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另一方面,在材料账户中记录材料收入业务。
复式记账法主要是借贷记账法。
二、复式记账法的特点
复式记账法是以会计等式为依据建立的一种记账方法,与单式记账法相比较,复式记账法有不可比拟的优越性。
其特点是:
第一,对于每一项经济业务,都在两个或两个以上相互关联的账户中进行记录。
这样,在将全部经济业务都相互联系地记人各有关账户以后,通过账户记录不仅可以全面、清晰地反映出经济业务的来龙去脉,还能够全面、系统地反映经济活动的过程和结果。
第二,由于每项经济业务发生后,都是以相等的金额在有关账户中进行记录,因而可据以进行试算平衡,以检查账户记录是否正确。
三、复式记账原理
四、复式记账方法
按记账符号、记账规则、试算平衡方式的不同,复式记账法又可以分为借贷记账法、增减记账法和收付记账法。
借贷记账法是世界上最早产生的一种复式记账法,也是目前世界各国通用的一种复式记账方法。
目前,我国的企业和行政、事业单位采用的记账方法都是借贷记账法。
第二节 借贷记账法
一、借贷记账法的概念
借贷记账法是指以“借”、“贷”二字为记账符号的一种复式记账方法。
借贷记账法产生于l2世纪的意大利。
当时由于海上贸易的不断发展,所使用货币的种类、重量和成色等日益复杂,通过银行转账结算便受到人们的普遍欢迎。
银行为了办理转账结算业务,设计了“借”、“贷”两个记账方向,将债权记入“借方”、将债务记入“贷方”。
到了15世纪初期,人们除增设了“资本”、“损益”账户外,又增设了“余额”账户,进行全部账户的试算平衡。
随后借贷记账法传遍欧洲、美洲等世界各地,成为世界通用的记账方法。
20世纪初由日本传人我国,目前成为我国法定的记账方法。
二、借贷记账法的记账符号
顾名思义,借贷记账法以“借”、“贷”为记账符号,分别作为账户的左方和右方。
至于“借”表示增加还是“贷”表示增加,则取决于账户的性质及结构。
“借”、“贷”两字的含义,最初是从银行的角度来解释的,即用来表示债权和债务的增减变动。
随着社会商品经济的发展,经济活动的内容日益复杂,记录的经济业务已不再局限于货币资金的借贷业务,而逐渐扩展到财产物资、经营损益等。
为了求得账簿记录的统一,对于非货币资金借贷业务,也以“借”、“贷”两字记录其增减变动情况。
这样,“借”、“贷”两字就逐渐失去原来的含义,而转化为纯粹的记账符号,用以标明记账方向。
三、借贷记账法下的账户结构
借贷记账法下账户的结构是每一个账户都分为“借方”和“贷方”,并且规定账户的左方为借方,账户的右方为贷方;
采用借贷记账法时,账户借贷双方必须做相反方向的记录。
即对于每一个账户来说,如果规定借方用来登记增加额,则贷方就用来登记减少额;
反之
亦然。
究竟哪一方登记增加,哪一方登记减少,则要根据账户的性质和经济业务的具体内容而定,不同性质的账户,有着不同的结构。
(一)资产类账户的基本结构
资产类账户的基本结构是资产的增加额记入账户的借方,资产的减少额记入账户的贷方,期末若有余额,一般在借方,表示资产的期末实有数额。
资产类账户的基本结构如图4—1所示。
图4—1 资产类账户示意图
资产类账户的期末余额的计算公式是:
期末余额=期初余额+本期借方发生额-本期贷方发生额
(二)负债、所有者权益类账户的基本结构
由于会计平衡公式“资产=负债+所有者权益”所决定,负债、所有者权益类账户的基本结构与资产类账户的基本结构正好相反,所以此类账户的贷方登记负债、所有者权益的增加额,借方登记负债、所有者权益的减少额,若有期末余额,一般在贷方,表示负债、所有者权益的现有数额。
负债、所有者权益类账户的基本结构如图4—2所示。
图4—2 负债、所有者权益类账户示意图
负债及所有者权益类账户期末余额的计算公式是:
期末余额=期初余额+本期贷方发生额-本期借方发生额
(三)成本、费用类账户的基本结构
企业在生产经营过程中为取得收入便会发生各种耗费,这种耗费称为成本、费用。
发生的成本、费用,在未从收入中抵销之前可以将其看成是一种资产。
因此,成本、费用类账户的基本结构与资产类账户的基本结构基本相同。
即当成本、费用增加时,将其数额登记在账户的借方,当成本、费用减少或转销时,将其数额登记在账户的贷方,期末一般没有余额。
若因某种原因而有余额时,其余额在借方,表示尚未转销的数额。
成本、费用类账户的基本结构如图4—3所示。
图4—3 成本、费用类账户示意图
(四)收入、收益类账户的基本结构
收入、收益类账户的基本结构与负债、所有者权益类账户的基本结构基本相同。
因为在成本、费用一定的条件下,收入、收益的增加可以视为所有者权益的增加。
因此,收入、收益类账户又是所有者权益性质的账户。
其贷方登记收入、收益的增加额,借方登记收入、收益的减少或转销额,期末一般无余额。
若因某种原因而有余额时,其余额在贷方,表示尚未转销的数额。
收入、收益类账户的基本结构如图4—4所示。
综上所述,成本、费用类账户可以纳入资产类账户中,收入、收益类账户可以纳入负债及所有者权益类账户中。
因此,账户的基本结构可以分成两大类,即资产类账户(包括成本、费用类账户)和权益类账户(包括负债、所有者权益和收入收益类账户),如图表4—5所示。
上述两类账户的内部关系,如下式:
资产类账户期末余额=期初余额+本期借方发生额-本期贷方发生额
权益类账户期末余额=期初余额+本期贷方发生额-本期借方发生额
将账户结构分成两大类,主要是便于初学者掌握。
但由于会计要素之间往往会相互转化,因而对所有账户这种分类的理解也不要绝对化。
例如,应收账款是资产,如果多收了,多收部分就转化成应退还给对方的款项,变为负债。
另外,“应收账款”账户还可以登记预收账款这一负债项目的增减变动,因而期末余额也可能出现在贷方。
类似情况在很多账户都存在。
也就是说,这些账户实际上都是既反映资产,又反映负债;
既反映债权,又反映债务的双重性质的账户。
期末,根据账户余额的方向确定其反映的经济业务的性质。
因此,学习中应注意对借贷记账法账户基本结构的深入理解和掌握。
现用“T”形账户归纳一下借贷记账法下账户的借方和贷方所记录的经济内容,如图4—6所示。
四、借贷记账法的记账规则
借贷记账法的记账规则为:
有借必有贷,借贷必相等。
即对于每一笔经济业务都要在两个或两个以上相互联系的账户中以借方或贷方相等的金额进行登记,力求反映经济业务和资金运动的来龙去脉。
从上述两类账户中不难分析,经济业务无论怎样复杂,均可概括为以下四种类型:
①资产与权益同时增加,总额增加;
②资产与权益同时减少,总额减少;
③资产内部有增有减,总额不变;
④权益内部有增有减,总额不变。
无论哪一类型的经济业务,都将以相等的金额记入有关账户的借方,同时记入相关账户的贷方,如图4—7所示。
现举例说明如下:
1.企业收到投资者投资l0000元,存入银行。
此项业务中。
一方面使资产类中的“银行存款”账户增加l0000元,记入该账户借方;
另一方面使所有者权益类中的“实收资本”账户增加10000元,记入该账户贷方,借贷金额相等。
2.企业用银行存款5000元偿还短期借款。
此项业务中,一方面使资产类中的“银行存款”账户减少5000元,记入该账户贷方;
另一方面使负债类中的“短期借款”账户减少5000元,记入该账户借方,借贷金额相等。
3.企业以银行存款3000元购买材料。
此项业务中,一方面使资产类中“原材料”账户增加3000元,记入该账户借方;
另一方面使资产类中的“银行存款”账户减少3000元,记入该账户贷方,借贷金额相等。
4.企业从银行借入短期借款6000元,直接偿还应付账款。
此项业务中,一方面使负债类中“短期借款”账户增加6000元,记入该账户贷方;
另一方面使负债类中的“应付账款”账户减少6000元,记入该账户借方,借贷金额相等。
所以,在借贷记账法下,对任何类型的经济业务,都一律采用“有借必有贷,借贷必相等”的记账规则,若遇到复杂的经济业务,需要登记在一个账户的借方和几个账户的贷方,或相反,即一借多贷或多借一贷,借贷双方的金额也必须相等。
五、借贷记账法的试算平衡
为了检验一定时期内所发生经济业务在账户中记录的正确性,在会计期末应进行账户的试算平衡。
所谓试算平衡,是指根据资产与权益的恒等关系以及借贷记账法的记账规则,检查所有账户记录是否正确的过程,包括发生额试算平衡法和余额试算平衡法两种方法。
1.发生额试算平衡法。
它是根据本期所有账户借方发生额合计与贷方发生额合计的恒等关系,检验本期发生额记录是否正确的方法。
公式为:
全部账户本期借方发生额合计=全部账户本期贷方发生额合计
在借贷记账法中,根据“有借必有贷,借贷必相等”的记账规则,每一笔经济业务都要以相等的金额,分别记入两个或两个以上相关账户的借方和贷方,借贷双方的发生额必然相等。
推而广之,将一定时期内的经济业务全部记入有关账户之后,所有账户的借方发生额合计与贷方发生额合计也必然相等。
对上述四项业务进行账务处理后,编制发生额试算平衡表,如表4—1所示。
表4—1 本期发生额试算平衡表 年 月
会计科目
借方发生额
贷方发生额
银行存款
10000
8000
原材料
3000
短期借款
5000
6000
应付账款
实收资本
合 计
24000
2.余额试算平衡法。
它是根据本期所有账户借方余额合计与贷方余额合计的恒等关系,检验本期账户记录是否正确的方法。
根据余额时间不同,又分为期初余额平衡与期末余额平衡两类。
期初余额平衡是期初所有账户借方余额合计与贷方余额合计相等,期末余额平衡是期末所有账户借方余额合计与贷方余额合计相等,这是由“资产=负债+所有者权益”的恒等关系决定的。
全部账户的借方期初余额合计=全部账户的贷方期初余额合计
全部账户的借方期末余额合计=全部账户的贷方期末余额合计
实际工作中,余额试算平衡是通过编制试算平衡表方式进行的,如表4—2所示。
上述试算平衡表根据有关账户本期发生额和余额填列。
本表表明,所有账户期初借方余额合计141200元与贷方余额合计141200元相等,所有账户本期借方发生额合计24000元与贷方发生额合计24000元相等,所有账户期末借方余额合计146200元与贷方余额合计146200元相等。
表4—2 试算平衡表 年 月 单位:
元
期初余额
本期发生额
期末余额
借 方
贷 方
贷方
库存现金
200
30000
32000
应收账款
4000
9000
12000
固定资产
86000
无形资产
7000
长期借款
40000
80000
90000
资本公积
8200
141200
146200
在编制试算平衡表时,应注意以下几点:
1.必须保证所有账户的余额均已记入试算平衡表。
因为会计等式是对六项会计要素整体而言的,缺少任何一个账户的余额,都会造成期初或期末借方余额合计与贷方余额合计不相等。
2.如果试算平衡表借贷不相等,有可能是账户记录出现错误,应认真查找,直到实现平衡为止。
3.即便实现了有关三栏的平衡关系,也并不能说明账户记录绝对正确,因为有些错误并不会影响借贷双方的平衡关系。
例如:
(1)漏记某项经济业务,将使本期借贷双方的发生额发生等额减少,借贷仍然平衡;
(2)重记某项经济业务,将使本期借贷双方的发生额发生等额虚增,借贷仍然平衡;
(3)某项经济业务记错有关账户,借贷仍然平衡;
(4)某项经济业务在账户记录中,颠倒了记账方向,借贷仍然平衡;
(5)借方或贷方发生额中,偶然发生多记少记并相互抵销,借贷仍然平衡;
等等。
因此在编制试算平衡表之前,应认真核对有关账户记录,以消除上述错误。
第三节 会计分录
-、会计分录的概念
会计分录是指对某项经济业务事项标明其应借应贷账户及其金额的记录,简称分录。
二、会计分录的分类
按照所涉及账户的多少,会计分录分为简单会计分录和复合会计分录。
简单会计分录指只涉及-个账户借方和另-个账户贷方的会计分录,即-借-贷的会计分录;
复合会计分录指由两个以上(不含两个)对应账户所组成的会计分录,即-借多贷、-贷多借或多借多贷的会计分录。
-般来讲,复合会计分录可以分解为若干简单会计分录。
编制会计分录时,习惯上先标借方、后标贷方,每-个会计科目占-行,借方与贷方错位表示,以便醒目、清晰。
三、会计分录的编制步骤
会计分录的编制可按照以下步骤进行:
1.分析经济业务事项涉及的账户;
2.确定涉及哪些账户,是增加,还是减少;
3.确定哪个(或哪些)账户记借方,哪个(或哪些)账户记贷方;
4.编制会计分录,并检查是否符合记账规则。
以本章第二节的四项经济业务为例,编制会计分录如下:
(1)借:
银行存款 10000
贷:
实收资本 10000
(2)借:
短期借款 5000
银行存款 5000
(3)借:
原材料 3000
银行存款 3000
(4)借:
应付账款 6000
短期借款 6000
现举例说明复合会计分录的编制:
【例4—1】企业生产产品直接耗用原材料23000元,生产车间管理方面耗用原材料4000元,共计27000元。
分录为:
借:
生产成本 23000
制造费用 4000
原材料 27000
【例4—2】企业偿还应付账款23200元,其中以现金偿还200元,以银行存款偿还23000元。
分录为:
应付账款 23200
库存现金 200
银行存款 23000
上述两项复合会计分录,均可分解为简单会计分录,其结果相同。
由于复合分录更为简单、明了,所以实际工作中-般不作分解。
例4—1可以分解为:
原材料 23000
制造费用 4000
原材料 4000
例4—2可分解为:
应付账款 200
库存现金 200
应付账款 23000
为了保持账户对应关系清楚,-般不宜把不同类型的经济业务合并在-起编制多借多贷的会计分录。
第四节 总分类账户与明细分类账户的平行登记
-、总分类账户与明细分类账户的关系
总分类账户与明细分类账户是既有内在联系,又有区别的两类账户。
(-)两者之间的内在联系
1.所反映的经济业务内容相同,如“库存商品”总分类账户与其所属的“甲”、“乙”、“丙”等商品明细账户都是用来反映库存商品的收发及结存情况的;
2.登记账簿的原始依据相同。
登记总分类账户与登记其所属明细分类账户的记账凭证和原始凭证是相同的。
(二)两者之间的区别
1.反映经济业务的详细程度不同,总分类账户反映资产、负债、所有者权益增减变动的总体情况,提供总括核算资料;
明细分类账户反映资产、负债、所有者权益增减变动的详细情况,提供某一方面的详细核算资料。
有些明细账户还可以提供数量指标和劳动量指标;
2.作用不同。
总分类账户提供的经济指标是明细账户的综合,对所属明细账户起着统驭和控制作用;
明细分类账户是对总分类账户的补充,起着辅助和说明的作用。
二、总分类账户与明细分类账户的平行登记
为了使总分类账户与所属的明细分类账户之间能起到统驭、控制与辅助说明的作用,便于账户核对,确保核算资料的正确完整,必须采用平行登记的方法。
所谓平行登记,是指对所发生的每项经济业务事项都要以会计凭证为依据,-方面记入有关总分类账户,另-方面
记人有关总分类账户所属明细分类账户的方法。
总分类账户与明细分类账户平行登记要求做到:
(-)依据相同
总分类账户和明细分类账户是对同-笔业务不同程度地反映,虽然登账的依据可以是原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证、科目汇总表等,但它们所依据的原始凭证是相同的。
(二)方向相同
对于同-笔业务,如果在总分类账户中记借方,那么在其所属明细分类账户中也应记借方;
如果在总分类账户中记贷方,那么在其所属明细分类账户中也应记贷方。
(三)期间相同
对于每-项业务,-方面要在总分类账户中进行总括登记;
另-方面要在同-会计期间在有关明细分类账户中进行明细登记。
(四)金额相等
-般来说,平行登记的结果必然是:
某一总分类账户本期发生额=所属明细分类账户本期发生额合计
某一总分类账户期末余额=所属明细分类账户期末余额合计
现以某公司的“原材料”和“应付账款”两个账户为例,说明总分类账户和明细分类账户的平行登记。
【例4—3】某公司2008年9月“原材料”、“应付账款”两个总分类账户及其所属明细分类账户的月初余额如下:
1.“原材料”总分类账户借方余额为50400元,所属明细分类账户余额见表4—3所示表4—3原材料账户余额表
品 名
单 位
数 量
单 价
金 额
甲材料
公 斤
1600
24
38400
乙材料
600
20
2200
50400
2.“应付账款”总分类账户贷方余额为18400元,所属明细分类账余额见表4—4所示。
表4—4应付账款余额表
户 名
余 额
A公司
3400
B公司
15000
18400
3.假设该企业9月份发生下列经济业务:
(1)9月13日,生产车间生产A产品领用甲材料600公斤,单价24元,计14400元。
领用乙材料200公斤,单价20元,计4000元,共计领用材料l8400元,作会计分录如下:
生产成本——A产品 18400
原材料——甲材料 l4400
——乙材料 4000
(2)9月20日,向A公司购入甲材料800公斤,单价24元,计19200元,材料已验收入库,货款未付。
编制会计分录如下:
(增值税略,下同)
原材料——甲材料 l9200
应付账款——A公司 l9200
(3)9月30日,向B公司购入乙材料400公斤,单价20元,计8000元,材料已验收入库,货款未付,编制会计分录如下:
原材料——乙材料 8000
应付账款——8公司 8000
(4)9月30日,用银行存款归还A公司材料款13000元,归还B公司材料款20000元,作会计分录如下:
应付账款——A公司 l3000
——B公司 20000
银行存款 33000
根据期初余额和上述会计分录,在“原材料”总分类账户及所属两个明细分类账户中、“应付账款”总分类账户及所属两个明细分类账户中平行登记,登记结果见表4—5~表4—10所示。
通过“原材料”、“应付账款”两个账户平行登记的结果可以看出,总分类账和明细分类账的本期发生额及期末余额相等,说明平行登记的记录是正确的。
在实际工作中,总分类账户与其所属明细分类账户的核对,是通过定期编制“明细分类账户本期发生额及余额试算表”进行的。
表中数据说明,总分类账户与其所属明细分类账户登记结果正确。
若不符,说明记账出现差错,需查出原因予以更正。
二、账户的分类(这部分内容是第三章第二节的内容,放在这里讲解结构更加合理)
(二)账户按用途和结构分类
所谓账户的用途,是指账户的作用以及能够提供哪些会计核算指标,也就是设置账户的目的。
所谓账户的结构,是指在账户中,如何登记有关经济业务以及如何取得所需要的会计核算资料,也就是账户的借方、贷方如何进行登记以及余额的含义是什么。
账户按用途和结构通常可分为盘存账户、结算
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