档案管理学讲课大纲一.docx

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档案管理学讲课大纲一

档案管理学讲课大纲

第一节　档案概述

一、档案的起源与沿革

（一）档案起源

档案是人类社会发展到一定历史阶段的文明产物，它的产生同文字的出现有着密切的联系。

远古时期没有文字，人们在劳动和生活实践中，只是靠语言和行为来表达思想、交流经验、传递信息。

这种原始记忆和口传交流方式在人类社会初期生产生活都非常简单的情况下基本适用，但随着社会不断向前发展，社会生产和生活也日益复杂起来，语言交流既不能传递很远，也容易遗忘，不能世代保存。

为了弥补语言的局限性，人们在实践中创造了“结绳”、“刻契”的方法来帮助记忆。

所谓结绳就是在————————。

这种方法世界上许多民民族都使用过。

直到建国初期云南傈僳族、瓦族，西藏的门巴族、台湾的高山族等，仍然采用结绳刻契的方法来记事。

在国外，古波斯人、秘鲁人也都使用过这种方法记事。

据考古学家研究，古代秘鲁人对结绳及释义有相当具体完整的方法，在一条长绳上—————。

并在各镇设置专门管理和负责解释结绳的官吏“结子官”。

”虽然在某种程度上记录了人们的实践活动，初步有记事备忘、信守、凭证的功能，但它只是某种事情的具体记号，只能帮助有关人唤起回忆和想象，不能准确地表达出人们的抽象思想和概念。

具体的历史事实仍储存在人的大脑之中，离开了人的记忆和讲解，它无法独立地完成记录和传递信息的功能，所以，这只是一种原始的记事方法。

随着生产劳动的不断发展，社会交际范围也日益扩大，为适应新的需要，人们逐渐采用画图画的形式代替结绳。

所谓图画就是———。

最初图画画得很复杂很细，目的是让人们一看便懂。

后来当人们习惯了这种图画之后，图画就逐渐画得简单起来了，简化成一定的图案符号，进而图画形象描绘得越来越少，而抽象符号日益增多，经过去时漫长的演变，最早的文字终于产生了。

文字的出现为档案的产生创造了条件，但并非有了文字就有了档案。

只有当人们将文字用于生产记录的时候，严格意义上的档案才开始产生形成。

最早的档案产生何年何月目前没有定论。

但从有文献记载和考古成果来考察，档案大约产生在原始社会末期。

从6000年前原始社会晚期的仰韶文化到公元前21世纪的夏代进入阶级社会，是我国档案逐渐形成和完善阶段。

公元前21世纪，我国原始社会解体，进入奴隶制夏代时期，国家的产生需要进行管理工作，逐渐形成了比较有条理的文书，从此揭开了系统档案历史的序幕。

档案的产生需要两个条件：

1、文字的形成和使用是基本条件

2、私有制、阶级和国家的产生是社会条件

（二）档案沿革

档案自原始社会末期产生至阶级社会形成后，几千年来，在载体和名称方面都经历了一系列的发展变化。

１、档案载体演变的历史过程

①甲骨档案：

所谓甲骨，是指龟甲和兽骨。

刻在这些龟甲和兽骨上的文字记录，就称为甲骨档案。

甲骨档案距今以有3000多年的历史，从考古发掘的15万片甲骨档案来看，甲骨档案主要集中在商代，有部分属于西周时期。

②金石档案：

金石档案是金文档案和石刻档案的合称。

金文是铸刻在钟鼎等青铜器物上的铭文，又称“钟鼎文”；金文档案形成于周代；石刻档案是刻写在石头或玉石上书史记事的文字材料，它以石材为载体。

我国石刻档案盛行于秦汉时期。

秦始皇统一天下后，频频出巡，以石刻来宣扬功德。

其后大兴石刻之风，历经隋唐以至明清而不衰，近代、现代仍然沿用。

如：

我们寺院、寺庙经常能看到许多功德碑、记事碑等。

③简牍档案：

简指竹片，牍指木片，记录在竹片木板上的文书就是简牍档案。

纸张发明之前，简牍是主要的书写材料。

它最早使用于商代，盛行于春秋战国至东汉时期，距今有1600多年的历史。

④缣帛档案：

缣帛档案是以缣帛丝织品为书写材料，几乎与简牍同时期使用。

汉墓中发现的绘在帛上的《长沙国南部地形图》和《驻军图》舆图档案，不仅是我国而且也是世界上最早的地图档案。

又由于缣帛造价昂贵，当时只是用来书写经典，有些重要的官文书如：

诰命、敕命也用缣帛。

⑤纸质档案：

纸质档案出现和使用，使我国档案发展到了一个新的历史时期，纸代替竹木简牍而成为书写材料是随着造纸术演变而逐渐完成的。

⑥新型载体材料的档案：

新型载体档案是以录音、录像、照像、缩微、电磁技术等新的记录处理信息手段来保存和积累档案文献。

我们说从档案制成材料的演变历史可以鲜明地反映出社会的文明进化的状态。

２、档案名称形式的演变

同样档案载体的不断发展变化也是经历了一个历史发展过程。

①我国档案最早在商代称为“典”、“册”。

在甲骨文中已应用了“典”、“册”这两个字。

有个历史故事叫“周公的册书”就是讲周成王看到了周公祭告上天“愿以已身代兄而死”的“册文”后才取消了对其叔叔周公的怀疑。

②周代称为“中”。

周至晋时期称为“简策”、或“简书”。

③秦汉时期称为“帛书”、“缣书”或“竹帛”。

④汉魏时期称为“文书”、“文案”。

⑤唐宋时期称为“文牍”、“案牍”、“官文书”、“文卷”等。

⑥“档案”一词最早出现在明末清初，康熙年间普遍使用，从开始使用至今已有300多年的历史。

杨宾在《柳边纪略》一书中对“档案”进行了最早的解释。

清代杨宾，字可师，号耕夫，浙江山阴人，此人能诗善画，嗜好著述。

杨宾的父亲杨安诚，为朋友的事受到牵连，被充军到驻防宁古塔（今黑龙江省宁安县）。

杨宾到京城为父讼冤，康熙皇帝看他诚恳，讲的很实在，有道理，于是下谕让他到柳条边外（清代在关外修筑一条柳条篱笆，作为边墙，禁止边内居民越过篱笆打猎，采人参、放牧等，这里指宁古塔）迎父归乡养老。

杨宾在康熙二十八年到柳边外宁古塔驻军营地省父，有机会顺路考察，并写下了《柳边记略》一书，共五卷，记述了清初柳条边内外的形势、山川、官制、兵额、城堡、驿站、部落、寺庙、项赋、物产、民情、风俗等。

杨宾在这部书中作了这样的记载：

“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。

然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣”。

这段话的大意是，柳条边外官府文书，多数都写在木片上，往来传递的称为档案，也称为档子，是因为积累多了，穿皮条为档的缘故。

然而，现在官府文书写在纸上的，也叫做牌子，叫做档子。

这是我国目前发现有关记述档案名称来历较早的古籍。

因此，我国档案界的专家，学者在讲述什么是档案、档案名称来历时，多数都引用杨宾《柳边纪略》中的这段话。

二、档案的定义及其涵义

（一）档案定义

档案是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治

军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（二）档案定义的基本涵义

档案定义的基本涵义包括以下几个方面

１、档案是历史的原始记录。

档案是人类在社会活动实践中自然形成的，不是事后为了某种目的而编写的。

档案的原始记录性是档案定义的根本属性，是区别于图书、情报等其它文献资料的根本所在。

２、档案来源广泛、内容丰富

从档案所有权性质来说，档案形成者可分为三种类型：

一是国家机关、部队、团体和全民所有制企事业单位。

这些单位形成的档案是我国档案的主体，属于国家所有。

二是私人和私营企业单位形成的档案属于集体所有。

三是私人和私营企业单位所形成的档案归个人所用，但对于那些与国家利益关系密切的档案要受到国家法规的制约和管辖。

３、档案是保存备查的文件，具有查考利用价值。

档案是由文件转化而来的，档案与文件是同一事物在不同阶段的表现形式。

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。

没有文件就无所谓档案，而没有档案文件也不能完整地保存流传下去，两者互为依存，缺一不可。

文件转化为档案的条件，一般来说通常须具备三个方面的条件：

第一、只有办理完毕的文件才能转化为档案。

所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。

情况有以下三种：

1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。

2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。

3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。

从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。

第二、只有对日后实际工作和科学研究具有查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。

从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。

第三、只有按照一定的规律集中保存起来的文件，才能最后成为档案。

从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。

４、档案的种类众多，形式多样

①从档案载体形式来看，有甲骨、石头、泥板、纸草、羊皮、铜铁、竹木、缣帛、纸张以及磁性材料、感光材料。

如录音、录像带、磁盘、光盘、影片等等。

②从档案的记录方式来看，有文字、图纸、符号、声频、视频等记录手段。

③从档案的种类来看，以档案的所有权方面分国家档案、集体档案与个人档案。

④从档案的形成时间方面来看，可分为历史档案与现行档案。

⑤从档案所载的内容来分，可分为文书档案、科技档案和专门档案。

三、档案与相关物的比较

１、档案与图书的比较

　　①不同方面

　　A、档案并非是有意识地编写、杜撰的，而图书是作者为了某种目的有意识地撰写的；

B、数量不同。

档案往往是原稿原件，一般说来只保存几件或一件，失而不能复得，而同一种图书往往印刷成千上万册，还可以再版。

C、作用不同。

档案是历史的原始记录，绝大多数档案具有凭证和依据作用，同时在社会生活的各个方面都产生重要作用；图书一般没有法律和凭证作用，在许多方面不如档案作用重要，图书的作用是传播知识。

D、保密性不同。

少部分档案含有一定机密性，不能向社会随意开放；图书基本是公开发行的，不需要保密。

②相似之处

A、两者目前都以文字记录为主；

B、都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。

C、在一定条件下两者可以互相转化，互相弥补。

２、档案与情报的比较

　　①情报的特点是内容新，现实性强，代谢快，寿命短。

　　②情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广，它始终处于传递过程中。

　　３、档案与文物的比较

大多数文物和档案属于两种不同的事物。

如：

古文化、古建筑、工艺品、墓葬图书资料等都是文物；但有部分文物是重要的历史档案。

如：

历代手稿、部分石刻、简牍、甲骨文、契约、古代书信等，这些文物就具有双重性，它即是历史文物，同时又是珍贵的历史档案。

４、档案与资料的比较

资料一般具有参考性质，起着推广经验、传播知识、提供信息的作用，与档案有关的资料在没有档案原件的情况下，就更有参考作用，保存与馆藏有关的资料可以辅助档案提供利用，补充档案的不足，档案与资料在一定条件下可以互相转化。

　　四、档案的作用

（一）档案作用的表现

　　１、机关管理工作的查考凭据

档案是机关以往工作活动的记录，它记录着上级机关对下级机关的领导与指导，下级机关向上级机关的请示与汇报，平级机关之间的商洽与交流情况，机关与群众之间的联系，可以作为机关决策和处理问题以及开展工作的必要条件。

２、生产活动的参考依据

档案不仅是机关活动的记录，也是生产活动的记录。

人类的生产活动具有连续性和继承性的特点，前一阶段形成的档案是后一阶段生产活动的依据和凭证，现阶段生产活动形成的档案是将来生产活动的凭证和依据。

尤其是随着人类生产活动的日益复杂，生产技术现代化程度提高，档案在人类生产活动方面的参考依据作用更加明显。

３、科学研究的可靠资料

所谓科学研究，就是对新知识的探求。

人们进行任何科学研究都不是从零开始的，借鉴和继承前人的研究成果，掌握充分的文献资料，是进行科学研究的基础和前提条件。

如：

航空母舰下海，宇宙飞船上天等都是经过几代人甚至是几十代的努力才能完成的，这些研究成果的传承靠什么，就是档案。

４、政治斗争的有力工具

在奴隶社会和封建社会中，统治阶级把档案看作“插入鞘中的剑