学习使用Excel的基本操作程序Word下载.docx
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公式一般由大家对引用的表进行自定义。
在函数与公式中引用单元格,若使用相对坐标,则被引用单元格相对函数或公式所在的单元格来定位;
若使用绝对坐标,则被引用单元格相对整个工作表定位。
具体的使用方法,将在后面详细介绍。
1.2.4Excel的窗口组成
Excel窗口中的标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏与Word相似。
1.3Excel的基本操作
1.3.1Excel的基本操作包括:
光标的定位、单元格内容的输入、选择操作对象等。
1.3.2光标的定位
(1)单元格的光标定位
使用鼠标
使用键盘
(2)单元格内容的光标定位
1.3.3单元格内容的输入
在单元格内定位光标,出现光标“|”后,即可输入数据。
输入的内容可以是文本、数字,也可以是日期。
(1)输入文本(自动左对齐)
输入步骤如下:
①选定要输入文本的单元格(单击目标单元格);
②键入文本;
③按下〈Enter>
键或〈Tab>
键或上、下、左、右的光标键或在其它单元格单击鼠标,都存储当前单元格中输入的数据。
若在未存储之前,取消输入的数据,按Esc键。
(2)输入数值(自动右对齐)
数值型只能包含以下字符:
0~9数字.,$¥+-()/%Ee。
输入步骤同上,只是输入的内容为数值。
注意:
当要输入并显示多于11位的数字时,系统自动以科学记数法(如7.89E+08)表示,而编辑栏中仍将显示输入的内容;
无论显示的数字的位数如何,Excel单元格中只保留15位数字精度。
若超过15位的数字,则多余数字位将转换为0(低位)。
带分数应使用整数加空格加分数的形式,如:
31/2。
要避免把输入的数字当作日期。
1/2要写成:
01/2。
前置正号“+”被忽略;
负数表示在为数值前使用“-”号或将数值括入()中。
(如:
-15或(15)均表示负数)。
(3)输入日期或时间(自动右对齐)
输入日期和时间时,必须严格按照规则,否则将被当做字符串来处理。
(4)智能填充数据
当相邻单元格中输入相同数据或按某种规律变化的数据时,可用Excel的智能填充功能实现快速输入。
在当前单元格的右下角有一小黑块,称为填充柄。
1)填充相同数据
在当前单元格A1中输入“汽车修造总厂”,鼠标指针移到填充柄,此时,指针呈“+”状,拖动它向右直到E1,松开鼠标键。
从B1直到E1均填充了“汽车修造总厂“。
2)填充已定义序列
在单元格A3输入“一月”,拖动填充柄向右直到单元格E3,松开鼠标键,则从A3起,依次为“一月”,“二月”……“五月。
Excel中已定义的序列可以通过【工具】菜单的“选项”命令下的“自定义序列”标签查到。
3)建立等差序列的数据
除了利用已定义的序列进行自动填充外,还可以指定某种规律(等差、比序列等)进行智能填充。
4)自定义序列
在实际应用中,有时会发现Excel提供的序列不能完全满足需要。
这时可以利用Excel提供的自定义序列功能来建立自己需要的序列。
1.3.4选择操作对象
1)单元格内容的选择
2)单元格的选择
3)选择连续单元格:
将光标定位在所选连续单元格的左上角,然后将鼠标从所选单元格左上角拖动到右下角,或者在按住Shift键的同时,单击所选单元格的右下角。
2.1.对工作表的操作
2.1.1工作表是Excel完成一项工作的基本单位。
工作表就象一个表格,由含有数据的行和列组成。
纵向称为列,由列号区的字母分别加以命名(A、B、C…);
横向称为行,由行号区的数字分别加以命名(1、2、3…)。
每一张工作表最多可以有65536行256列数据。
每张工作表都由一个工作表标签(如Sheet1)与之对应。
在Excel中对工作表进行管理还体现为可以灵活地对工作表进行移动和复制,要注意的是:
在移动可复制工作表时,不管在工作表的源位置或是目的位置,与工作表相关的计算结果或图表都可能会受到影响。
将鼠标定位于工作表标签上,单击鼠标右键,则会显示可以对工作表进行的各种操作功能。
2.1.2.插入工作表
可以在打开的工作簿中添加新的工作表,步骤如下:
⑴在功能菜单中单击“插入”菜单下的“工作表”命令。
⑵插入工作表后的情形,是多了一个工作表Sheet4,插入工作表的位置在当前工作表之前。
也可以将鼠标指针移动到工作表标签上,单击鼠标右键,在弹出的功能菜单中选择“插入”命令。
⑶然后在出现的对话框中选择“工作表”选项,再单击确定即可。
2.1.3.删除工作表
将工作簿中不再需要的工作表删除的步骤如下:
⑴先在工作簿中选中要删除的工作表。
⑵单击编辑(E)菜单下的“删除工作表”命令。
⑶在出现所示的对话框中选择确定或“取消”命令。
也可以将鼠标指针移动到工作表标签上,单击鼠标右键,在弹出的功能菜单中选择“删除”命令。
2.1.4.重命名工作表
还可以对工作表重命名,步骤如下。
⑴在功能菜单中选择菜单命令单击→格式→工作表→重命名。
⑵单击“重命名”选项,当前工作表的名字将会反白显示,直接输入重命名的工作表的名字即可。
将工作表命名为“新的工作表”。
⑶还可双击工作表标签,就可更改工作表表名。
2.1.5.移动或复制工作表的步骤如下:
⑴打开要移动或复制的工作表所在的工作簿,并打开移动或复制操作的目的工作簿,如要把Book2中的Sheet1复制到Book3中,就要把Book2和Book3都打开。
⑵用鼠标右键单击Book2中的Sheet1,在弹出的菜单中选择“移动或复制工作表”。
⑶出现的对话框,先选择目的的工作簿,然后选择在目的工作簿中的位置,最后单击确定。
若选中“建立副本”,则是复制操作,如果没有选中,则是移动操作。
⑷如果要在当前工作簿中移动工作表,可以在标签所在的范围内,直接将工作表标签拖动到选定的位置:
如果要在当前工作簿中复制工作表,需要在按住<
Ctrl>
键的同时,拖动工作表,并在目的地释放鼠标按键后,再放开<
键。
3.1.修改工作表中的数据
3.1.1单元格中数据的修改
⑴使需要修改的单元格成为活动单元格。
⑵若全部重新输入,则直接输入新内容。
⑶按<
F2>
功能键或双击鼠标,则光标位于单元格中,可对单元格中的数据进行部分修改。
按回车结束。
若删除单元格内容,按<
Del>
键即可。
3.1.2工作表中插入行或列
⑴选定一列,将在该列前边插入列。
单击鼠标右键显示功能菜单。
⑵在功能菜单中选择“插入”命令。
⑶插入列之后,出现一列空B列,而后面的列的标志依次向后推。
对插入行的操作与之类似,只要选定一行即可。
如果只选择一个单元格,单击鼠标右键,然后在功能菜单中选择“插入”命令,则出现对话框。
选择一种插入方式,单击确定按钮即可插入相应的行、列或单元格。
3.1.3工作表中删除行或列
先选定一列,然后选择功能菜单中的“删除”命令,即可删除所选定的列。
用类似的方法可完成在工作表删除行。
如果只选定一个单元格,然后选择功能菜单中的“删除”命令,也会出现对话框。
选择一种删除方式,单击确定按钮即可删除相应的单元格或行、列。
3.2.表格区域的选定与操作
选定一个表格区域通常用于复制、移动和删除等目的。
当一个区域被选定后,该区域会变成淡紫色的背景。
3.2.1区域的选定
我们可以通过鼠标或键盘来选定表格区域。
如果要选定如图所示的区域。
则将鼠标从单元格<
A1>
拖动到单元格<
E4>
即可。
实际上将鼠标从区域的左上角拖动到右下角。
若采用键盘来选定,则用箭头键将活动单元格移动至要选区域的左上角,然后按住<
Shift>
键,用箭头键选择要选定的区域。
3.2.2区域的复制
在需要反复使用某些数据时,利用表格区域的复制功能,可以大大提高工作效率。
⑴先要用上面介绍的方法选定要复制的区域,如图所示。
然后单击鼠标右键,显示功能菜单。
⑵选择功能菜单中的“复制”命令,或者单击编辑(E)菜单中的“复制”命令,也可以用<
+<
C>
快捷键。
⑶选择一个单元格,或者是与原数据完全一样大小的区域,然后选择功能菜单中的“粘贴”命令。
如上图选择了单元格后粘贴的结果。
如果选择的是比原数据小的区域,将无法复制。
3.2.3区域的移动
需要将整个表格从工作表的一个地方移动到另一个地方时,使用的步骤同区域复制完全一样,只是在功能菜单中选择的是“剪切”命令而不是“复制”命令。
区域移动后,在原数据区域的数据就不存在了。
3.2.4区域的删除
删除一个单元格的内容时,只需按<
而删除一个区域也类似,首先选定需要删除的区域,然后按<
3.3.表格内容的查找与替换
通过查找功能可以迅速在表格中定位要查找的内容,而替换功能则可以对表格中多处出现的同一内容进行修改,减轻了大家工作的繁琐程度。
在具体使用中,查找和替换功能可以交互使用,用户可以灵活掌握。
我们首先介绍查找功能。
3.3.1查找
进行查找的基本步骤如下。
⑴选择编辑(E)菜单中的“查找”命令,弹出对话框。
⑵在“查找内容”编辑框输入需查找的内容。
⑶在“搜索方式”组合框中选一种搜索方式:
行或列。
⑷在“搜索范围”组合框中选一种类型:
值、公式或批注。
⑸在“区分大小写”复选框中决定查找内容是否区分大小写。
⑹在“单元格匹配”复选框中决定查找内容是否精确匹配单元格中的内容。
若选择它,则只查找那些单元格内容与查找内容完全一致的单元格:
否则只要单元格中包含有查找的内容,该单元格也在查找之列。
⑺在“区分全/半角”复选框中决定查找内容是否要区分全角或是半角。
⑻单击“查找下一个”命令按钮开始执行查找。
3.3.2替换
我们在编辑(E)菜单的查找对话框中看到了“替换”按钮,单击它可以直接进入替换对话框。
另外我们也可以类似查找步骤一般,首先激活“编辑”菜单,然后单击“替换”命令,进入替换对话框。
对话框中的“搜索方式”、“区分大小写”、“单元格匹配”和“区分全/半角”的使用与“查找”功能中一致,我们必须在“查找内容”和“替换成”两个编辑框中分别输入相应内容。
若将工作表中所有匹配内容同时替换,此时直接按“全部替换”按钮:
若是匹配内容有选择替换,则单击“查找下一个”按钮,当找到指定内容时,需要替换则单击“替换”按钮,然后系统自动查找下一个匹配的单元格。
3.4.批注
批注实际上就是对单元格的注释。
当为一个单元格增加了批注后,该单元格的右上角会出现一个红色的小三角符号,一旦鼠标指针停留在该单元格时,批注框会自动出现,批注内容自动显示。
需要时,也可以通过一定的操作同时查看所有的批注。
在每个批注中都可包含用户的名字。
3.4.1添加批注
⑴单击需要添加批注的单元格。
⑵在“插入”菜单中单击“批注”命令。
⑶在显示的文本框中输入自已的注释(批注),输入完后,回车结束添加批注。
以后当鼠标定位于该单元格时,将显示批注。
3.4.2删除批注
⑴单击需要删除批注的单元格。
⑵将鼠标定位于该单元格上,然后单击鼠标右键,显示功能菜单。
⑶选择“删除批注”命令即可。
3.4.3查看、编辑批注
选择“视图”菜单中的“批注”命令,会出现“审阅”工具栏,利用其可保证阅读所有批注。
审阅工具栏中从左到右分别是“编辑批注”、“显示前一个批注”、“下一批注”、“显示批注”、“显示所有批注”和“删除批注”,分别单击这些按钮,将可以对批注进行各种操作。
显示批注后,直接在该批注栏内单击,就可以对该批注进行重新编辑了。
3.4.4设置批注格式
按下述步骤操作可设置批注的格式,包括批注的字体等。
要设置批注的格式,首先要显示该单元格的批注并使其处于被编辑状态。
当鼠标指针位于批注框内时,接着单击鼠标右键,出现功能菜单。
选择“设置批注格式”命令。
出现对话框。
在对话框中选择好各种属性后,单击确定按钮返回,即完成了批注的格式设置。
4.函数和公式
在Excel中可对工作表中的数据进行各种计算及分析,所用的方法就是公式和函数。
4.1建立一个公式
公式是对单元格中的数据进行计算的等式,可以用公式对工作表中的数据进行计算,也可以利用公式对文本进行操作和比较。
公式中可包括加、减、乘、除运算符,单元格的值和函数等。
输入公式时必须以等号开头,后面接各种参数,包括函数。
4.1.1公式的构成
在Excel中,所有的公式都具有相同的结构:
以“=”等号开始,用于表之后的字符为公式:
紧随等号之后的是需要进行计算的元素(操作数)。
其中,各操作数之间均以运算符进行分隔。
下图即为一个典型的公式。
单元格引用区域引用
加法运算符函数
=(A1+50)*SUM(B:
G5)
乘法运算符
等号
数字常量
(公式的构成)
⑴等号
为了区分公式与字符型的常数,Excel规定公式的最前面必须加一个“=”等号,然后再输入计算的各元素。
⑵单元格引用
通过指定单元格地址,来引用某个单元格或者单元格区域中的数据进行计算。
⑶运算符
该操作数指明了运算类型的符号,如输入“*”表示相乘,输入“^”表示乘方。
⑷常量
常量是直接输入到单元格或公式中的数字、文本值,或者是由名称所代表的数字和文本值。
例如,日期(10/6/2008)、数字(210)和文本(QuarterlyEarnings)都是常量。
但是公式或由公式得出的数值都不是常量。
4.1.2公式的输入,建立公式时,可以在编辑栏中,也可以在单元格中建立公式。
下面介绍如何建立一个简单的公式。
⑴首先单击一个单元格,用于存放公式计算后的值。
⑵单击编辑栏×
√=中的等号,在编辑栏中出现一个等号,光标在等候后面。
⑶建立公式,就是输入要用于计算的数值参数及运算符,本例中的公式B2+C3+D4就是计算这三个单元格的和。
在编辑栏下面有一个框显示计算结果。
⑷完成公式编辑后,回车或单击确定按钮即可,在单元格C5中将出现数值567918。
4.2函数简介
函数是Excel处理数据的一个重要手段,它可以帮助大家完成一些较为复杂的公式计算。
因此,函数在日常生活和工作实践中得到了广泛的应用,如利用函数设计统计管理表格或者是小型的数据库系统。
4.2.1普通函数公式
在Excel中,对于相对简单的运算,大家只需使用一个简单的函数便可以得到计算结果。
对于这些仅包含一个函数的公式,即为Excel中的普通函数公式。
若要使用函数,首先需要了解函数的构成。
下图即为一个标准的函数公式。
参数
函数名称常量
=MOD(F8,30)+1
参数用括号括起来
等号
图(函数公式)
MOD:
表示返两数相除的余数。
在函数公式中,实现函数运算所使用的数值被称为“参数”,而函数返回的数值被称为“结果”。
其中,参数可以是单元格或单元格区域的引用,也可以是常量。
由图可知,函数的结构以函数名称开始,后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。
如果函数以公式的形式出现,应该在函数名称前面输入“=”等号。
Excel函数的一般形式为:
=函数名(参数1,参数2,------)。
4.2.2嵌套函数公式
所谓嵌套函数,就是指在某些情况下,将某函数作为另一个函数的参数使用。
在利用函数处理数据时,有时为实现一项数据的统计,需要在同一个公式中使用多个函数,即为嵌套函数。
下图即为一个嵌套函数。
=IF(AVERAGE(B2:
B3)>
60,SUM(F2:
F5),0)
嵌套函数
IF:
表示判断一个条件是否满足,如果满足返回一个值,如果不满足则返回另一个值。
4.3.常用函数
Excel提供了11类不同的函数供用户选择使用,不同领域的人员可能使用不同类别的函数,如会计人员需要使用财务函数。
但是对于一些常用的函数,如MAX和MIN函数(最大值和最小值)、SUM函数(求和),以及AVERAGE函数(求平均数),不管从事何种职业的人都会经常使用。
4.3.1文本串联符
文本串联符&
可以将两个文本值连接或串起来产生一个连续的文本值,例如我们在A1单元格中输入“本科”,在A2单元格中输入“学历”,然后在A3单元格中输入公式“=A1&
A2”,则A3单元格中会出现“本科学历”。
4.3.2引用操作符
引用操作符用于对单元格区域的表述,主要包括以下两个。
:
(冒号):
表示两个单元格之间的所有单元格,如B6:
B9表示单元格B6、B7、B8、B9;
,(逗号):
表示将多个引用的单元格区域合并为一个,例如公式“=SUM(A2,A3:
A5)”表示计算单元格A2、A3、A4、A5的和。
或者用公式“=SUM(A2:
A5)”。
4.3.3比较两个单元格的大小
TRUE:
表示返回逻辑值(真)
FALSE:
表示返回逻辑值(假)
例比较单元格“C3”和单元格“C5”大小,并将比较结果显示在单元格F5中。
⑴打开工作表,选中F5单元格;
⑵在F5单元格中,输入公式“C3>
C5”;
⑶按回车键,返回计算结果值,从结果中可以看到,系统返回值为“TRUE”(真),表示“C3”单元格的数据大于“C5”单元格的数据。
4.3.4自动对单元格求和(∑)
4.3.5计算单元格平均值
例计算单元格“C3”与“C5”的平均值。
函数名称:
“Average”
函数功能:
计算平均值。
⑴打开工作表,选中F5单元格;
⑵执行“插入\函数”命令,弹出“选择函数”对话框;
⑶选择平均值函数“Average”,单击确定按钮,在“函数参数”窗口中进行设置。
4.3.6ROUND函数
按指定的位数对数值进行四舍五入。
例如公式“=ROUND(A2/A3,1)
4.3.7取代ROUND函数求得正确的数值
这里介绍一种简单、方便、适合大众化的方法。
⑴在菜单栏单击“工具→选项”命令,弹出“选项”对话框。
⑵切换到“重新计算”选项卡,在“工作簿选项”组中选中“以显示精度为准”复选框,然后单击确定按钮。
⑶系统将提示此操作将会影响数据的计算精度,单击确定按钮即可。
4.3.8使用SUM函数进行跨表求和
使用SUM函数在同一个工作表中求和比较简单,但如果需要对不同工作表中的多个区域进行求和,可以采用以下步骤。
⑴在菜单栏单击“插入→函数”命令,打开“插入函数”对话框。
⑵在“插入函数”对话框中选择“SUM”求和函数。
⑶单击确定按钮后打开“函数参数”对话框。
⑷将光标定位与“Number1”文本框中,单击其右边的按钮,进入工作表中拖动鼠标选择第一个工作表中的数据区域。
⑸将光标定位与“Number2”文本框中,单击其右边的按钮,进入工作表中拖动鼠标选择第二个工作表中的数据区域。
⑹单击确定按钮即可在公式单元格中显示计算结果。
4.3.9利用LEFT函数将姓与名进行两栏分开
有时在操作过程中,需要将姓名分为两列,一列是姓,一列是名。
可以利用Excel提供的LEFT函数来实现,此函数可以返回文本中第一个或前几个字符。
⑴选中姓名后面的一个空单元格。
如没有空单元格,就插入一列,然后选中。
⑵在菜单栏单击“插入→函数”命令,弹出“插入函数”对话框。
⑶在“选项类别”列表框中选中“文本”选项,在“选择函数”列表框中选中“LEFT”函数。
然后单击确定按钮,弹出“函数参数”对话框。
⑷在“LEFT”文本框中输入所要分开的姓名单元格,在“Num-chars”文本框中输入“1”,然后单击确定按钮,这时单元格中将显示姓。
⑸将鼠标指针移动到单元格右下角,当鼠标指针变成黑╂标志时,按下鼠标向下拖动,即可将所有姓名中的姓分开出来。
4.3.10利用RIGHTB函数将单元格右边的字符进行两栏分开
公式=RIGHTB(汽车修造总厂,8)的运算结果为“修造总厂”
公式=RIGHTB(河南石化运输有限公司,12)的运算结果为“运输有限公司”
5.冻结滚动表格标题
使用工作表查看数据时,若表格数据较多,往往需要使用滚动条来查看整个表格。
但在滚动时,表格标题也会随着数据一起移出屏幕,造成只看到内容,而看不到标题。
利用Excel的“分割窗口”和“冻结分割区域”功能就可以解决这个问题所在的分割区域。
6.排序
对工作表中所选区域进行排序“升序排序”或“降序排序”。
7.Excel2003的打印操作
7.1打印页面设置
页面设置是打印操作中的重要设置,激活文件(F)菜单,单击“页面设置”命令,屏幕显示“页面设置”对话框。
7.1.1页面的设置
单击“页面设置”对话框中的页面按钮,屏幕出现对话框,可以指定打印方向,是“纵向”或“横
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