文书与档案管理基础三版四单元1.ppt
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(1)收集
(2)整理(3)保管(4)统计(11)档案收集)档案收集档档案案的的收收集集工工作作,是是指指在在档档案案人人员员的的监监督督、指指导导下下,按按照照法法律律、法法规规的的规规定定将将在在工工作作活活动动过过程程中中形形成成的的、分分散散保保存存在在各各部部门门和和个个人人手手中具有保存价值的各种门类和载体的历史记录进行收集工作。
中具有保存价值的各种门类和载体的历史记录进行收集工作。
档档案案收收集集工工作作是是一一个个单单位位档档案案室室工工作作的的起起点点和和基基础础,是是档档案案室室积积累累和和丰丰富富本本单单位位信信息息资资源源的的主主要要手手段段,因因而而是是一一项项极极其其重重要要的的档档案案业业务务工作。
工作。
(一)档案收集工作的意义
(一)档案收集工作的意义11是档案业务工作的起点是档案业务工作的起点22是实现档案集中统一管理的根本途径是实现档案集中统一管理的根本途径33是积累历史文化财富的重要渠道是积累历史文化财富的重要渠道22、操作流程、操作流程(11)档案收集)档案收集
(二)档案收集工作的要求
(二)档案收集工作的要求根根据据机机关关文文件件材材料料归归档档范范围围和和文文书书档档案案保保管管期期限限的的规规定定要要求求,结结合合本本单单位位职职能能部部门门和和各各部部门门工工作作实实际际,编编制制文文件件材材料料归归档档范范围围和和文文书档案保管期限表,并报经同级档案管理部门审查同意后执行。
书档案保管期限表,并报经同级档案管理部门审查同意后执行。
11确保档案的齐全与完整确保档案的齐全与完整22符合档案业务规范和标准符合档案业务规范和标准33注意收集和掌握重大活动信息注意收集和掌握重大活动信息22、操作流程、操作流程(22)档案整理)档案整理档档案案整整理理即即根根据据收收集集来来的的文文件件之之间间内内在在联联系系,以以方方便便保保管管和和利利用用为为目目的的对对文文件件进进行行价价值值鉴鉴定定、分分类类、组组合合、排排列列、编编目目、装装订订装装盒盒、入库上架等一系列条理化的工作。
入库上架等一系列条理化的工作。
22、操作流程、操作流程(33)档案保管)档案保管11、概概念念:
档档案案保保管管工工作作是是采采用用专专门门的的技技术术手手段段和和科科学学的的管管理理措措施施,维护档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命的一项专业性工作。
维护档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命的一项专业性工作。
22、内容:
、内容:
档案装具的管理档案装具的管理档案的库房管理档案的库房管理档案的流动管理档案的流动管理档案辅助设施的管理档案辅助设施的管理33、基本原则:
、基本原则:
预防为主,防治结合;预防为主,防治结合;加强重点,照顾一般;加强重点,照顾一般;立足长远,保证当前。
立足长远,保证当前。
22、操作流程、操作流程(44)档案统计)档案统计11、概念:
、概念:
档档案案统统计计就就是是以以表表册册、数数字字的的形形式式,反反映映和和揭揭示示档档案案与与档档案案工工作作情情况的一种管理方法。
况的一种管理方法。
22、内容:
、内容:
包包括括对对档档案案室室档档案案及及其其管管理理现现状状的的登登记记和和上上报报各各级级档档案案行行政政管管理理部部门的档案统计年报工作。
门的档案统计年报工作。
22、操作流程、操作流程(55)档案利用)档案利用11、概念:
、概念:
档档案案利利用用工工作作,也也叫叫“档档案案利利用用服服务务”,是是档档案案部部门门通通过过一一定定的的方方式与方法提供档案,为利用者服务的一项业务工作。
式与方法提供档案,为利用者服务的一项业务工作。
22、档案提供利用的方式:
、档案提供利用的方式:
开设阅览室开设阅览室档案外借档案外借函查和电话查询函查和电话查询出具档案证明出具档案证明提供咨询服务提供咨询服务网上查询网上查询举办陈列展览举办陈列展览22、操作流程、操作流程
(一)
(一)档案收集工作档案收集工作11、档案收集工作:
、档案收集工作:
按照档案管理相关业务规范和标准收集。
按照档案管理相关业务规范和标准收集。
收集的重点是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的档案。
收集的重点是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的档案。
各种门类和载体的、具有查考价值的原始记录全部收集归档。
各种门类和载体的、具有查考价值的原始记录全部收集归档。
收收集集之之前前,应应确确定定机机关关应应保保存存档档案案的的质质量量、范范围围、种种类类、内内容容、数数量量、整理情况等,做到心中有数。
同时应注意指导收集重大活动档案。
整理情况等,做到心中有数。
同时应注意指导收集重大活动档案。
在在档档案案种种类类方方面面,既既要要收收集集反反映映行行政政单单位位活活动动的的普普通通档档案案,还还要要注注意意收收集科技档案、基建档案等专门档案。
集科技档案、基建档案等专门档案。
在在文文件件载载体体方方面面,既既应应包包括括纸纸质质文文件件,也也应应包包括括各各种种特特殊殊载载体体的的材材料料。
要注意收集原稿原件。
要注意收集原稿原件。
注意零散文件的收集。
注意零散文件的收集。
注意对撤销机构档案的接收。
注意对撤销机构档案的接收。
二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容
(一)
(一)档案收集工作档案收集工作22、归档文件材料的范围、归档文件材料的范围凡凡是是本本单单位位工工作作活活动动中中形形成成的的、反反映映主主要要职职能能活活动动和和历历史史真真实实面面貌貌的的文文件件材材料料,均均属属于于档档案案室室的的收收集集范范围围。
此此外外,还还应应收收集集与与本本单单位位的的档档案案有有关关的的资资料和证据。
料和证据。
二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容
(一)
(一)档案收集工作档案收集工作归档文件材料的范围归档文件材料的范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料,均属归档范围。
凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料,均属归档范围。
反反映映本本机机关关主主要要职职能能活活动动和和基基本本历历史史面面貌貌的的,对对本本机机关关工工作作、国国家家建建设设和历史研究具有利用价值的文件材料;和历史研究具有利用价值的文件材料;机机关关工工作作活活动动中中形形成成的的在在维维护护国国家家、集集体体和和公公民民权权益益等等方方面面具具有有凭凭证证价价值的文件材料;值的文件材料;本本机机关关需需要要贯贯彻彻执执行行的的上上级级机机关关、同同级级机机关关的的文文件件材材料料;下下级级机机关关报报送送的重要文件材料;的重要文件材料;其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容
(一)
(一)档案收集工作档案收集工作不归档文件材料的范围不归档文件材料的范围上上级级机机关关的的文文件件材材料料中中,普普发发性性不不需需本本机机关关办办理理的的文文件件材材料料,任任免免、奖奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;本本机机关关文文件件材材料料中中的的重重份份文文件件,无无查查考考利利用用价价值值的的事事务务性性、临临时时性性文文件件,一一般般性性文文件件的的历历次次修修改改稿稿、各各次次校校对对稿稿,无无特特殊殊保保存存价价值值的的信信封封,不不需需办办理理的的一一般般性性人人民民来来信信、电电话话记记录录,机机关关内内部部互互相相抄抄送送的的文文件件材材料料,本本机机关关负负责责人人兼兼任任外外单单位位职职务务形形成成的的与与本本机机关关无无关关的的文文件件材材料料,有有关关工工作作参参考考的的文文件件材材料;料;同同级级机机关关的的文文件件材材料料中中,不不需需贯贯彻彻执执行行的的文文件件材材料料,不不需需办办理理的的抄抄送送文文件材料;件材料;下下级级机机关关的的文文件件材材料料中中,供供参参阅阅的的简简报报、情情况况反反映映,抄抄报报或或越越级级抄抄报报的的文件材料。
文件材料。
二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容
(一)
(一)档案收集工作档案收集工作33、单位之间分工归档的范围、单位之间分工归档的范围上上级级业业务务主主管管单单位位发发来来的的文文件件,由由隶隶属属下下级级归归档档,党党委委、政政府府办办公公室室和和非隶属单位一般不归档。
但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。
非隶属单位一般不归档。
但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。
上上级级业业务务主主管管单单位位召召开开的的专专业业会会议议文文件件,由由各各隶隶属属下下级级归归档档,党党委委、政政府办公室一般不归档。
府办公室一般不归档。
联联合合签签发发的的文文件件,由由主主办办单单位位归归档档,会会签签、联联办办单单位位归归档档与与否否视视自自身身需需要来确定。
要来确定。
联合召开的会议文件,由主办单位归档。
联办单位归档与否视情况而定联合召开的会议文件,由主办单位归档。
联办单位归档与否视情况而定联联合合派派出出调调查查组组、检检查查组组或或联联合合举举办办的的重重大大活活动动形形成成的的文文件件材材料料,由由主主办单位归档,联办单位归档与否视情况而定。
办单位归档,联办单位归档与否视情况而定。
本单位领导兼任外单位职务而形成的文件材料,由兼职单位负责归档。
本单位领导兼任外单位职务而形成的文件材料,由兼职单位负责归档。
临临时时机机构构形形成成的的文文件件,由由临临时时机机构构负负责责归归档档,工工作作结结束束后后将将档档案案收收集集移移交主管部门或同级档案室。
交主管部门或同级档案室。
二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容
(一)
(一)档案收集工作档案收集工作44、归档规程、归档规程清点核对。
清点核对。
填写档案交接文据。
填写档案交接文据。
完成实体移交(接收)完成实体移交(接收)二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容
(一)
(一)档案收集工作档案收集工作44、归档规程、归档规程清点核对。
清点核对。
档档案案员员对对移移交交(接接收收)的的档档案案及及有有关关材材料料逐逐件件进进行行清清点点,对对照照有有关关移移交交文文件进行核对,双方共同确认无误。
件进行核对,双方共同确认无误。
二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容
(一)
(一)档案收集工作档案收集工作44、归档规程、归档规程填写档案交接文据。
填写档案交接文据。
单位(部门)名称栏单位(部门)名称栏领导人栏领导人栏经办人栏经办人栏交接性质栏交接性质栏档案所属年度栏档案所属年度栏档案类别栏档案类别栏档案的数量档案的数量检索及参考工具种类栏检索及参考工具种类栏移出说明栏移出说明栏接收意见栏接收意见栏二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容1992.12国家技术监督局发布档案交接文据国家技术监督局发布档案交接文据格式(格式(GB/T139681992)
(一)
(一)档案收集工作档案收集工作44、归档规程、归档规程填写档案交接文据。
填写档案交接文据。
单位名称栏应:
填写全称或规范化通用简称单位名称栏应:
填写全称或规范化通用简称领导人栏:
由部门现任负责人签名。
领导人栏:
由部门现任负责人签名。
经办人栏:
应由对档案交接负有直接责任的人员签名。
经办人栏:
应由对档案交接负有直接责任的人员签名。
交接性质栏:
交接性质栏由交接双方共同填写。
交接性质栏:
交接性质栏由交接双方共同填写。
交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。
交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。
二、档案收集工作及其内容二、档案收集工作及其内容
(一)
(一)档案收集工作档案收集工作44、归档规程、归档规程填写档案交接文据。
填写档案交接文据。
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