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工 作 内 容 及 流 程
第三章物资部门工作职责
第一条、物资部门工作职责
1、遵守国家相关法律、法规,贯彻执行上级和梁场的各相关管理制度。
2、细化梁场各项物资管理实施细则。
3、负责对梁场的主要物资的物资供方进行评价,并报上级物资部门审批;
负责对梁场的主要物资以外的物资供方进行评价、选择与重新评价,建立梁场《物资合格供方名录》。
4、负责物资信息资源的收集、市场行情的调查、采购资料的复核、招标文件的编制、大宗材料或批量零星材料的招标采购,负责材料的验收、保管保养、发放(含调拨)、现场管理,负责剩余材料以及废旧材料的招标处理等工作的具体实施。
5、定期进行盘存并及时对主要材料消耗量进行核算。
6、在厂长的授权下,签订物资购销合同。
7、负责质量、环境、职业安全健康管理体系在本部门的贯彻实施。
8、加强与公司范围内其他项目的联系,充分利用公司内部物资资源,并加大梁场现有资源的利旧利废力度。
9、负责梁场物资统计及报表上报工作。
10、负责将所有原始物资资料及凭证归档成册,移交上级物资部门。
11、完成领导临时交办的工作。
第二条、物资主管岗位职责
1、在厂长或分管副厂长的领导下,全面负责管理体系在本部门贯彻实施;
2、全面负责梁场的物资计划、采购、收发、现场管理、回收利用、消耗量核算及账务工作。
3、严格执行公司、梁场各项管理规定,并结合梁场特点细化本部门的各项物资管理细则。
4、参与大宗材料招标采购工作。
5、在进行合同采购时,负责合同条款的商定。
6、建立材料采购资金台账,把好资金使用关。
7、负责与公司所属其他梁场的联系,加快施工材料、周转材料、小型机具及工索具的流通,实现资源的合理调配。
8、对梁场各项物资管理工作进行指导、检查、整改和跟踪,并参与对本部门员工的考核。
9、完成领导临时交办的工作。
第三条、采购员岗位职责
1、负责市场行情调查和资源信息的收集,及时反馈到梁场,为材料采购提供原始资料。
2、采购材料要做到勤跑腿、勤动嘴,货比三家,努力降低采购成本。
3、严格按计划采购,不采购无计划的材料。
4、严格按照管理体系要求,不采购质量、环境、安全不符合要求的材料。
5、及时索取所采购产品的材质证明书(含合格证),产品检验报告或产品性能说明书等资料。
6、采购的材料必须先入库,不得直接交现场使用。
特殊情况时,应及时通知保管员到现场一起办理各项手续,并提前通知作好卸车和验收准备。
7、负责按进场材料检验试验计划的要求,对所购工程材料的报验工作。
8、认真填好收料单和采购日记,及时与供应商对账、索要发票到财务报销,不能及时报销时应估计进账,做到日清月结。
9、完成领导临时交办的工作。
第四条、保管员岗位职责
1、严把材料验收入库关。
质量验收不合格的材料,不得入库并作好标识、隔离存放,一律交由采购员作退货处理。
2、负责入库材料标识的制作、维护、移交等记录工作。
3、负责合理控制材料储备;
搞好库容库貌,规范仓储管理。
合理布置各种材料存放位置,堆场材料堆放整齐,标识鲜明,上盖下垫,库内材料实行五五摆放,严格遵守物资保管规程对库内物资进行管理。
4、负责库内以及现场存放材料的维护保养,做到不腐蚀、不受潮、不过期、不变质、防火防盗,督促对周转材料及工索机具进行维修保养。
5、对保管的材料实行日清月结、永续盘点,确保账、卡、物、资金四相符。
6、严把好材料出库关,严格按有效凭证发料。
7、每月准时扎账,完善台账并及时报统计员。
6、完成领导临时交办的工作。
第五条、物资统计员岗位职责
1、认真贯彻上级有关物资统计工作的要求,按期编报物资报表,对于各类物资统计报表要做到及时、准确、真实、全面、有文字分析说明、有审核签认程序,并装订成册和归档。
2、统计员应学习贯彻统计法,不漏报、谎报,实事求是,用数据说话。
3、深入施工现场,开展统计分析,反映物资供应、消耗、周转、节约和浪费情况,为领导提供真实、准确的数字依据。
4、指导并协助仓库保管员定期盘库,特别是季度、年度盘库。
5、作好各类物资统计报表,并按要求上报。
6、负责主材消耗量分析及物资成本分析工作的具体实施。
7、完工后,负责物资资料及原始凭证装订成册并对上级物资部门的移交工作。
8、完成领导临时交办的工作。
第四章供方评价制度
第一条通过对供方的评价、选择以及重新评价的准则,旨在加强对影响工程质量的关键性物资的选择和控制,以便于选择质量优良,价格合理,售后服务可靠的产品和供应商,采购合格产品,确保工程质量。
第二条本准则主要针对构成工程实体或对工程质量产生影响的原材料(主要为A类和B类物资)的供方,对这些物资的供方必须进行采购前的评价、选择以及在使用过程中定期评价和重新选择。
一、供方的评价
物资部会同相关部门按照公司有关规定对供方进行评价,在年初组织对供方上年度供货情况及相关信息进行年度评审,并上报公司物资部门审核备案。
1、物资部会同技术部、安质部对主要物资供方进行评价。
2、物资部对A类物资以外的物资供方进行评价。
物资部应按照公司相关规定对潜在的供方进行选择与评价,并按管理权限报所属管理部门审核,建立梁场《物资合格供方名录》。
附:
A类为公司集中采购物资设备:
由公司物资供销公司集中采购和供应的物资;
B类为梁场自购的主要物资设备:
梁场自行采购的主要物资设备;
C类为梁场自购的辅助物资设备:
除A、B类以外由施工单位自行采购的其他辅助物资。
其分类管理的范围:
A类物资设备:
构成工程实体的钢材、钢绞线、水泥、粉煤灰、锚具、防水涂料及防水卷材、泄水管、支座预埋钢板、T钢、压浆剂、膨胀剂、混凝土垫块、外加剂等物资。
B类物资设备:
构成工程实体的中砂、碎石等物资。
C类物资设备:
A、B类物资设备以外的其他物资。
二、供方的评价内容
对生产厂家的评价内容:
1、主要产品及其执行标准;
2、营业执照、生产许可证;
3、管理体系及相关证书;
4、生产能力及供应能力;
5、企业信誉度及售后服务水平;
6、国家质量技术监督局或其它相应资质的检测机构对其产品的抽检结果;
7、锚具、外加剂、防水材料、预埋支座钢板生产厂家必须取得铁道部CRCC认证。
8、其它有效资料;
对主要物资流通供应商的评价,另需具备如下条件:
1、具有独立法人资格和合适的经营范围;
2、具有同类物资生产厂家的销售代理权;
3、有足够的流动资金且资信度高;
4、近一年来有两次以上供应同类物资的经验;
5、有较强的组织协调供应能力。
三、供方的选择
1、招标物资的中标供方。
2、自行采购物资的合格供方。
3、外协加工产品的合格供方。
4、对被取消合格供方资格的不合格供方,不得向其采购物资。
四、供方的重新评价
1、物资部每季度根据物资供方实际运作情况,对主要物资供方进行重新评价;
2、公司物资部门根据梁场对招标类物资供方进行评价的结果,每年初发布局公司《物资合格供方名录》,以供梁场采购物资时选择。
3、物资部会同相关部门每年按照公司有关规定对本梁场的其他供方进行重新评价,并建立梁场《物资合格供方名录》。
五、选定供方的控制
梁场对已选定的供方应制定必要的控制措施、控制的方式和程度根据产品的类别、重要程度和分级管理权限,采取下列一种或多种方式:
1、信任供方的质量保证能力,不再进行事先控制(对于数量少,不对工程质量产生直接影响的产品,采用这种方式,但仍需进行进货验收与检验)。
2、合同或协议规定控制的内容。
3、提交生产许可证。
4、供方进行100%的检验并提交检验记录,合格证。
5、供方按铁路行业或有关规定的质量要求进行过程控制和检验(如新材料采购)。
6、供方事先进行抽样检验并随货提供检验记录合格证。
7、对供方的供货质量和信誉定期进行评价。
8、在对选定供方进行控制过程中,如果出现了问题,物资部应及时采取措施,对相关问题进行跟踪处理,并及时上报上级主管部门。
出现以下情况时,应及时取消其合格供方资格:
1、产品质量不符合产品标准或质量不稳定的。
2、产品供应不及时,延误工期并造成损失的。
3、哄抬材料价格,编制虚假企业资质文件,恶意扰乱本地物资采供市场。
4、有其它违法违规行为。
5、项目竣工后中断供应关系的物资流通企业。
6、急需从确定的《物资合格供方名录》以外的单位进行采购时,物资部必须依据有关规定的应急评价和审批手续操作,确保采购产品的质量满足规定要求。
7、采购时应体现“与供方互利”的原则,及时将与供方相关的各种信息反馈给供方,促进供方不断改进,提高对供方的控制。
第三条局(公司)物资部门负责A类物资供方的评价、选择以及重新评价;
项目部负责B类物资供方的评价、选择以及重新评价;
C类物资供方不做评价。
第四条公司(项目部)每季度对材料供方的材料质量、供货速度、售后服务等评价一次。
局(公司)物资部门年终根据各项目部的评价记录对A类材料供方进行年度评审,项目部于年底组织对本项目部的B类材料供方进行评审,针对评审结果调整合格供方名单,对评审不合格的材料供方取消其材料合格供方资格。
公司物资部门将合格的材料供方的名单上报局物资部;
局物资部综合各公司上报名单,于每年年初发布《物资合格供方名录》,以达到资源共享的目的。
第五条局推荐产品是指国有或其他所有制大型企业、其产品已经在本企业或其他企业多年使用,证明其产品质量优良可靠、已经取得IS09000质量认证,可以作为局推荐产品(厂家)。
获得局推荐的产品自动取得准入资格。
第六条限定公司(项目部)使用的供方、其他公司(项目部)选用时仍应进行评价选择。
对于因工程竣工而取消合格供方资格的供方,重新选用时也应进行评价选择。
第七条根据需购原材料对工程质量、进度、安全的影响程度和占用金额的大小将原材料分为A、B、C三类,各项目部对直接影响工程质量的A类物资和B类物资的订货、必须在完成对供方的评定之后。
物资管理部门应在已经取得准入资格的候选供方中进行招标或议价采购、根据价格、质量、服务三要素来确定。
第八条对非关键部位或对工程质量不产生直接影响的、且需求量很少的C类材料的采购,可选择省、市、县专业公司、专卖商店作为供应、选择质优价廉的产品。
对购进物资通过查验产品商标、铭牌、标识、说明书、合格证、质保书,同时进行实物检验验证其产品质量是否符合国家标准。
第九条局、公司、项目部对供方的评审、评价资料的管理按记录控制程序执行。
第五章物资计划管理制度
第一条、物资计划管理遵循“归口编制,分类上报”的原则,实施要求如下:
1、主要工程材料需用总计划应由物资部门编制,经总工审核、厂长批准后上报公司物资部门,以便为上级组织相关部门进行集中采购或招标采购提供依据,以取得规模订货的经济效益。
2、主要周转材料需用总计划应在施工方案确定后由物资部门编制,经总工审核、厂长批准后上报公司物资部门,以便公司物资部门能及时进行内部资源的清理、调配或按照周转材料管理办法的规定进行购置、租赁。
3、主要工程材料需用总计划,应结合工程进度计划,明确各类材料的使用时间和各时间段的需用数量。
4、因设计变更或施工方案调整,而需要改变原主要工程材料和周转材料需用总计划的,应在变更方案确定后的七日内,将变更后的调整量,按上述程序报送公司相关部门。
5、年度、季度材料需用由物资部门负责编制,总工审核、厂长批准。
6、月度、单项工程材料需用计划、零星材料需用计划由物资部门负责编制,总工审核、厂长批准。
7、机械配件、燃润油料需用计划由物机部门编制,物机部长审核,厂长批准。
8、劳保及防护用品需用计划由安质部门负责编制,安质部长审核,厂长批准。
第二条、材料需用计划要求规范填制,材料名称、规格必须采用标准称谓,计划订货数、交货时间、批量要求及材料使用部位,重要材料必须提供图纸,提出交货依据、检验标准和验收条件,涉及到职业安全健康、环保的产品还应提出安全、环保要求。
第三条、编制材料需用计划必须严格按图纸工程量计算材料需求量,精打细算,控制材料用量,严禁虚报冒估材料用量。
提倡和鼓励在编制材料计划时选用和推行新材料、新工艺,降低材料消耗。
第四条、为了物资部门合理安排采购,有效降低采购成本,各类材料需用计划应超前编制,大宗材料(钢材、水泥、钢绞线、锚具、支座、预埋钢板、T钢等)计划至少提前一个月报出,零星材料计划至少提前三天报出。
第五条、对市场资源保证程度不高的材料,可与技术部、安质部、试验室、材料使用单位协商,推荐代用材料。
第六条、物资部应每天对各类材料的需用计划是否落实进行核对,以免发生漏项;
每月底对各类材料的需用计划、采购执行计划进行整理,并按时间顺序和类别装订保存备查,梁场完工后转入档案管理。
第六章物资采购及外协件加工件管理制度
第一条、物资采购工作必须严格遵守国家、地方规定的有关物资管理政策、法令和上级物资部门规定的采购权限,物资部门必须按计划在合格供方目录内采购,不得采购无计划及和在合格供方名录外采购。
第二条、物资部门应根据工程需求,对潜在的物资供方进行选择与评价。
按管理权限,主要物资的物资供方报上级物资部门审批;
梁场对用在工程实体上的主要原材料供方进行评价,并建立本梁场《物资合格供方名录》。
第三条、原、辅材料、零部件的质量控制
采购计划及分类:
1、综合不同分项工程项目对不同材料的采购需要,根据需购原材料对工程质量、进度、安全的影响程度和占用金额的大小将原材料分为A、B、C三类。
2、在采购前应复核需用计划各栏内容,如材料名称、规格型号、计量单位、数量、材质要求、技术参数、执行的标准、需用时间等,计划不清时不得盲目采购。
3、依据采购计划中物资的性质、技术要求、交货时间,对最终质量有影响的物资,必须在“合格分供方名册”中选择分供方进行采购。
4、在采购前应核实仓库库存数量,有库存的,根据库存数量调整采购数量;
有替用物资的,应向部门主管和使用部门领导协商,争取对原计划进行变更,达到充分利用现有资源、降低库存和减少资金占用的目的。
5、对需用时间不急的材料计划,经使用部门同意后,可先落实资源和价格,充分对市场行情进行调查,尽可能形成批量采购,达到量大从优、减少运杂费用,最终实现降低采购成本的目的。
6、加工订制的物资采购,需用部门必须提供经过复核和审批的图纸。
第四条、采购的原则
(1)向签定供货合同的合格供方采购。
(2)所采购产品的质量是可靠的,满足招投标文件和施工组织设计所确定的各项技术要求,能保证箱梁生产质量的稳定性。
(3)所采购产品和配件的价格合理,交货及时。
(4)若是特定产品,采购应符合国家相关政策法规。
第五条、具备招标采购条件的主要材料以及大宗材料的采购,业主有相关规定或要求的,按照其规定或要求办理;
业主未予以规定或要求的,采取招(议)标的方式选定材料供应商和确定供应价。
第六条、不具备招标采购条件的材料采购应按照如下方式进行市场采购:
1、主要材料和大宗材料的采购,物资部可采用询价比价的方式进行采购。
2、零星材料采购,应货比三家、比质、比价(部分材料要结合掺量)、比运距、比售后服务、比信誉,择优选定供应商。
3、安全防护用品以及涉及环境保护的材料采购,必须到国家批准定点经销单位购买,使用有生产许可证厂家生产的合格产品。
第七条、进行合同采购时,由物资部门负责物资订货合同的起草,订货合同起草完毕后还应报厂长审核,材料订货合同须由厂长签章。
物资订货合同中应设立质量条款,明确规定质量标准、验收办法、质量争议处理等内容。
涉及到环保、职业健康安全方面的产品,还应按政府相关管理规定予以明确。
与流通企业签订订货合同时特别要指定材料生产厂家、产品品牌商标。
在签订的合同中要有反索赔理念;
应随时作好市场调查,根据市场价格变化及时变更合同单价,达到降低采购成本的目的。
第八条、在施工生产与物资供应成本发生冲突时,除按规范程序进行采购外,要以保障供应为工作重点,以避免梁场停工待料而造成更大的直接、间接经济损失。
在对市场资源预测比较充分情况下,应及时将信息反馈给梁场,要求增补材料计划,进行合理储备。
第九条、进货检验和验证
(1)进货前验证
当业主、监理有需要在供方的现场实施验证的要求时,应对所要求的原材料进行进货前的验证。
①验证的方式
a)在供方货源处的验证:
采取实地考查供方的生产能力和检验能力、产品抽样检验、自定验证等方式;
b)顾客对供方产品的验证:
顾客在合同规定条件下,可到供方或我方货源处进行验证,但顾客的验证既不能免除我方提供不合格产品的责任,也不能排除顾客对不合格产品的拒收。
②验证的结论
a)验证合格后,予以进货验收;
b)验证不合格时,终止进货验收、入库等后续流程,同时反馈信息,重新评价和选择供方。
(2)进货检验
①物资部负责原材料的外观质量检查,核对所购原材料的品名、批号、数量、等级和各种质量保证书等,协助待检产品的抽样,对技术复杂的材料应会同相关专业人员一起共同验证。
②物资人员应填写试验委托单,书面委托试验室按规定的项目进行试验。
对入库的原材料,物资人员应做出完整的登记,并进行标识。
对入库前已发现不合格的原材料,直接向供方退货。
③试验室负责按相关标准、检验项目和频次抽取试验样品进行试验,或委托法定检测单位进行试验,并对所出具的检测数据的质量负责。
具体规定详见第八章,试验人员应及时出具检验或试验报告,并反馈给物资部。
④对原材料进货试验和检验中出现的不合格品,及时隔离、标识,并协同安质部门按《不合格品控制程序》处置。
⑤ 锚具、外加剂、防水材料、桥梁预埋支座板需符合中国铁路产品认证中心CRCC认证。
⑥ 粉煤灰在每车次进场时需通知试验室抽检,抽检合格后方可打入贮存灌。
⑦ 主要原材料、外购件、外协件检验标准及频次及主要项目见第八章。
5、质量控制要点
(1)为使采购的产品满足要求,负责采购质量控制的人员必须熟悉所采购产品的各项要求,了解技术说明和规范标准。
(2)产品采购人员应有产品的专业知识,了解产品的技术要求,市场供货情况,熟悉合同条件及采购程序。
(3)产品采购部门应按工程部门下达的产品采购计划(方案)实施。
对产品采购计划(方案)的审查,重点应包括以下内容:
保证产品质量的具体措施、依据的图纸、规范和标准、质量标准、检查及验收程序,质量文件要求等。
第十条、外协加工产品的质量控制
选择一个合格的供货厂家,是外协加工产品质量控制工作的首要环节。
为此,外协产品订购前要作好对加工厂家的考察。
1、外协加工厂家的评审内容
(1)供货厂商的资质。
(2)产品加工及供货能力。
(3)近几年供应、生产、制造类似产品的情况;
目前正在生产的产品情况、生产制造产品情况、产品质量状况
2、做调查结论
在初选确定合格的外协加工厂家名单后,厂长组织相关人员讨论,确定生产厂家。
3、质量检查验收
(1)检查验收要求
产品进场时,要根据产品的名称、型号、规格、数量等,按清单逐一检查验收,其检查的要求如下。
1、支座板、梁体预埋件、T钢、泄水管、锚垫板、桥牌、水泥垫块等涉及检验的材料须报知安质部门,由安质部门按图纸要求对其进行抽样验收后,根据检验结果出具报告由物设部存档,对不合格的材料按《不合格产品控制程序》办理
2、分批次进场的组装产品,在对产品进行外观检查后,应尽快组织工地组装,组装完成后进行必要的检测试验。
3、工地交货的机械类产品,一般都由制造厂在工地进行组装、调试和生产性试验,自检合格后才提请订货单为复验,待试验合格后,才能签署验收。
(1)检查验收质量控制
安质部门协助物资部做好产品检查项目、标准、检验、试验要求,产品合格证等质量控制资料的要求,是否应具有权威性的质量认证等。
(2)执行产品检验程序
产品进入梁场时,产品加工制造单位应随货向梁场物资部提交产品出厂合格证及技术说明书、质量检验证明、有关图纸及技术资料,经安质部、物机部审查符合要求,产品方可进入安装现场。
如发现供货方质量控制资料有误,或实物与清单不符,或对质量文件资料的正确有怀疑,或设计文件及验收规程规定必须复验合格后才可投入安装、使用。
经检验发现产品质量不符合要求时应拒绝签认,由供货方或加工制造单位予以更换或进行处理,合格后再进行检查验收。
工地交货的大型产品(如模板等),一般由厂方运至工地后组装、调整和试验,经自检合格后再由梁场组织复验,复验合格后才予以验收。
第九条、购进的物资必须先入库,后发放,不允许不经过仓库保管员验收,直接将采购回的物资交给现场使用人员,特殊或紧急情况时要有相关负责人签字批准,否则不予办理核销手续。
第十条、采购员应及时向供方索取材质书、产品化验单或产品性能说明书等文件资料,按《原材料管理制度》规定的送检频次填写进场材料报验单向试验室报验。
第十一条、物资采购应遵循“谁经办谁负责”的原则,由经办人负责不合格物资的退货、索赔工作。
第十二条、物资采购后采购员应及时填写收料单,连同实物、采购计划、技术资料等一并送交仓库验收入账,并及时到财务部门办理报销手续。
对于不能及时取得发票的入库材料,必须办理估计进账手续,待取得发票后,先冲销原估价单,再以实际价格填写收料单办理报销入账。
第十三条、大宗材料订货应优先选择工地现场交货,尽可能的将运输损耗与风险转移给物资供方。
物资部门必须根据质量、环境以及职业安全健康的要求,对供方的运输、装卸等做出必要的提示或规定,以控制和防止材料在运输、装卸过程中的环境污染和安全危害。
第十四条、采购人员要经常了解呆滞多余积压物资,在采购的同时把推销处理工作肩负起来,做到边采购边推销处理。
第十五条、采购人员必须认真负责、准确、迅速地采购合格、优质的物资。
对工作不负责任、所购物资质次价高、造成经济损失
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