收付款ERP具体操作流程Word文档格式.docx
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这时您有两种处理方式:
∙将付款单位直接记录为另外一个单位。
金额为代付金额。
(即是正常的收款单)
∙将付款单位仍然记录为该单位,但通过在表体输入代付客户的功能处理代付款业务。
这种方式的好处是既可以保留该笔付款业务的原始信息,又可以处理同时代多个单位付款的情况。
【操作步骤】
1.首先进入收款单据录入界面,输入此笔收款单,表头客户输入付款单位信息,表头金额为总金额。
2.在表体中,输入此笔收款单中,代付客户的名称及代付金额。
3.点击核销按钮,输入过滤条件,即可对付款单位进行核销,也可过滤代付单位,进行核销
∙
有时,可能您收到一个单位的一笔款项,但该款项包括为另外一个单位付的款。
1.首先进入收款单据录入界面,输入此笔收款单,表头客户输入付款单位信息,表头金额为总金额。
2.在表体中,输入此笔收款单中,代付客户的名称及代付金额。
3.点击核销按钮,输入过滤条件,即可对付款单位进行核销,也可过滤代付单位,进行核销。
付款单说明
∙应收系统付款单用来记录发生销售退货时,支付客户的款项。
同样,您需要指明付款单是应收款项退回、预收款退回、还是其他费用退回。
应收、预收性质的付款单可与应收、预收用途的收款单、红字应收单、红字发票进行核销。
【操作流程】
1.在单据界面上,点击〖增加〗按钮则可新增收款单,点击〖切换〗按钮则可新增付款单。
2.依据栏目说明输入各个项目,录入完毕后点击〖保存〗按钮。
3.用户可点击〖审核〗按钮可对已保存单据进行审核。
若录入的单据错误,则点击〖弃审〗按钮进行弃审,并点击〖修改〗按钮进行修改,也可点击进行〖删除〗按钮,对修改后的单据,点击〖保存〗按钮将其保存。
4.审核完成后,系统提示您是否制单,您可选择立即制单,也可选择在制单处理中统一进行制单。
选择立即制单,则系统弹出凭证卡片,您可进行修改并保存。
5.审核后,用户可点击〖核销-同币种〗按钮,即可实时进行同币种核销,即币种相同的发票、应收单与收款单进行勾对。
若应收与收款的币种不同,则用户可点击〖核销-异币种〗按钮,即可进行异币种核销。
异币种核销:
对当前结算单进行即时核销,可在币种不同的应收单与收款单据中进行核销。
1.首先用鼠标点击【日常处理】菜单下的【收款单据录入】,进入单据结算主界面,通过〖切换〗按钮进行收款单和付款单之间的相互切换。
2.寻找所要核销的收/付款单。
选中后,单击〖核销〗按钮下的〖异币种〗。
单击〖异币种〗按钮时若发现该结算单还没有审核,则在显示核销界面前先对该结算单进行审核记账工作。
3.完成后,即可进入结算单单张核销界面。
上边列表显示客户名称,即核销该客户的结算单数据(只有应收款与预收款性质的记录才可以核销)。
下边列表显示该结算单可以核销的记录。
如收款单可以和应收单、发票、付款单核销;
付款单可以和红字应收单、红字发票、收款单核销。
用户可以点击〖过滤〗按钮,过滤被核销单据记录。
4.结算单列表显示结算单表体明细记录,包括款项类型为应收款和预收款的记录,即款项类型为其他费用的记录不允许在此作为核销记录,核销时可以选择其中一条表体记录进行。
余额已经为0的表体记录不用在此列表中显示。
▪异币种核销时,点击〖汇率〗按钮,进行中间币种的设置。
输入本次的中间币种和允许误差,输入各币种对应的中间币种汇率和对应本位币汇率,点击〖确认〗按钮,则系统依据本次结算金额进行计算本次结算中间币种金额。
▪结算单列表中款项类型为应收款的记录其本次结算金额=该记录的原币余额,中间币种金额=本次结算*该币种对应中间币种的汇率,中间币种金额不允许编辑。
▪核销时可以修改本次结算金额,但是不能大于该记录的原币余额,中间币种金额应该根据修改的本次结算金额进行对应计算后显示。
6.用户若点击分摊按钮,系统将当前结算单列表中的中间币种结算金额合计自动分摊到被核销单据列表的中间币种结算栏中。
7.完成后,点击〖保存〗按钮,系统自动保存该结算单核销信息。
8.核销界面中点击〖退出〗退回到原来的单据卡片上。
提示:
异币种核销时,需要点击〖栏目-结算单〗按钮,选择本次结算(中间币种)栏目为显示项;
需要点击〖栏目-单据〗按钮,选择本次结算(中间币种)栏目为显示项。
如何设置中间币种及误差
在异币种核销之前应该先进行中间币种的设置,可以设置为外币表中的任何一种币种,也可以是本位币。
主要起到异币种核销时的桥梁作用,以此来确认双方核销的有效性。
【各栏目说明】
∙中间币种:
即本次选定的中间币种,可以参照币种表输入,包括所有的外币及本位币,必须选中一种币种类型。
∙允许误差:
指每次核销时,核销双方的结算原币金额折算成中间币种后,两者的差额允许范围。
∙币种:
所有外币表中外币以及本位币名称,由系统自动显示。
∙对应中间币种汇率:
输入该币种对设定中间币种之间的汇率,如果曾经设置过,则可以自动带出。
∙对应本位币汇率:
输入该币种对应本位币的汇率,系统自动从外币表中取出,允许您修改。
6.首先进入单据结算主界面,用鼠标点击〖设置〗按钮,屏幕会弹出中间币种设置界面。
7.按照【各栏目说明】输入相关信息,系统会根据您所输入的信息进行保存。
8.按〖确认〗按钮,可以保存所做的设置。
9.按〖取消〗按钮,不保存退出本次设置。
提醒:
∙当中间币种为本位币时,对应中间币种汇率和对应本位币汇率系统会自动保持一致,即无论您修改哪一项,另一项均会自动修改。
∙设置汇率时,若该币种即为中间币种,则其对应中间币种的汇率系统将自动保持1不变。
∙设置汇率时,若该币种即为本位币,则其对应本位币的汇率系统将自动保持1不变。
核销就是指确定收/付款单与原始的发票、应收单之间的对应关系的操作。
即您需要指明每一次收款是收的哪几笔销售业务的款项,而且可以进行异币种之间的核销处理。
明确核销关系后,您可以进行精确的账龄分析,更好的管理您的应收账款。
单据核销的作用是解决收回客商款项核销客商应收款的处理,建立收款与应收款的核销记录,监督应收款及时核销,加强往来款项的管理。
同币种核销:
对当前结算单进行即时核销,且可核销的单据其币种应该与本结算单相同。
6.寻找所要核销的收/付款单。
选中后,单击〖核销〗按钮下的〖同币种〗。
单击〖核销〗按钮时若发现该结算单还没有审核,则在显示核销界面前先对该结算单进行审核记账工作。
7.完成后,即可进入结算单单张核销界面。
用户可以点击过滤按钮,过滤被核销单据记录。
8.结算单列表显示结算单表体的明细记录,包括款项类型为应收款和预收款的记录,即款项类型为其他费用的记录不允许在此作为核销记录,核销时可以选择其中一条表体记录进行。
余额已经为0的表体记录不在此列表中显示。
▪同币种核销时,结算单列表中款项类型为应收款的记录其缺省的本次结算金额=该记录的原币余额;
款项类型为预收的记录其缺省的本次结算金额为空。
▪核销时可以修改本次结算金额,但是不能大于该记录的原币余额。
4.用户可手工输入本次结算金额,本次结算,上下列表中的结算金额合计必须保持一致,点击〖保存〗按钮,即可完成本次核销操作。
5.用户也可手工输入本次结算金额,点击〖分摊〗按钮,系统将当前结算单列表中的本次结算金额合计自动分摊到被核销单据列表的本次结算栏中。
核销顺序依据被核销单据的排序顺序。
用户可更改当前被核销单据的排序,可通过点击〖栏目-单据〗按钮,即可进行单据列表顺序的设置。
6.若结算单表体记录中有其他客户信息时,则用户可通过〖过滤〗按钮,选择其他客户,单据核销中显示该客户的所有符合条件的结算单以及被核销单据列表。
用户输入结算金额,点击〖保存〗按钮,系统自动保存该客户结算单核销信息。
7.核销界面中点击〖〖退出〗按钮均将退回到原来的单据卡片上。
2.异币种核销只能在【收款单据录入】中进行核销处理,同币种的核销还可以在【核销处理】中进行批量、自动核销。
3.在【收款单据录入】界面中显示的单据包括全部已审核、未审核的收款单据,余额=0的单据在【收款单据录入】中不能显示。
对这些单据的查询,您可在【单据查询】中进行。
收款单据录入
收款单说明
【栏目说明】
▪表头栏目说明
▪单据编码:
不允许重复,不允许为空。
根据单据编码生成规则中的设置进行系统自动生成,若设置不是自动编码,则在系统自动生成的基础上可以修改,否则不允许修改。
▪客户名称:
可以参照输入,不能为空。
必须是档案中已经存在的记录。
▪日期:
您可采用直接输入或用鼠标单击右边的日期参照框参照输入收款单的日期。
可以参照输入,不能为空,缺省为当前注册日期。
▪结算方式:
结算方式即收款的方式,如支票、汇票、现金等方式。
可以参照输入,不能为空,必须是档案中已经存在的记录。
▪金额:
结算金额即您收款的金额。
您应该直接输入结算金额。
不能为空,只能输入大于0的数字内容。
▪数量:
您可以录入销售商品的数量。
▪币种:
币种是您进行结算的币别,如人民币、美圆、日圆等。
可以参照输入,不能为空,缺省为本位币。
▪汇率:
如果您在前一项选择的币种不是记账本位币,您应在此输入汇率,您应根据业务发生的当期汇率直接录入。
▪结算科目:
结算科目即您进行结算时所对应的科目,如银行存款科目。
系统会根据您所选的结算方式选定一个结算科目,您可根据自己的实际情况进行修改。
该科目可以为空。
可以参照输入,可以为空,却省根据输入的结算方式进行自动带出。
输入的科目不能是应收应付的受控科目。
▪票据号:
这是您需要自己录入的项目,您如果认为没有必要,可以保持此栏为空。
▪银行账号:
由系统自动带入该客户在档案中的银行账号,可以进行手工修改。
在已经录入客户的情况下可以自动将该客户的银行信息带出供用户参照录入,可以随意修改该项内容。
若先参照录入银行信息,则自动带出其对应的账号信息。
▪银行名称:
可以为空,最大位长不能超过100位。
不能输入非法字符。
手工输入,可以为空,最大位长不能超过30位,不能输入非法字符。
▪项目:
当输入的结算科目为项目核算时,必须输入对应的项目。
▪订单号:
录入与收款单对应的订单号。
手工输入,可以为空。
▪自定义项:
根据各个自定义项的数据类型进行相应的手工输入。
共有16项。
▪合同类型编号:
手工输入或参照选择单据对应合同的类型编号,如先选定合同类型,系统将自动带出编号。
▪合同类型:
手工输入或参照选择单据对应合同的类型,如选定类型编号,系统将自动带出类型名称。
▪合同号:
手工输入或参照选择单据对应的合同号,如先选定合同名称,系统将自动带出合同号。
▪合同名称:
手工输入或参照选择单据对应的合同名称,如先选定合同号,系统将自动带出合同名称。
注意:
已选定合同的单据,表体中将自动带入相关合同信息。
▪表体栏目说明
▪款项类型:
通过下拉菜单选择,根据业务情况选择"
应收款"
、"
预收款"
其他费用"
。
▪订单类型:
销售订单"
出口订单"
或空。
参照订单类型输入订单号。
可以参照输入,不能为空,自动带入表头客户,用户可修改,若与表头不一致,系统默认为代付款。
▪科目:
款项类型为应收款、预收款时,表体中对应输入的冲销科目必须本系统的受控科目;
款项类型为其他费用时,表体中对应输入的冲销科目不能是应收系统的受控科目。
表体金额合计必须等于表头金额。
表体数量合计没有必须等于表头数量的要求。
▪本币金额:
表体本币金额=表体原币金额*表头汇率,输入原币金额时自动计算本币金额,修改本币金额时自动反算原币金额。
▪合同类型编号、合同类型:
根据表头选定对应内容自动显示,也可手工录入或参照选择,这两项任选一项,另一项会自动带出对应内容。
▪合同号、合同名称:
▪收款单据增加
1.点击【收款单据录入】,进入收款单录入界面,若新增收款单,点击〖增加〗按钮,系统显示空白收款单。
若新增付款单,用鼠标点击〖切
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