式,但保留其数据的方法。
方法一方法一:
在工作表中选择要清除格式的单元格,然后在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“清除”按钮,在打开的下拉列表中选择“清除格式”选项,如图所示,即可将所选单元格中的格式清除,内容不变。
利用“清除”按钮清除格式保留内容2.4.2清除格式保留数清除格式保留数据据35方法二方法二:
在工作表中选择要清除格式的单元格后,按“Ctrl+C”组合键进行复制。
在工作表中选择复制后数据的存放位置后,单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“粘贴”下拉按钮,在打开的下拉列表中选择“粘贴数值”栏中的“值(V)”选项,如图所示,即可将所选单元格中的格式全部清除,但内容保持不变。
利用粘贴数值的方式清除格式保留内容2.4.3删删除文本中的空除文本中的空格格36有时表格中姓名列中的文本会出现空格情况,而且空格的位置和数量都不确定,使“姓名”列数据不整齐、不协调。
若要一个一个地进行调整费时费力。
怎样才能快速删除文本中的空格呢?
1.删除空格2.确认替换操作2.4.4输输入身份入身份证证号号码码37现在需要输入身份证号码的场合越来越多,如在登记重要客户的资料时,就需要对身份证号码进行输入,身份证号码作为查找客户的重要手段,很多人不知道怎么输入,显示的结果往往为科学计数,那么该如何有效地输入身份证号码呢?
1.利用单引号输入身份证号码2.设置单元格数字格式2.4.5定定义单义单元格名元格名称称38默认情况下,单元格是以行号和列标进行定义单元格名称的,
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