公文管理办法最新Word文档格式.docx

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行政人事

1、目的

为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

2、定义

是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成各种来往和记录的文本。

3、职责

3.1公司行政人事部：

3.1.1负责公文工作计划的制定及公文管理制度的修订；

3.1.2负责公文的收集、整理、鉴定、保管、统计、使用、安全、保密等各个环节；

3.1.3配合、指导各部门、督促和检查各部门公文管理工作；

3.1.4负责公司公文查阅服务工作，为公司各项工作提供公文资料；

3.2公司各职能部门：

兼职公文管理员负责收集、整理和保管本部门的文件资料及移交归档工作，不得遗失、损坏和泄密。

4、公文处理原则:

4.1公文处理原则

4.1.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

4.1.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。

5、公文的种类：

5.1公文的定义

5.1.1公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

5.1.2常用的公文种类

常用的公文种类有：

决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。

（一）决定、决议：

对重要事项重大行为做出安排，用“决定”；

经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

（二）意见：

用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知：

用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。

（四）通报：

用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（五）报告、请示：

向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”；

向上级部门请示指示、批准用“请示”。

（六）规定：

用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（七）函：

是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。

（八）会议纪要：

传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。

6、公文格式

从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式具体见附件。

6.1红头文件

适用范围：

主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。

公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司综合管理部部，公司二级（公司一级部门以下各部门）及以下部门不得印发红头文件。

6.2内部通告

主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。

6.3会议纪要

主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。

6.4工作报告

主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。

公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。

7、公文的制作

各种不同类型的公文须按不同的工作制作原则、格式等要求来拟定，详见附件《公文的制作》。

8、公文处理时限

除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为2小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。

9、公文处理程序

公文的处理程序一般分为公文签发、公文分送、公文阅处、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。

9.1公文签发

9.1.1签发权限：

董事长、总经理、副总经理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通告等公文；

各部门相关负责人在规定权限内可以签发以本部门名义发出的公文。

9.1.2签发方式：

以公司名义行文的公文，经审签后，盖本公司公章发出，但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出。

9.2公文分送

9.2.1公司主要采用签收、传真、电报、邮递、电子邮件等公文分送方式。

一般情况下，分送公文应采取签收方式（对公司机密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送）。

采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。

9.2.2收件工作人员应对公文进行信封、文件、文号、秘字等的核定。

如其中一项不对口，应立即通知发文机构，并登记出错文件。

对封口被撕的公文应拒绝签收。

9.2.3各部门公文经行政人事部审核发现在格式或内容上存在较大错误的，退回原部门重新拟文。

9.2.4相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务，并严格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。

9.3公文阅处

公司领导收到公文后，在公文上作出处理意见（签发或批复等）。

9.4公文反馈与跟踪

行政人事部接到公司领导批示后，应尽快将批示件和原件反馈给拟办部门（同时保存批示件的复印件）。

9.5公文清理、存档和销毁

各部门文员或相关工作人员应对收发的公文每周进行一次整理，对有存档价值的公文应按公司档案管理制度的规定向档案管理部门移交。

10、第九条附则

本制度自2018年10月1日起试行，由行政人事部负责解释和修订。

附件表格待逐步完善。

附件1：

《公文的制作》

附件2：

公司级下行文、平行文版式

附件3：

公司级内部上行文版式

附件4：

公司对外上行文版式

附件5：

公司会议纪要版式

附件6：

公司内部工作联络函版式

附件7：

公司外部工作联络单版式

附件1：

公文的制作

1、公文主体组成部分说明

公司的公文由密级、紧急程度、发文版头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、主办部门等部分组成。

1.1密级，是公文的秘密等级，涉及公司及商业秘密的公文应当勾选“机密”，未勾选为普通文件。

用宋体四号字于公文右上角标注，所有勾选机密类文件为保密性文件。

1.2紧急程度，是公文送达和办理的时间要求，用宋体四号字于公文首页右上角标注“特急”，未勾选者为正常进行。

1.3发文版头

1.3.1以公司名义发文的版头，由公司全称或规范化简称加“文件”二字组成，字体为宋体加粗，字号为32，字间距为加宽1.5磅，居中、套红印在公文首页上部。

1.3.2以公司其他职能部门名义发文的版头，由发文部门全称或规范简称加“文件”二字组成，字体为宋体加粗，字号32，字间距为加宽1.5磅，居中、套红印在公文首页上部。

1.4发文字号

发文字号由发文字、年份和序号组成，用仿宋三号字标注于版头下方空两行，居中排列。

年份、序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；

序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

详细说明如下：

1.4.1公司发文统一使用“XX司发+﹝年度﹞+当年顺序号”

1.4.2各职能部门发文统一使用“XX+部门代码+发/报+﹝年度﹞+当年顺序号”，各部门代码为：

序号

部门名称

部门代码

发文代字

1

总经办

司

XX司发

2

生产中心

产

XX产发/报

3

仓储部

仓

XX仓发/报

4

物料部

物

XX物发/报

5

行政人事部

行

XX行发/报

6

财务部

财

XX财发/报

7

销售部

销

XX销发/报

1.4.3各级别会议纪要要依照发文原则编号，其中“发”改为“会字”，文号格式为：

⑴XX会议纪要文号：

XX司会字+﹝年度﹞+当年顺序号

⑵各职能部门会议纪要文号：

“XX+部门代码+会字+﹝年度﹞+当年顺序号”

1.5签发人

签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

“签发人”用宋体三号字，签发人后标全角冒号，冒号后用三号楷体标识签发人姓名。

1.6标题

标题是公文的发文主题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，公文标题位于红色横线下空一行，用宋体二号字，加粗，可分一行或多行居中排印，回行时，要做到词意完整排列对称，间距恰当。

1.7主送部门

主送部门是主要的受理公文的部门，需用全称或规范简称。

位于标题下空1行，用宋体四号字，加粗居左顶格排印，回行时仍顶格，最后一个主送部门名称后全角冒号。

如主送部门名称过多，应将主送部门名称移至主题词之下、抄送之上，标注发放同抄送。

1.8正文

正文是公文的主体，位于主送部门下方。

采用宋体四号字，行距1.5倍。

1.9主题词

公文应当标注主题词。

上行文按照上级部门的要求标注主题词，由反映公文主要内容的规定词组组成。

“主题词”标注于公文末页成文日期之下、抄送部门之上，用宋体四号字，加粗居左顶格标识，后标全角冒号：

词目用宋体四号字，加粗；

词目之间空1字。

1.10抄送部门

抄送部门指主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门。

抄送部门名称应使用全称或规范化简称、统称，用宋体五号字标注于主题词之下。

1.11主办信息

主办信息包括主办部门、联系人及电话、校对（人）、排版（人）等信息，可整合为经办人，用宋体五号字标注于抄送部门信息之下（无抄送部门在主题词之下）。

1.12页码.

用5号阿拉伯数字左右各方一条“-”线，居中设置，如：

第一页应设置为“-1-”。

1.13页边距设置

1.13.1上报董事会、监管机构文件页边距应设置为：

⑴首页设置为：

上3.7CM；

下：

2.54CM；

左、右：

2.5CM；

装订线：

0CM；

页眉：

1.5CM；

页脚：

1.75CM

⑵次页以及以后页面应设置为：

上：

3.7CM（其它项同上）。

1.13.2公司文件页边距应设置为：

⑴上：

3.7CM；

2.5CM

⑵装订线为：

1.13.3会议纪要、信息简报等页边距设置为：

1.14公文用纸

须采用国际标准A4型（210mmx297mm），单面印制，左侧装订。

2行文规则

2.1行文应当确有必要，注重实效。

2.2公司的行文关系，根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级部门。

2.3“请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应用抄送形式，但不得抄送其下级部门。

“报告”中不得夹带请示事项。

2.4向下级部门或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级部门。

2.5属于公司各部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文用当明确主办部门，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

附件2：

机密□

特急□

湖南XX铝业有限公司文件

XX司发﹝2018﹞1号签发人：

XXX

关于XXXXXXX的决定

主送部门:

（主送部门用宋体四号加粗字顶格排印）

正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文。

（正文用宋体四号字，行距1.5倍）

附件：

1.附件附件（宋体四号字，附件名称后不加标点符号）

2.附件附件（宋体四号字，附件名称后不加标点符号）

2018年10月1日

主题词：

主题词主题词主题词（宋体四号字，词目间空1字）

抄送：

（用宋体五号字，行距1.5倍）

经办人：

附件3：

批示:

机密□

XX铝业行政人事部文件

XX行报﹝2018﹞1号

关于XXXXXXX的请示

妥否，请批示。

XXX

呈报：

附件4：

主题词主题词主题词（宋体四号加粗字，词目间空1字）

附件5：

XX铝业XX会议纪要

XX司会字﹝2018﹞1号签发人：

xx

XXXX（会议名称）会议纪要

会议时间：

XXXXXXXXXXXXX

会议地点：

会议主持：

参加人员：

XXXXXXXXXX

纪要整理：

会议内容：

正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正

正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文（正文用宋体四号字，行距1.5倍）。

附件6：

XX铝业内部工作联络函

（□指示□通知□协调□通知□报告）

发函部门：

发函日期：

收函部门：

收函日期：

文件性质

□请归档□请落实□请回复

联络事宜

关于XXXX事宜（宋体四号字，加粗）

内容：

（宋体四号字，行距1.5倍）

收函部门意见反馈：

相关情况说明

附件7：

外部联系单

发件部门

发件人

发件日期

接收单位

接收人

收件时间

传递方式：

传真□手递□邮件□

主题

致：

XXXXXX公司

正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文。

接收单位意见：

签名：

XX

（盖章）

2018年9月30日

建设单位意见及签名

总包单位意见及签名

监理单位意见及签名