公文写作培训课件.ppt
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1办公室2012年10月行文规范行文规范主旨明确主旨明确层次清晰层次清晰语言简洁语言简洁-新入职员工公文写作培训课件新入职员工公文写作培训课件2一、公文的含义和一、公文的含义和特点特点公公文文是是国国家家机机关关、社社会会团团体体、企企事事业业单单位位,用用于于行行政政管理,具有法定效力和规范体式的文体。
简称管理,具有法定效力和规范体式的文体。
简称“文件文件”。
二、公文的种类二、公文的种类命令、决定、公告、通告、议案、命令、决定、公告、通告、议案、意见、意见、批复、批复、通报、通知、请示、报告、函、会议纪要通报、通知、请示、报告、函、会议纪要公文具有:
政策性、权威性、规范性公文具有:
政策性、权威性、规范性计划、总结、方案、制度不能直接作为公文计划、总结、方案、制度不能直接作为公文3公文应明确的几个概念v通知、通报、决定、命令(令)、会议纪要、通知、通报、决定、命令(令)、会议纪要、函、批复等函、批复等-下行文下行文v报告、请示报告、请示-上行文上行文v函函-平行文平行文5三、公文的重要性三、公文的重要性公文是员工履行岗位职责的重要工具公文是员工履行岗位职责的重要工具公文是企业实现管理职能的重要途径公文是企业实现管理职能的重要途径公文是体现企业形象的重要手段公文是体现企业形象的重要手段公文是衡量员工综合素质的重要标尺公文是衡量员工综合素质的重要标尺671、正确选用文种,体式规范2、标题准确反映全文的主题3、观点明确,阐述清楚,逻辑关系明了4、简明扼要,直书不曲6、用语庄重平实10、准确计算8、用语要礼貌得体7、概念稳定5、表述紧凑严密9、正确运用标点符号一、公文写作的一般要求一、公文写作的一般要求8二、二、公文写作中容易出现的问题公文写作中容易出现的问题
(一)语言重复、啰嗦经市轨道交通工程建设指挥部批准经市轨道交通工程建设指挥部批准同意同意2013年5月25日5月31日下午18:
45分事故发生后,事故发生后,*总部高度重视这次事故,接报事故总部高度重视这次事故,接报事故后,立即后,立即-。
地铁施工人员地铁施工人员2424小时夜以继日轮班作业。
小时夜以继日轮班作业。
9
(二)词序、语序不当v关于关于部分部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题,请建设总部抓紧给各土供应商的材料款问题,请建设总部抓紧给各施工单位发文,限期施工单位发文,限期要求要求解决。
解决。
修修改改:
关关于于三三、四四号号线线部部分分施施工工单单位位拖拖欠欠钢钢筋筋、混混凝凝土土供供应应商商的的材材料料款款问问题题,请请建建设设总总部部抓抓紧紧给各施工单位发文,给各施工单位发文,要求要求限期解决。
限期解决。
v地地铁铁工工程程是是徐徐州州市市委委、市市政政府府及及广广大大市市民民备备受受关注的大型市政工程。
关注的大型市政工程。
修修改改:
地地铁铁工工程程是是备备受受徐徐州州市市委委、市市政政府府及及广广大大市民关注的大型市政工程。
市民关注的大型市政工程。
10(三)词义混淆v制定制定v制订制订词义:
制定词义:
制定制作、定出。
公文中习惯用在较制作、定出。
公文中习惯用在较大场合大场合。
运用:
党的第十六次代表大会,为我们制定了全运用:
党的第十六次代表大会,为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。
面进入小康社会的总任务和政治路线。
词义:
制订词义:
制订制作、订立。
公文中习惯用于具制作、订立。
公文中习惯用于具体规章制度的订立。
体规章制度的订立。
运用:
公司制订了防火、门卫等安全管理制度。
运用:
公司制订了防火、门卫等安全管理制度。
11v和和v与与66月月1313日日,轨轨道道公公司司和和西西门门子子(中中国国)有有限限公公司司、西西门门子子股股份份公公司司签签订订了了二二、八八号号线线延延长长线线信信号号系系统统采采购合同。
购合同。
和和强调强调“一起一起”、“共同共同”的的意思意思与与强调强调“跟跟”、“对立对立”的意的意思思运营分公司运营分公司与与办公室进行了一场篮球比赛办公室进行了一场篮球比赛运营分公司运营分公司和和办公室一起被评为总公司办公室一起被评为总公司20201616年年度先进集体度先进集体12(四)词语搭配不当v借阅人必须借阅人必须履行履行档案查阅、借阅登记制度档案查阅、借阅登记制度v为为杜绝杜绝管理漏洞管理漏洞13v全国人大常委会第十八次会议于全国人大常委会第十八次会议于2005年年10月月27日日通过公司法(修订案),并于通过公司法(修订案),并于2006年年1月月1日起日起施行。
施行。
(五)语法错误专家组的日常管理工作由总工程师办公室负责,统一专家组的日常管理工作由总工程师办公室负责,统一组织和管理专家活动,并收集和汇总专家意见。
组织和管理专家活动,并收集和汇总专家意见。
4月月10日,运营分公司领导干部民主生活会上,日,运营分公司领导干部民主生活会上,对运营分公司下一步干部作风建设提出对运营分公司下一步干部作风建设提出“五戒五警五戒五警惕惕”要求,要求,-14(六)逻辑问题v总公司领导:
总公司领导:
44月月2020日日,车车辆辆中中心心向向总总公公司司呈呈报报了了关关于于-的的请请示示,在在请请示示中中,卢卢总总提提出出了了有有关关要要求求。
现现就就有关情况说明如下:
有关情况说明如下:
要要求求提提高高学学生生储储值值票票的的折折扣扣优优惠惠,建建议议从从7折折提提高高到到9折。
折。
15孤本、密级档案孤本、密级档案不予借出不予借出。
确需借阅的确需借阅的,须在,须在指定时间内归还。
指定时间内归还。
20062006年上半年,我司共举办演练年上半年,我司共举办演练6666次次,其中:
总,其中:
总公司级公司级11次次,总部级的演练有,总部级的演练有1919次次。
根据目前三号线运营根据目前三号线运营实际实际客流客流趋势趋势16v声像档案库房的声像档案库房的温度温度、湿度湿度要确保符合国家标准,要确保符合国家标准,避免磁场干扰和保持清洁,要特别注意防火,并避免磁场干扰和保持清洁,要特别注意防火,并定期检查库房的定期检查库房的“八防八防”,发现问题及时补救。
,发现问题及时补救。
解聘解聘*同志督办主管职务同志督办主管职务,解聘时间解聘时间自自20082008年年44月月99日日起起。
17(七)附件运用不当附件对正文所提及的事项进行详细说明或对正文中的论点形成支持的文件关于附件的详细规定关于附件的详细规定附件标注范本附件标注范本18(八)称谓问题v3月月14日,在日,在轨道公司轨道公司第一会议室,由第一会议室,由徐州市徐州市城市轨道交通有限责任公司城市轨道交通有限责任公司XXX副总工程师主副总工程师主持召开复合电缆支架荷载受力分析及应用方案持召开复合电缆支架荷载受力分析及应用方案讨论会。
参加会议的有讨论会。
参加会议的有轨道公司轨道公司总工程师室、总工程师室、建设分公司、地铁设计院、北京泊森达工贸有建设分公司、地铁设计院、北京泊森达工贸有限责任公司。
限责任公司。
3月月14日,在日,在轨道公司轨道公司第一会议室,第一会议室,轨道公轨道公司司XXX副总工程师主持召开了复合电缆支架副总工程师主持召开了复合电缆支架荷载受力分析及应用方案讨论会。
参加会议荷载受力分析及应用方案讨论会。
参加会议的有的有轨道公司轨道公司、地铁设计院、北京泊森达工、地铁设计院、北京泊森达工贸有限责任公司等单位有关人员。
贸有限责任公司等单位有关人员。
v2018年年3月月12日下午,在安然车辆段综合楼日下午,在安然车辆段综合楼2楼会议楼会议室,室,维修中心领导维修中心领导XXX主持召开了二、三、四号线主持召开了二、三、四号线机电、工建设备委外维修项目实施方案讨论会。
与机电、工建设备委外维修项目实施方案讨论会。
与会人员有运营分公司会人员有运营分公司领导领导XXX、XXX,维修中心,维修中心领领导导何江海、吴忠东、谭林、何江海、吴忠东、谭林、。
v2018年年3月月12日下午,在安然车辆段综合楼日下午,在安然车辆段综合楼2楼会议楼会议室,室,维修中心维修中心组织召开了二、三、四号线机电、工组织召开了二、三、四号线机电、工建设备委外维修项目实施方案讨论会。
与会人员有建设备委外维修项目实施方案讨论会。
与会人员有总部副总经理总部副总经理XXX、XXX,维修中心,维修中心XXX、XXX、XXX、。
v要点:
要点:
1.职务要清楚交代,不能以职务要清楚交代,不能以“领导领导”代之;代之;2.总部发文的,总部领导以外人员均不写职务。
总部发文的,总部领导以外人员均不写职务。
20(九)标点符号运用不当标点符号运用规则:
标点符号运用规则:
一个主语用一个句号。
一个主语用一个句号。
换主语时用句号。
换主语时用句号。
标题如果不是完整的句子,则结尾时不用标标题如果不是完整的句子,则结尾时不用标句号。
句号。
引用有关人员的讲话、法规条文时,如果用引用有关人员的讲话、法规条文时,如果用“”,必须按原文一字不改地引用。
,必须按原文一字不改地引用。
v为深入学习贯彻习近平总书记关于构建社会为深入学习贯彻习近平总书记关于构建社会主义和谐社会的重要讲话精神,构建和谐徐主义和谐社会的重要讲话精神,构建和谐徐州地铁州地铁。
总公司工会决定在我司工会干部和总公司工会决定在我司工会干部和员工中广泛开展构建社会主义和谐社会的主员工中广泛开展构建社会主义和谐社会的主题教育活动题教育活动,现将有关事项通知如下:
现将有关事项通知如下:
为深入学习贯彻胡锦涛总书记关于社会主义为深入学习贯彻胡锦涛总书记关于社会主义荣辱观的重要讲话精神,构建和谐广州地铁荣辱观的重要讲话精神,构建和谐广州地铁,总公司工会决定在我司工会干部和员工中广总公司工会决定在我司工会干部和员工中广泛开展社会主义荣辱观的主题教育活动泛开展社会主义荣辱观的主题教育活动。
现现将有关事项通知如下:
将有关事项通知如下:
22v参会参会人员:
人员:
XXX、XXX(总工室)(总工室);XXX、XXX(建设分公司)(建设分公司);XXX、XXX、XXX、XXX(运营分公司)(运营分公司);XXX、XXX(地铁设计院)(地铁设计院)。
参会人员:
参会人员:
XXXXXX、XXXXXX(总工室),(总工室),XXXXXX、XXXXXX(建设分公司),(建设分公司),XXXXXX、XXXXXX、XXXXXX、XXXXXX(运营分公司),(运营分公司),XXXXXX、XXXXXX(地铁设计院)(地铁设计院)2324一、确立为别人而写的原则一、确立为别人而写的原则让你自己明白很重要,但让读者明白最重要让你自己明白很重要,但让读者明白最重要拟文的直接目标是拟文的直接目标是“四好四好”:
好读、好懂、好记、好处理执行好读、好懂、好记、好处理执行公文公文“四宜四宜”:
宜短、宜实、宜准、宜平和:
宜短、宜实、宜准、宜平和二、掌握公文写作的二、掌握公文写作的“三步曲三步曲第一步:
开头。
第一步:
开头。
交代发文的背景、依据、目交代发文的背景、依据、目的,为后面叙述主体进行铺垫。
的,为后面叙述主体进行铺垫。
宜开门见山、宜开门见山、简短利落。
简短利落。
第二步:
主体。
第二步:
主体。
阐明具体观点、叙述具体事阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。
项、提出具体要求。
宜多费笔墨宜多费笔墨、重点对待。
重点对待。
第三步:
结尾。
第三步:
结尾。
宜寥寥几笔、谨慎用字。
宜寥寥几笔、谨慎用字。
25三、层次分明、不重复三、层次分明、不重复段落之间分界清晰段落之间分界清晰不重复原则:
不重复原则:
每个问题只在文章中每个问题只在文章中讲述一次讲述一次,且,且讲透,不在其它地方再讲讲透,不在其它地方再讲27四、注意逻辑、顺序四、注意逻辑、顺序表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯不要用倒装句和被动句不要用倒装句和被动句注意相互依存关系注意相互依存关系有一必有二有一必有二四四有有采用直叙法,不要用倒叙法和插叙法采用直叙法,不要用倒叙法和插叙法有先必有后有先必有后有内必有外有内必有外有好必有坏有好必有坏注意顺序注意顺序思想在先,行动在后思想在先,行动在后八先八后八先八后别人在先
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