各种专门档案的整理方法Word文件下载.docx

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会计报表是按年度立卷。

立卷时要区分不同的保管期限，年度报表与季度、月份报表分别组卷。

本单位的报表与下属单位的表，可根据保管期限的异同，分别装订或合订成卷。

会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数,下边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订。

在整理会计报表时,可能会遇到一些文字材料，这些材料是对会计报表的分析和说明，应为会计报表的组成部分，应当与会计报表合在一起组卷，以保持内容上的密切联系。

订前要编制页码，填写卷内文件目录及备考表，去除金属物，用会计卷皮装订。

工资表、银行对帐单等整理方法参照会计报表。

（三）会计档案的排列与编目

会计档案的编号要便于管理、查找、鉴定销毁，通常可以根据案卷排列的方法，按类别各编一个大流水号。

会计档案经过装订和排列以后，都要填写案卷目录，作为会计档案最基本的检索和统计工具。

案卷目录的编制方法通常分别编制凭证、帐簿、报表三本目录，案卷目录填写项目有：

归档日期、案卷号、案卷名称、起止年月日、起止号次、册数、保管期限、备注、销毁日期。

三、声像档案整理

（一）照片档案的整理方法

照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。

照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。

1、照片的整理。

照片一般采用的分类方法是年代——问题分类法，即在全宗内把照片先按年代分开，再在每个年代内按问题进行分类。

照片档案较少的单位，可直接按问题分类。

分类应保持前后一致，不能随意变动。

照片经过分类后，应分别排列存放，每类内按时间顺序排列。

照片分类后，再按类将照片组合成案卷，一般情况下，一类内容一卷，内容相近的可组成一卷，照片数量少的，一年的照片也可以组成一卷。

卷内排列一般按时间顺序或重要程度排列。

照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏中写清。

另外，在每张照片的背面也应写明上述各种号码，以便查找后归还。

照片的编号，应先编每卷的卷号，再编卷内照片的顺序号。

在完成案卷整理后，还要编制案卷的卷内目录，填写备考表、案卷目录，以利于查找利用。

（案卷目录中需要说明的项有照片号和照片题名，照片号即案卷内照片的顺序号，照片的题名即文字说明改成照片名称，不超过50个字）

2、底片的整理方法。

按年度、尺寸或内容等分类后，再按底片收到的先后次序流水编号即可。

底片号在编写时，应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边外。

3、照片文字说明的成分与要求。

照片文字说明是补充反映照片内容的基本要素。

如果没有文字说明作补充，就会使人无法明白画面上所反映的内容、时间和地点。

一般，每张照片都要编写文字说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明。

文字说明包括：

事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。

事由即照片影像所反映事件、事物的情由；

时间即事件的发生和照片拍摄的时间；

地点即被摄物所在的具体地点；

人物即照片上主要人物的姓名、身份；

背景即对揭示照片影像主题具有一定作用的情况；

摄影者即照片的拍摄单位和拍摄人。

这六个要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。

单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。

大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。

随着数码相机技术的不断发展，很多单位都使用数码相机进行照片的拍摄，形成数码照片。

对于数码照相可以通过光盘刻录进行保存、检索。

具体讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的具有保存价值的数码照片按类目录保存到计算机上，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。

多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。

检索的方法可以通过打开计算机左下角的“开始－搜索－所有文件和文件夹”按钮，输入相关内容，就能快速检索到此照片。

（二）磁性载体档案的整理与编目

磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。

磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件一样及时整理。

在全宗内，磁性载体档案一般按年代－问题进行分类。

1、录音带、录像带档案的整理以自然盒为一卷，在一般单位，录音录像档案形成的量不大，内容也比较单一，可暂不分类整理。

录音录像档案较多的单位，如广播电台、电视台等，可按内容进行分类，通常按政治、经济、文学艺术、科学、教育等分为若干类别。

如果数量多，还可以再分属类。

分类时应把永久保留性节目与临时性节目分开，把机密的与一般的分开，把不同版种区别开来（原版、复制版、播出版）。

档案部门对验收并须入库的录音录像档案，应登记入册。

如果数量少，只需建立总登记簿即可，按收到的先后次序入册即可。

登记的项目包括：

编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况（消磁情况、模版质量）、数量备注等。

编号采用流水编号或分类号——类流水号。

如档案数量多，可先进行分类，然后建立分类登记簿，登记项目如上。

经过登记的录音录像档案应装在特制的盒内或套内，在盒套外面贴上标签，上面注明题目（内容）、讲演人、录制日期、卷（盘）数、编号、带长、时间等项内容。

盒内还附有文字材料，并统一编号。

2、软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务，形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷目录，归档的磁性载体文件应由文字形成部门编制归档说明。

四、科技档案的整理与编目

科技档案的整理工作，就是由档案部门对收集来的科技档案，按其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。

这项工作包括系统整理和科学编目两部分。

系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系。

科学编目包括编档号和编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷的内容和构成。

科技档案整理的原则：

遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。

科技档案的整理方法：

一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。

㈠分类。

科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。

①工程项目分类法。

它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。

②型号分类法。

它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。

③课题分类法。

适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。

④专业特征分类法。

按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。

⑤地域特征分类法。

根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。

⑥时间特征分类法。

按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。

以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。

基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。

产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——型号分类法。

设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。

科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。

㈡案卷组织与排列

1、案卷组织。

案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。

科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。

一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。

常用的案卷组织方法有以下几种：

①按结构组织案卷、②按子项或子课题组织案卷、③按工序或阶段组织案卷、④按专业组织案卷、⑤按问题组织案卷、⑥按名称或文件性质组织案卷。

此项工作应由有关的科技业务部门承担，档案部门协助、指导。

2、科技文件材料的排列要注意以下几点：

①基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

②设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

③案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。

④图样材料的排列。

有两种情况：

一是对于有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；

二是对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系排列。

⑤图文混合材料的排列。

一般要求文字材料在前，图样材料在后。

⑥有译文的外文资料的排列。

译文在前，原文在后。

（三）案卷编目

案卷编目，是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一并进行的，是科技文件整理工作的一项内容，基层科技档案部门应协助和指导科技业务部门做好案卷编目工作。

案卷编目，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。

其内容有：

编号及填制案卷内科技文件目录，填写备考表，装订案卷以及装盒、填制案卷封面和脊背标签，编制科技档案总目录、分类目录。

1、编号及填制卷内科技文件目录。

案卷内科技文件目录，是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。

它对于管理和使用案卷具有重要作用。

成套图样或科技文字材料，一般在编制时就有图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。

如果在科技文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时，则要编制或重新编制目录。

案卷内科技文件目录，其项目有编号及填写卷内文件目录。

（1）编号。

案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号；

双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。

图样页号编写在标题栏外。

成套图样印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；

与其他科技材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

（2）案卷内科技文件目录的编制。

案卷内科技文件目录，其项目有：

①序号，指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号，序号应用阿拉伯数字从”1”起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序；

文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等；

责任者，指该份文字材料或图样的直接编制部门或主要责任者或个人的姓名；

题名，指该份文字材料或图样的标题（全称）；

日期，指该份文字材料图样的编制日期；

⑥页号应填写每件科技文件材料的首页上标注的页号。

卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。

2、填写备考表。

备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。

它对于案卷的保管和使用，乃至鉴定和统计都有一定的作用。

备考表的项目主要包括两个部分：

一部分是对组织案卷时，卷内科技文件基本情况的有关记载和说明，如图样、照片、文字材料等数量的记载，以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况的说明。

这部分内容是由有关的科技人员填写的。

另一部分是科技文件归档后，在科技档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明。

这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。

备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。

3、装订案卷以及装盒、填写案卷封面及背脊。

（1）装订时科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面、取掉金属物，将下侧、右侧对齐，用装订条将卷内目录和科技材料夹在一起三孔一线装订，并在卷内目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号，再放入科技档案盒内。

图纸折叠方法：

（2）填制案卷封面。

案卷封面，是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。

同时，它又对案卷内的科技文件起着保护作用，封面编制的质量和水平，将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编制，关系到科技档案的管理和开发利用。

所以，填制案卷封面在案卷编目中是一项重要内容。

封面的内容项目，主要由3部分组成。

①案卷题名。

又称案卷标题，是案卷内科技文件的综合名称。

它概括地反映了案卷的内容特征，是直接指引和帮助利用科技档案的向导。

案卷题名在结构上一般由3个部分组成：

一是项目名称，即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。

二是案卷内科技文件的内容特征，如机械产品某组成部分（结构特征），工程设计某设计阶段（阶段特征）等科技文件。

三是科技文件名称特征，如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。

拟定案卷题名，要注意概括性，做到文字简练，表达准确。

不可繁杂冗长，防止卷内科技文件名称和简单罗列；

同时要注意完整性，能够恰当地揭示案卷的内容和成分，避免不适当的简化。

②案卷的管理性内容项目。

共4个：

立卷单位，填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责人；

编制日期，指案卷内科技文件形成日期或起止日期；

保管期限，填写经鉴别划定的保管期限；

密级，密级是根据保密规定填卷内文件材料的最高密级。

③档号项。

包括档号，即本案卷的科技档案号，由目录号或分类号和案卷排列顺序号组成；

档案馆（室）号，填写国家给定的本档案馆（室）的编号。

（3）填写案卷脊背标签。

脊背标签，是管理和使用案卷的必备工具，其项目有保管期限、案卷题名，填写同封面。

档号填写实例：

县检察院的基建档案永久第一卷，其档号为25—J—001。

。

4、编制科技档案总目录、分类目录

科技档案总目录，是科技档案登记总帐，是按照科技档案归档时间的顺序，以案卷为对象进行登记，也称流水账。

科技档案的分类目录，是严格按照科技档案分类、排列次序，对案卷进行登记的目录，是直接按照类别查找科技档案，为利用者提供服务的工具。

五、归档实物的整理方法

归档实物的整理就是将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。

归档实物的整理单位。

一般以每件实物为一件。

实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。

（一）整理要求

一是归档实物应齐全完整。

凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。

二是每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。

（二）整理方法

1、鉴定。

一是根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。

二是对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。

三是归档实物的保管期限一般划为永久保存。

其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。

2、分类

归档实物应在其全宗—实物类别内，按照年度或类别——年度进行分类。

归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。

同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。

⑴按年度分类

将归档实物按形成或获得年度分类。

采用公元纪年标识，如“2006”。

⑵按类别分类

将归档实物按问题进行分类。

归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。

荣誉类包括：

证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；

纪念品（礼品）类包括：

纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；

印信类包括：

本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。

3、排列

根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。

格式主要有如下几种：

格式①：

全宗号—实物—件号。

格式②：

全宗号—实物—年度—件号。

格式③：

全宗号—实物—类别—年度—件号。

实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；

实物档案较多的单位可选择格式③。

4、编号

根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。

这个归档章完全不跟文书档案一样需要盖印，而是可以跟图书标签一样先用不干胶按这个模式做好，整理时就在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1），再编制归档章项目。

平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。

归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。

如下图：

（

长×

宽=55×

16mm

全宗号：

同文书档案

实物档案代号：

用第一个汉语拼音字母标识，即“S”。

年度：

填写实物形成或获得的年度。

类别：

荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。

件号:

归档实物的排列顺序号。

在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。

参见号：

指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。

5、编制实物档案目录

实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。

目录用纸A4型

图2:

实物档案归档目录

题名（文字说明）：

综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。

材质：

实物的制成材料。

型制：

实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。

年度、类别、参见号：

见归档章

备注：

注释实物档案除题名外需说明的情况。

6、编制目录封面

实物档案目录应编制目录封面，并可以将历年的目录装入归档文件目录夹，方便查阅统计。

封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目。

（三）保管

实物档案应专柜保管。

对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。

存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。

易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。

有条件的单位应建立实物档案库房，作为专门保管实物档案的场所。

六、电子档案的整理：

电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。

（一）归档要求

1、文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档（逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

逻辑归档随时归档），定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档（物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

物理归档原则上参照纸质文件归档时间进行），并按档案管理的要求进行登记。

2、归档电子文件应按“件”进行管理。

一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：

正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。

3、电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，著录并填写《归档电子文件登记表》。

归档电子文件应逐件编目。

4、文件形成部门应将经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上。

5、档案馆（室）应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》

（二）归档方法

1、一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，视文件数量，跨年度电子文件也可拷入一盘载体中。

2、推荐采用只读光盘作为归档电子文件的保存载体。

禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体，但可以作为短期备份或迁移。

归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。

3、存储电子文件的装具上应贴有标签，注明电子档案号、归档年度、盘号等。

归档电子文件登记表

（2）

4、信息组织结构

每盘存储载体的根目录下有说明文件、归档电子文件登记表、归档电子文件目录。

电子文件保存在相应目录中。

各级目录按照树状结构排列。

（1）说明文件。

文件名：

README。

文件内容：

有关本存储载体的各种信息。

应包括分类号、立档单位名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。

文件格式：

说明文件为字符文件。

每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。

例如：

2005年党员年报：

2005年教育系统党员年报。

（2）归档电子文件登记表。

REGISTER。

归档电子文件登记表的电子版本。

（3）归档电子文件目录。

目录名：

DATA。

目录内容：

以子目录的形式存放归档电子文件，一组电子文件保存在一个子目录中。

（4）对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。

（三）电子文件的归档标准

电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：