初级会计电算化教学案Word格式文档下载.docx
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(信息滞后与三拍决策)
2.为从事后管理向事中控制、事先预测转变创造了条件;
(预算管理)
3.为企业全面管理现代化奠定了基础。
(财务业务一体)
(三)推动了会计技术、方法、理论创新和观念更新
会计电算化的产生与发展,使得传统理论和实践均受到影响。
五、会计电算化管理体制
财政部管理全国的会计电算化工作,地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作。
1.宏观管理。
会计电算化工作的宏观管理是指各级财政部门和各级业务主管部门对全国和本地区会计电算化工作实行的综合管理。
(1)制定会计电算化发展规划并组织实施。
(2)加强会计核算软件管理,对会计核算软件及生成的会计资料是否符合国家统一的会计制度情况实施监督。
(3)加强会计软件电算化管理制度的建设。
(4)加强会计电算化的组织、领导,引导基层逐步实现会计电算化,提高会计工作水平。
(5)组织和管理电算化人才培训工作。
2.微观管理。
(1)建立会计电算化岗位责任制。
(2)日常操作管理。
(3)计算机软件和硬件的系统维护管理。
(4)会计档案管理。
第二节 会计核算软件
一、会计核算软件的概念和演进
(一)会计核算软件的概念
会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件,包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。
会计核算软件由一系列指挥计算机执行会计核算工作的程序代码和有关的文档技术资料组成。
(二)会计核算软件的演进
1.人工管理阶段软件用于单项业务处理,没有实现系统集成(账表分离)
2.文件管理阶段会计部门内部所有单项业务的有机整合(总账与报表)
3.数据库系统阶段会计部门与其他管理活动结合,管理系统的子系统(ERP)
包括:
财务会计和管理会计两大子系统
企业应用的企业资源计划(EnterpriseResourcePlanning,简称ERP)软件中用于处理会计核算数据部分的模块,也属于会计核算软件范畴。
凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件,如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等,均可视为会计核算软件。
2、会计核算软件的分类
(一)单用户和多用户会计核算软件---按照硬件结构划分
单用户:
安装在一台计算机上、单独运行、生成的数据存储在各自的计算机中,计算机之间不能实现数据交换和共享。
多用户:
安装在服务器上,主机和终端同时运行,会计人员共享会计信息。
(二)通用和专用会计核算软件---按照适用范围分
1.专用会计核算软件(量身定做的)
专用会计核算软件又称定点开发核算软件,一般是指由使用单位根据自身会计核算与管理的需要自行开发或委托其他单位开发,专供本单位使用的会计核算软件。
2.通用会计核算软件(以商品化会计软件为主)
通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制,公开在市场上销售,能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件。
会计软件越通用,系统初始化的工作量越大。
通用会计核算软件特点:
(1)通用性强;
(2)成本相对较低;
(适用于大多数企业,用户多,成本分摊了)
(3)维护量小,并且维护有保障;
(4)软件开发水平较高;
(5)开发者决定系统的扩充与修改;
(6)专业性差。
(三)会计核算软件的选择
(1)所选软件的技术指标能否满足需要。
---提供方
①硬件环境。
例:
服务器、打印机
②软件环境。
windows与windowsNT,数据库系统(语言支撑环境)
③数据的安全性和可靠性。
(2)会计软件的功能是否能充分满足和保证企事业单位的特殊要求。
---需求方
①会计软件的行业特点。
(专注流通、服务行业)
②企事业单位会计核算的特殊性。
③适应会计工作发展的需要。
(部门核算)
(3)售后服务的质量。
软件经销商的售后服务质量,也是选购软件时不可忽视的问题。
售后服务重要内容:
会计软件开发或经营单位承担日常维护工作,用户培训,商品化软件的二次开发和提供技术支持。
(4)是否有同类企业成功地运用了该种软件。
3、会计核算软件的功能模块
(一)构成
会计核算软件一般分为账务处理、工资核算、固定资产核算、存货核算、应收应付款核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等功能模块。
(二)关系
账务处理模块是会计核算软件的核心模块,该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机连接在一起,构成完整的会计核算软件系统。
四、会计核算软件与手工会计核算的异同
(一)会计核算软件与手工会计核算的相同点
1.目标一致(提供会计信息)
2.遵守共同的会计准则和会计制度(不因手段的改变而改变)
3.遵守共同的基本会计理论和会计方法(复式记账)
4.会计数据处理流程大体一致(凭证—账—报表)
(二)会计核算软件与手工会计核算的区别
1.会计核算工具不同
2.会计信息载体不同(纸质与磁材料)
3.记账规则不完全相同(对账、划线更正)
4.账务处理流程类型存在差别
5.内部控制方式不同(人与人控制、对账;
人机控制)
第四章会计核算软件的操作要求
第1节电算化会计核算基本流程
电算化会计核算与手工会计核算流程基本相同,但各环节的具体工作和方式有很大的差别。
手工会计核算的缺陷:
1、数据大量重复
2、信息提供不及时
3、准确性差
4、工作强度大
电算化会计核算基本流程为:
编制记账凭证
凭证审核审核他人输入计算机的会计凭证。
必须换有审核权限的他人进行审核,录入人不能审核
自己录入的凭证。
记账记账人员发出指令,由计算机按照记账程序自动进行的
结账
编制会计报表。
手工流程和电算化流程的不同
1、数据处理的起点不同
2、数据处理方式不同
3、数据存储方式不同
4、对账的方式不同
5、会计资料的查询统计方式不同
第二节帐务处理模块基本操作
一、系统初始化
系统初始化是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机的一系列准备工作,是使用会计软件的基础。
系统初始化工作的好坏,直接影响到会计电算化的效果
(1)系统管理
1、登陆系统管理的两种身份:
系统管理员和帐套主管
2、系统管理员在系统管理中能做的操作
1)帐套建立、恢复、备份、输出
2)操作员的建立、权限的设置
3)查看系统日志,上机日志的维护
3、帐套主管在系统管理中能做的操作
1)帐套的起用和修改
2)所管帐套操作员权限的设置
3)查看系统日志
4)年度帐管理
[例4-1]以管理员身份启动并注册系统管理。
1、双击桌面“系统管理”图标。
2、执行“系统→注册”命令,打开“注册[控制台]对话”框。
3、输入用户名:
admin密码:
空(点击一下密码输入框),单击“确定”按钮,进入系统。
(2)建立帐套(只能由系统管理员进行操作)
建立帐套是企业应用会计信息系统的首要环节,其中涉及很多与日后核算相关的内容:
1、帐套基本信息:
包括帐套号、帐套名称、帐套起用日期、帐套路径
在会计信息系统中,可以建立多个切帐套(最多可以达到999个),帐套号作为区分不同帐套数据的唯一标识,必须输入且不能重复。
帐套名称一般用来描述帐套的基本特征,可以输入核算单位的简称或帐套的用途名,帐套号和帐套名称是一一对应的关系。
共同代表特定的帐套。
帐套路径:
指明帐套在计算机中的存放位置,系统提供默认路径,允许修改。
帐套启用日期:
规定企业用计算机进行业务处理的起点,一般要指定年、月。
起用日期在第一次初始设置时设定,一旦起用不可更改。
2、核算单位基本信息:
包括单位名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等。
单位名称:
必须输入,输入企业单位的全称,系统只在打印发票时使用,期于情况全部使用企业的简称。
单位简称:
建议输入
3、核算类型:
包括设置本币代码、行业性质、企业类型、帐套主管等
本位币代码、本币名称,必须输入
如果希望按行业性质预置行业的标准一级科目则选中该复选框,通常我们都选中。
4、基础信息:
如果单位的存货、客户、供应商相对较多,可以对其进行分类核算,分类信息可以在
初试化时设置,也可以日后由帐套主管在帐套“修改”功能中设置分类核算。
如果存货、客户、
供应商相对较少,可以不对它们进行分类核算。
如果单位有外币核算,则勾选有无外币核算选项,
如果没有,则不勾选,日后可由帐套主管在帐套“修改”功能中设置
5、业务流程:
系统提供标准流程和优化流程两种
单击[确定],系统按输入的信息建立数据库,系统弹出“编码规则”对话框。
6、设置编码规则
7、设置数据精度
设置完成后启用帐套,若没有启用帐套,需要启用时,需要以“帐套主管”的身份登录到“系统管理”,
执行“帐套→启用”操作来起用帐套。
(三)增加操作员(只能由系统管理员来操作)
操作员的编号不能修改,编号在系统中必须唯一,即使不同的帐套,编号也不能重复,操作员一旦
被引用,便不能被修改、删除,但可以注销。
操作员可以修改自己的密码,但忘记密码需要重置密码,只能由系统管理员来操作。
操作步骤:
1、在系统管理页面,执行“权限→操作员”,进入操作员管理窗口。
2、单击工具栏中的[增加]按钮,打开“增加操作员”对话框
3、输入数据,输入完成点击“增加”,继续输入信息增加其他操作员,全部增加完成后点击“增加”,
然后退出。
(四)指定帐套主管给操作员分配权限
帐套主管只能由系统管理员指定,一个帐套可以设定多个帐套主管,帐套主管自动拥有其所管帐套
的全部权限
系统管理员和帐套主管都有设置操作员的权限
1、系统管理员可以设置系统内所有帐套操作员的权限
2、帐套主管只能设置其主管帐套的操作员的权限
操作步骤:
1、在“系统管理”界面,执行“权限权限”操作,进入“操作员权限”窗口。
2、选择帐套,年度,在操作员列表中选择操作员,若指定为帐套主管则勾选“帐套主管”复选框,
系统弹出提示,单击“是”
3、若不指定其为帐套主管,只是分配权限:
1 分配子系统的全部权限,只需要在增加权限对话框左侧找到该子系统,双击该子系统,即完成对
该操作员的赋权。
若取消,在该子系统双击即可。
2 若只分配字系统中的某个权限,需要在左侧找到该子系统,单击该子系统,在右侧找到需要分配
的权限,双击该权限即可,若取消,在该权限双击即可。
(五)基础设置
基础设置是对系统运行必须的基础数据进行设置
1、部门档案:
部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位,设置部门档案的目的在于按部
门进行数据汇总和分析
步骤:
在“信息门户”界面,执行“基础设置机构设置部门档案”操作,打开“部门
档案”窗口,单击“增加”按钮,输入数据后保存。
2、职员档案:
主要用于记录本单位职员个人的信息资料,可以方便地进行个人往来核算和管理等操
作。
在“信息门户”界面,执行“基础设置机构设置职员档案”操作,打开“职员
档案”窗口,单击“增加”按钮,输入数据后按回车跳到下一行系统自动保存,然后点击“退出”
(或输入数据后,直接点击“退出”按钮,系统会提问是否保存,点击“是”即可)
3、客户档案:
如果企业需要进行往来管理,就必须建立客户档案,建立客户档案直接关系到企业
对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。
在“信息门户”界面,执行“基础设置往来单位客户档案”操作,打开“客户
档案”窗口,单击“增加”按钮,输入客户档案信息,保存后退出。
4、供应商档案:
如果企业需要进行往来管理,必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中,
建立供应商档案直接关系企业到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。
如果用户设置了
供应商分类,供应商档案必须在增加到末级供应商分类中。
在“信息门户”界面,执行“基础设置往来单位供应商档案”操作,打开“供
应商档案”窗口,单击“增加”按钮,输入供应商档案信息,保存后退出
5、设置外币及汇率:
汇率管理是专为外币核算服务的,企业如果有外币业务,应进行外币及汇率的
设置。
以便制单时调用,减少录入汇率的次数和差错,可以修改,外币及汇率的设置仅录入固定
汇率与浮动汇率的数值,并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率,制单时使用固定
汇率还是浮动汇率由帐簿初始化设置决定。
在“信息门户”界面,执行“基础设置财务外币设置”操作,打开“外币设
置”窗口,输入数据,币符,币名,点击“确认”,输入“记账汇率”等,在其他任意处单击,
系统自动保存。
退出即可。
7、设置会计科目:
A、新增会计科目
会计科目编码原则----全编码
1)逐级向下增设会计科目,先上后下,下级科目编码必须先输入上级科目编码,再输入本级科
目编码。
2)会计科目编码必须唯一,且需要符合编码规则
3)科目编码一般由数字构成,特殊情况下可以使用英文字母,但不允许使用空格、引号等。
4)科目一经使用,只能增同级,不能增下级科目
科目名称---各级名称
中文科目名称:
一般输入汉字,也可以输入减(-)、正斜杠(\),但不能输入其他字符。
长度一
般不超过10个汉字,超过10个汉字要使用简称。
科目类型
输入一级科目时必须选择输入。
一般在输入一级科目时要求操作者选择,如果输入科目代码的
第一位与实际选择的类型不匹配,系统会提示操作者更正。
输入二级或二级以下科目时,不能
选择科目类型,系统自动设置为与一级科目相一致的类型。
辅助核算----系统提供的5种核算方式:
1.部门核算费用的分摊
2.个人往来核算其他应收款的核算
3.客户往来核算应收账款的核算
4.供应商往来核算应付账款的核算
5.项目核算
外币核算
用于设定需要进行外币核算的科目,以及核算的外币名称,一个科目只能选择一种外币核算,有
外币核算要求的科目必须设定外币币名,如果该科目核算的外币币种没有定义,可进入“汇率管
理”中定义。
数量核算
用于设定需要进行数量核算的科目,以及数量计量单位,计量单位可以是任何汉字或字符,如公
斤(KG)、件、吨(T)
步骤:
“基础设置”“财务”“会计科目”单击[增加]按钮,录入科目编号与科目名称,单击[确
定]按钮。
录入全部完成后点击[确定],再点击[取消]按钮退出会计科目增加的操作。
注意:
一个科目可以设置两种核算方式
个人往来、客户与供应商往来不能同时设置在一个科目
辅助核算一般设置在末级科目上,有时也可在末级科目和上级科目同时设置,当上级科目设置辅
助核算时,其末级科目必须设置相应的辅助核算。
(上下相同)
B、指定会计科目
指定会计科目是指定出纳专管的科目。
指定科目后,才能执行出纳签字,从而实现现金、银行账
管理的保密性,也才能查看现金或银行存款日记账。
在指定“现金科目”、“银行科目”之前,应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记
账”复选框。
在“会计科目”窗口中,点击“编辑指定科目”
单击“现金总账科目”
单击选中“1001现金”科目,单击“>
”(向右添加)按钮,将该科目添加到已选科目
同理,单击“银行总账科目”,将“1002银行存款”由待选科目选入已选科目,单击[确认]完成
操作
C、修改与删除会计科目
在“会计科目”对话框,选择要修改的科目,点击“修改”图标,进入“会计科目修改”对话框,
再点击修改,即可以修改选中的会计科目。
在“会计科目”对话框,点击“删除”按钮,删除光标指向的当前会计科目,但有下级科目或已
输入初始余额或已用来填制凭证的科目不能删除。
8、设置凭证类别
系统提供了物种常用的凭证分类方式,用户可以根据需要自行选择。
记账凭证(小企业用的比较多)
收款凭证、付款凭证、转账凭证(大多数企业的选择)
现金凭证、银行凭证、转账凭证
现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证
自定义凭证
说明:
凭证类别不影响记账的结果,一般而言,可分为收款凭证、付款凭证、转账凭证。
业务量
较少的单位可不分类,只设置记账凭证一种类型。
“基础设置”“财务”“凭证类别”选择说需要的类别,确认即可
某些列别的凭证在制单时对科目有一定的限制,通常系统有物种限制类型:
1 借方必有:
借方至少有一个限制科目有发生额
2 贷方必有:
贷方至少有一个限制科目有发生额
3 凭证必有:
无论是借方还是贷方至少有一方有一个限制科目的发生额
4 贷方必无:
无论是借方还是贷方都不可有限制科目的发生额
5 无限制:
可以使用所有合法的科目
9、输入期初余额
年初建账,则输入的期初余额就是年初余额。
年中建账,则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额,系统会自动倒算出
年初余额。
1.没有设置辅助核算---总账期初余额录入,直接录入期初余额
2.没有设置辅助核算---明细科目余额录入---自动汇总
期初余额余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始,上级科目的余额和累计发生数据由系
统自动计算。
3.辅助核算科目期初余额录入
在录入期初余额时,对于设置为辅助核算的科目,系统会自动地为其开设辅助账页。
在输入期初余额时,这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来的,也就是说不
能直接输入总账期初数。
“总账”“设置”“期初余额”
在总账期初余额表中,用不同颜色区分了三种不同性质的科目“
白色表示为末级科目,可以直接输入期末余额
黄色表示为非末级科目,输入末级科目余额后,该科目余额自动汇总生成
蓝色表示该科目设置了辅助核算,双击该单元格进入辅助账期初余额录入界面,录入完成
后,总账相应起初余额自动生成
完成期初余额录入后,单击工具栏的[试算]按钮进行试算平衡,以保证初始数据的正确性
初始化工作设置完成后,就可以开始进行日常的账务处理了。
2、日常账务处理操作
(1)填制凭证---所有的会计数据都需要通过填制凭证这个途径进入系统。
处理方式:
1、直接根据审核无误的原始凭证填制凭证
2、先人工编制记账凭证,根据审核无误的记账凭证填制凭证
在人机并行阶段,比较适合采用第二种处理方式。
增加会计凭证---未增加前是空白凭证?
1)凭证类别及凭证编号
在凭证类别选择列表框内选择凭证类别,列表框内显示的凭证类别在系统初始化功能中设置。
如果用户选用自动编号方式,凭证类别选择后,系统自动生成该张凭证编号。
关于凭证编号,有几点补充说明:
第一,在手工编号方式下,操作者可以输入凭证的编号,但当记账时,系统会检测凭证编号的正确性,不允许出现漏号、重号、跳号。
一般情况下,凭证编号由系统分类按月自动编制,每类凭证每月从0001号开始,即每类凭证每月的编号范围是0001—9999。
第二,对于系统用户,如果是几个人同时制单时,在凭证的右上角,系统会提示一个参考凭证号,真正的凭证编号只有在平整已填制并经保存完毕后才给出
第三,系统自动管理凭证页号。
如:
收0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号共有三张分单,当前是第二张分单。
2)制单日期
系统自动获取计算机系统日期为记账凭证填制日期,如果日期不正确,可进行修改或按参照输入。
制单序时控制:
不允许输入的日期比本月同类型的上一张凭证日期小,除非操作人员进入凭证设置功
能,取消制单序时控制。
3)附单据数
有的情况下,记账凭证没有原始单据,如转账凭证,则可以不输入。
4)凭证摘要---可以重复,但不能没有
多摘要方式,上一分录的摘要系统会自动复制到本笔分录的摘要栏内,操作者可以修改。
6)会计科目
科目必须输入末级科目。
科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。
输入科目时也可在科目区中用鼠标单击参照录入。
采用科目编码或助记码形式输入后,系统会自动转换成科目名称,并给出上级科目,便于操作者检查。
7)金额
即该笔分录的借方或贷方本币发生额,金额不能为零,但可以是红字,红字金额以负数形式输入。
如果方向不符,可按空格键调整金额方向。
可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。
不能确定的辅助核算信息可不输入。
8)制单人员
制单人员的名字不需要操作人员输入。
(2)凭证修改
在“填制凭证”界面,找
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