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三、行政公文的格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等18个要素组成。
公文格式示例
份号:
×
×
机密★×
年急件
市人民政府文件
政发[×
]×
号签发人:
市关于×
的通知各市(县)、区人民政府,市政府各委、办、局,各直属部门:
。
附件:
1.×
2.×
附注:
(此件发至×
级)主题词:
×
年×
月×
日(印章)
抄送:
市人民政府办公室×
日发出共印×
份
附件
《国务院公文主题词表》
示样01综合经济(77个)——区域词
01A计划——类别词
规划统计指标分配统配调拔——类属词01B经济管理
02工交、能源、邮电(69个)
02A工业
冶金钢铁地矿机械汽车电子电器仪器仪表化工航天航空核工船舶……
02B交通
铁路公路桥梁民航机场航线航道空中管制飞机港口码头口岸车站车辆运输旅客……
02C能源
石油煤炭电力燃料天然气煤气沼气……
四、公文的行文规则
《国家行政机关公文处理办法》中作了11条规定。
其中:
2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
3.政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;
除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。
国务院教育部公安部交通部
省部级教育厅公安厅交通厅
地市级:
教育局公安局交通局
县市级:
教育局公安局交通局
4.同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;
政府与同级党委和军队机关可以联合行文;
政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;
政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
5.属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。
8.向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
9.“请示”应当一文一事;
一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
10.除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
11.受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。
上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。
五、几种常用文体的写作
通知
通知“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员”。
1.规定性通知2.发布性通知(批转性、转发性、印发性通知)
例文
国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
国发〔2000〕23号
各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构:
现发布《国家行政机关公文处理办法》,自2001年1月1日起施行。
1993年11月21日国务院办公厅发布,1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。
国务院二〇〇〇年八月二十四日
请示
1.请示的适用范围
请示是适用于向上级机关请求指示、批准的公文。
某篇教育硕士毕业论文《中等职业中学应用文教学研究》中说:
“在行政公文中,报告和请示是同一类别的两个文种,在许多方面两者很接近,常常被误作一种使用。
在讲解着两种文体的时候可以准备相关案例,让学生在案例的分析中了解报告与请示的区别。
案例:
近期学校的运动场正在铺设塑胶跑道,可是施工的噪音经常影响学生的学习,甲乙两个班级都想向校长反映一下情况,并想请校长把学校施工的时间安排在节假日。
于是,甲班给校长拟写了一份报告,乙班给校长拟写了一份请示。
可是,两个班都没有得到校长的回复。
通过这个案例的讨论,可以使学生得到一个正确的认识,就是:
写请示是对的,写报告是不正确的。
”
2.请求指示性请示与请求批准性请示
3.两类请示在写法上的差异
病例
食品公司物价科关于请求调整熟肉制品价格的请示报告
市商业局物价处、财务处并各位局长:
近两年来,我市熟肉制品价格虽然进行了几次调整,但都以猪肉价格的变动为依据,猪肉价格上升多少,熟肉制品的价格就上升多少。
但猪肉是生的,我们是熟的,生变熟需要一系列的加工,加工就需要副料。
近几年副料价格也不断地猛涨,比如花椒、大料、猪膀胱、猪肠衣等。
由于熟肉制品的价格上升,没有考虑到副料价格的上升,这就造成商品的成本价与成本不符。
特别是我公司的罐制品中老品种多,如小肚、腊肠之类的成本报价,一直沿用几年前,甚至是十几年前的副料价格,这就与市面上的实际价格相差甚远。
总之,由于副料价格的变动,造成商品的成本与价格有很大的差距,因而利润偏低,有的产品亏损,给企业的经营带来很大困难,有的工厂面临破产局面。
因此,我们要求全国调整一下熟肉制品的价格,重新核定成本。
当然,大家都知道,物价的提高是关系到千家万户的大事,大家都怕提价,特别是肉制品价格的变动,更是与人民的生活息息相关,不能轻举妄动。
但是,其他商品提价,我们不提价,将难以生存。
所以我们恳切希望领导考虑我们的意见,把辅料提价的因素考虑进去。
当否,请批示。
年×
日(章)
批复正文的基本写法
批复的正文一般由三个部分组成:
1.引语批复的开头通常要引述来文作为批复的依据,引述的方法有四种:
第一种是结合请示的日期引述,如“×
日来文收悉”;
第二种是结合来文的日期和文号引述,如“×
日×
号文收悉”;
第三种是引来文日期和来文名称,如“×
日《关于……的请示》收悉”,第四种是引述来文日期和请示事项,如“×
日关于……问题的请示收悉”。
2.主文主文是批复的主体,这部分应针对下级机关请示的事项,表示同意与否的态度,有时还要阐述同意或不同意的理由。
答复请示事项针对性要强,答复要明确具体,简明扼要,表达要准确无误。
3.结尾是批复正文的最后部分,它的写法有三种:
第一种是提行写“此复”或“特此批复”;
第二种是写希望和要求,给执行请求事项的答复指明方向;
第三种是秃尾,就是请示事项答复完毕就告结束,此种结尾方法使用的频率越来越高。
国务院关于同意江苏省与浙江省人民政府联合勘定的行政区域界线协议书的批复
国函[2001]121号
江苏省、浙江省人民政府:
你们《关于报批江苏省人民政府与浙江省人民政府联合勘定的行政区域界线协议书的请示》(浙政〔2001〕20号)及附件收悉。
同意《江苏省人民政府与浙江省人民政府联合勘定的行政区域界线协议书》。
请你们认真遵守协议书的各项规定,共同维护两省边界地区的稳定,促进经济与社会的发展。
国务院二〇〇一年九月三十日
函
—、函的性质
就使用范围而言,函“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;
向有关主管部门请求批准”等。
就行文关系而言,函是平行文。
虽然上级向下级询问工作情况或某一具体问题,下级向上级及业务指导机关询问有关方针政策和界限不明确的问题等,也可用函行文,但多数用于不相隶属机关之间。
二、函的种类
依据行文内容,函可分为三种:
1.商洽函。
主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题,如联系参观、学习,商洽干部调动,请求帮助支持等。
2.问答函。
主要用于向对方询问或答复某一事项。
问答函包括询问函和复函两种类型。
复函与批复和答复性报告都属答复性公文。
但三者又有所区别。
复函的对象,一般是不相隶属机关,属平行;
批复的对象是下级机关,属下行文;
答复性报告的对象是上级机关,属上行文。
3.请批函。
用于向有关主管部门请求批准某一事项。
请批函与请示都有“请求批准”的意愿,但二者适用对象不同。
请示的对象是有隶属关系的直接上级,属上行文;
请批函的对象是无隶属关系的主管部门,属平行文。
所谓有关主管部门,指对请批的事项有决定权和批准权的部门。
主管部门多是职能部门。
二、请批函与请示的区别
三、一般写法
【例文】
中国科学院×
研究所致×
大学商洽建立全面协作关系的函
大学:
近年来,我们研究所与贵校在一些科学研究项目上互相支持,取得了令人满意的成绩,建立了良好的协作基础。
为了巩固已取得的成果,取得更大的成就,建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系,特提出如下意见:
一、定期就共同关心的学术问题举行所、校之间的学术讨论与学术交流;
共同分析国内外同行的项目动态和发展趋势;
互相参加对方组织的学术年会及专家讲学活动;
互派专家参加对方的学术组织对科研发展方向、任务和学位、学术论文及重大科研成果的评审工作。
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点,对双方共同感兴趣的课题进行协作。
协作形式和办法视课题性质和双方条件,制定单项协议。
三、根据所、校各自人员配备情况,校方在可能条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助,所方为学校学生、研究生的毕业论文提供指导。
校、所双方教学科研人员对等地承担对方一定的教学科研工作,享受同原单位职称相应的待遇。
四、双方每年进行科研计划交流以便掌握方向,协调分工,避免重复。
共商协作项目,使双方有所侧重与分工。
五、双方科研教学所需高、精、尖仪器设备,在可能情况下向对方提供利用,并协助做好测试工作。
双方的附设工厂车间,相互给予科研和实验设备加工的方便。
六、加强图书资料和情报的交流。
以上各项,如蒙同意,建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商,达成协议,以利工作。
特此函达,请即研究函复。
研究所
日
迅达公司选派员工进修计算机专业的函
迅达(12)5号
大学计算机系:
根据我公司发展的需要,经研究决定,选派部分员工到你系进修计算机专业,相信这两名员工会受到你们欢迎,对你校的教学工作也会有很大的促进,当然,这也是你校对我公司的支持,希望你们欣然接受,并迅速复函。
此致敬礼
迅达公司
2012年7月2日
四、批复性通知与函
国务院关于长春市城市总体规划的批复
国函〔2011〕166号
吉林省人民政府:
你省关于报批长春市城市总体规划的请示收悉。
现批复如下:
(略)
国务院办公厅关于批准邯郸市城市总体规划的通知
国办函〔2012〕61号
河北省人民政府:
你省《关于邯郸市城市总体规划(2008-2020年)的请示》(冀政〔2009〕16号)收悉。
经国务院批准,现通知如下:
国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知
国办函〔2012〕65号
中国人民银行:
你行《关于任免货币政策委员会专家委员的请示》(银发〔2012〕57号)收悉。
根据《中国人民银行货币政策委员会条例》的有关规定,经国务院领导同意,现就调整货币政策委员会组成人员通知如下:
同意钱颖一、陈雨露、宋国青担任货币政策委员会委员,周其仁、夏斌、李稻葵不再担任货币政策委员会委员职务。
国务院办公厅二○一二年三月十一日
国务院办公厅关于同意调整国家人口计划生育委员会兼职委员的函
国办函〔2012〕17号
人口计生委:
你委《关于调整国家人口计生委兼职委员的请示》(人口厅〔2011〕100号)收悉。
经国务院领导同志同意,现函复如下:
一、国务院同意根据工作需要和人员变动情况,对国家人口和计划生育委员会兼职委员进行调整。
调整后的兼职委员为:
外交部吴海龙、发展改革委朱之鑫、教育部郝平、科技部王伟中、工业和信息化部杨学山、公安部黄明、民政部窦玉沛、财政部张少春、人力资源社会保障部胡晓义、国土资源部王世元、环境保护部周建、住房城乡建设部唐凯、农业部陈晓华、商务部俞建华、卫生部刘谦、工商总局钟攸平、广电总局王莉莉、统计局张为民、食品药品监管局边振甲、扶贫办王国良、全国妇联范继英。
二、国家人口和计划生育委员会兼职委员会议在国务院领导下,负责研究提出人口计生工作的重大政策措施,为国务院决策提供意见建议;
督促检查相关人口计生政策落实情况和任务完成情况,协调解决政策落实中的难点问题。
兼职委员会议原则上每年召开一次,由国务院分管人口计生工作的领导同志召集,也可委托人口计生委主要负责人或联系人口计生工作的国务院副秘书长召集。
会议议题由人口计生委提出,报召集人确定。
会议议定事项以会议纪要形式明确,由召集人签发。
三、人口计生委办公厅承担联系兼职委员单位的具体工作,各兼职委员单位指定一名司局级干部担任联络员。
四、各兼职委员单位要切实履行兼职委员职责,按照分工密切配合人口计生委共同做好人口和计划生育工作。
国务院办公厅二○一二年一月二十日
通报
一、通报的种类
通报按内容性质分为三类:
表彰性通报、批评性通报和情况通报。
一是表彰性通报。
就是表彰先进个人或先进单位的通报。
这类通报,着重介绍人物或单位的先进事迹,点明实质,提出希望、要求,然后发出学习的号召。
二是批评性通报。
就是批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等的通报。
这类通报,通过摆情况,找根源,阐明处理决定,使人从中吸取教训,以免重蹈覆辙。
这类通报应用面广,数量大,惩戒性突出。
三是情况通报。
就是上级机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众,让其了解全局,与上级协调一致,统一认识,统一步调,克服存在的问题,开创新的局面。
这类通报具有沟通和知照的双重作用。
会议纪要
—、会议纪要的性质和适用范围
会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文。
会议纪要根据会议、会议文件和其他会议资料分析归纳写成,它既可上呈,又可下达,被批转或被转发至有关单位遵照执行,使用广泛。
它的主要作用是沟通情况,交流经验,统一认识,指导工作。
二、会议纪要与会议记录的区别:
第一,性质不同:
会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。
会议纪要概括阐述要点,是法定行政公文。
第二,功能不同:
会议记录一般不公开,无须传达或传阅,重要的会议记录只作资料存档;
会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
三、会议纪要的结构和写法会议纪要由标题和正文组成。
在结构格式上与其他公文不同的是,会议纪要不用主送单位和落款,成文时间多写在标题下方。
会议纪要不盖公章。
(一)标题
会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成,例如:
“全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要”。
有的会议纪要的标题还可写上召开会议的单位名称,有的标题由正标题和副标题构成,正标题反映会议的主要精神和内容,副标题写会议名称和文种,例如:
“探讨新时期文学的发展——中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要”。
办公会议纪要的标题,可写为会议名称加纪要。
专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。
如:
关于减轻农民负担问题的会议纪要。
一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。
甘肃省人民政府省长办公会议纪要、甘肃省人民政府常务会议纪要等。
正文可以分为两个部分。
(二)正文会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。
1.导言。
1、导言即会议纪要的开头部分,一般是概括会议的基本情况,包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。
导言不能写得过长,要简明扼要,让人们读后对会议有个总体的了解。
第一部分简要叙述会议组织情况,可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员(办公会议的列席人员通常写在正文之后)等。
若会议只有一个议题,可以写明专题研究讨论的议题名称。
专题研究了农业问题等。
2.主体。
第二部分是写会议精神和议定事项,这是纪要的主要部分。
办公会议纪要的这部分。
可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定,布置的工作、任务,将要采取的措施和要求等。
若只有一个议题,常采用贯通式的纵式结构,不分条款。
专题会议纪要也可采用这种写法;
若多项议题,可依会议议程的先后顺序安排组织材料。
主体是会议纪要的核心部分。
它根据会议的中心议题,按主次、有重点地写出会议的情况和成果,包括对工作的评价、对问题的分析、会议议定的事项、提出的要求等等。
主体的写法一般有三种:
(1)集中概述法。
这种写法是把会议的基本情况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。
这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作,写的篇幅相对短小。
如果会议的议题较多,可分条列述。
(2)分项叙述法。
召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号或小标题,分项来写。
这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得比较细,常常包括对目的、意义、现状的分析,以及目标、任务、政策措施等的阐述。
这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
(3)发言提要法。
这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。
这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。
某些根据上级机关布置,需要了解与会人员不同意见的会议纪要,可采用这种写法。
3.结尾。
结尾一般写对与会者的希望和要求,也有的会议纪要不写专门的结尾用语。
四、称谓的特殊性。
会议纪要一般采用第三人称写法。
由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
简报
一、简报的性质
简报是党政机关、企事业单位用于下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一种定期或不定期的内部刊物。
通过编发简报,可以将工作进展情况以及工作中出现的新情况、新问题、新经验,及时反映给各级决策机关,使决策机关了解下情,为决策机关制定政策、指导工作提供参考。
同时它也是交流经验的有效途径。
简报体现了领导机关的一定指导能力,通过组织交流,可以提供情况、借鉴经验、吸取教训,这样对工作有指导和推动作用。
简报本身还是一种信息载体,可以使各级机关及从事行政工作的人互相了解情况,吸收经验,学习先进,改进工作。
简报不具备行政公文的效力。
二、简报的基本格式
三、简报内容的选择
(一)抓支点。
即抓要害,抓主导,抓全局性、指导性的问题,抓问题的核心、关键。
(二)抓热点。
热点问题不仅是群众关心的问题,同时也是各级领导关心的问题。
(三)抓沸点。
所谓沸点,就应比热点问题更让人关注,因而引起的反响会更大。
(四)抓亮点。
即能让人眼睛一亮、为之一振的事情。
四、简报的编写
我局党员、群众对《中共中央关于整党的决定》的反应
中共中央关于整党的决定在我局的党员、群众中,引起了强烈的反应。
处有个党员说:
“看来这次要动真家伙了。
真盼望能整出成效来!
”×
党员干部,绝大多数都能做群众的表率,公心比群众多,私心比群众少,在群众中威信很高。
但也有些党员,想大目标少,算小算盘多;
讲贡献少,闹待遇多;
为党、为公、为四化少,想位子、房子、票子的多,硬是把党的形象糟蹋得不成样子。
处有位同志说:
人们盼的是真整党,盼有头有尾的整党,可不能像刚进站的火车头,叫得响,走得慢,最后不叫不走干脆停下来。
还有个同志说:
“我们一定要把党整好,否则,向以前看,对不起革命先烈;
向以后看,对不起子孙后代;
从当前看,对不起广大人民。
现在有些人,批评上级怕打击报复,批评下级怕丢选票,批评别人怕伤感情,批评自己怕丢面子。
还有些人,怕“积极一阵子,后悔一辈子”。
这种思想彻底解决了,才能把党整好。
计划
一、计划的种类
计划有许多不同种类,它们不仅有时间长短之分,而且有范围大小之别:
比较长远、宏大的为“规划”,比较切近、具体的为“安排”,
比较繁杂、全面的为“方案”,
比较简明、概括的为“要点”,
比较深入、细致的为“计划”,
比较粗略、雏形的为“设想”。
以上种种,都属于计划类的文种范畴。
即广义的计划。
不管其如何分类,计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。
二、计划类文稿的写法
(一)规划1.规划的特点规划是计划中最宏大的一种。
从时间上说,
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