机关单位合同管理制度Word下载.docx
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5)、本部门合同的登记、统计、归档工作。
6)、协助法务部对合同纠纷的处理。
3、财务部门的主要职责
1)、加强与供销等有关部门的联系,及时通报合同履行中的应收应付情况。
2)、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析,提出处理建议、妥善保管收、付凭证。
3)、配合法务部做好合同管理工作。
三、合同审签管理
1、公司对外签订合同,应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。
XX,任何人不得以公司名义对外签订合同。
2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。
介绍信的存根应当保存五年,以备核查。
3、除及时清结者外,合同应当采用书面形式,合同文本应当采用法务部发布的合同示范文本;
合同相对方提供的合同文本必须送交法务部审核。
4、所有合同都应按顺序由法务部统一编号。
5、合同及其有关的书面材料,应当语言规范,字迹(符号)清晰,条款完整,内容具体,用语准确、无歧义。
6、订立合同,必须完备合同条款。
合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所,标的,数量和质量,价款和报酬,履行的期限、地点和方式,违约责任及解决争议的方法等。
7、对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的,应当封存样品,由合同双方共同封存,加盖公章或合同章,分别交由各分公司经理、各部门经理或主管负责保管。
8、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同,应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。
对方当事人提供的保证人,必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。
对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。
9、对外签订合同,要明确选择纠纷管辖地,并力求选择本公司所在地法院。
10、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。
11、签订合同,应当加盖单位的合同专用章或公章。
严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。
单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
四、合同审签程序
1、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。
◆对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件(必须有最近年检章)。
◆对非法人经济组织,应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。
对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位,除审查其经营范围外,还应同时审查其所从属的法人主体资格。
◆对外方当事人的资格审查,应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。
2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。
◆代理人职务资格证明及个人身份证;
◆被代理人签发的授权委托书;
◆代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。
3、签订合同,必须认真审查对方当事人的履约能力。
4、签订合同,应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料,必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察,以防对方当事人伪造或变造证明材料。
对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。
5、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料,但可归入合同档案保存,以备考查。
◆名片;
◆厂家介绍、产品介绍等资料;
◆各类广告、宣传资料;
◆各类电话、BP机等通讯工具号码;
◆对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。
6、合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门备案,作为财务部门收付款物的依据。
五、合同履行、变更和解除
1、合同履约管理
1)、法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。
合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。
2)、在履行合同过程中,根据情况的变化,应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。
如发现问题,合同承办人要及时处理,必要时经单位负责人同意,可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。
3)、接收标的必须经过严格的验收或商检程序。
对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。
4)、合同结算必须通过本单位财务部门进行。
对合法有效的合同,财务部门必须在合同约定的期限内结算。
对未经合法授权或超权限签订的合同,财务部门有权拒绝结算。
5)、凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。
对我方当事人的履约情况,除妥善保存有关收付凭证外,还要做好履约记录。
我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时,应当连同信封一并收存。
通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时,必须使用挂号信函,并保存邮局收据、回执备案。
2、合同的变更和解除
1)、对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时,必须有书面变更协议。
严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。
2)、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时,应当及时收集有关证据,并立即以书面形式通知对方当事人,同时积极采取补救措施,减少损失。
3)、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时,合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施,收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据,及时向法务部报告。
4)、我方当事人因故变更或解除合同,应当及时以书面形式通知对方当事人,说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限,尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。
六、合同纠纷处理
1、合同纠纷管理
1)、为解决合同纠纷所采取的各项措施,必须在法定的诉讼时效和期间内进行。
2)、发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时,应当立即向单位负责人报告并向公安机关报案。
3)、合同承办部门、人员应配合好公司法务部参加仲裁或诉讼。
4)、合同纠纷发生后,可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。
5)、合同发生纠纷后,需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的,应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。
6)、解决合同纠纷的申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等,在结案后十日内,由承办人送交法务部备案。
2、合同纠纷处理程序
1)、发生合同纠纷,合同承办部门、人员应立即报告分管领导和法务部、公司领导,法务部、供销部门、财务部等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。
2)、在处理合同纠纷过程中,对于可能因对方当事人的行为或者其他原因,使判决不能执行或者难以执行的案件,应当及时向法院申请财产保全。
3)、合同纠纷发生后,应当依法采取一切措施,积极收集、整理有关证据。
在证据可能灭失或者难以取得的情况下,应当向法院申请保全证据。
4)、向法院提供原始证据时,必须先行复制,并请求法院的承办人员出具证据收执。
七、合同资料管理
1、档案资料内容
下列资料可以作为合同档案:
◆谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件;
◆对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件;
◆对方当事人履约能力证明资料复印件;
◆对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件;
◆我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件;
◆对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件;
◆双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料;
◆登记、见证、鉴证、公证等文书资料;
◆合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议;
◆标的验收记录;
◆交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。
2、合同资料归档、统计与管理
1)、公司所有合同都必须统一编号,由法务部妥善保管。
2)、合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内,应将合同档案资料移交法务部。
八、附则
1、凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的,追究相关负责人和责任人的经济和行政责任。
2、法务部应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理,由法务主管确认后交行政部档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。
3、本制度自年月日起生效实施。
篇二:
行政管理制度——合同管理办法
行政管理制度——合同管理办法
(讨论稿)
第一章总则
第一条为加强公司合同管理,维护公司合法权益,根据《中华人民共和国合同法》,结合公司实际情况,特制定本办法。
第二章管辖范围
第二条本办法管辖合同包括:
各类经济合同、协议、合作书、意向书、证明书、承诺书等书面文本。
第三章管理体制
第三条公司经济合同统一归口行政部管理。
第四章职责范围
第四条行政部合同管理职责范围:
1.制定、修改合同管理办法;
2.核查本公司范围订立合同和履约情况,并对总经理和常务副总经理负责;
3.参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼准备及善后工作;
4.做好合同归档,合同章管理工作;
5.对经济合同法宣传教育,培训活动。
第五条合同经办人员职责范围:
1、负责收集,整理合同起草所需资料:
市场调查和资信审查。
重大合同的调查情况及招标情况要形成书面材料,并上报合同管理部门备案;
起草合同的基本要求:
(1)对方具有签约资格(法定代表人或法人代表);
(2)内容符合法律和政策规定;
(3)双方具有履约能力;
(4)没有超越公司经营范围及经办人授权范围;
(5)条款完整,文字准确,签约手续完备;
(6)草案交部门主管。
2、组织合同谈判。
重大或法律关系复杂的合同谈判,必须在行政部的指导或参与下进行;
3、起草合同、组织协调、督促承办合同的履行,并及时将合同的履行情况向本部门及行政部报告;
4、承办合同的签订、变更、终止、解除并及时协助委托代理人办理有关手续;
5、办理或与委托代理人共同办理合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼;
6、收集、整理所承办合同在签订、履行、变更、终止或解除中的有关资料并归档。
第五章管理程序及权限
第六条凡在授权范围内洽谈的合同,经行政部,并经总经理同意方可成立。
经法定代表人或法人代表审核,签字后,在行政部盖章,必要时可请律师审核,工商部门鉴证。
第七条除公司总经理同意外,一律不得擅自对外部门或个人提供经济担保。
第八条合同发生变更或解除时,合同经办人应及时填写合同变更通知单(见附表三)并通知本部门和行政部。
第九条行政部协同经办人对合同变更,解除的正式文件,函电作出处理,以书面形式答复。
第十条合同履约过程发生违约事项,应按合同条款规定处理;
合同经办人应及时通知本部门和行政部,不得自行决定免罚。
第十一条合同争议或变更事项其协商结果须形成书面协议,作为原合同补充,并按协议执行。
第十二条合同纠纷协助商不成,应及时向有关部门和公司领导汇报。
和行政部整理、收集完整的合同文件、资料,并通知律师,根据合同规定,向有关机构提请仲裁或诉讼。
第六章签订合同的准备工作
第十三条签订合同的准备工作对于防范合同风险,保障公司的合法权益,具有重要意义。
公司签订的合同,均须经过事先准备并履行审查手续。
第十四条重大合同项目应成立由合同承办部门、相关职能管理部门和行政部参加的谈判小组。
第十五条各承办部门在签订合同的准备工作中,必须严格审查下列事项:
1合同主体的审查。
主要有:
对方签约部门或个人是否具有签约主体资格;
经营
范围;
履约能力;
资信情况及委托代理权限。
2合同手续的审查。
委托代理手续;
法律、法规规定须经有关部门批准、登记的手续等;
3合同内容的审查。
合同标的物是否合法;
合同约定是否完整、可操作;
权利、义务及违约责任是否明确;
文字表达是否准确、严谨、妥当。
执照、许可、证明或授权等书面材料,审查时应当核对原件。
合同对方为委托代理人身份的,应当留存委托代理书原件。
第七章合同的审查和批准
第十六条签订合同的准备工作已经完成,并对合同主要内容达成一致后,合同承办部门填报“合同会签审批表”(见附件一),将合同的有关文件同时分送各职能部门进行专业会审,然后由行政部进行综合审查。
第十七条需要送审的合同文件主要有,
1拟签订的合同文本;
2对方当事人主体资格、资信能力等有关资料;
3合同的其他必备文件。
4重大合同需提供有公司领导批准的项目可行性报告。
第十八条承办部门对合同的审查,主要是根据本专业的法规、政策和业务管理的规定,对合同的政策可行性、经济可行性、技术可行性等方面进行专业审查并出具审查意见书。
审查意见应具体、明确,审查期限不超过2天。
第十九条行政部会同法律专业人士对合同的审查,主要是根据国家法律和承办部门提供资料,审查当事人的主体资格,合同内容是否符合国家法律、政策的规定,合同法律条款是否完备,合同审核、签订的手续是否按规定的程序办理等,以保证所签合同合法有效。
行政部应当在收到全部材料之日起5日内出具审查意见书,提出意见,重大或需要协调的合同,应在收到全部材料之日起10日内提出。
第二十条行政部认为合同背景不清或资料不全,可能影响本部门审查工作的,应及时通知承办部门说明或补充。
审查期限于事实查清或材料补齐之日起重新计算。
第二十一条审查部门提有修改意见的,应同时提供合同审查意见书;
承办部门未完全采纳审查部门意见的,还应当附有《审查意见未采纳说明》。
第二十二条合同承办部门应结合审查部门意见,与对方当事人进行充分协商,修改合同送审稿,形成正式合同文本。
第二十三条合同经过事先准备和审查程序后,报送公司财务总监审批,经财务总监审批后,报送法定代表人或法定代表人授权的负责人批准。
第二十四条报批的合同文件包括:
正式合同文本,合同会签审批表。
第二十五条公司对外签订合同应当使用合同专用章。
并在用《用印登记表》(见附表二)上登记备案。
合同专用章启用后,合同文本上均不得加盖部门公章、内部机构章等其他印鉴。
第二十六条法律、行政法规规定应当办理批准、登记、公证等手续或公司认为需要公证、见证的合同,合同签订后应当办理批准、登记、公证、见证等手续。
第八章合同的签约
第二十七条公司对外发生经济往来,除标的额较小(万元下)或能即时清结的外,均须签订书面合同;
虽能即时清结但属批量、交易额较大,或当时难以监测产品内在质量和技术性能及容易引起纠纷的交易,也应签订书面合同。
第二十八条公司法定代表人对承办人签订合同实行授权委托代理制度。
委托代理人必须依据授权委托书(见附表四)规定的权限和范围签订合同。
第九章合同章和合同文本保管
第二十九条凡订立,变更,解除的经济合同,应当使用合同专用章方可生效。
第三十条合同专用章由专人保管,任何部门、人员不得借用、代用合同章,违反规定造成的后果,由印章保管人负责;
发生遗失,应及时报告处理。
第三十一条使用合同专用章或办理授权手续,应持有“合同会签审批表”及公司领导批准的合同文本。
第三十二条签订合同应当使用工商行政管理部门监制的合同统一文本或参照规范文本,具体份数按实际情况确定,但我方至少留存四份,行政部一份、财务一份、承办部门一份、档案室一份。
第三十三条档案管理员对生效的合同,建立档案,及进分类,整理,立卷,统一装订归档。
如需调阅,根据权限调用。
第十章考核与奖罚
第三十四条任何部门和个人不得为弄虚作假、循私舞弊、推卸责任的违法行为
提供证明、证照、帐户、凭证以及其它便利条件。
第三十五条违反本办法的,行政部视情节轻重报请分管领导批准后分别给予警告、辞退等处分,并收回授权委托书。
第三十六条违反本办法或合同承办人员玩忽职守、滥用职权、循私舞弊的,法律、法规已有明确规定的,从其规定;
法律法规未作规定的,合同管理部门视其情节轻重,书面报分管领导批准后分别给予扣除一定比例的奖金或工资、追回损失、通报批评的处分,或给予辞退,触犯刑律的,移送司法机关追究法律责任。
第三十七条有下列情形之一者对责任者酌情扣发奖金
1、违法或违反公司规定签订合同的;
2、签订的合同条款不全或不规范给合同履行造成障碍或发生纠纷的;
3、没有代理权、超越代理权或代理权丧失后签订合同的,但法定代表人在一个月内追认代理的除外;
4、没有对合同对方进行资信审查,或资信审查不认真、不准确,给公司造成经济损失的;
5、由于承办部门及个人的原因造成我方违约的;
6、对方违约给我方造成损失而未及时给予追究的;
7、拒绝、阻碍合同管理人员依法执行职务的;
8、对检举和揭发者进行打击报复的;
9、不按时将已签订的合同交行政部备案的;
10、履行过程中,因部门之间相互推诿影响合同的履行,而造成较大经济损失的;
11、变更或解除合同时不依法办理,从而发生纠纷造成经济损失的;
12、因我方不按期履行合同而败诉的,视其给公司所造成的损失大小给予处罚;
13、有意逃避行政部审查的;
14、不负责任、玩忽职守,错签合同或购进伪劣产品的;
15、与对方蓄意通谋签订合同的;
16、应采用而未采用书面形式订立合同的。
第三十八条发生第三十八条行为造成经济损失的,对责任者给予该条款规定处罚的同时,按下述规定再予处罚:
篇三:
合同管理制度
新建区住建局合同管理制度
为加强对市级机关事业单位签订合同的管理,有效维护机关事业单位和合同相对人的合法权益,根据有关法律、法规和规章规定,结合单位的实际情况,制订住建局合同管理制度。
一、合同的订立
订立合同,应当明确具体负责合同谈判、起草、履行等事宜的承办机构和承办人。
采用书面形式。
合同文本一般应包括合同标的、权利义务、履约期限、违约责任、解决争议的方法等主要条款。
解决争议的方法选择仲裁的,应当明确具体的仲裁机构。
订立合同,应当遵循以下程序:
(一)立项。
单位签订合同,应当经本单位领导集体讨论通过方可立项;
属于本办法规定的重大合同的,还应当报区政府审批同意。
(二)谈判、协商。
承办机构组织有关人员与合同相对人进行谈判、协商。
(三)合同文本拟定。
承办机构根据谈判、协商结果拟定合同文本。
(四)审查。
合同签订前,承办机构应当将合同文本及有关合同相对人的资产、资质、信用、履约能力、知识产权状况调查材料,合同谈判、协商材料和政府其他相关部门、机
构意见,合同订立依据,批准文件及其他需要提供的资料等材料报送审查机构进行合法性审查。
(五)报批。
法律、法规、规章及上级规范性文件规定应当报经有关部门批准的合同,由承办机构按照有关程序报请批准。
(六)签字和盖章。
合同应当由单位负责人签字,签字后加盖公章或合同专用章
二、合同的履行
合同签订后,合同双方应当全面负责合同的履行,并及时对履行过程中的问题进行处理。
合同相对人有下列情形之一的,承办机构应当提出相应对策或者建议,及时行使不安抗辩权、合同解除权、违约责任追究权等法定权利:
(一)出现不可抗力;
(二)合同依据的法律、法规、规章和政策修改或者废止;
(三)签订合同时的客观情况发生重大变化;
(四)合同相对人经营状况严重恶化,丧失商业信誉,以及丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形;
(五)合同相对人预期违约;
(六)其他可能影响合同履行的情形。
三、合同归档
合同履行完毕后,承办机构应及时将合同文本及相关资料整理归档,不得随意处置、销毁。
一般合同的文件资料应当保管10年以上,重大合同的文件资料应当永久保存。
法律、法规、规章对合同文件资料的保管期限另有规定的,从其规定。
四、合同纠纷处理
合同履行过程中产生纠纷,单位应及时与合同相对人进行沟通,查明情况,客观评估可能产生的不利后果。
可能对单位权益造成重大损害或使公共利益遭受重大损失的,单位应及时向区政府书面报告,并抄送合同审查机构,同时做好风险防范应对工作。
合同纠纷应当尽可能通过协商或调解解决。
经协商、调解达成一致意见的,应当签订书面协议;
经协商或调解不能达成一致意见的,可按合同约定的仲裁或诉讼方式解决。
通过仲裁或诉讼方式解决合同纠纷,单位当全面收集证据,按照诉讼时效的要求以及仲裁、诉讼规则做好应对工作,防止因应诉不当导致败诉。
篇四:
行政合同管理制度
行政合同管理制度
为加强合同管理,减少失误,提高经济效益,结合公司的实际情况,制定本制度。
一、行政合同是指行政主体为实现行政目的,与行政相对方经协商一致,就有关权利义务的确立、变更或消灭缔结的契约。
二、行政合同的特征:
1、行政合同的当事人一方必须是行政主体;
2、行政合同的目的是为了实现国家的行政管理目标;
3、行政合同是在合同双方当事人意思表示一致的基础上缔结的合同;
4、在行政
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