危机管理的原则20XX年国开中央电大专科《办公室管理》期末考试试题及答案01150.docx
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危机管理的原则20XX年国开中央电大专科《办公室管理》期末考试试题及答案01150
危机管理的原则20XX年1月国开(中央电大)
专科《办公室管理》期末考试试题及答案
20XX年1月中央电大专科《办公室管理》期末考试试题及答案
一、单项选择题
1.以下关于办公室职能的说法,哪一种是正确的?
(C)
A.办公室为上司服务,其他职能部门不用顾及
B.办公室人员只要掌握办公、办事、办会知识和技能
C.办公室事务管理不仅有被动性,体现出来更多的是主动性
D.办公室管理具有集中性和整体性
2.文员对自己的工作要做到有计划地事先予以安排,要有科学的、明确的工作计划。
工
作计划应该(D),是错误的选项。
A.分轻重缓急
B.决定工作次序
C.控制时间弹性
D.不留余地
3.办公室,顾名思义,是办公的场所。
下列诸项中(B)应不属于办公室范畴。
A.厂长室
B.实验室
C.院长室
D.经理室
4.文员在为上司筛选电话时,以下做法不正确的是(A)。
A.文员在说了迎接词,对方发出声音之后,要多次确认,方可辨昕出对方
B.了解单位每个人的工作和职务,提醒正要接听转接电话的人,说明情况及转接理由
C.有时需要文员编织一些“美丽的谎言"以应付那些上司不想接待的人
D.来电者寻找你的上司,应弄清对方的身份再通报上司
5.邮的寄发不要考虑以下哪项因素(D)。
A.时间
B.便利
C.经济
D.爱好
6.办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题
⑷。
A.有共同利益的话题
B.夸耀你我的话题
C.贴己的话题
D.秘'密的话题
7.文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种?
(A)
A.初次写信,或有过激言行的B.有过激言行或漫骂领导
的匿名信
C.已做结案处理的
D.没有具体内容的匿名信
8.文员进行会议的计划和准备时,不应该做的是(0。
A•会议场所的选择,要根据会议时间长短、花费多少作决定
B.文员按照上司的指示,应事先调查时间安排对参加者是否方便
C.什么日期、时间召开会议应考虑议题的紧急程度
9.在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:
一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有(B),了解要求约会者的心理。
A.社交的能力
B.说话的技巧
C.听话的能力
D.听写的能力
10.宴会期间的祝酒,常规顺序应该(A)。
A,由主人和主宾先碰杯B.由主宾和主人先碰杯
C.由女宾和男宾先碰杯
D.由男宾和女宾先碰杯
二、判断题
11•办公室工作的两大职能是政务(或业务)服务和事务管理,政务服务(业务)就是为确保有效、快捷的事务管理而开展的辅助性工作。
(错)
12.小办公室的配置,上司的办公室应靠里面。
(对)13.文员对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读。
(对)14.代表会议依法定期召开,与会代表必须达到法定人数方为有效,因此文员应仔细核对出席人数。
(对)
15.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话,告诉上司要找的人马上就会来听电话,让上司直接与对方通话。
(
)16.会议记录就是有言必录。
(错)
17.上下级之间握手,下级先伸手后,上级才能相握。
(错)
18.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同,对上司或长者说话,应文雅些;对一般同事或顾客说话,就可通俗。
(对)
19.文员对于在值班期间发生的重要情况,可以等交接班后再报告上司。
(错)
20.公务文书中所指的“主送机关”,是指收受、办理公文的单位。
(对)
三、简答题
21.简要说明会议纪要有什么作用?
有哪两种形式?
参考答案:
要点:
会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。
可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。
有两种形式.:
(1)议决性会议纪要。
(2)周知性会议纪要。
22.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?
具体做法是怎样的?
参考答案:
有电子提示系统和人工提示系统。
电子提示系统的做法:
在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。
人工提示系统的做法:
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表。
使用提示性备忘录。
准备约会表。
准备特殊提示卡。
准备交往提示文。
四、设计题
23.所谓有问题的来访者一般是怎样的?
文员应应对?
参考答案:
(1)固执任性的来访者。
死搅蛮缠、出言不逊,文员应毫不妥协,但要注意礼貌地反复进行解释并提出建议。
坚持说你没有权利更改规章制度。
可保证:
如果对方写信给上司,上司一定会看到这封信。
(2)进行威胁的来访者。
悄悄地告诉老板,打电话保安部门,不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。
(3)情绪激动的来访者。
如果来访者是男性,女文员应该找男的帮忙;如果是女性;女文员可能会使她平静下来;如不行,找一个成熟的女同事来帮忙。
(4)骗人的老手。
他们①介绍的产品或服务价格低得离谱;②公司经营时间不长;③个人或公司没有通讯地址,或电话号码有疑问。
必须保护公司和上司的利益。
24.某中外合资公司总部德方总经理来访,恰逢生日,上司要求文员小陈购买礼物赠送,小陈应办?
要考虑哪些因素?
参考答案:
(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等;
(2)征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物;
(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品;
(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下;
(5)附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理。
五、案例分析题
25.某公司聘任文员邹某上班处理邮时,正巧赶上接听电
话,他一手操持电话,另一手示意送信者把信堆放在已有一些信的办公桌上,并顺手拿过笔在“收人"处签了字。
打完电话,他急忙把所有的信封都剪开了,忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角,他并未在意。
这时,他抽出所有的信纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边,并开始阅读邮。
当阅读到写有:
“亲爱的……”一封信时,他意识到拆错了信,匆匆将信装进一个信封,并用胶水粘了起来。
在处理其他信时,其中有一封急,觉得应该由上司回信,他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。
这时,上司把写有美国地址的英文名片,让她打印一个寄往美国的信封,邓小姐按照以往写信的习惯,把收人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。
你认为邓小姐处理邮是否正确,为什么?
请讲出理由并说明正确的做法。
参考答案:
(1)收领邮应该把以前的信另外放开,以免混淆,应在清点后才能签字;
(2)首先应分类,请示上司哪些邮能拆封,哪些不能拆封;
(3)不能把回信地址剪掉,检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。
如不一致,应打电话询问正确的,再把错误的划去;
(4)拆错信,应在信封上写上“误拆”,并签上自己的名字,封上信口,把信交给收信人时向他(她)道歉;
(5)把交给上司邮分成最急、次急和普通,不能混淆。
26•请看如下案例:
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地,一天,江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息,几天之内,这种冰箱在当地即无人问津。
奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话,而是记者纷纷上门。
厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。
在经过周密的检查之后,技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。
细心的文秘人员发现户主的神色不太正常,又发现冰箱内有细小的红色纸片,便向副厂长汇报。
副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈,并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条。
户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮,其他人不知道,取食品时碰撞所致,幸未伤人。
又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告,引起了媒介的注意才上了报的。
查清了原因,副厂长当即与上海厂方联系,在当地召开了记者招待会,向新闻界说明了真相,隐去了户主的姓名,并承认了厂方的责任:
“未在冰箱使用说明书上写明:
冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。
”
此话引发出记者们的哄堂大笑,这事就此喜剧性结束。
几天后,这种品牌的冰箱销售量迅速回升,一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。
从这个案例,可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示?
参考答案:
(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信,打电话或告上门来,文秘人员也应该注意到社会上的反馈;
(2)有些事涉及本单位的利益或信誉,应及时向领导汇报,采取主动出击的方法;
(3)X秘人员虽不是专业人员,不能解决技术性的问题,但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风,能从其他角度帮助领导解决问题。
(评判第四、第五大题时,应视考生问题回答的合理性、表述的正确性与否给与分数,不要拘泥本答案的文字表述)
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