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5.合同(标书)评审控制程序16
6.软件开发控制程序20
7.顾客服务满意程序26
8.内部审核控制程序28
9.产品的监视和测量控制程序33
10.不合格品控制程序37
11.纠正和预防措施控制程序39
1.目的
本程序的目的是对公司质量管理体系文件进行控制,确保各个环节使用有效版本的质量管理体系文件,从所有发放或使用部门及时撤出失效或作废的文件,或以其他方式确保防止误用,并正确标识以法律或知识积累为目的所保留的任何已作废的文件。
2.适用范围
本程序适用于质量管理体系涉及的所有部门,用于规范质量管理体系文件的管理、控制。
3.职责
3.1.行政人力资源部
为质量管理体系文件的归口管理部门,负责组织质量管理体系文件的编写、定稿。
负责质量手册、程序文件、支持文件的发放实施、更改控制、归档保存,以及公司用到的与质量管理有关的外来文件的识别。
3.2.各部门
负责对本部门程序文件和三级文件的编写、更改和管理。
3.3.管理者代表
审核质量手册,程序文件以及对体系文件记录的控制。
3.4.总经理
审批签发质量手册、程序文件、作业文件。
4.工作程序
4.1.文件分类及编码
4.1.1.质量管理体系文件分为三类:
1)质量手册;
2)程序文件;
3)三级文件;
即作业文件、模板和作业指导书等技术文件。
4.1.2.文件编码
编码——是质量管理体系文件的识别标记;
一个文件只能有唯一的编码。
文件编码为:
1)质量手册和程序文件的编码
WEEON-**A
表示版本号(首版为A版,以后依次为B、C…)
表示文件类别号:
SC为质量手册;
CX为程序文件;
表示公司简称(英文缩写)
例:
1.WEEON-SCD版表示微昂质量手册第A版。
2.WEEON-CXD版表示微昂程序文件A版。
2)作业文件的编码
WEEON–ZY-**-**A
表示记录顺序号(01、02、……)
表示部门简称(行政人力资源部为“XR”、技术开发部为“KF”、营销部为“YX”、测试部为“CS”、产品部为“CP”
表示作业文件(汉语拼音缩写)
WEEON-ZY-XR-01A表示微昂行政人力资源部第01个作业文件A版。
4.2.文件受控状态
◆文件按控制的状态,分为受控文件和非受控文件。
受控文件加盖“受控”印章、发放号,并负责保持其有效版本;
非受控文件加盖“非受控”印章,不负责更改。
公司内部使用的和送认证机构的质量管理体系文件均为受控文件,相关方的质量管理体系文件为非受控文件。
◆用作存档的作废文件要加盖“作废”、“存档”印章。
◆有保留价值的作废文件应加盖“作废”、“留用”印章。
◆对受控文件,各部门填写本部门使用文件的《受控文件清单》。
每年将清单报行政人力资源部备案,如内容没有变化,也应通知行政人力资源部。
4.3.文件的编写、审批
4.3.1.质量手册的编写、审批
质量手册由行政人力资源部负责编写,管理者代表负责审核,由总经理批准发布。
4.3.2.程序文件和作业文件的编写、审批
程序文件和作业文件由行政人力资源部负责组织各部门编写,由管理者代表审核,总经理批准发布。
4.4.文件的发放
4.4.1.文件发放编号
为便于管理和有效控制,发放质量管理体系文件时应进行编号,发放编号在文件的封面指定位置标出,其编号方法采用两位阿拉伯数字按顺序标出。
◆文件发放范围
质量管理体系文件由管理者代表确定发放范围,行政人力资源部负责按范围规定发放文件并填写《文件领用登记表》。
◆破损文件处理
当使用人的文件破损严重,影响使用时,应到行政人力资源部办理更换手续,交回破损文件,补发新文件,新文件分发号沿用原文件分发号。
破损文件由行政人力资源部销毁。
◆文件丢失处理
文件使用人如将文件丢失,应按规定领用程序申请领用,同时对丢失情况作出说明,行政人力资源部在补发时应给予新的分发号,注明丢失的文件分发号作废。
必要时进行通报。
4.5.文件的修改、换版和作废
4.5.1.文件修改
文件需要修改时,应由提出修改人或部门负责人,填写《文件修改申请表》,说明修改原因和依据,提交行政人力资源部。
4.5.2.文件修改的审核和批准
文件修改的审核、批准原则上应由原审核人、批准人进行。
当原审批人不在时,也可由其主管领导授权其他人审批。
由原编写部门负责修改。
4.5.3.文件换发
文件更改时,注明更改标记和生效时间,并按《文件领用登记表》的名单进行换发,同时收回作废的旧文件。
4.5.4.文件换版
文件经多次修改,或文件需要大幅度修改时,应进行版本的更新,原版本号作废。
4.5.5.文件作废
作废的文件由行政人力资源部按文件领用登记表收回并记录。
收回后填写《文件销毁清单》,经管理者代表批准后集中销毁。
需作资料保留的作废文件,由申请人填写《文件留用申请表》,经原审批人批准后,由行政人力资源部加盖“留用”印章后方可留用。
4.6.文件的管理
4.6.1.文件的归档
经批准发布的质量管理体系文件,由行政人力资源部将原稿、磁盘文件等进行归档,并填写《归档登记表》,磁盘文件应进行备份并注明标识。
4.6.2.文件的借阅
●内部人员临时借阅质量管理体系文件,须填写《借阅申请表》,经本部门经理签字审核后,由行政人力资源部负责人批准。
借阅者应在指定日期归还文件,到期不归还由行政人力资源部负责收回。
●公司以外组织和个人借阅质量管理体系文件,须经过行政人力资源部审核,并由管理者代表批准后,方可借阅。
4.6.3.外来文件的管理
公司直接引用的外来文件,由对口管理部门经理识别后方可使用,外来文件由行政人力资源部收集与受控,并在文件上加盖”受控”印章。
受使用部门跟踪其有效性,由行政人力资源部填写《外来文件清单》。
外来文件的归档和借阅按本程序文件的规定执行。
4.6.4.记录文件的管理
本程序涉及的相关记录按照《记录控制程序》的有关规定进行管理。
4.6.5.文件的保存
一般性文件保存期限为1年,管理类文件保存期限为3年,技术类文件保存期限为5年,外来文件及法律法规依据国家最新颁布的文件进行更新。
5.相关文件
5.1.《记录控制程序》
6.质量记录
6.1.WEEON-JL-CX-01《受控文件清单》
6.2.WEEON-JL-CX-02《文件领用登记表》
6.3.WEEON-JL-CX-03《文件修改申请表》
6.4.WEEON-JL-CX-04《文件销毁清单》
6.5.WEEON-JL-CX-05《文件留用申请表》
6.6.WEEON-JL-CX-06《归档登记表》
6.7.WEEON-JL-CX-07《借阅申请表》
WEEON-JL-CX-08《外来文件清单》
7.目的
对软件项目的技术文档资料进行控制,确保文档资料的一致性、规范性和有效性。
8.范围
适用于对软件项目技术文档资料的控制。
9.职责
9.1.技术开发部、控制事业部负责对软件项目开发技术文档资料进行控制。
9.2.各相关部门负责对本部门的软件产品技术文档资料的日常保管。
10.程序
10.1.软件产品技术文档资料内容主要包括:
(材料应包括编写人、审批人)
a)项目技术方案(投标方案)
b)项目立项报告(开题报告)
c)业务需求说明书
d)概要设计说明书(自动控制方案)
e)数据库设计说明书(装置切换与安全设计方案)
f)用户手册
g)测试计划
h)测试用例
i)测试报告
j)项目周报(月报)
k)项目验收报告(研究报告、工作报告和用户报告)
10.2.软件项目开发文档资料的建立、审批、归档流程:
文件编制规范参照GB/T8567—2006《计算机软件文档编制规范》
10.3.文档资料编号按质量管理体系《文件控制程序》的有关规定执行,产品标识按《配置管理计划》的有关规定执行。
10.4.文档资料的管理
10.4.1.文档资料发放前必须划分密级,根据规定范围发放:
a)秘密:
公司内部相关业务工程技术人员均可查阅;
b)机密:
项目经理、部门经理以上有权查阅;
部门相关技术人员可查阅文档摘要,如需查阅全文,应经部门经理批准;
c)绝密:
技术总监/总工、公司副总经理以上人员可查阅。
其他人员如需查阅,应经总经理批准。
10.4.2.文件使用范围:
包括公司管理人员、开发技术人员、维护人员及用户(根据与用户签定的合同规定发放给用户使用的文档,如用户手册等)。
10.4.3.未经部门经理批准,任何人不得将文档资料借给公司以外人员阅读。
10.4.4.不得向公司内、外与项目无关人员泄露用户提供的文档、数据等信息,以维护用户的合法权益。
10.4.5.对软件产品开发的程序代码,必须设置访问权限,非项目组成员不得拷贝、修改、删除项目组开发的程序代码。
10.4.6.文档资料的更改,应执行《文件控制程序》关于文件更改的有关规定。
11.相关文件
11.1.《计算机软件文档编制规范》
11.2.《文件控制程序》
12.记录
12.1.WEEON-JL-CX-09《项目技术方案(投标方案)》
12.2.WEEON-JL-CX-10《项目计划》
12.3.WEEON-JL-CX-11《业务需求说明书》
12.4.WEEON-JL-CX-12《概要设计说明书》
12.5.WEEON-JL-CX-13《数据库设计说明书》
12.6.WEEON-JL-CX-14《用户手册》
12.7.WEEON-JL-CX-15《测试计划》
12.8.WEEON-JL-CX-16《测试报告》
12.9.WEEON-JL-CX-17《项目验收报告》
12.10.WEEON-JL-CX-18《总体设计说明书》
12.11.WEEON-JL-CX-19《项目立项报告》
12.12.WEEON-JL-CX-20《配置管理计划》
12.13.WEEON-JL-CX-53《测试用例》
12.14.WEEON-JL-CX-39《项目周报/月报》
12.15.WEEON-JL-CX-62《开题报告》
12.16.WEEON-JL-CX-63《自动控制方案》
12.17.WEEON-JL-CX-64《装置切换与安全设计方案》
12.18.WEEON-JL-CX-65《研究报告》
12.19.WEEON-JL-CX-66《工作报告》
附录:
根据软件产品规模的不同,可参考下列内容提供所需文件:
小规模软件
中规模软件
大规模软件
特大规模软件
《软件需求与开发计划》
《项目技术方案(投标方案)》
《项目计划》
将对应的文件进一步细化
《软件需求说明》《开题报告》
《软件需求说明书》
《测试计划》
《软件设计说明书》
《软件设计说明书》《自动控制方案》
《装置切换与安全设计方案》
《总体设计说明》
《概要设计说明》
《数据库设计说明》
《用户手册》
《测试记录》
《测试用例》
《测试报告》
《项目验收报告》
《项目周报(月报)》
《项目验收报告》《研究报告》《工作报告》
《用户报告》
13.目的
为质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理提供操作的规范,为质量管理体系的运行建立一套完整的质量记录,以便证实质量管理体系的有效运行,也为有追溯性要求的场合和采取纠正及预防措施时提供证实,为公司质量改进提供准确可靠依据,并作为业务人员工作考核、阶段工作评审和整个产品/项目验收评审的依据。
14.适用范围
本程序适用于公司质量体系涉及的所有部门,作为质量记录的收集和管理的依据。
15.职责
15.1.行政人力资源部
为质量记录的归口管理部门,负责质量管理体系运行记录管理。
15.2.各部门
负责本部门诸活动的质量记录的填写、收集和管理。
16.工作程序
质量记录是质量管理体系有效运行的主要证据,行政人力资源部组织各相关部门按相应文件的规定编制记录表格,各部门认真填写相关记录,由行政人力资源部汇总各部门记录清单。
16.1.质量记录分类:
●质量管理体系管理活动质量记录;
●软件产品开发活动质量记录;
●支持活动质量记录;
●质量管理体系改进的质量记录。
详见《记录清单》。
16.2.质量记录的编码:
记录编码是每种记录的识别标记,每种记录只能有唯一的编码,在记录的右上角标出,其编码为:
WEEON-JL-**-**-**
表示记录顺序号(01、02,……)
文件为SC和CX时此处编码不存在;
文件为ZY时此处编码为部门简称,XR表示行政人力资源部、KF表示技术开发部、CS表示测试部、CP表示产品部
表示文件简称,SC表示质量手册、CX表示程序文件、ZY表示作业文件
表示记录文件(汉语拼音缩写)
表示公司简称(汉语拼音缩写)
例:
WEEON-JL-CX-05表示程序文件的第05个记录。
当记录以书面形式建立时,应及时将收集好的记录进行分类标识;
当记录以电子文件形式建立时,行政人力资源部负责做出相应标识。
记录的各使用部门在执行有关程序时,应填写相应的记录。
每个记录要编写编号,此编号由行政人力资源部统一编号发放:
XXXX-XXX
该类记录序号
年月
0904-003表示2009年4月份的第三个记录。
16.3.质量记录的填写、更改
质量记录的填写要求字迹清晰,记录填写不得用铅笔,不许涂改。
当需要修改时,由记录者本人改正,应在改动部位划改并签字,不得乱涂乱改或伪造。
16.4.质量记录的收集、归档
行政人力资源部随时收集质量管理体系运行记录,并按记录标识进行编号归档。
同时生成《记录清单》。
16.5.质量记录查阅
质量记录可供公司内部人员和用户查阅,查阅时要填写《记录借阅审批表》和《记录借阅登记表》,借阅期间必须保证质量记录的完整无损,按时交还。
借阅质量管理体系记录必须经管理者代表签字批准。
借阅产品/项目的有关记录须经负责部门经理签字同意。
16.6.质量记录保存
质量管理体系记录由行政人力资源部负责管理。
项目/产品质量记录由各相关部门专人负责管理。
质量记录可以用印刷文档、软盘、机器硬盘和其它媒体形式进行储存。
各类质量记录应保存到规定期限,防止质量记录损坏和丢失。
一般性质量记录保存期限为1年;
管理类质量记录保存期限为3年;
技术类质量记录保存期限为5年。
16.7.质量记录销毁
超过保存期限的质量记录由行政人力资源部负责销毁。
质量管理体系运行的质量记录在销毁之前,由管理者代表签字同意;
产品/项目质量记录由相关部门经理签字同意。
16.8.质量记录表格的增加、更改、废止
质量记录表格的增加、更改、废止时,按《文件控制程序》的相关规定,报管理者代表审批后,由行政人力资源部负责实施,并及时通知相关部门。
17.相关文件
17.1.《文件控制程序》
18.质量记录
18.1.WEEON-JL-CX-21《记录清单》
18.2.WEEON-JL-CX-22《记录借阅审批表》
WEEON-JL-CX-23《记录借阅登记表》
19.目的
按策划的时间间隔评审质量管理体系,确保其持续的适宜性、充分性和有效性。
20.适用范围
适用于本公司质量管理体系进行管理评审的控制。
21.职责
21.1.总经理主持管理评审活动、管理评审计划,批准管理评审报告。
21.2.管理者代表负责报告质量管理体系运行情况,提出改进建议,审核管理评审计划和管理评审报告。
21.3.行政人力资源部制定管理评审计划,收集管理评审所需的输入资料,编写管理评审报告,并对评审后的纠正、预防措施进行跟踪验证。
21.4.各部门负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需资料,并实施管理评审中提出的相关纠正、预防措施。
22.工作程序
22.1.管理评审计划
22.1.1.每年至少进行一次管理评审,时间间隔不超过12个月,也可根据需要及时安排。
行政人力资源部编制管理评审计划。
22.1.2.当出现下列情况之一时,可增加管理评审次数:
a、公司组织结构、产品范围、资源配置发生重大变化时;
b、发生重大质量事故或顾客对防雷工程质量有严重问题返工连续发生时或投诉连续发生时;
c、当法律、法规、标准及其他要求有变化时;
d、市场需求发生重大变化时;
e、即将进行第二、第三方审核时;
f、质量审核中发现多个严重不合格时。
22.1.3.行政人力资源部于每次管理评审前15天编制《管理评审计划》,报总经理批准。
计划主要内容包括:
a、评审时间:
b、评审目的、范围及评审内容;
c、参加人员;
d、评审依据;
e、评审地点。
22.2.管理评审输入
管理评审输入应包括以下方面有关当前业绩和任何改进的机会;
a、审核的结果(包括内部审核、外部审核、自我评定等);
b、顾客反馈(包括满意、不满意的信息,顾客抱怨、投诉等);
c、业务、项目、合同完成情况,专业检查结果等;
d、纠正和预防措施的实施情况;
e、以往管理评审的跟踪措施;
f、可能影响质量管理体系的变更;
g、各部门对公司所建立的质量管理体系改进的建议。
22.3.评审准备
22.3.1.管理者代表负责评审准备工作,行政人力资源部负责收集评审输入资料,各部门负责人准备评审资料,行政人力资源部编制本次评审计划,经管理者代表审核,总经理批准。
22.3.2.行政人力资源部提前10天向参加管理评审的人员发放《管理评审通知》,准备评审有关资料。
22.4.召开管理评审会议
a、总经理主持管理评审会议,说明评审的目的、方法和内容;
管理者代表报告质量管理体系的运行情况,包括体系的适宜性、充分性、有效性,过程、产品的符合性和有效性及其改进;
对各部门质量管理体系汇报资料进行讨论;
b、评审组成员和有关人员对输入内容进行评审,讨论确定不合格改进项目,并进行原因分析,提出相应的整改措施,对存在或潜在的不合格项提出纠正和预防措施,落实到责任部门,确定责任人和整改时间;
c、总经理对所涉及的评审内容作出结论(包括进一步调查、验证等);
d、与会者签到,管理评审会议应有记录。
22.5.管理评审输出
22.5.1.管理评审的输出应包括以下方面有关的措施:
a、质量管理体系及其过程的改进措施,针对过程业绩分析,提出改进要求;
b、产品和服务的改进措施;
c、资源需求,包括人力资源和物力资源等。
22.5.2.会议结束后,行政人力资源部根据管理评审输出的要求进行整理汇总,编写《管理评审记录》,会议结束后,由管理者代表编写《管理评审报告》,经总经理批准后,发至相关部门执行,本次管理评审的输出可以作为下次管理评审的输入。
22.6.改进、纠正、预防措施的实施和验证
a、各部门根据管理评审的内容和输出的结论进一步制定相应的改进,纠正和预防措施,并按期完成。
b、行政人力资源部协同技术开发部根据《纠正/预防措施控制程序》的规定,对改进、纠正和预防措施实施的效果,进行跟踪验证。
22.7.如果评审结果引起文件更改,应按《文件控制程序》的规定进行更改,并执行更改后的文件。
22.8.管理评审产生的相关记录应由行政人力资源部按《记录控制程序》进行管理,包括管理评审计划、评审前各部门准备的评审资料、评审会议记录及管理评审报告等。
23.相关文件
23.1.《文件控制程序》
23.2.《记录控制程序》
23.3.《内部审核控制程序》
23.4.《纠正/预防措施控制程序》
24.记录
24.1.WEEON-JL-CX-24《管理评审计划》
24.2.WEEON-JL-CX-25《评审签到表》
24.3.WEEON-JL-CX-26《管理评审会议记录》
WEEON-JL-CX-27《管理评审报告》
25.目的
使公司对投标、合同的签订,确保对用户的需求和期望得到理解和实施,使公司具有履行合同的能力。
26.范围
适用于公司的合同、标书的编写与评审。
27.职责
27.1.总经理批准合同(标书),并代表公司(或指定授权代理人代表公司)签署合同(标书)。
27.2.副总经理审核合同(标书)草案。
27.3.技术总监/总工审核合同(标书)的技术部分。
27.4.营销部组织编写项目开发、承包合同(标书)、销售合同,并负责合同(标书)的汇总、提交、组织评审、合同执行情况跟踪。
27.5.有关技术部门、项目组协助编写合同(标书)的技术部分,参与合同(标书)评审。
27.6.行政人力资源部负责标书的归档,财务部负责合同的归档。
28.工作程序
28.1.合同分类
a、销售自研软件合同;
b、对外提供技术咨询、服务合同;
c、市场、技术合作合同。
28.2.顾客要求的识别
28.2.1.通过标书了解顾客的具体要求和对项目的希望,确定项目要求时应充分考虑:
a、顾客规定的项目要求;
b、顾客未明示,但规定的用途或已知预期的用途所必需的产品要求,属于习惯上隐含的潜在要求,本公司为满足顾客要求也应作出承诺;
c、顾客没有规定但与产品有关法律法规要求或国家强制性标准以及行业标准的要求。
d、组织规定的任何附加要求。
28.3.对招标信息的识别
28
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