材料采购部组织架构及岗位说明正文Word格式.docx
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参与招投标工作
审核采购招标文件
配合开标、评标、定标及考察工作
配合相关部门对合作单位的协调工作
四
组织材料设备的采购
组织材料设备市场询价,对比价格,提出审核意见
按审批后的价格组织采购
考核标准:
及时性,价格合理性
五
对材料供应商,材料设备等各方面的审核确认和监督验收
审核供应商的诚信度,做好供应商的筛选
对材料设备的质量、数量、资质证明、价格等方面的核实和确认
负责材料设备的入库验收、仓库保管、出库和运输等调拨工作
组织现场材料盘点及废料的处理
六
各类材料、设备文件资料的整理保管及其他工作
负责各类材料、设备文件资料的建立、整理和保管工作
收集材料样板及封样,并保存
配合其他部门的相关工作
工作协作关系:
内部协调关系
各高层领导,各部门
外部协调关系
材料设备供应商、政府相关职能部门、施工单位等
备注:
1。
材料采购部部门职责说明书:
2.材料采购部经理岗位说明书
岗位名称
经理
岗位编号
所在部门
岗位定员
直接上级
管理职系
直接下级
经理助理、材料主管、采购员、资料员、合同管理员、仓管员
本职:
全面负责公司有关投资项目建筑材料、设备的采购,以及材料价格的询价、贮运、调拨等管理工作
制定采购管理制度及工作流程,编制采购计划和用款计划
制定采购管理制度及工程流程,并组织实施
编制采购计划,做出《材料(设备)采购计划》
合理性、按质按时完成工作任务
组织搜集相关信息,配合集团采购管理中心信息库的建立及报送
组织搜集材料设备的相关市场信息,建立并更新材料设备数据库
组织搜集材料设备供应商的相关信息,建立并更新材料供应商资料库
组织报送相关信息,配合集团采购管理中心信息库的建立
考核标准:
及时性、全面性
负责组织材料设备招标工作
负责审核材料设备的招标文件
负责配合开标、评标、定标及考察工作
负责配合相关部门对合作单位的协调工作
及时性、合理性
负责组织材料设备的采购
合理性、及时性
负责审核供应商的诚信度,做好供应商的筛选与资格审查
组织对材料设备的质量、数量、资质证明、价格等方面的核实和确认
组织材料设备的入库验收、仓库保管、出库和运输等调拨工作
无差错、及时性
负责审核材料设备采购合同,控制采购成本
负责审核材料设备的供货合同,组织会签
负责材料款支付审核,控制材料设备的采购成本
七
各类材料、设备文件资料的整理保管
工作任务
组织各类材料、设备文件资料的建立、整理和保管工作
组织收集材料样板及封样,并保存
及时性、有序性、无差错
八
内部管理工作
负责部门日常工作的处理
负责部门团队建设
负责部门制度建设
负责对本部门人员的培训、考核
负责部门预算的制定、使用和合理控制
负责配合其他部门的工作
员工提升程度,制度健全与效果,考核效果
职责九
完成直接上级交办的其他工作任务
公司各部门
材料设备供应商、建材市场、施工单位
任职资格:
学历/职称
大学专科及以上,中级及以上职称
专业
建筑工程、材料、经济管理及其它相关专业
培训经历
施工图纸培训、房地产业务培训、财务会计培训、招投标管理培训等
经验
5年以上同职工作经历
知识
具备一定的财务管理知识、法律知识
技能技巧
具备识图能力,熟练使用WORD,EXCEL等办公软件,具备基本的网络知识
信息处理能力、判断与决策能力、综合分析与归纳能力、计划与执行能力、专业知识及技能
其它:
使用工具设备
计算机、图集、图纸、一般办公设备(电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络)
工作环境
办公场所和建材市场等
工作时间特征
正常的工作时间,根据需要加班
备注:
3。
材料采购部经理助理岗位说明书:
经理助理
行政职系
协助采购经理完成材料的采购,分析采购数据,督促并管理采购事宜
在公司采购经理的领导下进行各项工作,达成公司的材料、采购管理目标;
协助采购经理贯彻、实施,检查和完善采购制度
搜集、整理相关材料的市场行情信息,及时反馈并给出合理且最佳的采购措施
准确性、高效性、成果性
协助公司采购经理编制公司材料、采购部战略组织规划管理工作;
协助组织编制相应的采购管理细则
协助编制材料采购计划,保证工程进度的正常进行
及时性,满足生产需求
合同管理员、材料采购员、仓管人员的沟通与协调管理,内部各项事务的传达
督导、监管材料采购部管理制度的执行工作;
与部门人员良好沟通·
,协助督促和管理各部分工作内容
及时传达部门讯息及相关任务目标,认真执行采购部管理制度,按采购流程执行工作
认真、严谨,良好有效的沟通
《材料(设备)采购需求报批表》、《材料(设备)采购工作汇总计划表》分析、督查。
协助经理编写年、月、周度采购计划,并作出合理分析,给出合理性建议
协助经理规划和安排部门工作
按时按质按量完成工作任务
工作协作关系:
材料设备供应商、建材市场
大学专科及以上
建筑工程、材料、经济管理、行政文秘及其它相关专业
3年以上同职工作经历
具备一定法律知识(尤其是国家的招投标法和合同法)、文秘知识
熟练使用WORD、EXCEL等办公软件,具备基本的网络知识、信息处理、计划与执行能力等
计算机、一般办公设备(电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络)
正常的工作时间,根据需要加班
备注
:
4。
材料采购部主管岗位说明书:
材料主管
技术职系
材料员、仓管员
实施材料采购,协助建立材料设备数据库
职责与工作任务:
熟悉和贯彻执行材料采购管理制度、规定及相关标准,协助建立材料设备数据库工作
熟悉和贯彻执行材料采购管理制度、规定及相关标准
熟悉各种材料技术性能,收集相关市场信息,及时了解市场材料的行情
收集相关供应商信息,初步了解材料供应商的诚信情况
及时性、准确性
组织编制供应计划及单位工程材料计划
组织编制年、季、月供应计划
编制出单位工程材料计划
参与材料设备招标工作
实施招标准备工作
参与材料设备开标、评标、定标及考察工作
及时性,满足生产需求
实施材料采购,严格贯彻执行材料管理制度和标准
根据材料设备采购审批单,进行市场询价、对比
按批准后的采购清单实施采购、验收、结算
及时提供更新的材料设备数据
根据《材料计划表》,拟定材料采购数量和规格,经材料采购部经理审批后,方可通知厂家送货。
对合同执行情况进行登记,发现违约现象或影响生产进度的情况时,应立即采取应变措施,并向供应方用书面形式一式两份提出纠正要求.
负责材质达标及其他工作
做好管区内的材质达标工作和文明安全管理
协助参加项目安全值班检查,同时做好记录
职责六
任职资格:
具备一定法律知识(尤其是国家的招投标法和合同法)
熟练使用WORD,EXCEL等办公软件,具备基本的网络知识、信息处理能力、判断与决策能力、综合分析与归纳能力、计划与执行能力、专业知识及技能
5.材料采购部材料员岗位说明书
材料员
本职:
实施材料采购,协助建立材料设备数据库
收集相关供应商信息,初步了解材料供应商的诚信情况,做好《供应商调查表》
根据材料设备采购审批单,进行市场询价、对比
各种资料的保管、使用及整理存档
材料计划的发放、回收登记
协助参加项目安全值班检查,同时做好记录
其它:
6。
材料采购部资料员岗位说明书
资料员
负责材料、设备及材料设备供应商的数据库建设和进出台账建立,及进行其他文件处理工作
做好各种对账,并处理与福州材料中心对接的相关工作
与仓库的进出库对账,建立并及时更新各种材料的台账
与各供应商对账,做各材料供应商的请款审批
与福州材料中心对接,做好来往文件的处理,材料台账的核对,信息的报送等相关工作
及时、准确、无差错
建立并更新各种材料设备及供应商的数据资料,做好审查备案工作
收集相关材料信息,建立并及时更新材料设备数据库
收集相关供应商信息,建立并及时更新各种材料供应商资料库
负责做好各类资料收集、整理、处理、保管和归档立卷等工作
定期资料整改,跟进登记台帐,做好资料的审查备案工作
及时、准确、全面、有序、无泄密
职责
做好材料审评表,及入库验收,清点交接
根据材料申购计划及时做材料评审表
负责材料入库验收,清点交接,做好每月报表、盘点统计表等相关工作
负责相关文件及资料的收发、保管等处理工作
收集整理保存好公司及相关部门的会议文件,来往文件资料收发
负责与采购部有关的文件处理,相关文字及表格等的打印处理
职责五
完成领导交付的其他工作
房地产业务培训、财务会计培训等
具备一定档案管理知识、法律知识
熟练使用WORD,EXCEL等办公软件,具备基本的网络知识
信息处理能力、判断与决策能力、综合分析与归纳能力、计划与执行能力
7。
材料采购部合同管理员岗位说明书:
合同管理员
采购经理
负责所有合同文件的管理,签订、审核及款项整理、申请等相关工作
协助采购经理进行各项合同的拟定工作,检查公司合同执行的情况;
草拟合同版本,提出合同拟定的意见和建议
检查和督促合同执行情况,及时向经理汇报
准确、及时
建立、更新《合格供应商名录》,《供应商信息库》,整理保存合同资料,及时归档
建立《合格供应商名录》《供应商信息库》,并不断维护更新
整理并保存合同文件,并办理相关合同文件的会签审核手续,做好转交登记记录
协助经理进行公司采购文件的编写,公司合格供应商的考评管理,外部各项事务的沟通、传达;
协助经理编写采购文件
协助经理对合格供应商进行管理、考评,并向相关供应商及时传达公司要求和信息
负责应付货款支付的全过程,包括:
向供应商解释款项申请流程;
整理请款资料(含落实财务要求的汇总表的编制与签字);
办理内部会签手续;
跟踪落实款项支付情况及索取发票。
按照合同规定,及时整理和申请相关预付款事宜
协助并督促公司财务安排预付款和付款,确保各个款项的最终落实
及时、准确、无差错
职责五
建筑工程、行政管理及其它相关专业
房地产业务培训、财务会计培训、档案管理培训等
2年以上同职工作经历
具备一定合同管理知识、法律知识
熟练使用WORD,EXCEL等办公软件,具备基本的网络知识
8。
材料采购部仓管员岗位说明书
仓管员
按规定做好材料、设备进出库的验收、记帐和发放工作,做到帐物相符,及材料、设备的储存与保管。
做好进出材料的登记,严格领用审批手续;
随时掌握库存状态,保证材料设备及时供应,充分发挥周转效率
对进仓材料必须严格根据已审批的请购单按质、按量验收,并根据发票记录的名称、规格、型号、单位、数量、价格、金额打印入库单,并在货物上标明进货日期。
凡不符合制度规定的,拒绝签收入库,严禁涂改票据,严格把好质量关。
发货时,一定要严格审核领用手续是否齐全,并要严格验证审批人的签名式样,对于手续欠妥者,一律拒发
随时掌握库存状态,保证材料设备及时供应
及时、准确、严格
熟悉相应材料设备的品种、规格、型号及性能,填写分明;
材料出库或入仓要及时填
写出库单或入库单,做好入库、出库单据的保管,定期整理台账和材料,建档备查
熟悉相应材料设备的品种、规格、型号及性能,填写分明
验收后的材料,必须按类别固定位置堆放,码放整齐有序
材料入库时,材料采购人员办理材料入库手续,由仓管员根据一联存根仓库做仓库账,交采购资料员做账。
入库单必须经手人采购员和仓管员签字
材料出库时,由仓管员填制领料单,由领料人、仓管员和相关负责人签字认可,一式四联,交财会、领料人、仓库和采购资料员留底并做账随时查核
严格按先办手续后发货的程序办理,禁止先出仓后补手续的做法
及时、准确、有序
负责工地现场各种材料的签单验收,分类存放,码放整齐有序;
做到所验收材料的单据与数量相符.巡查工地现场材料的利用程度,充分发挥其效能,监督各材料的不必要浪费,节约成本
工作任务
负责直接送往工地现场的钢筋、混凝土、水泥、砂石、红砖、粘土空心砖和加气块等建筑材料的签单及验收,分类、码放整齐
积极做好废旧材料的回收及安全处理工作
每季度对库房材料进行盘点,核对材料,做到账账相符,账物相符
做到入单及时,月结材料验收合格及时将单据交与供应商,做到当日单据当日清理
每季度对库房材料进行盘点,核对材料及数量,需各相关部门人员审核签字确定
各种材料做到账账相符,账物相符
按时按质按量并准确完成工作任务
定期对库房进行清理,保持库房的整洁,使材料设备分类排列,存放整齐,数量准确,非库房工作人员禁止入内
定期对库房进行清理,保持库房的整洁
材料设备分类排列,存放整齐,数量准确,非库房工作人员禁止入内
及时、认真
做好防盗、防火、防爆等安全防范工作,正确掌握消防器材的使用,确保消防器材处于良好状态
巡视仓库,做好仓库防火、防盗、防虫蛀、防鼠咬、防霉变等安全措施工作,保证仓库通风、干爽,严防物资流失、人为损坏、积压报废事故发生
凡贵重物品、易燃、易爆物品,应分类专门存放,做好检查火灾隐患工作
谨慎、严格
职责七
各种材料设备供应商
中专及以上
办公场所等
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