文档管理规范化Word文档格式.docx

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那么下面呢，我就来跟朋友们谈一谈，关于我们要讲的专题的内容，主要是这么几块，后边还有一个我没有写上，就是匆忙之间，有一个第五，就是关于人事档案。

那么下面呢，我们就来按照我准备的情况给各位领导，同志们做个汇报。

一、正确认识文书档案工作的地位与功能

（一）文书档案工作是各机关单位领导工作与业务活动不可缺少的辅助工作

首先的一个问题，我想跟大家共同一下，就是我们在各自的工作岗位上，大家对于档案工作，文书工作都有一定的认识和了解，我们如何去正确认识文档工作的地位和功能。

文书档案工作，当然包含着人事档案的工作，这是一个比较宽泛的领域，应该说它是我们的党政机关，企事业单位，所有的社会组织，各级各类机关单位的领导工作和业务活动不可缺少的一个辅助工作，无论这个领导多么有本事，无论他多么有才干，他也少不了这样的机构做辅助，因此凡是在这样的工作岗位上工作的朋友，我认为我们的职责，我们的岗位都是非常光荣的，是辅助单位的领导者和业务部门去处理公务的，是一种重要的辅助工作。

由于我们的工作，可以说能够保证机关各项工作的正常运转，保证领导决策的推行，能够保障我们的信息通联工作的顺畅。

所以它的保障功能是非常突出的，我们的历届领导，无论是党中央的总书记，我们的国务院的领导，还有中央办公厅的领导，对于党委和政府系统的文书工作，档案工作都基于了高度的关注，上至毛泽东同志，周恩来同志，邓小平同志，江泽民，胡锦涛等等，几代领导人都对这方面的工作有比较高的关注，并且都有很多指示意见。

比如说毛泽东同志就提到过，保守机密的问题，99%不行，必须做到百分之百，这个周恩来同志早在民主革命时期，就对秘书工作，机要工作，做出了许多重要的指示，并且亲自起草了许许多多的工作规范，我们党的组织上第一份密码方案，就是周恩来同志首创的，亲自编写的。

那么像江泽民同志，为我们学校题写过校训，就是继承和发扬机要工作，优良传统，为密码通讯事业培养可靠接班人，这都是党的历届领导，对机要工作，秘书工作，包括档案工作的一些关心，所以我说了我们在这样一个岗位上工作，倍感容幸，同时大家还要意识到我们工作的艰巨，不是仅仅顶着这个光环，还要意识到工作的艰巨。

由于我们工作上的稍有疏忽，都有可能导致我们的党政领导，我们的业务部门在处理公务上，在运筹决策上，在其他很多方面，可能会出现一些漏洞，损失，甚至无法弥补的损失。

我们中办呢，有一位领导，到我们院里边去接见即将毕业的学生的时候，因为我们有一批到外交部工作的学生，驻外使领馆，这个80%的学生就提到了这样的话，这个在驻外使馆做文书秘书工作，包括档案工作，要高度的意识到自己的责任。

其中提到的就是一字之差丧权辱国，一码之差人头落地，应该说这16个字，对于我们将要去外交部门工作的应届毕业生及其震撼。

大家想一字之差丧权辱国，可能我们从事的机要秘书工作，通讯联络工作，文稿服务工作，稍有闪失，可能都是国格的损失，国家的损失。

密码工作的过程中，稍有疏忽都有可能导致一系列的难以预料的后果，所以这个保障功能，我们的文书工作也好，秘书工作也好，及其重要。

（二）文书档案管理工作的双重地位

那么第二个方面我想跟大家说明的就是文书档案的管理工作的双重地位，我们说的双重地位，首先呢就是把文书，秘书，档案工作作为机关日常工作的重要组成部分来看，它是我们单位内部实现科学管理的重要的条件和手段。

哪一个部门也少不了，我们现在已经进入到了信息社会，应该说文书档案工作，从过去的后台已经跃升到前台了，为什么这样来讲呢，文书和档案工作有好多时候做的都是无名英雄式的工作，尤其是我们在座的很可贵的这些朋友们，如果说我们的秘书人员，比如说在首长身边，领导身边的秘书人员，还经常有露露脸的时候，档案工作人员，则大多数是台下的，幕后的，我们很少冲到第一线去，到台面上去。

那么我们所做的工作其实就是一种奉献性的工作，包括我刚才说的我们的机要秘书，很多很多时候，别人有了成绩可以报道，机要秘书的成绩一般不报道，甚至他们的名字都不出现。

大家可能还记得这个99年，美国轰炸了我们国家驻南斯拉夫使馆，当时就有我们的一个毕业生在那里面，那我们报道了有记者受伤了，殉国了，殉职了，但是我们的机要人员其实也受了重伤，但从来不对外报道，因为他们的身份很特殊。

所以我们做了大量的这个奉献性的工作。

那么在信息社会，现在我们已经步入到前台了，为什么这样说呢，今天后边有一些内容跟这儿相关。

就是现在的文书档案工作，它已经慢慢的弥合了它们之间的区别，甚至有很多时候都实现了一体化，这个后边我会讲到。

我们认为文书档案工作它已经成为机关管理，以机构运行的重要工具，成为维系人类社会永久记忆和创造力的智慧的宝库，哪一个单位也不应当忽略档案工作。

当然我们说，我们自身从来不忽略，往往有的时候领导可能倒是想起来重要，忙起来就不要了，真正发现问题了，找到我们，我们提供不了档案材料，又是一顿批评，所以我们经常是处在这个夹板隙的这种状态，我非常理解。

我大学本科是档案学专业，所以很熟悉朋友们的这个处境、心态。

现在我们应该说已经越入到前台来工作，这是一个方面。

那么再有我们说双重性，第二重是什么呢？

就是档案管理工作是国家档案事业的重要的组成部分，是档案工作赖以生存发展的物质基础。

人事档案工作是国家档案工作当中的重要构成部分，我们的手下每天形成的这些材料，应该说它是构成国家档案库的，不可缺少的一个重大的门类，成了档案事业赖以存在和发展的物质基础。

有的领导人曾经说过档案是历史舟车，文化财富。

它是人们在社会实践中创造和积累的重要的历史文化资源，我们每一个人都不要轻看它，要把它当做是历史的载体，是一种文化财富，不是单纯的一堆文字材料。

国家档案事业的重要价值就在于此，切实加强对档案工作的管理，有效的开发和利用这些资源，是因为我们有大量丰富的档案可以凭借，可以查找，可以查往之览。

那么档案的形成和发挥作用的广泛性，也使得档案的管理成为不同规模，不同性质单位的一项专门工作，少不了的一项专门工作，成为国家历史文化遗产保护，与开发利用的一个重要的组成部分。

所以希望朋友们，能够把我们的这项工作高看一眼，当然不是孤芳自赏，它本来就处在这样一个位置上。

（三）文档工作的基本要求

那么档案管理，应该说它是一门专业知识，同时又是一种在各类部门当中，具有广泛应用空间的技术。

大家知道现在我们的时代已经到了信息社会，到了这样一个知识经济的时代，信息社会的一个时代，那么在我们的文书档案，秘书工作的行当里边，在我们的工作氛围当中，已经有了许许多多的技术含量的东西，它已经不在是原来最早意义上的纯手工作业，所以它的技术成分也很高，我们借助着计算机，还有其他的一些通讯技术，网络技术，可以把档案工作送入到国家信息化的行列。

这是我们对档案工作的地位和功能的应有的认识。

这是一个方面的内容，那么我们再来看看身为档案干部，如何去做好我们的本职工作，我们可以从许许多多的角度，谈一谈作为这样工作的一些要求，那么在这儿呢，我仅仅是从这么三个方面做一个概括，我不想在这儿多费时间。

1.准确严密

要确保我们的工作是准备严密的，应该减少漏洞，最大限度的减少工作上的漏洞。

如果能够杜绝各种漏洞，那是我们最高的追求。

为什么这么说呢？

像刚才我列举的我们中办的领导讲的，一字之差丧权辱国，那你说这个要求高不高？

细不细，它实际上很细，一个字都不允许错。

那我们在从事拟稿的过程中，从事办文的过程中，在档案的形成过程中，都要强调准确，强调规矩，规范。

任何文稿，出现了一些错漏，都有可能导致无法挽回的一些损失，尽管我们可以发文纠正，但是影响造出去了。

我看到有的文件，收集的一些材料当中，曾经有一个市委组织部，跟咱们人事部门关联非常密切。

他们的对外行文当中，其中有一份文件，里边有这样一句话，这还是咱们在拨乱反正的那个年代说的，“四人帮”疯狂破坏的党的干部政策，造成了严重恶果。

我再重复一下，大家听“四人帮”疯狂破坏的党的干部政策，造成了严重恶果。

你说我们这个组织部，市委组织部写的文件，是在批“四人帮”呢还是批党的政策呢，显然把问题弄错了，而这个错情仅仅出现在一个字，大家听出来就是那个的字多余了，是吧。

由于第一个的字，“四人帮”疯狂破坏的，多了一个的字，把整个的句子成分给改了，这个党的干部政策，干部政策成了主语，那等于把咱们的组织人事工作，把我们党历来管理干部的政策全盘都给否定掉了。

那当然得纠正了，纠正之后是什么样的后果呢，反正我们得说那个错了，现在以这个为准，可是我们工作的这种作风，我们工作的这种缺乏严谨细致的这种责任意识的效果已经造成了。

因此我们至今还可以举这个例子，它已经形成了这么一种后果。

所以百姓说过这样的话，一字入公文，九牛拔不出。

大家要重视公文的文稿写作，一字入公文，九牛都是拔不出了。

这是我想跟大家强调准确严密，下最大的工夫，确保它不出问题。

2.及时迅速

及时、迅速，毫无疑问，这是对我们工作提高的实效要求，无论咱们处理文件也好，收集档案材料也好，各个工作环节都应该保证效率，因为我们的工作是直接为党委，为政府服务的，所以我们在工作的各个环节上，怎么样最大限度的提高工作效率，通过采用一些先进的技术，通过加强管理，通过简化工作的流程等等手段，提升我们工作的实效观念，效率观念。

3.确保安全

确保安全，这句话说起来也很容易，而且内涵也很清晰，主要指的是文档的信息安全和实体安全，但是真正去做并不容易，我们还时常能够听到一些由于工作上的不慎，某些干部把文件丢失了，导致一些隐患存在。

还有由于工作上不慎，文件积压，没有能够及时去整理立卷，导致一些文件混杂在废纸当中，被卖掉了。

我看到这样的一条材料，这是政府部门的一个领导同志的秘书，他所管的材料，当然我们说这个秘书他有他的责任了，有一个月到月底了，他是经常陪领导同志应酬，喜欢喝酒，我估计这个酒已经喝到了一定的水准了，到月底花钱买酒都紧张了，于是呢他想了个折，把这个作为秘书的这个大写字台下边的这些废报纸，废杂志，收拾收拾，捆成几捆给卖掉了。

换酒喝了。

那么我们对他的这种行为，首先就表示不大满意，身为一个秘书工作者，怎么能够这么去嗜酒呢，关键的是他在整理这些废旧物品的时候，没有仔细去翻检一下，结果这里边有一份机密文件，标有机密密集的文件，夹在这个两份报纸上了，结果人家打了捆，到了造纸厂化浆的时候，把这个捆要打开，一看机密文件，马上追查，怎么追查，这个文件是由哪儿来，人家化浆的这个企业，赶快告诉某某政府，你们这儿有一份文件，被人家卖掉了，卖到我们这儿来要化浆，现在得知，看到是机密文件，那么政府的机要部门，马上去追查，看看这份文件的份号是多少号，就知道了这份文件应该在哪一个部门，这个部门，应该谁来保管，顺藤摸瓜，很快解决了问题，这个同志被清理出干部队伍，清理出秘书队伍。

大家想一想，如果是这么一种状态，是没有办法保证机密信息的安全的，对吧？

所以我们要慎之又慎，99%都不行，必须做到百分之百，还有就是实体的安全，实体的安全，信息的安全，本来就难以控制，特别是现在作为网络时代，大量的文件是电子文件的这种方式，我们有许许多多的文件是非常之头疼的，稍不留意就有可能产生一系列的泄密的后果，尽管我们有很多很多的加密手段，但是不能否认，再保密高的，密集再高的，保密手续再严的，它也有漏洞，也有失误的时候。

我们国家一个女科学家，原来就是一个教师，搞这个信息安全管理的，将美国的非常重要的密码方案破解了，引起美国国会和总统办公厅的极度的恐慌，得知这个消息以后，花重金要收买我们这位女博士，说你来我们这儿工作吧你要什么条件，我给你什么条件，因为在美国人看来，他们的方案是没有办法攻破的，就他们的密码方案。

但没想到被我们的一位女博士破解了，于是企图花重金收买这位人，那么我们这位的女博士呢，应该说是一句话掷地有声，我的事业在中国。

拒绝了美国方面的一些高薪聘请。

那么你想一想，作为美国这样一个当代的唯一的一个超级大国，他为保密可以说不惜重金，那么都有漏洞。

所以我们说追求信息安全，这是我们的一种良好的愿望，也力争想做到这一点。

所以我们过手的这些文件，无论是纸制的，是电子文本的，都应该特别注意留心。

既要保证信息安全，同时还要做到实体的安全。

比如说那个文件不能轻易的毁掉，当我们打印的废品，需要处理的时候，不能随便乱扔，该用碎纸机的要把它碎掉，一系列的安全手段，都要用来防范。

关于这个题目呢，我就跟大家讲这么多。

二、现代办公环境下的文书档案一体化管理

下面我们来谈谈第二个方面的问题。

就是现在办公环境下的文书档案一体化管理。

我刚才跟朋友们曾经提到过，这是国家的台后的工作，现在已经跃升到前台来了，档案工作跟文书工作的这个界限，越来越模糊了。

那么这里边，其实这个概念老早就有了，是上个世纪八十年代就有了，但是这个工作推进的并不是那么快，我们是要把它当成一种理念，文书档案管理的一种理念，什么叫文书档案一体化管理，我用这样一段文字，给朋友们说明一下，它是指在文件生命周期理论的指导下，利用计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划，科学管理，实现文档工作现代化，从而提高管理效能的，现代化文书档案工作模式。

这句话比较长，它是一种管理模式，那么这里有一个概念，叫做生命周期理论。

它是上世纪四十年代，美国的一位学者先提出来的，上世纪八十年代，我们的一些学者，认可了这样一种说法，指的就是文件从拟稿开始，经过办文处理，经过档案归档，再经过鉴定销毁，它有一个自生自灭的这么一个周期。

那么文件档案，一体化管理，主要考虑的就是这个档案跟文件之间这种内在的联系，没有办法分割的这种内在联系，使得我们作为，同样作为信息载体形式对待的时候，他们有好多好多的共性。

应该系统化，作为一个大的环境下来看待，这就是一个一体化的管理的一个基本的认识。

本来这个已经不是什么新鲜的说法，但是呢，它在我们今天专题里边，还是一个很重要的问题。

所以我在这儿，给大家来做一个介绍。

那么有关文档一体化管理的最基本的范畴。

我把它浓缩为三个方面。

第一个方面就是文档工作的基础环节，我们称之为前端控制的环节。

第二个范畴就是文档工作的核心要求就是全程管理，还有就是文档工作的追求目标，叫做信息共享。

（一）文档工作规范化的基础环节——前端控制

下面我把这个问题做一些展开的介绍。

首先我们来谈一谈关于文书工作规范化的一个基础环节，叫做前端控制。

前端控制指的是什么事呢，他说的是在文件撰写处理和保管的各阶段，都要符合文件管理系统的要求，前端控制主要体现在技术设计和文件撰写规范，这样两个层面，文件的撰写环节，处理环节，保管环节，应该主要就是我们档案部门做的事了，把这样几个环节，都镶嵌到文件管理系统。

统一要求，那么要做好这个所谓的前端控制，也就是文件在收存之前，在转化成档案之前，我们就要做足功课，主要有两个层面的内容。

一是技术设计方面的；

一是起草方面。

我们看一看首先从技术设计的层面看，主要指的是电子文件。

电子文件能够按照预先设计的格式和程序要求，自动生成符合规范的正式文本。

那么现在我们办公软件有好多，朋友们可能也使用过很多办公软件，我们这些程序员们，程序设计工程师们，已经按照国家公文格式的标准要素，设计了许许多多的，不同文种的公文格式，那么我们现在可以采用，当然这些程序有优有劣，那还是差别很大的。

我们可以采用这样的一些办公软件，将我们需要撰写的，需要处理的各种信息，输入电脑，然后自动生成符合标准格式的公文正本。

这个过程可以说主要是一个技术方面的问题。

那么就作为我们在座的各位朋友来说，可能我们不是十分熟悉这个技术层面本身，我们用的是人家的成果。

那么这种技术设计层面，主要强调的是，要将电子档案管理的需求，提前至电子文件形成之际，乃至生成之前的一个设计阶段，都要考虑进去。

使得文件跟档案的规格质量，得到统一。

这项内容，或者说这个话题，今天我不在这儿做更多的细节上的介绍，只是大家要明确它有这么一个技术层面，主要是程序设计人员来完成。

那么我想要跟朋友们说一说，也是我们力所能及的，经常用的就是在文稿撰写层面的那些规范，它对保证我们所说的这个前端控制的最终效果至关重要，从文件撰写规范的层面，主要说的就是在文件的撰写和处理过程中要符合国家相关的法规规范，这样的法规与规范很多很多。

我举几个例子，我们说这些规范，比如说2001年，国务院2001年1月1号起用的，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，这就是目前仍在使用的我们的公文处理法规，这是其中之一。

还有就是1999年12月31号发布2000年1月1号起用的《中华人民共和国标准国家行政机关格式》，朋友们都熟悉这些文件吗？

国家行政机关公文格式，它也是国标。

知道这个文件的朋友，那就清楚了，如果不知道的话，朋友们应该想办法，找这样的文件学习一下，因为它直接影响到我们对文件的制作，文件的撰写。

此外呢，我们国家在党委系统跟政府系统的管理法规，还略为区别，这也是大家非常感到头疼的事，比如说用纸就不大一样，档案干部最烦的这个，党委系统都是用16开纸，然后政府系统呢是用A4纸，党委系统的这种用纸规格，慢慢的也会逐渐的朝着国家标准来靠拢。

当然还有一些细节的方面，比如说日记，写法上还有所不同。

中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例，那是1996年发布的，我还曾经参与过那个条例的修改。

那么我们就感觉到像我们的党委系统跟我们的政府机关，政府系统，在文件的法制体系内部，目前还有一些不大一致的地方，若干学者都强调，应该逐步的趋同，最终实现一个标准，对于咱们档案干部来说，对我们整理立卷来说，就非常方便了。

这是一个趋势。

这是我讲的一些法规，格式。

此外还有好多东西，比如说数字上，该如何使用，在文件和出版物当中使用数字的规定，还有国家国务院公布的公文主题词表等等，希望朋友们能够把这些文件熟记在心，熟记在心，能够在我们的工作的过程当中严格依照进行。

这是从法规的层面上跟大家简单的说明一下。

那么关于文件的一些撰制方面的规定，我后边还有一点要跟大家说一说，它带有一些规律性的问题。

文档一体化的第二个方面的范畴就是文档工作规范化的核心要求，也就是要全程管理。

这个所谓全程管理，大家看它的基本内容是指将文件档案工作的全部内容，纳入到机关管理人员的全程控制之下。

纳入到我们的全程控制之下。

我们所说的机关，工作人员，当然包括在座的各位，还包括我们的办公室的所有的同志，也包括我们单位掌管文件的签发批办工作的领导。

大家都要对这些文稿的质量规格承担责任。

当然我们这里边说全程管理，纳入到我们所有人的视线范围之内，那毕竟要落实到某一些人头上的。

可以把它分解成几个层面。

比如说单位领导，特别是我们的办公室的负责任，他对于这个单位的文书，办文工作，负有什么样的责任。

专职秘书负有什么样的责任，文书秘书工作部门，承担具体的职责是什么，这些都可以细化的，相关的一些法规上面，还有有关的业务书籍上都有这方面的介绍。

我们说的全程管理，就是不要有漏洞，不要有哪一个环节失控，或者真空。

（二）文档工作规范化的核心要求——全程管理

下面关于全程管理的这个要求，我简单地说明一下。

我们在档案工作中，要关心文件的形成过程，要介入到文书工作之中，随时了解文件形成和办理的情况，这是对档案工作人员的要求，你要了解文件的整个生成过程，从档案工作的角度，能够及时的发现，提出和解决各种安全的隐患问题。

那么是不是我们每一位档案干部，都有这样的一种意识呢，还不是的，有的时候我们只是关上门说自己的事，交给我了，我有责任管好，好像至于文件的生成阶段，我们可能认为没有人们控制上的职责，这个实际上是不全面的这种想法。

我们所说的全程管理，就包含着档案工作者你要关心文件生成阶段的这些细节。

比如说一次会议上面所形成的这个文件到底有多少，不是说人家交给我们多少是多少，你应该主动了解，这样才能够保证在人家向我们移交的时候，我们知道这个会议还落了两份非常重要的文件，你知道这个情况。

这就从档案工作者的角度说，那么从文书秘书工作人员的这个角度上来说，文件起草人员，我们要了解档案工作的特性和要求，要关心文件形成的质量，办理过程，是否合乎档案工作的要求。

那么其实这种全程管理的这种说法，也就是把档案工作者跟文书工作者有机的衔接在一起，大家都对文书档案的生成质量承担着一定的责任。

各自从不同的角度去把关，总之全程管理，也就是说在文书档案一体化管理的过程当中，文书工作跟档案工作人员的界限慢慢的不再泾渭分明了。

本来我们国家历史上，像我们国家的唐宋时期，首度出现了国家的一些规章法典上出现了把文书工作跟档案工作做适当的分割的这样一些规定。

负责办理文件的人，要定期的把自己手头的文件向负责文件管理的部门移交，那么这就是说文书工作跟档案工作，它有了一条界限，当然这种界限只是个别的工作环节上，那么后来建国初期，在1956年国务院关于加强档案工作的决定当中，明确规定了文书工作与档案工作的分工，非常清晰。

那么现在全程管理，恰恰是在寻求这两者之间，文书人员跟这个档案工作者之间的这种密切的合作。

每一段都有人监督，所以两项工作不再泾渭分明，两方面的工作人员，不在显而易见。

大家的工作都纳入到了一条龙式的全程管理当中，我希望我们大家能够有这样一种新的视角来看待我们的工作，而不在是原来画地为牢，我仅仅管档案室内部的事，应该有这样一种意识，这是关于文档一体化第二个方面，全程管理。

（三）文档工作的追求目标——信息共享

第三个方面，我们称之为文档工作的追求目标，就是要信息共享。

信息共享的这个说法，大家老早就知道了，那么在我们的工作过程当中，在机关工作过程中，信息共享实际上就成了我们文书人员，档案工作人员，领导干部，普通员工，乃至社会公众，大家共同的一种追求。

跟我们现在提倡的政务公开，信息公开都有某种内在的联系。

那么前面我们所说的前端控制和全程管理的模式，使得公文中的许多信息，可以一次输入，多次输出，反复使用，这是文书工作现代化的一个追求的标志，一次输入多次输出，反复使用，可以实现机构和系统内，文档工作中的信息资源共享。

那么这就是我们追求的一种目标，一种境界。

但实际上呢现在我们所说的这个共享的程度，还有很大的局限。

我现在这个单位，今年9月份要接受国家教育部的本科教学水平评估，要来检查。

我们有的同志可能知道这么一件事，教育部从上个世纪九十年代开始，最初叫本科的合格性评价，现在进入到了一个新的阶段，就是教学水平