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选择主题,论述主题,文字修饰。
选择主题的能力,就是在现实生活中能选准、抓住有意义的主题,命题作文能正确审题并确立正确的主题。
论述主题的能力,就是能选择材料、运用材料、结撰文章来表达主题。
文字修饰能力,指词章修养,即运用语言文字的能力,不仅符合语法修辞规律,又适应文体,而且能发挥文字的表现力,具有健康的文风。
第一章公文、文件
公务文书,即机关应用文章,是指党政机关和群众团体、企业事业部门用来沟通、协调和处理上下左右之间公务关系、办理机关事务的文章。
其中最重要的一类是有法定权威性和约束力的正式公务文书。
国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》指出:
“国家行政机关的公文(包括电报,下同),是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规,报告情况,交流经验的重要工具。
”《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》(以下简称《条例》)规定:
“党的各级领导机关的文件,是传达党的路线、方针、政策和实施党的领导的重要工具,是指导和商洽工作、请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。
”党政分开,政府公文和党的文件渐有不同,但都是治理国家、管理社会、开展党政工作、领导各族人民进行四化建设的正式文件,体现了邓小平所说“拿笔杆是实行领导的主要办法”的一个方面。
第一节概述
一、公文的含义
1、含义
按《办法》、《条例》所用名词,国家机关称公文,党的机关称文件。
由于共通之处甚多,按习惯皆称为公文。
公文是党政机关处理党务政务、人民团体和企事业部门处理行政事务所使用的正式文字材料。
2、我国公文发展沿革线索。
公文随社会发展。
公文的形式、特点、功能是历史形成的。
当前公文的办法,条例是适应现实需要而有其我国公文起源于原始公社后期,有结绳和图示法。
奴隶社会有了成熟的公文。
封建社会有发达的公文,门类齐全、格式严整,名文高手如云,当然,冗杂繁琐,弊病也很多,是政权性质所决定的。
中国共产党从建立机关工作时到革命战争中,就注意运用和改造旧公文形式,创立自己简易实用的公务文书。
1942年1月颁布的《陕甘宁边区新公文程式》是一个标志。
它把公文分为“主要的”和“辅助的”两类,主要公文是命令、布告、批答、公函、呈文;
辅助公文是信、报告、快邮代电、签条、通知,共计十种并规定命令、布告
、批答、指示信为下行公文;
呈文、报告为上行公文;
公函、通知为平行公文;
快邮代电通用不分;
签条只限机关内部使用。
建国后,逐步地把正式公务文书和处理日常事务的文书区分开来,并对正式公文进行了定型化、规范化,正式颁布实行。
第一个基础文件是1951年中央人民政府政务院的《公文处理暂行办法》。
分总则、种类、体式、输程序、行文关系、催办检查、档案、保密等八章四十条,还有十个附件。
后来,经过1955年、1957年修订,1987年2月发布正式的《国家行政机关公文处理办法》,通知各地“照此执行”。
随改革进程,党政分开,1987年6月中央办公厅秘书局发布《中国共产党各级领导机关文件处理工作暂行条例》(征求意见稿),1989年4月发布试行稿。
二、公文的作用和特点
1、公文的作用。
现代公文不可替代的作用是作为信息载体和思想桥梁,保证党政等公务活动的进行,从而使整个国家各体系各系统的机关有效地运行。
①发布和传达机关决策的载体。
各级各类机关按照党和国家以及上级部门总的政治意图、活动宗旨进行工作时,要在自己的具体情况的基础上做出决策,要将它报告上去,推行下去,交流出去,以取得法定的批准、执行和配合,或取得反馈信息来调整决策,就要借助公文。
②强制或指导对决策贯彻执行的工具。
公文对机关决策的推行实现具有利用法定行政力强制实行,或利用典型、经验来指导实行的作用。
③工作依据和检查的凭据。
各级各类机关的工作是在法定的职权范围内有领导地开展。
工作的依据,检查的凭据,就是体现上级决策、反映下级情况的公文。
④公务联系的纽带。
各级各类机关之间的公务联系,如知照情况、交换情报、交流思想、协调行动等,是高效率、有秩序开展工作的必要条件,也是公务活动的重要方面。
这个联系的纽带的重要组成部门就是公文,它把整个机关系统联成一体。
当然有的可开会或打电话,不能一切指靠公文。
⑤宣传教育的手段。
公文把机关的意图传达下去,把情况传播开去,让人们知晓,本身就是一种宣传教育,当然与报刊宣传文章不同,不能长篇大论地讲道理,只是简单说明,起到提高认识、统一思想的作用。
2、公文的特点
①内容上鲜明的政治性和政策性。
公文是国家政权进行统治、管理、协调系统内外关系的工具;
是政党和群众团体进行党务、政治活动,进行自身管理、协调与国家及其他党派团体关系的工具;
是企业事业部门进行管理、协调与管理系统及与国家、与其他系统关系的工具。
其中国家政权和执政党是决定性的。
公文就必然是它们政治意向与政策体现。
②效能上的权威性和行政约束力。
公文是法定机关制发的,国法党章是它实施实行的后盾和保障。
这就决定了,公文代表制发机关法定的职权,具有法定的权威性和行政约束力。
就是说,有关的机关和人员,不管看法如何,必须认真理解、处理、遵循和执行。
当然,是指令贯彻执行的,还是指导性的,供参考的、知照的,有不同种类和明确规定。
③形式上的程式化规格化。
公文是以说明为主要表达方式的应用文体。
在长期实践中,由于权威性、严肃性、准确性和效率的要求,形成了独特的程式和规格。
它有着统一规定的种类、名称,及其适用这些程式和规格形成之后,由主管机关以《公文处理办法》统一规定。
一般说来不可“失体”、“出格”。
此外,一个机关的公文一经确定了格式——版头、版面、字型、行距、尺寸等,就不要随便更动,相对的稳定性有助于识别和保持严肃性和权威性。
当然,它也是有一定活动余地的。
④使用上一定的范围和时限。
公文是用来解决机关管辖,涉及的一定范围和一定时期的现实问题,所以有其实用范围和时限。
一份文件,有一定的接受人,一定的执行人和适用范围。
时限,一方面是指解决当前问题,要限期传达执行;
另一方面是指有效期并不是永久的,某些现行工作做完了,文件的作用就结束,成为档案、文献。
⑤文风上的准确与庄重。
公文的政治性与权威性,使它成为一种严肃的文体,形成了自己的语体、口吻和笔调,特别是文风上要求准确和庄重。
三、公文标印格式
公文有一定的标印格式,这是保证质量和行文效率的要求,也是法定权威性和约束力在形式上的表现,所以这是公文的内容和效能所决定的。
格式的特点是标记标准、结构严整、大体一致。
《公文处理办法》规定了“公文格式”,《文件处理试行条例》规定了正式文件的标印格式,大体一致。
我们从主体结构、附加标记和款式规定三方面,介绍如下:
主体结构,又称文件体式,是指公文中表达实际内容的主要文字成分,其各个部分在整体中有固定的位置。
1、标题。
标题一般由发文机关、内容(事由)、文种三部分组成。
标题标明发文机关;
内容(略);
“通知”、“公告”等是文种名称。
向社会或机关工作人员发布的公文,如“公告”、“布告”、“命令”等,标题中写进机关、事由反而累赘,可以略去一项,或两项全略去。
唯有“文种”不能省略。
2、签发人。
签发人姓名标注在文头间隔线右上边适当位置。
命令、布告等,签发人在文末,注明职务。
3、主送机关。
主送机关是指接收、办理(贯彻执行、知照、研究、答复)的受文单位。
向全社会和机关全体人员发布的公文,可以略去此项。
4、正文。
公文表达内容的主体是正文。
较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成;
较短文电,一般由依据、说明、决策三部分组成。
当然,有的只有二部分或一部分,由具体内容和欲起的作用决定。
总的来说,从内容上看,要交代清楚什么人什么事,观点要鲜明,这件事怎么样,要受文单位做什么。
5、发文机关落款。
发文机关的名称,俗称“下款”,在正文之后偏右处。
应写机关全称或规范化简称。
6、发文时间。
发文时间是签发或通过之日期,署在公文的发文机关名称之下,用公元,阳历,用小写汉字数码,不能省略“年”“月”“日”。
7、附件。
有的公文有附件,它与正文构成一份完整的文件。
附件有两类,一类是补充说明主全主要内容的附件,实际上主件就是因为它才制发的,其名称作为事由写进标题,直接附在主件之后。
一般发布、转发、印发、批转的公文,大都如此处理。
8、印章。
公文一律加盖印章(有特定版头的普发性文件除外)。
印章要和落款的名称一致,盖在机关名称和日期上,要求上下压正文,下要骑年盖月。
用印的一页,如无正文文字,要在开头用括号注明:
此项无正文。
9、抄报、抄送机关。
公文除主送机关(阅处)外,还需要送有关机关或领导人(阅知)的,要在文件末写上抄报、抄送机关名称或领导人姓名。
“抄报”是送本机关所属上级机关、领导,“抄送”是送平级或下级机关的。
一般标在末页“主题辞”下方。
10、附注。
即附带说明的事项。
以上十部分构成公文的主体,其中前六项必有,后四项看情况需要不需要。
附加标记,又称版式,是公文主体之外构成文件必不可少的部分。
1、版头。
版头,由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字(或加括弧标注文种名称)组成,用大字居中印在文件首页上端。
另一种是用于公函的,只印上机关名称,叫名头。
文头、名头都有大字和横线一起套红印刷,所以称“红头文件”,日用文书的版头原不套红,俗称“白头文件”。
党的机关的公文版头,间隔红是一条当中有五角星的横线,政府部门只有一条横线。
2、发文字号。
3、秘密等级。
机密公文分“绝密”、“机密”、“秘密”。
标注在首页左上方份号下面。
4、紧急程度。
公文处理的时限要求,以紧急程度的标记来区分。
紧急公文应分别标明“特急”、“急”。
一般
5、主题辞。
“主题辞”,由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组成的。
由发文机关从《主题词标引参考表》上按条目选取词汇嵌成,也可以拟写。
标注在末页下部、抄送范围上方。
6、印发标记。
有些公文在文末要标上印发情况,即印制份数,承发单位,印发日期等。
四、公文制发程序
1、草拟。
公文的拟稿工作一般是谁主管的事,谁拟稿。
重要公文由领导人亲自草拟或主持草拟,一般公文由秘书部门或业务部门草拟。
草拟公文应当注意遵守《办法》、《条例》中关于内容和形式的规定。
拟稿过程中征求意见、讨论修改,要在标题下注明“初稿”、“征求意见稿”或“讨论稿”;
拟送领导签发的叫“送审稿”。
2、审核。
“送审稿”在提交讨论和领导人签发之前,要由机关的办事部门认真作好审核把关工作。
审核的重点是:
是否需要行文,公文的内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定。
不符合要求的要重新草拟、修改。
审核中如认为符合上述要求,要写出明确的意见,送领导人签发。
3、签发。
审核合格或讨论通过的公文,要有签发手续。
各级国家行政机关党的机关发出的重要公文,由机关或党委主要领导人签发。
一般事务性的可由主持日常工作或分管该项工作的负责人签发。
有的公文,可由被授权人签发。
联合行文,要由所有联合发文单位的领导人会签,每人都要在签字之下注明自己的签发日期。
联合行文如果意见不一致,要如实反映双方的意见,否则可以不签。
4、缮印。
印好的文件还不能立即封发,在校对确认无错误遗漏之后,加盖公章。
铅印的公文可在印刷时用印模加印公章。
复制的副本不盖公章。
5、归档。
公文在盖章后为正本,制文机关要留下一式二份或三份,连同定稿和有价值的修改稿立卷存档。
草稿和一般修改稿,不存档。
五、公文写作总的原则和要求
1、内容方面的基本要求。
①符合实事求是的思想路线。
②符合党的方针政策和国家的法律政令。
③符合本机关的职权和责任范围。
④符合保密原则。
2、形式方面的注意要点。
公文的文字形式,既要正确地传递发文所要表达的思想、信息,又要特定的接收者最易领会,还要表现出适宜的礼仪。
①开门见山,重点突出。
整体上观点鲜明,主题显豁,使读者易于明白。
②结构严谨,条理清楚。
公文结构,要适应高效实用和读者最易接受的特点,一般采用单线结构,要注意因由明显,接榫紧密,线索清晰,特别是要注意条理性,条文化,可以采用小标题分层分条开列的方式。
③语言简明通顺,规范、得体。
公文语言要求简明通顺,规范化。
要正确使用现代汉语标点符号。
要熟悉它的语言材料体系,正确运用公文用语,特别是恰当地运用其中的礼貌用语和结构用语。
结构用语也有三方面:
其一是开头,如行文根据是上级政策、法令、决定,多用“遵照”、“按照”、“根据”等。
如是实际情况,可用“由于”,如是动机目的,则多用“为了”,如申述已知事由,多用“对于”、“关于”等。
其二是过渡用语,在陈述情况,说明因由,提出依据之后,用来引出措施、办法、决策、建议等,多用“据此”、“因此”、“对此”、“为此”等。
其三是结尾用语,如“特此通知”,“此布”,“是否有当,请指示”,“当否,请批示”,“如无不妥,请予批准”,等等。
第三方面,写公文用语要确切、通俗和简练。
确切最重要,是指准确恰当,含义确定,只能有一种解释。
要运用词汇的直接意义,不要用象征义、譬喻义、言外之意等。
少用形象化的语言,避免用词不当,摈除模棱两可的词语,象“大概”、“可能”、“也许”、“据说”等。
通俗,就是朴素如话,浅近易展示。
当然,通俗不是浅薄,不是粗俗,要避免用俗语、歇后语、俏皮话。
简练,就是用最少的话说明问题。
第二节会议纪要
1、含义。
会议纪要是记载和表达会议主要精神和议定事项的公文文体。
2、性质和作用。
会议纪要是把会议的情况和结果简要记下的一种会议文件,党政等都用。
性质由会议性质决定:
一种是决定性纪要,要求下级贯彻;
一种是协议性纪要,要求协议各方共同遵守,有些重要会议,可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题;
有些较为一般的会议,则可以采用会议纪要的形式。
上呈下达还可以由会议的主持机关加按语下达。
也可以上呈后经上级领导机关或主管部门加“通知”批转下达,还可公诸报端。
3、主要类型及其一般格式和写法。
会议纪要因会议的性质、任务和具体情况的不同而不同。
主要有两种:
这是机关研究日常工作和日常事务的会议。
大体有固定时间,如每周一、二或半月、一月一次。
有相对固定的出席者。
如局务办公会等等。
这类会议的纪要,往往办成长期的,类似简报。
(只解决一项问题的,写出其结论决定即可,解决一系列问题的,按议题讨论顺序逐项写下。
)
上述各项也可以用连贯的文字写出,写法大体同于下面专题性会议纪要,只是简单一些。
可在机关版头下加标题以正式文件形式公布。
另一种是专题性、大型会议的纪要。
通常是由标题、正文、文尾构成,其中正文由开头、主体、结语构成。
①标题。
一种是简托标明议决的问题,然后以副题写明什么单位性质的会议纪要。
②正文。
正文写什、何先何后、语气口吻,也有一般的格局,又有变化的余地。
开头,写基本情况。
即开会的动因,依据什么指示或实际情况,目的是解决什么问题;
时间、地点、会议全称,与会范围及主要负责人,来了什么领导人有什么指示、讲话;
会议的基本议程和主要活动,会议结果及对它的评价。
主体,写会议的主要精神。
对过去工作的评述和会议讨论的工作的意义;
今后工作的指导思想和原则精神;
工作要求和具体措施。
结语,一般是发出号召,鼓舞人心、展望未来的。
有的可以不写。
整个纪要的口吻,用“会议”作主语,即“会议认为”,“会议强调”,“会议听取了”,“会议讨论了”,“会议决定”,“会议指出”……。
③文尾。
除公工发布外,做为文件发布或上送下达,要按公文要求注明主送、抄送、发送的范围。
4、怎样写好会议纪要。
①要解决好突出会议重点和涉及的有关问题的关系。
一个会议主要解决的问题,就是会议的中心。
“纪要”要突出这个中心,与中心较远而又很有价值的材料和意见,可以用其他形式如会议简报、专题报告等向有关部门反映;
有些问题,似乎不是会议中心,但却是解决问题的先决条件、有关事项,或是会议权限之内所应涉及的,也要写进去。
②正确地集中会议的意见,记下取得一致的意见,又要重视少数人正确合理的意见。
意见分歧很大没有取得一致,就不要写,有的可以把不同意见分别写进去。
③写作中要注意条理化和理论化。
会议纪要要对会议上各种意见分析综合、加工整理、概括复述,其中要注意两个方面:
一是条理化,就是以会议宗旨为中心,把会上讨论的意见分类、分层地加以整理、叙述,几个问题,每个问题几层意思,都要清清楚楚。
可以分部分、加标题,分条条、列条目,以显豁清晰为目的。
二是理论化,即采用会上讨论的意见时,要保留它的理论性、说服力。
一般意见,要进行一些理论概括,不要只有几句公文词语。
第三节通知、通报
通知
1、含议和性质。
“通知”,是传达上级机关的指示,批转下级机关的文件,转发上级、同级或不相隶属机关的文件,要求下级机关办理,需要周知或共同执行的事项的一种公文文体。
“通知”属发布知照性公文。
和“通告”相比,针对的对象范围狭小一些,一般是限于有关单位有关人员,所以多数以内部印发或内部张贴的方式来发布,当然有的也可公开张贴或公开发表于电台、报刊。
2、类别及其功用、要点。
①一般性通知。
发布要求下级机关人员办理或需要知道的事项。
要点是写明白什么事,什么时间、地点,如何办理。
②批示性通知。
针对欲发公文所加的通知。
大体有三种情况和相应的三种形式。
“转发”,对上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文,加按语式通知转发下去。
“批转”,是对下级机关的公文加批语式通知下发,通知执行,或通知参照执行等。
“颁发”(“印发”,)职能机关发布行政法规、印发有关文件,并加说明式通知下发,其附件即要颁发的那个文件。
③指示性通知。
对下级机关有所指示,如认为其内容不宜用命令或指示发布的,可用“通知”发布。
④会议通知。
谁决定的召开什么会议、内容(讨论什么事项)、时间、地点、参加范围等,可用“通知”发布。
此外,尚有“任免通知”,任免领导人需下级机关知晓的,或任免的就是下级机关领导人。
主要写何机关何会议决定何人任何职。
亦可归入第一类“一般性通知”中,属于要求下级知晓的。
3、格式和写法。
①普通通知:
包括上述前三种,格式写法有其共同之处。
目的是使受文者知晓,因而要求交代清楚,容易明白。
标题同于其他公文,指示性通知标题上的发件名称可加书名号。
有受文单位的写上款,
范围大、类似布告的,不写上款。
正文有两种:
(1)较长而含较多实际内容的,分开头、主体、结尾结撰成文。
开头写通知事项的依据、目的;
主体是通知的决策本身,多用条款式;
结尾,一般多写贯彻本通知的时间要求、希望等。
(2)较短而内容简单的,只用一段或一句成文,写动因(目的、情况、政策皆可)、说明、决策。
动因与说明尚有省略。
②会议通知:
会议通知是上级机关或发起单位发给与会单位和人员的书面通知。
一种是领导机关通知有关机关和人员必须参加的,一种是发起单位邀请参加的,写时口气有不同。
一般格式包括标题、正文、落款三部分。
标题:
重要会议的通知属正式公文,标题写明什么单位召开什么会议的通知,要编发文号。
一般会议的通知属日常事务文书,用得最多。
标题可以只写“通知”,不编发文号。
正文:
上款,抬头顶格写发往部门,一种是笼统写法,如“各区、县、局”;
一种是具体填写各发往单位的名称。
发给个人的是称职务还是称同志,看会议性质决定。
正文主体写开会的根据、目的、日期、地点,派什么人参加,会议的内容、议程(保密性的会议不写)。
需要汇报、发言,带论文、材料的,以及开多久、几时报到,带何证件和交通食宿等问题,都在正文或附件中写明。
普通会议简略一些,只写时间、地点、会议内容等。
落款,在正文后右下方写下召开会议单位的机关全称和年月日,加盖公章。
标题上已写明单位的,只写年月日盖公章。
日用通知很简单,落款后贴出即可。
有的打打电话通知亦可,但要写下再打,免得遗漏事项。
写会议通知的注意事项:
信息开门见山,交代七个要素(会名,会期,时间,地点,范围,凭证,筹办单位),注明开会准备,保证限期送到。
通报
1、含义和性质。
“通报”是表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的一种公文文体。
“通报’亦属发布性周知性公文。
与“布告、公告、通告”相比,有一定范围,多用在机关体系内部,与“通知”相比,并非以上对下,不能有所部署。
2、类别及其写法。
①表扬通报。
表扬好人好事的,正文应包括事实、意义、决定三部分内容;
表扬先进典型、介绍先进经验的,正文应包括事迹、经验、决定。
②批评通报。
批评事故,正文要包括经过情况、原因和决定(包括防止办法)。
批评坏典型的通报,要有清楚的情况介绍,合理的因果分析和正确指示决定。
一般有附件。
③情况通报。
传达重要情况和要各机关知道的事项,以情况为主,可以有分析,提一点要求。
领导人的重要讲话精神,亦可作为情况通报发布。
3、写作注意事项。
“通报”的标题与一般公文相同,正文一般包含事实、说明和决定三部分。
需要注意的是以下三点:
①时机要合适,注意与全局布置、大气候协调,但又不是超浪头“反啥有啥”“要啥有啥”。
②态度要诚恳、严肃。
③事实要扎实,用词要恰如其分。
总之,要达到表彰起感召作用,批评起教育作用。
第四节报告、请示
一、报告
“报告”,是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问或要求的公文文体。
报告是写给上级、主管部门的呈报性上行公文。
党政和群众团体都使用。
是沟通上下级关系、实行领导关系以使机关体系运转的主要工具,我党我国一向重视报告制度。
2、类别及
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