会计档案文档格式.docx

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2、企业和其它组织的年度财务报告（决算，包括文字分析）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

第二、保管25年的会计档案：

1、行政单位、事业单位的现金出纳账和银行存款账；

2、税收会计的税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账、现金出纳账和银行存款账；

3、企业和其它组织的现金出纳账和银行存款账。

第三、保管15年的会计档案：

1、财政总预算的拨款凭证及其它会计凭证、总账、明细分类分户账或登记簿、会计移交清册；

2、行政单位和事业单位的各种会计凭证、日记账、总账、明细分类分户账或登记簿、会计移交清册；

3、税收会计的各种完税凭证和缴库退库凭证、农牧业税结算凭证、总账、明细分类分户账或登记簿、会计移交清册；

4、企业和其它组织的各种会计凭证、日记账、总账、明细分类分户账或登记簿（除过现金出纳账和银行存款账）、会计移交清册。

第四、保管10年的会计档案：

1、财政总预算会计收到的国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证、各收入机关编送的报表、行政单位和事业单位编送的年度报表、税收年报（决算）、国家金库年报（决算）、基建拨款贷款年报（决算）；

2、税收会计收到的国家金库编送的各种报表及缴库凭证、月度季度税收会计报表（包括票证报表）。

第五、保管5年的会计档案：

1、财政总预算会计、行政单位和事业单位会计的月度季度报表、已报废固定资产的明细账（卡片）；

2、企业和其它组织的银行余额调节表、银行对账单和已报废固定资产的卡片。

这里要特别强调的是，以上关于会计档案的保管期限，均为最低的保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按此执行，如遇特殊情况应进行具体分析。

（二）会计凭证的整理方法和要求

1、每月10日前完成上个月会计凭证的整理装订工作。

2、原始凭证粘贴、折叠的长度与宽度，应与省财政厅规定的会计凭证封面相同，每本凭证装订的厚度一般保持在2厘米以内，特殊情况不超过2.5厘米。

3、会计凭证整理好后，统一按照记账凭证编号顺序逐月逐年排列并编写案卷顺序号。

如果会计凭证特别多（每年超过100册），可一年断一次案卷号；

如果会计凭证比较少，可每五年断一次案卷号；

如果会计凭证很少，可以每十年断一次案卷号。

5、每年的会计凭证整理完毕后，统一编制案卷目录一式三套。

6、所有的会计凭证编好案卷目录后，即应装盒入柜保管。

每盒装几本以凭证薄厚确定，装满为止，但一般不能跨月跨年装盒。

7、整理好的会计凭证须达到项目齐全完整、签章手续完备、装订整齐美观、排列编号准确、查阅利用方便的要求。

（三）会计账簿的整理方法和要求

1、一本账簿无论薄厚大小，均视为一个整理保管单位，也就是一卷，各种账簿厚度一般不超过2厘米，以便于整理保管和查阅复制。

2、每本账簿都要从“1”开始，统一用铅笔编写页号（计算机生成的账簿要有自动编制的连续页号，否则仍需人工编写）。

正面有数据记载的编写在右上角，背面有数据记载的编写在左上角。

活页账簿整理时将正反两方面都无数据记载的空白页抽出；

现金日记账和银行存款日记账必须保持原状，不得拆散或抽去空白页。

如果账簿已有印好的符合要求的页号，则无须再编。

3、每本账簿都要在账页之前放置“账簿启用表”，并须认真填写，整理时如无账簿启用表务必补上。

4、每年的账簿统一按照现金账、银行存款账、总账、明细账、日记账、辅助账的顺序进行排列，且从“1”开始，逐年连续编写案卷顺序号。

5、案卷号编好后，逐卷（本）编制案卷目录一式三套。

6、凡整理好的账簿，要按照排列编号顺序统一装入卷盒内。

每盒装几本，以账本薄厚确定，装满为止，但不同年度的账簿一般不能混装在同一盒内。

7、整理好的会计账簿应达到结构完整、项目齐全、页码准确、平整美观、查阅方便的要求。

（四）财务报告的整理方法和要求

1、各单位每年的财务报告统一分为下列两部分分别进行整理：

A、年度财务报告（也称决算，包括文字分析）；

B、月、季度财务所告（包括文字分析）。

2、日报、旬报、半月报可不立卷归档，由财务部门视具体情况保存使用并处理。

3、各单位的年度财务报告视页数多少，一年立一卷或若干卷，不应与月、季度报表混合整理；

月、季度财务报告视份数、页数多少，可一年立一卷，也可每季度或每半年立一卷；

每卷厚度不超过2厘米。

4、一个卷内有若干份报表时，按时间顺序进行排列，其中纸张太小的应按照A4标准进行背贴。

5、凡财务报告卷编写页码，正面有字的编在右上角，背面有字的编在左上角。

每本卷均从“1”编起，一卷一个顺序号。

6、年度财务报告统一按年度顺序单独排列并编写案卷顺序号；

各年度的月、季度财务报告统一按时间顺序另行排列并编写案卷顺序号，逐年接续；

年度财务报告与月、季度财务报告整理好之后，应分别装进按规定制作的卷盒内，不同度年不能混装。

7、案卷顺序号编好后，逐卷编制案卷目录一式三套。

8、整理好的财务报告，应达到目录备考齐全、页码编写无误、装订整齐美观、封面填写正确的要求。

（五）其它类会计档案的整理方法与要求

与财务报告基本相同，其中永久保管的会计档案保管清册、会计档案销毁清册因其数量少，可归入相应年度的年度财务报告之后整理、排列、编号、编目；

保管15年的会计移交清册因其数量少，可归入相应年度的会计账簿之后整理、排列、编号、编目；

保管5年的银行余额调节表和银行对账单因其数量少，可归入相应年度的月度季度财务报告之后整理、排列、编号、编目。

五、档案室对会计档案的管理

会计档案由于其外观形式的特殊性，所以进入档案室后的管理与其它门类的档案有所不同，这里要强调的是：

（一）会计凭证、会计账簿、财务报告应分别入库排列保管，并设计制作规范的标签，贴在醒目处，做到整齐美观，查阅方便。

要坚决避免一些单位按年度混合排列、杂乱不堪的现象。

（二）要购置专门的会计凭证柜保管会计凭证，做到既整齐美观，又查阅方便。

要坚决避免一些单位会计凭证或成包成捆，或层层垒叠，存取困难的不良现象。

（三）要建立健全并认真贯彻执行会计档案管理制度。

制定会计档案管理制度，是为了保证和促进会计档案工作的持续健康发展，充分发挥会计档案的作用。

有了会计档案管理制度，可以使会计人员有章可循，有利于齐全、完整、系统的会计档案的形成。

会计档案管理制度的内容主要包括五个方面：

一是立卷制度，主要规定由谁立卷、何时立卷、采取什么方法立卷、案卷质量应达到什么标准等；

二是归档制度，主要规定归档的范围、时间和要求以及应当履行的手续；

三是保管制度，主要规定会计档案保管应当具备的物质条件、安全措施、注意事项等；

四是查阅利用制度，主要规定查阅会计档案的手续、审批权限、保密守则等；

五是鉴定销毁制度，主要规定鉴定会计档案的依据、标准、鉴定工作的组织领导，会计档案销毁的审批、执行和监销等。

会计档案管理制度根据具体情况可单独制定，也可与其它档案共同制定。

制定好后按照正式文件印发各有关部门和人员周知，以便于贯彻执行。

六、会计档案的装具与使用

为了进一步推进全省会计档案管理的标准化、规范化工作，省财政厅和省档案局于2003年初制发了《甘肃省会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范》（甘财办[2003]12号），下面根据文件规定将档案装具的使用做以介绍。

A、会计凭证封面、备考表、包角纸、凭证盒各项目的填写

（一）会计凭证封面各项目的填写

会计档案

立卷部门

类 

别

会计凭证

案卷名称

会计凭证 

（ 

）

起止日期

自 

年 

月 

日起至 

日止

凭证编号

自第 

号起至第 

号止

保管期限

年

册 

数

本月共 

册 

本册是第 

册

归档号

全宗号

目录号

案卷号

财务主管 

会计 

装订

（图一）

会计凭证封面样式见（图一），各项目填写规范如下：

1、上部黑线“会计档案”四个字前面填写单位名称或通用简称，如“兰州市水利局”、“中共兰州市委办公厅”等。

填写方法：

如需求量大可与厂家联系直接将单位名称印上，如需求量较小，可以刻制大小适当的条形单位名章盖上去，以求整齐美观。

2、“立卷部门”项：

填写本单位财务机构名称，如“财务处”、“财务室”等。

3、“类别”项：

应填写“会计凭证”，因已统一印好，故必再填。

4、“案卷名称”项：

如果本单位使用的是通用记账凭证，则此项再不需填写；

如果本单位使用的是分类记账凭证，则根据实际在扩号里面填写上“收款”、“付款”或“转账”字样，以示区别。

5、“起止日期”项：

填写本册会计凭证第一张和最后一张记账凭证编制的日期，年、月、日均不得省略。

6、“凭证编号”项：

填写本册会计凭证第一张和最后一张记账凭证的编号。

7、“保管期限”项：

无特殊情况应填写“15年”，但不得写成“长期”或“短期”。

8、“册数”项：

填写本月会计凭证的总册数和本册会计凭证在本月的排序编号。

9、“归档号”项：

填写本册会计凭证在在本年度所有会计凭证中的排序编号。

10、“全宗号”项：

填写档案馆给本单位档案确定的代号。

如未确定，暂不填写。

11、“目录号”项：

填写登记本册会计凭证的目录本的编号。

12、“案卷号”项：

填写本册会计凭证在本单位全部会计凭证或某一时间段内所有会计凭证中的排序编号。

13、“财务主管”项：

由财务主管签章。

14、“会计”项：

由会计人员签名盖章。

15、“装订”项：

由装订本册会计凭证人员签名或盖章。

（二）会计凭证备考表样式（图二）和各项目填写如下：

备 

考 

表

本卷需要说明的情况：

财务主管：

装订人：

日

（图二）

1、“本卷需要说明的情况”项：

记载整理时或日后保管查阅过程中遗留、出现的问题，以备查考。

如无问题，则本栏不填写。

2、“财务主管”项：

整理好的会计凭证由财务主管检查，合格后由其签名盖章。

3、“装订人”项：

由整理装订人员签名或盖章，以示负责。

4、“年 

日”项：

由立卷人填写本册会计凭证整理装订完毕的日期。

（三）会计凭证包角纸样式（图三）和各项目填写规范如下：

年 

月

2002．6

1

25

案卷号

88

（图三）

1、“年月”项：

填写本册会计凭证产生的年月，应与封面“起止日期”项相同。

2、“凭证编号”项：

与封面“会计凭证编号”项相同。

3、“案卷号”项：

与封面“案卷号”项相同。

会计凭证

全 

宗 

号

目 

录 

记账凭证编号

案 

卷 

（四）会计凭证盒样式（图四）和各项目填写规范如下：

（图四）

1、“全宗号”项：

填写档案馆给本单位档案定的代号。

如未确定暂不填。

2、“目录号”项：

3、“年月”项：

填写盒内所装会计凭证所属年月，如“2003.5”等。

4、“记账凭证编号”项：

如盒内装一本会计凭证，该项填写与会计凭证封面对应项目相同；

如盒内装有几本会计凭证，该项填写第一本凭证的起号和最后一本凭证的止号。

5、“案卷号”项：

如盒内装有数本会计凭证（装盒不跨月），该项填排序第一本与最后一本的案卷号，如“1-3”“20-22”等。

B、会计账簿、财务报告的封面、备考表和卷盒的填写

（一）会计账簿、财务报告封面样式（图五）和各项目填写规范如下：

卷

名 

称

卷内页数

年

全宗号

目录号

（图五）

1、上部黑线“会计档案”四个字前面填写单位名称或通用简称，如“庆阳市水利局”、“中共临泽县委办公室”等。

根据情况填写“会计账簿”、“财务报告”或“其他”字样。

是会计账簿时填写会计账簿名称，如“现金日记账”、“总账”、“固定资产账”等；

是财务报告时填写财务报告名称，如“2001年度财务报告”、“2001年1-6月财务报告”、“2001年直属单位年度财务所告”等；

是其它类时，根据材料拟写案卷名称。

会计账簿填写启用的年月日和最后一笔账登记的年月日；

财务报告填写该报告（报表）的起止日期。

6、“卷内页数”项：

填写账簿或报告的总页数，正面有数据的在右上角编号，背面有数据的在左上角编号；

自“1”编起，不论薄厚，一本账一个顺序号；

如账簿已印好页码的不再重编；

财务报告按组成的卷一卷编一个顺序号，编页号方法与账簿相同。

按照《会计档案管理办法》规定，填写“永久”、“25”、“15”、“10”或“5”年。

8、“全宗号”项：

9、“目录号”项：

填写登记本卷会计档案的目录的编号。

10、“归档号”项：

填写本卷会计档案在本年度本类别中的排序编号。

11、“案卷号”项：

填写本卷会计档案在本类别中的排序编号或在本类别某一时间段内的排序编号。

（二）会计账簿、财务报告备考表各项目的填写与会计凭证备考表各项目的填写相同。

（三）会计账簿、财务报告卷盒、卷皮样式（图六）和各项目填写规范如下：

会

计

档

案

会计账簿

度

单位名称

立卷单位

（图六）

1、“单位名称”、“年度”、“保管期限”、“全宗号”、“目录号”的填写，与盒内所装档案的封面的各对应项目相同。

2、“归档号”项：

如盒内装一本，按封面对应项目填写；

如盒内装几本，则按顺序写成“1-2”、“3-5”等。

4、盒脊项目填写与盒面各对应项目相同。

（四）填写会计凭证盒、会计账簿盒、会计报告盒脊背各项目的技术要求：

1、“全宗号”、“目录号”、“年度”、“案卷号”、“归档号”、“保管期限”项等，应选购或刻制大小适当的数码章，统一盖上去。

2、“保管期限”项中的“永久”和“单位名称”项，应刻制大小适当的“永久”章和“单位名称”条形章，统一盖上去。

3、盖章使用的印泥的颜色，一个单位要统一，不能今年红色明年蓝色。

4、盖章位置应统一居中，且年年一样，坚决避免高低不一的随意现象出现，使得所有档案盒上下四个项目盖章后，排列在一起形成四条直线，做到整齐美观。

C、会计档案案卷目录的编写

会计档案案卷目录样式（图七）和编制要求如下：

会 

计 

档 

案 

目 

录

案卷名称

起止

日期

卷内页数凭证编号

保管

期限

备注

（图七）

（一）按照整理好的会计档案的排列编号顺序逐册逐卷登记。

（二）“案卷号”、“归档号”、“案卷名称”、“起止日期”、“保管期限”各项目，按照整理好的会计凭证、会计账簿、财务报告或其他类案卷封面上的对应项目照录。

（三）“卷内页数或凭证编号”项：

如所登记案卷是会计账簿或财务报告，此项按照案卷封面的“卷内页数”项照录；

如所登记案卷是会计凭证，则此项按照会计凭证封面的“凭证编号”项照录，如“1-25”、“26-50”。

（四）“备注”项：

简要填写本卷存在的问题或需要说明的事项，无则不填。

七、电子会计档案的管理

随着电子计算机技术的迅速发展，会计电算化日益普及，与之相随的便是电子会计档案的大量产生，于是如何保管使用电子会计档案的问题也就提上了议事日程。

根据财政部、国家档案局有关规定，电子会计档案归档管理的方法和要求主要是：

采用电子计算机进行会计核算的单位，鉴于安全保密、载体耐久性等问题，目前既要保存电子会计档案，又要保存纸质会计档案，以免电子会计档案信息丢失后造成无法弥补的损失。

凡是具备采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等磁性介质保存会计档案条件的，形成的有关电子数据、会计软件资料，都要作为会计档案的组成部分进行归档。

有关财务会计人员在移交工作时，还要在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘（磁带等）及有关资料、实物等内容。