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详细解读《企业内部控制基本规范及十七个具体细则》,对货币资金、固定资产、对外投资、工程项目、采购与付款、筹资、销售与收款、成本费用、担保、子公司经济业务等的控制措施,提供基于ERP的控制手段和完整解决方案。
方案遵守原则
除了严格遵守《企业内部控制基本规范》中对企业建立与实施内部控制的五项原则外,还增加了有效性原则和独立性原则,保证了最终的规范实施。
全面性原则:
内部控制解决方案涵盖ERP全面业务,部门、角色和用户,渗透到决策、执行、监督、反馈等各个环节,避免内部控制出现空白
或漏洞。
有效性原则:
支持企业内部控制制度的高度权威性,可以设置ERP所有用户受内部控制约束,以维护内部控制制度的有效执行。
提供各种内部
控制审计报表,以暴露存在的问题,及时的反馈和纠正。
独立性原则:
ERP-U8能够满足公司经营运作需要的机构、部门和岗位在职能上保持相对独立性。
承担内部控制的监督检查的部门独立于公司
其他部门。
相互制约原则:
基于U8精细的权限控制体系保证企业部门、岗位及其职责权限的合理分工,坚持不相容职务相互分离,确保不同部门和岗位之
间权责分明、相互制约、相互监督。
重要性原则:
U8内控解决方案针对企业不同业务环节,提炼处理过程中的关键控制点进行重点控制。
适时性原则:
U8内控解决方案遵循国家最新内控相关法律、法规的规定及时进行相应的调整和完善。
成本效益原则:
U8秉着为客户尽量降低内部控制的运作成本的原则,以合理的控制成本达到最佳的控制效果。
全面应用架构
应用价值
用友ERP-U8企业内控解决方案所体现出来的总体特征完全适应企业当前的内控需求,快速落地,有效实施。
总体特征
集成、精准、高效的企业经营管理平台,也是实现企业内部控制和风险管理的统一、集成平台。
全方位、全过程、全员
成熟应用,不断创新。
快速适应财政部、证监会、审计署、银监会、保监会相关法规变化,并与银行、税务、海关、客户、供应商等外部单位实现便
捷、高效的信息共享。
总体拥有成本低
帮助企业实现
◇业务运作的全程管理与信息共享。
◇规范的业务流程和严格的操作,固化了企业管理流程,有效预防风险事件的发生。
◇重大、关键、意外事件的上通下达,提高企业发现风险、评估风险的能力,有效地防范经营风险。
◇经营评价的科学透明和及时可得。
◇关键业绩指标的多维度反映。
◇部门与员工的责权利明确与统一,既能够让不同部门的人员参与内部控制管理,又能对其权限进行灵活控制,以保证公司经
营过程的安全。
◇与供应商、渠道及客户上下游协同运作。
应用部署
在ERP123成功部署的基础上进行以下企业内控具体规范
采购与付款
供应商控制:
制定并执行供应商管理控制规范,可以帮助企业规避供应商带来的原料供应风险,该项控制包括多个方面:
项控制包括多个方面:
1、供应商准入控制
对供应商资产、企业规模、企业赢利状况等资质,其所经营的产品范围和品质进行综合评审,详细记录评审信息,对经过评审合格的供应商才能确定为备选,正式建立供应商档案。
2、供应商供货控制
ERP根据准入评审结果,通过该功能,设定在后续交易中的控制级别和控制范围。
比如在下订单时进行控制,只允许签订其供货范围内的货物订单,防止出现货物质量和服务、价格风险。
类似的控制还有价格控制、订单数量控制等。
3、供应商评估
在实行了事前准入、事中控制以后,还需要进行事后分析,可以随时跟踪供应商的实际业务,对其进行评价。
评价纬度有交货质量、交货及时性、交货价格等方面。
采购业务控制:
采购业务的发起为采购申请。
从采购申请到采购验收入库经历多个环节,这些环节涉及到多个控制点:
1、请购环节
必须填写《采购请购单》。
该环节可以避免采购人员大量无根据采购行为的发生,造成严重的库存浪费。
根据规范要求单据记录信息要完整,单号要连续,并按规则流转审批。
2、订货环节
订货环节如果不合规范,就会造成价格高、质量次、供货不及时等风险,所以必须加强风险防范。
采购订单保存时,ERP会自动根据预先设好的控制项目和标准进行控制,超过设定标准的,ERP会启动例外流程进行审批或直接拒绝继续流转。
是通过、是拒绝还是走例外审批流程要根据企业的具体情况自行定义。
如果是可以例外审批则要特殊审批人的密码。
到货控制:
到货过程主要包括到货通知、原料检验、采购入库3个环节。
如果控制不到位,会发生以次充好、少入多记以及与供应商纠纷等风险。
1、到货通知
与订单对照或与供应商送货单对照,清点收料后,详细记录到货信息,即填写《到货单》。
2、货物检验
根据约定的质量检验标准验货。
根据质量检验结果填写质量检验报告。
该质检报告上要详细记录单据日期、检验员、质量检验标准以及合格数、拒收数等等信息,便于发生质量问题后追溯。
3、材料入库
根据检验报告才能办理货物入库。
如果同意接收货物,同样需要详细记录该批货物的信息。
该入库信息可以作为供应商结算的凭证。
采购付款控制:
采购了原辅材料后,需要付款。
付款过程需要进行内部控制和规范管理。
1、记录采购发票
付款的依据是采购发票,需要详细记录发票内容。
2、发票与入库单结算
发票需要与货物入库数进行稽核,防止发生结算金额风险同时结算入库成本。
3、付款申请
为了防止实际付款的漏洞,在付款之前需要做付款申请,并且付款申请要有依据。
可以依据采购合同、订单或按发票。
付款申请需要进行多级审批。
审批流程可以自行定义。
4、付款
出纳会根据审批通过的付款申请进行付款,并记录付款单详细内容。
以上简单介绍了U8对供应商选择、请购、订货、到货、质检、入库以及付款环节等,进行内控规范控制的部分展示,通过ERP可高效、动态、持续、多角度控制企业采购与付款风险。
销售与收款
销售价格控制:
销售管理是企业管理中非常重要的内容,涉及到订单、发货通知、出库、送货、收款等多个环节,需要对客户、价格、信用、数量、回款等多个方面进行控制。
1、价格调整历史记录
按规范要求,针对产品制定价格政策,并定期维护,ERP系统通过记录报价单、调价单等记录价格调整的历史。
2、价格控制参数
制定了价格政策后,ERP系统通过“销售选项”设置,在制作销售订单时进行严格的价格控制。
销售信用控制:
控制应收账款坏账风险的重要措施之一是通过信用来进行事前控制。
要想控制客户信用,必须为每个客户制定不同的信用额度和信用等级。
ERP-U8是将客户信用设置在客户档案中。
在做客户订单时,ERP系统自动统计该客户最新应收余额,进行信用控制,防止超信用发货,降低应收账款的坏账风险。
销售发货控制:
销售过程中的风险除了价格、信用还有货物风险。
因此也需要控制多个环节。
1、发货通知
签订了订单后,可以分批发货。
发货单就记录了本次的发货品种和应发数量。
2、销售出库
仓库保管员接到发货通知后,按发货单要求为客户配货,然后通过出库单记录该业务。
3、送货与签回
对于需要送货的情况,同样需要用送货单据以及送货回执来记录货物是否被安全送到客户手中。
销售收款控制:
1、商业汇票管理
详细记录收票信息,对票据贴现、背书等业务进行该票据的全程跟踪,并通过到期预警等防范风险。
2、应收账款管理
随时掌握应收账款的明细和账龄,防止发生坏账风险,催收账款。
随时评估企业的坏账风险,计提坏账准备
3、随时统计和查询订单、责任部门以及产品
的回款情况,密切跟踪。
通过ERP-U8对销售与收款过程中的内控与
风险管理,体现了责权明确,业务档案完备、角色相互牵制、风险评估与预警等明确要求,有效地防范了销售过程中的差错和舞弊,降低了经营风险。
固定资产经营
固定资产档案:
关于固定资产管理方面内控管理的目的是要保证固定资产的安全,提高固定资产的使用效率.要求固定资产的预算、日常管理和会计处理合法等。
1、固定资产预算
对于新增固定资产要有预算,而且预算要进行多级审批。
2、固定资产资料完整
对所有固定资产应建立完整的固定资产档案。
固定资产变动:
1、固定资产变动与计提折旧
对每一个固定资产的折旧、变动、减少直到报废,均要符合固定资产处置流程的要求。
ERP-U8支持固定资产全生命周期的管理和控制,保证固定资产安全。
固定资产盘点:
提供按部门、类别进行资产盘点,针对盘盈盘亏资产进行审核。
除了支持固定资产盘点之外,还支持固定
资产的原值、累计折旧、净值等变动,评估以及计提减值准备、各种纬度的统计分析。
ERP-U8提供的固定资产管理覆盖了固定资
产管理的各个方面,动态、及时地对固定资产进行监控,对有效降低固定资产管理中的风险起到了重要作用。
IT安全
业务安全控制:
ERP系统作为企业内控与风险管理的平台,对内控与风险管理的全面落实与严格执行起到了决定性的作用。
因此计算机系统的管理控制机制非常重要,也必须符合内控的要求。
1、权限管理
ERP-U8设置了用户帐号并设置密码,系统登录时进行有效性检查。
系统还对各个帐号设置不同权限,有功能权限、数据权限、部门权限、供应商权限等,并且能够保证权限不相容设置以及不相容检查。
2、所有的单据删除均被保留,审计时可以查
询并浏览历史删除的业务信息。
数据安全控制:
1、备份管理
ERP-U8的数据库可以自动加密备份到服务器之外的计算机上,保证了企业的数据安全。
2、日志管理控制
为了保证系统安全,系统自动记录上机日志,并对各种数据的删除、修改建立操作日志,以备审计。
除了介绍的以上功能之外,ERP-U8系统还对客户端、服务器端的程序更新有详细的更新操作记录,以及设置了自动更新的功能,保持每个客户端由于版本不一致造成的错误
人力资源
岗位管理:
1、岗位设置
明确岗位任职资格,明确岗位职责,员工各司其职、各负其责,招聘、人员任用做到有据可依、有章可循。
2、编制控制
根据企业经营目标制订人力预算、编制计划。
3、任期控制
增加职务任期控制表,对部分易发生舞弊行为的岗位进行任期控制,实行岗位轮换制度。
合同管理:
经过招聘手续员工录用以后,需要签订劳动合同。
1、劳动合同签订
ERP-U8提供完整的劳动合同记录,并支持劳动合同的变更、解除合同等处理。
2、劳动合同预警
根据合同签订的期限,ERP-U8会自动进行合同到期预警提示,及时提醒签订或续签。
3、员工离职
ERP-U8提供完整的员工离职审批流程定义,合法操作,降低风险。
预算控制
预算编制与调整:
全面预算管理是为数不多的几个能把组织的所有关键问题融合于一个体系之中的管理控制方法之一
1、编制预算
ERP-U8可以设置多种预算指标和预算标准。
并支持多种预算模式。
编制预算时可参照历史数据。
2、预算控制
ERP-U8设置了多种预算控制方法,做总账凭证时控制,填报销单时控制,填付款申请时控制等等。
当在相关控制环节超过预算时,ERP会预警提示。
预算控制与分析:
1、预算调整
对预算执行过程中的预算调整,需要填写预算调整单,然后对调整单进行审批,而且可以查询到调整前后的预算。
2、预算分析
通过预算控制报告可随时掌握预算的执行情况,找到偏差以及跟踪业务系统,找到偏差产生的原因及时纠正。
预算管理的本质就是内控管理,预算作为
一种有效的内控手段,被大量管理先进企业所采用,ERP-U8全面预算体系支持单一组织、集团组织,不同行业不同规模的应用,对费用控制、资金控制以及绩效考核,提升企业的内控和风险管理水平,提升企业综合竞争里均有非常好的效果。
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- U8 体验