公文管理办法及公文范文Word格式文档下载.docx
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二、报告:
适用于向上级汇报工作,反映情况,提出建议。
三、决定:
适用于对重要事项或重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤消下级单位不适当的决定事项等。
四、会议纪要:
适用于记载和传达会议情况、议定事项。
如下发执行,用通知印发或转发。
单独印发会议纪要可不加盖公章。
五、通知:
适用于转发上级、不相隶属单位的公文,批转下级的公文,传达会议决议的事项、要求下级办理和需要阅知或执行的事项,任免、聘用干部等。
六、批复:
适用于答复下级请示事项。
七、意见:
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
八、通报:
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
九、公函、便函:
适用于向平行单位或不相隶属单位询问、洽商工作、答复问题。
第七条
公司公文形式主要有:
一、公司文件(见附件一)
(一)主要用于发布公司基本规章及其实施细则或办法;
宣布实施公司重大行政措施;
嘉奖有关单位及人员;
(二)用于对外发布重要事项或法定事项;
(三)用于向上级单位报告、请示工作;
(四)用于印发公司领导的讲话或指示,发布带有普遍指导意义的文件等;
(五)用于公司发布专项业务及行政性文件;
(六)用于转发文件,发布需要阅知和办理的事项、有关行政事务的通知等。
二、公司函(见附件二)
用于涉及面小,需以公司名义联系或答复的事项。
三、公司简报(见附件三)
用于反映公司一般政务、业务情况和经营管理情况。
四、内部情况反映(见附件四)
用于反映公司内部经营管理情况,且发放范围仅限于公司领导或有关部门的事项。
五、会议纪要
用于记录公司各类会议情况、议定事项等。
第三章
公文办理程序与要求
第八条
公文办理分为收文和发文。
第九条
发文办理
一、发文程序:
拟稿人拟稿---所在部门负责人核签---(公司有关部门会签)---公室统一编写发文号、登记、核(审)稿---公司领导签发---拟稿单位复印---办公室加盖公司印章---封发。
(一)拟稿:
以公司名义行文、代上级单位拟稿、向上级单位请示报告、公司内部请示等必须使用内部请示或发文稿纸,续页正文应为电脑打印稿。
1、公司文件使用公司发文稿纸报批(见附件五);
2、公司内部请示、报告、简报等一般使用公司内部请示报告稿纸报批(见附件六);
(二)初核:
公文拟好后,由拟稿部门领导核稿把关;
向公司报送的文件须经拟稿部门分管副总经理核稿签字。
核稿内容包括公文格式、文字、内容等是否符合国家的法律法规及公文处理的有关规定,发现问题应及时进行修改或重拟,由核稿人在初核栏签字并注明日期;
(三)会签:
如文件内容与公司内其他部门业务有关,经拟稿部门领导核稿后,由拟稿部门送相关部门会签,会签部门应根据岗位职责签署明确具体的意见;
会签意见文字应工整清晰,超过15字以上者原则上应另纸书写附上;
(四)复核:
办公室负责公文核稿。
根据公文处理办法的规定,对公文进行全面把关,发现问题及时与拟稿部门联系。
如无明确具体意见或差错较多、字迹太乱,将退回拟稿单位重办或抄清;
如多个会签部门之间、会签部门与拟稿部门之间意见严重分歧,一般应由拟稿部门与会签部门协商妥善解决,解决不了的应按公司有关规定和程序研究解决。
(五)编号、登记、呈阅:
对复核无误的公文进行编号(公司内部请示报告由各部门自行编号)、登记,并经总经理秘书统一呈报有关领导阅批。
公司文件编号为:
“________________(年
份)(各部门代码)字第(公文拟稿人编号/公文序号)号”(见附件七);
简报、内部情况反映、会议纪要等其它文件由办公室统一编号;
规章制度由办公室统一编号并发布执行,关于下发规章制度的通知统一按“________________规字”编号。
(六)签发:
公司文件应由公司总经理或副总经理据职责分工签发;
拟稿部门凭公司主管领导的签发稿重新打印完稿,由办公室最终审稿后,加盖公司印章并封发。
(七)存档:
凡以公司名义发文稿件,经公司领导批示后,复印件退拟稿部门存档,办公室留存一份原件。
第十条
收文办理
一、收文程序:
公司接收的外来文件、资料、刊物、简报等,由办公室按程序及公司领导、各部门职责分工批分。
二、文件处理
(一)凡要求办复的文件,各主办部门自接到文件之日起,一般应在五个工作日内办理完毕;
有时间限制的,要在规定的时间内办复。
(二)凡公司工作人员的署名信件,不予拆封,原件照转;
来件注明部门收的原件,交相关部门签收。
(三)所有挂号信件和特快专递件,经办人都必须在挂号清单上签收。
三、催办和查询
(一)需要办理的文件,各承办部门要指定人员及时督促检查办理情况,防止积压和延误。
(二)公司领导交办的文件,由办公室负责督促检查办理情况;
(三)报送集团公司领导的请示,需了解审批情况时,由办公室负责统一联系;
其它有关业务内容的请示,由各有关职能部门与集团有关对口部门联系。
(四)如遇紧急情况,经请示同意后,文件的送取由拟稿部门指定人员办理。
第四章
公文格式与行文规则
第十一条
行文应当确有必要,注重效用。
行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定,并以此为依据行文或处理公文。
第十二条
公文格式:
公文一般由发文单位、紧急程度、秘密等级、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等部分组成(见附件一)。
一、发文单位,要用全称或规范的简称。
联合行文,应将主办单位排列在前。
二、紧急程度,除平件无需标明外,应根据缓急程度分别标明“急件”、“特急”字样。
三、秘密等级,涉及国家及公司秘密的文件,应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”字样。
四、发文字号,包括年份、单位代字、顺序号。
联合发文,只标明主办单位发文字号。
五、签发人,是最后签署意见,对草拟文件表示认可、准予印发的领导人。
六、标题,应准确简要概括公文内容,标明公文种类,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
七、主送单位,是行文对象,也是收受、办理公文的单位,即直接受文单位,要写全称或规范化简称、统称。
八、抄送单位,是同公文内容有关,需知道或协作的单位。
九、公文如有附件,应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
十、印章,公文除会议纪要、简报、内部情况反映外,一律加盖印章。
十一、成文时间,以最高级别的领导签发的日期为准。
第十三条
公文行文规则
一、公司各部门为联系工作,商洽业务,可以以公司名义向外部有关单位报送文件。
向集团公司或其它上级单位报送文件,应根据上级单位的要求和文件内容、种类等分别报
送。
上报文件,一般不要超过3000字,如确需超过的,要写出【摘要】:
^p。
二、公司内部各部门之间对有关问题未协商一致,不得对外行文。
三、一般情况下,不得越级行文,因特殊情况必须越级行文时,应抄报被越过的部门。
四、请示应一事一文,一般只写一个主送单位。
如需同时送其他单位,应用抄送形式。
除领导直接交办的事项外,请示不得直接送领导者个人,也不得同时抄送下级单位。
报告中不得夹带请示事项。
五、要求上级单位批转的事项,应代拟通知稿;
转发上级单位的文件,不再同时报送上级单位。
第十四条
公文拟稿要求:
:
一、符合国家的法律、法规及其它有关规定。
二、情况确实,观点明确,标题恰当,条理清楚,层次分明,文字精炼,书写工整,标点准确,格式规范,篇幅简短。
三、公文内容与公文种类相符。
四、国名、地名、人名、数字、引文要准确,日期应写具体(年、月、日)。
公文中的数字,除成文时间、部分章节序数和语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
五、用词用字准确、规范。
文内使用非规范化简称,应先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
六、审核、修改文稿,应使用钢笔或毛笔,不要用铅笔、圆珠笔、红蓝铅笔、红墨水笔书写。
七、需要统一的写法:
原则上公文
题目字体为黑体小2号字,正文字体为仿宋4号字;
章节层次序数依次为:
第一层为“一”、第二层为“
(一)”、第三层为“1”、第四层为“
(1)”(见附件一)。
八、公文用纸一般采用国际标准型A4纸,左侧装订。
第五章
其
它
第十五条
公文的立卷、归档和销毁按公司《文件档案立卷归档管理办法》执行。
第十六条
本办法由办公室负责解释,修改亦同。
第十七条
本办法自发布之日施行。
附件一
________________公司________________(
)
字第
号:
(仿宋体4号字)
(标题)
________________________________小(黑体小2号字)
________________(主送机关)(仿宋4号字)
以下为正文(另起一行空2个字、每行30个字)(仿宋4号字)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(若有段落,应按以下层次分段)
一、
(一)
1.
(1)... ...2.3.......
(二)......二、...... 附件:
(若无附件,可省略)
年
月
日(日期应使用简化汉字)
抄报:
抄送:
存档
共印
份
附件二________________公司
________________函(
号
附件三________________公司简
报
第
期
年月日
以下为正文(另起一行空2个字)(仿宋4号)
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(拟稿单位)
份
附件四________________公司内内部情况反映映
日
附件五________________公司发文稿
________________(
号缓急密级签发:
会签:
主送:
复核:
初核:
拟稿人:
拟稿单位:
电
话:
打印份数:
日附件:
标题:
(正文附后)
附件六
____________________公司
内部请示报告
)请字第号领导批示:
会签部门:
签报人:
日呈报单位:
经办人:
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